Cách cộng tác trên các tài liệu trong thời gian thực tại văn phòng 2016

Microsoft Office 2016 đã cải thiện các tính năng cộng tác của họ để nhiều tác giả có thể làm việc trên một tài liệu trong thời gian thực. Bạn có thể chia sẻ tài liệu trong OneDrive và xem ai đang làm việc với nó và thậm chí có được một liên kết để gửi cho người khác để dễ dàng truy cập vào tài liệu.

Chúng tôi sẽ sử dụng Word trong bài viết này để minh họa cách cộng tác trên các tài liệu; tuy nhiên, tính năng cộng tác theo thời gian thực này cũng có sẵn trong Excel và PowerPoint.

Để bắt đầu, hãy mở tài liệu bạn muốn chia sẻ và nhấp vào nút Chia sẻ của người dùng trên thanh ruy băng ở góc trên bên phải của cửa sổ Word.

LƯU Ý: Trước khi thiết lập tài liệu của bạn để chia sẻ, bạn cần đảm bảo rằng bạn có thư mục dùng chung trong tài khoản OneDrive của mình. Hoặc, bạn có thể sử dụng thư mục của Public Public có trong tài khoản của bạn theo mặc định.

Các khung chia sẻ trên màn hình trực tuyến. Để lưu tài liệu vào thư mục bạn đã chia sẻ trong tài khoản OneDrive của mình, hãy nhấp vào Lưu Lưu vào Đám mây.

Trên màn hình hậu trường của Lưu Lưu dưới dạng, hãy chọn vị trí được chia sẻ mà bạn muốn lưu tài liệu của mình hoặc nhấp vào nút Duyệt Duyệt để chọn một vị trí trong tài khoản OneDrive của bạn không có trong danh sách gần đây.

Nếu cần, hãy điều hướng đến thư mục dùng chung trên hộp thoại của Save Save As. Nếu bạn muốn thay đổi tên của tập tin, hãy nhập một tên mới vào hộp chỉnh sửa tên Tập tin tên lửa. Nhấp vào để lưu".

Bạn được đưa trở lại tài liệu và khung Chia sẻ của mối quan hệ kết nối và cho phép bạn mời mọi người xem hoặc chỉnh sửa tệp hoặc chỉ xem nó. Để mời ai đó cộng tác trên tài liệu, hãy nhập địa chỉ email của người dùng đó vào hộp chỉnh sửa của Mời Mời mọi người. Chọn xem họ có thể chỉnh sửa hay hay không hoặc có thể xem trực tiếp từ danh sách thả xuống. Nếu bạn muốn gửi một tin nhắn tùy chỉnh, hãy nhập nó vào hộp Bao gồm một tin nhắn. Để chia sẻ tài liệu, nhấp vào chia sẻ.

Người dùng được thêm vào danh sách những người bạn đã chia sẻ tài liệu.

Bạn cũng có thể chỉ định tự động chia sẻ các tùy chọn hay không, hoặc không bao giờ chia sẻ thay đổi hoặc được hỏi (theo câu hỏi của tôi về cách thay đổi bằng cách chọn một tùy chọn từ danh sách thả xuống Tự động chia sẻ.

Người dùng mà bạn đã chia sẻ tài liệu nhận được một email tương tự như hình ảnh sau đây. Họ bấm vào Chế độ xem trong OneDrive, để truy cập tài liệu.

LƯU Ý: Bạn có thể dễ dàng nhận được một liên kết đến tài liệu được chia sẻ để bạn có thể gửi email cho người dùng bằng cách nhấp vào Bắt đầu Nhận liên kết chia sẻ ở dưới cùng của khung Chia sẻ.

Hai nút hiển thị trên khung Share Share. Nếu bạn muốn gửi một liên kết cho phép người dùng xem và chỉnh sửa tài liệu, hãy nhấp vào nút Tạo một liên kết chỉnh sửa. Để gửi một liên kết chỉ cho phép người dùng xem tài liệu và không chỉnh sửa nó, hãy nhấp vào nút Tạo liên kết chỉ xem.

Hộp liên kết Chỉnh sửa của hộp Hiển thị có chứa URL để truy cập tài liệu với các quyền thích hợp. Nhấp vào nút Sao chép của Sao chép ở bên phải của hộp để sao chép URL để bạn có thể chia sẻ liên kết trong email, ví dụ:.

Nhấp vào liên kết người dùng nhận được trong email sẽ mở tài liệu trong phiên bản trực tuyến của ứng dụng Office 2016 phù hợp.

Khi người dùng bắt đầu chỉnh sửa tài liệu, một cửa sổ bật lên sẽ hiển thị cho bạn biết rằng một khách Guest đang chỉnh sửa tài liệu này.

Những thay đổi được thực hiện bởi người khác sẽ hiển thị dưới dạng văn bản được tô sáng trong ví dụ của tài liệu của bạn.

Nếu bạn cho phép người dùng chỉnh sửa tài liệu và sau đó thay đổi ý định, bạn có thể dễ dàng thay đổi quyền cho người dùng đó. Nhấp chuột phải vào tên người dùng trong danh sách và chọn quyền Thay đổi thành: Có thể xem phạm vi. Bạn cũng có thể đi theo một cách khác, cho phép người dùng chỉnh sửa tài liệu sau khi chỉ cho phép họ xem nó.

Nếu bạn đã hoàn tất việc chia sẻ tài liệu với người dùng, bạn có thể ngừng cho phép người dùng xem hoặc chỉnh sửa tài liệu. Nhấp chuột phải vào tên người dùng trong danh sách và chọn Loại bỏ người dùng ra khỏi menu bật lên.

Để đóng cửa sổ Chia sẻ Quảng cáo, hãy nhấp vào ngăn X X ở góc trên bên phải của ngăn.

Cho dù bạn đang làm việc trên một dự án lớn hay nhỏ, tính năng cộng tác mới này trong Office 2016 với tính năng chỉnh sửa và tích hợp đám mây với OneDrive rất mạnh mẽ.