Tiết kiệm thời gian với các thư mục tìm kiếm tùy chỉnh trong Microsoft Outlook
Tìm kiếm trong Outlook khá dễ dàng, nhưng tại sao lại phải gõ đi tìm lại cùng một lần nếu bạn thực hiện chúng thường xuyên? Thư mục tìm kiếm tùy chỉnh cho phép bạn lưu các tìm kiếm tùy chỉnh đó để bạn có thể quay lại với chúng chỉ bằng một hoặc hai cú nhấp chuột.
Và mặc dù thật hấp dẫn khi chỉ nghĩ về Thư mục tìm kiếm tùy chỉnh như một tìm kiếm đã lưu, nhưng chúng thực sự tuyệt hơn thế. Vì chúng được cập nhật tự động, chúng thực sự hoạt động giống như các thư mục ảo - tương tự như tính năng Nhãn trong Gmail, ngoại trừ mạnh hơn. Muốn có một thư mục chỉ hiển thị các tin nhắn chưa đọc, từ một người nào đó và có một hoặc nhiều tệp đính kèm? Không vấn đề gì.
Chúng ta hãy xem làm thế nào để thiết lập chúng.
Tạo thư mục tìm kiếm được xác định trước trong Outlook
Outlook đã có một số thư mục tìm kiếm được xác định trước mà bạn có thể sử dụng. Bạn không thể tùy chỉnh thêm bất kỳ thứ nào trong số này, nhưng chúng đáng để xem xét trước tiên chỉ trong trường hợp chúng đáp ứng nhu cầu của bạn.
Để bắt đầu, bạn sẽ tìm thấy các thư mục tìm kiếm của mình ở cuối danh sách các thư mục trong tệp dữ liệu Outlook của bạn ở bên trái của cửa sổ. Mỗi tệp dữ liệu có thư mục tìm kiếm riêng, vì vậy nếu bạn sử dụng Outlook để kiểm tra nhiều tài khoản, bạn có thể thiết lập các thư mục tìm kiếm khác nhau cho mỗi tài khoản.
Tuy nhiên, bạn thậm chí không thể chọn thư mục Tìm kiếm thư mục đó của Cho đến khi bạn tạo thư mục tìm kiếm đầu tiên. Để tạo thư mục tìm kiếm, hãy chuyển sang tab Thư mục liên kết trên Dải băng, sau đó nhấp vào nút Thư mục tìm kiếm mới của Thư mục.
Điều này sẽ mở cửa sổ Thư mục tìm kiếm mới. Bạn sẽ thấy một loạt các thư mục tìm kiếm được xác định trước được sắp xếp thành các danh mục như Đọc thư, thư từ mọi người và danh sách và tổ chức thư. Hầu hết các thư mục đều khá tự giải thích, vì vậy chúng tôi sẽ không trình bày chi tiết về chúng - bạn chỉ có thể duyệt qua chúng.
Ở đây, chúng tôi đang tạo một thư mục tìm kiếm mới hiển thị thư chưa đọc. Đó là một thư mục tìm kiếm siêu tiện dụng để có xung quanh vì nó hiển thị tất cả thư chưa đọc của bạn, bất kể thư mục nào được lưu trữ. Chỉ cần nhấp vào thư mục tìm kiếm bạn muốn tạo, sau đó nhấn nút OK OK..
Khá đơn giản phải không? Bây giờ, hãy xem việc tạo các thư mục tìm kiếm tùy chỉnh của riêng bạn, mạnh hơn nhiều.
Tạo thư mục tìm kiếm tùy chỉnh trong Outlook
Các thư mục tìm kiếm tùy chỉnh cho phép bạn thêm các tiêu chí mà các thư mục tìm kiếm được xác định trước không bao gồm - bạn có thể tìm kiếm khá nhiều theo bất kỳ trường nào mà thông báo Outlook chứa. Quan trọng hơn, bạn có thể tạo một thư mục tìm kiếm tùy chỉnh sử dụng nhiều tiêu chí để chọn thư. Ví dụ: bạn có thể có một thông báo chỉ hiển thị từ một số người nhất định và có các từ cụ thể trong dòng chủ đề.
Để tạo thư mục tìm kiếm, hãy chuyển sang tab Thư mục liên kết trên Dải băng, sau đó nhấp vào nút Thư mục tìm kiếm mới của Thư mục.
Trong cửa sổ Thư mục tìm kiếm mới, cuộn xuống cuối danh sách, chọn tùy chọn Tạo thư mục Tìm kiếm tùy chỉnh thư mục, sau đó bấm vào nút Chọn Chọn xuất hiện.
Trong cửa sổ Thư mục Tìm kiếm Tùy chỉnh, nhập tên cho thư mục của bạn.
Tiếp theo, bạn sẽ thiết lập các tiêu chí cho tìm kiếm, vì vậy hãy nhấn nút Tiêu chí trực tuyến.
Cửa sổ Tiêu chí Thư mục Tìm kiếm cho phép bạn thực sự tùy chỉnh tìm kiếm của mình và bạn có thể chọn bao nhiêu tiêu chí có sẵn mà bạn muốn.
Tab Tin nhắn trên máy tính có các tiêu chí cơ bản cho phép bạn tìm kiếm các từ cụ thể trong chủ đề hoặc nội dung thư, người gửi và người nhận. Bạn cũng có thể giới hạn tìm kiếm trong các tin nhắn mà bạn là người duy nhất trên đường dây Đến Đến hoặc trên đường dây của To To hay hoặc Ccv với những người khác.
Và bạn thậm chí có thể chỉ định phạm vi thời gian cho các tin nhắn dựa trên thời điểm chúng được nhận, gửi, sửa đổi, v.v. Vì vậy, ví dụ, bạn chỉ có thể hiển thị các tin nhắn đã nhận được trong bảy ngày qua.
Tab Các lựa chọn khác của nhiều lượt cung cấp nhiều tiêu chí hơn để thu hẹp tìm kiếm của bạn. Bạn có thể tìm kiếm theo tin nhắn trong các danh mục cụ thể, những tin nhắn chưa đọc hoặc có tệp đính kèm, theo mức độ quan trọng của tin nhắn, những tin nhắn được gắn cờ hay không và thậm chí theo kích thước thực của tin nhắn. Nhân tiện, cái cuối cùng có thể hữu ích cho việc tìm và xóa các tệp đính kèm lớn.
Tab Advanced Advanced cho phép bạn thêm tiêu chí dựa trên tất cả các trường mà đối tượng Outlook có thể lưu trữ. Có rất nhiều trong số họ, vì vậy chúng tôi sẽ không bao gồm chúng ở đây. Nhưng nếu bạn cần tìm kiếm theo thứ gì đó bạn chưa tìm thấy trên các tab khác, rất có thể bạn sẽ tìm thấy nó bằng cách nhấp vào nút Trường Field đó và duyệt các menu.
Khi bạn hoàn tất cài đặt tất cả các tiêu chí bạn muốn trên ba tab đó, hãy tiếp tục và nhấp vào nút OK OK để quay lại cửa sổ Thư mục tìm kiếm tùy chỉnh. Có một điều nữa bạn có thể muốn cấu hình ở đây trước khi hoàn thành.
Theo mặc định, tìm kiếm tùy chỉnh bạn tạo sẽ lấy từ tất cả các thư mục trong tệp dữ liệu Outlook của bạn. Nếu bạn muốn giới hạn chỉ một số thư mục nhất định, hãy nhấp vào nút Duyệt Duyệt.
Trong cửa sổ Chọn Thư mục, chọn các thư mục bạn muốn đưa vào tìm kiếm, rồi bấm vào nút OK OK..
Và sau đó quay lại trong cửa sổ Tùy chỉnh chính, tiếp tục và nhấp vào OK OK lần nữa.
Outlook tạo thư mục tìm kiếm tùy chỉnh và thêm nó vào chế độ xem thư mục của bạn.
Khi bạn đã sử dụng xong, tính năng Thư mục Tìm kiếm Tùy chỉnh khá mạnh mẽ. Đây chỉ là một vài ví dụ về những điều bạn có thể sử dụng các thư mục tìm kiếm cho:
- Tin nhắn đến và từ sếp của bạn
- Tin nhắn có cờ theo dõi chưa được giải quyết theo danh mục (ví dụ: bạn chỉ có thể tìm kiếm các mục chưa được giải quyết trong danh mục cá nhân)
- Tin nhắn có tầm quan trọng cao
- Tin nhắn đến và từ một khách hàng (Bạn thậm chí có thể sử dụng tên miền đầy đủ của họ trong hộp tìm kiếm và chọn tìm kiếm tất cả các trường)
- Tin nhắn có tệp đính kèm và có kích thước nhất định (tuyệt vời để loại bỏ tệp đính kèm lớn và giảm kích thước tệp dữ liệu của bạn)
Và điều đó chỉ làm trầy xước bề mặt. Vì vậy, những loại thư mục tìm kiếm nào bạn tạo ra? Hãy cho chúng tôi biết trong các ý kiến!
