Cách cộng tác trên các tài liệu qua Internet

Không cần phải rúc rích xung quanh cùng một máy tính hoặc gửi tệp qua lại email nếu bạn muốn cộng tác với người khác. Tất cả bạn có thể chỉnh sửa cùng một bản sao của tài liệu - thậm chí bạn có thể chỉnh sửa nó cùng nhau trong thời gian thực.

Chúng tôi khuyên dùng Google Docs vì đây là một giải pháp cộng tác trưởng thành hơn và chúng tôi có nhiều trải nghiệm nhất với nó. Office Online của Microsoft gần đây đã đạt được các tính năng đồng tác giả theo thời gian thực, do đó, nó cũng có thể đáng xem.

Tài liệu Google

Google Docs là bộ ứng dụng văn phòng của Google. Giống như hầu hết các dịch vụ của Google, đây là một ứng dụng miễn phí bạn truy cập trong trình duyệt web của mình. Các tệp bạn tạo trong Google Docs được lưu vào Google Drive và được liên kết với tài khoản Google của bạn. Vì các tệp này trực tuyến thay vì trên máy tính của bạn, bạn có thể dễ dàng chia sẻ tài liệu với người khác. Google kiểm soát tài liệu và có thể cấp cho người khác quyền truy cập vào tài liệu.

Để sử dụng Google Docs để cộng tác, hãy truy cập trang web Google Drive và đăng nhập bằng tài khoản Google của bạn. Nhấp vào nút Tạo và chọn loại tài liệu bạn muốn làm việc để tạo tài liệu mới. Bạn cũng có thể mở một tài liệu hiện có được lưu trữ trong Google Drive hoặc tải lên một tài liệu từ máy tính của bạn.

Khi mở tài liệu, nhấp vào nút Chia sẻ. Bạn có thể di chuột qua nút này để xem ai có quyền truy cập vào tài liệu này.

Nhập địa chỉ email của những người bạn muốn cộng tác trên tài liệu. Những người bạn thêm có quyền chỉnh sửa theo mặc định, nhưng bạn cũng có thể hạn chế họ chỉ nhận xét hoặc xem tài liệu. Chế độ xem có thể xem quyền của người dùng hữu ích nếu bạn chỉ muốn hiển thị tài liệu cho mọi người.

Theo mặc định, mọi người sẽ nhận được email khi bạn chia sẻ tài liệu với họ. Email này chứa một liên kết đến tài liệu để họ có thể chỉnh sửa nó cùng với bạn. Nếu bạn không làm việc trên tài liệu, điều đó tốt - họ có thể chỉnh sửa nó và bạn sẽ thấy những thay đổi của họ khi bạn quay lại tài liệu sau.

Khi nhiều người đang làm việc trên một tài liệu, bạn sẽ thấy nhiều con trỏ nhập văn bản. Bạn sẽ thấy trong thời gian thực những gì người khác đang nhập vào tài liệu, vì vậy bạn có thể cộng tác trên một tài liệu phức tạp mà không va vào nhau và phải giải quyết các chỉnh sửa xung đột sau đó. Thậm chí còn có một tính năng trò chuyện mà bạn có thể sử dụng để nói chuyện với các đồng tác giả.

Để xem danh sách các tài liệu được chia sẻ với bạn, bạn có thể nhấp vào danh mục Được chia sẻ với tôi trong Google Drive.

Văn phòng trực tuyến

Office Online của Microsoft trước đây được gọi là Ứng dụng web Office. Đây là phiên bản Microsoft Office hoàn toàn miễn phí, dựa trên web mà bạn truy cập trong trình duyệt của mình. Bởi vì đây là một ứng dụng web, nó không phải là Microsoft Office đầy đủ và bị hạn chế hơn. Bạn có thể thực hiện một số cộng tác với các phiên bản Microsoft Office dành cho máy tính để bàn, nhưng đó không phải là một giải pháp cộng tác hoàn thiện như Google Docs cung cấp. Ví dụ: chỉ một người có thể làm việc trên cùng một đoạn tại một thời điểm khi cộng tác trong Office 2013.

Office Online có sẵn tại Office.com. Nó yêu cầu tài khoản Microsoft và nó lưu tài liệu của bạn vào dịch vụ lưu trữ tệp OneDrive (trước đây gọi là SkyDrive) của Microsoft.

Để bắt đầu, hãy truy cập trang web Office Online và mở ứng dụng bạn chọn - hoặc truy cập trang OneDrive và mở một tài liệu hiện có. Khi mở tài liệu, nhấp vào nút Chia sẻ ở đầu trang. Bạn cũng có thể nhấp vào menu TẬP TIN trên ruy-băng, bấm Chia sẻ và chọn Chia sẻ với mọi người.

Nhập địa chỉ email bạn muốn chia sẻ và chọn quyền bạn muốn cấp. Bạn có thể chọn xem những người bạn chia sẻ tài liệu có thể chỉnh sửa tài liệu hay không và liệu họ có cần tài khoản Microsoft để làm như vậy không.

Những người bạn chia sẻ tài liệu sẽ nhận được lời mời email với một liên kết đến tài liệu của bạn. Họ có thể mở tài liệu, nhấp vào nút Chỉnh sửa và chọn Chỉnh sửa trong Word Online để làm việc với nó. Bạn có thể quản lý danh sách những người có quyền xem hoặc chỉnh sửa tài liệu từ ngăn Chia sẻ.

Có nhiều cách khác để làm việc trên cùng một tài liệu trong thời gian thực qua Internet, nhưng có lẽ bạn nên gắn bó với các tính năng cộng tác này. Google Docs và Office Online đều làm cho điều này trở nên đơn giản và bao gồm các ứng dụng văn phòng có khả năng hoạt động với.