Tiết kiệm thời gian với các thư mục tìm kiếm trong Outlook 2007
Bài viết này được viết bởi MysticGeek, một blogger công nghệ tại Blog How-To Geek.
Quản lý email của bạn có thể là một nhiệm vụ khó khăn, nhưng Outlook cung cấp một tính năng tuyệt vời có tên Thư mục tìm kiếm tùy chỉnh có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian nếu bạn liên tục tìm kiếm những thứ tương tự hoặc giống như một cách để sắp xếp email của bạn vào các thư mục ảo tương tự như Nhãn tính năng trong Gmail, ngoại trừ mạnh hơn.
Outlook đã có ba thư mục tìm kiếm được tạo từ cài đặt mặc định mà bạn có thể đổi tên, sửa đổi hoặc xóa - nhưng chúng tôi sẽ tạo một thư mục tìm kiếm mới để hướng dẫn bạn qua quy trình.
Để tạo thư mục tìm kiếm mới, hãy nhấp vào Tệp \ Mới \ Thư mục Tìm kiếm hoặc bạn có thể sử dụng phím tắt Ctrl + Shift + P.
Trong màn hình kết quả, cuộn xuống và chọn Nhóm Tạo thư mục tìm kiếm tùy chỉnh, sau đó bấm nút Chọn để tùy chỉnh tiêu chí của bạn. Bạn cũng có thể sử dụng một trong các thư mục tìm kiếm khác làm cơ sở nếu bạn chọn.
Trong trường tên, nhập tên cho thư mục của bạn.
Tiếp theo, nhấp vào nút duyệt để chỉ định thư mục nào sẽ được đưa vào thư mục tìm kiếm tùy chỉnh của bạn. Chọn bao nhiêu hoặc ít tùy ý, rồi bấm OK để tiếp tục.
Có lẽ bạn cũng sẽ muốn chọn tiêu chí cụ thể cho thư mục mới. Nút Tiêu chí là nơi bạn thực sự có thể tùy chỉnh tìm kiếm. Bằng lời nói, tầm quan trọng, đã gửi, đã nhận, v.v ...
Trong tab nhiều lựa chọn hơn, bạn thậm chí có thể chọn các tìm kiếm của mình theo Danh mục màu.
Khi bạn hoàn tất việc thực hiện tất cả các tùy chỉnh vào thư mục tìm kiếm tùy chỉnh của mình, nhấp OK. Outlook sau đó sẽ tạo thư mục tìm kiếm tùy chỉnh và thêm nó vào chế độ xem thư mục của bạn.
Tính năng này cực kỳ mạnh mẽ và khi bạn đã quen với nó, bạn sẽ không bao giờ quay trở lại. Dưới đây là một số ví dụ về các thư mục tìm kiếm bạn có thể tạo:
- Cho email đến và từ sếp của bạn.
- Đối với email có cờ theo dõi chưa được giải quyết theo danh mục (Chẳng hạn, bạn chỉ có thể tìm thấy các mục chưa được giải quyết trong danh mục cá nhân)
- Đối với email có tầm quan trọng cao
- Đối với tất cả email đến và từ một khách hàng (sử dụng @domain của họ trong hộp tìm kiếm và chọn tìm kiếm tất cả các trường)
- Bất cứ điều gì khác mà bạn có thể nghĩ đến…
Những loại thư mục tìm kiếm nào bạn tạo ra? Bạn được chào đón để chia sẻ trong các ý kiến.
