Cách sử dụng tệp ngoại tuyến trong Windows để lưu trữ tệp mạng của bạn ngoại tuyến
Vấn đề với việc lưu trữ tất cả các tệp của bạn trên máy chủ tệp hoặc máy được nối mạng là khi bạn rời khỏi mạng, bạn sẽ truy cập các tệp của mình như thế nào? Thay vì sử dụng VPN hoặc Dropbox, bạn có thể sử dụng tính năng Tệp ngoại tuyến được tích hợp trong Windows.
Lưu ý: Có lẽ bạn không nên sử dụng hướng dẫn này để cung cấp bộ sưu tập phim 2 terabyte của mình ngoại tuyến - trong khi nó có thể hoạt động, không nên sử dụng vì tính năng Tệp ngoại tuyến không được tạo để lưu trữ lượng lớn dữ liệu ngoại tuyến.
Thiết lập tệp ngoại tuyến
Nếu bạn chưa quen với mạng, hãy nhớ xem hướng dẫn của chúng tôi về kết nối Windows 7 với XP hoặc Vista hoặc hướng dẫn về cách chia sẻ tệp và máy in giữa Windows 7 và XP.
Trước tiên, bạn sẽ muốn kết nối với PC lưu trữ thư mục dùng chung. Có một số cách để thực hiện việc này, nhưng một phương pháp dễ dàng là sử dụng tổ hợp phím Windows + R để hiển thị hộp Run, sau đó nhập hai dấu gạch chéo ngược và địa chỉ IP hoặc tên máy chủ của PC bạn muốn kết nối. Tất nhiên, bạn cũng có thể làm điều tương tự trong hộp vị trí Windows Explorer.
Khi bạn kết nối với máy (bạn có thể cần nhập tên người dùng và mật khẩu, tùy thuộc vào cách thiết lập mạng của bạn), bạn sẽ thấy các thư mục được chia sẻ trên máy tính khác. Nhấp chuột phải vào thư mục và chọn Ổ đĩa Mạng. Trên màn hình tiếp theo, bạn sẽ được yêu cầu chọn ký tự ổ đĩa và tùy ý sử dụng các thông tin đăng nhập khác nhau.
Chú thích: một lần nữa, bạn có thể ánh xạ ổ đĩa theo một cách khác nếu bạn muốn.
Khi bạn đã ánh xạ ổ đĩa và mở nó lên trong Windows Explorer, bạn có thể truy cập bất kỳ thư mục con nào của ổ đĩa đó và chọn Luôn luôn có sẵn offline offline từ menu ngữ cảnh.
Khi tất cả các tệp đã được xử lý, bạn sẽ nhận được một thông báo cho bạn biết rằng chúng sẽ khả dụng ngoại tuyến.
Ví dụ: tôi đã tạo một thư mục duy nhất có tên là Cá nhân trực tuyến có sẵn ngoại tuyến, trong đó có chứa một tệp văn bản có tên là Kế hoạch của tôi, có chứa Văn bản Văn bản Văn bản Văn bản như hình dưới đây.
Vì vậy, bây giờ nếu bạn ngắt kết nối khỏi mạng, bạn vẫn có thể truy cập tài liệu của mình, như được thấy trong ảnh chụp màn hình sau:
Lưu ý: Bạn sẽ có thể thấy một danh sách các thư mục khác, vì nó đã lưu vào danh sách các thư mục, nhưng nếu bạn thử mở một thư mục mà bạn không có sẵn ngoại tuyến, nó sẽ xuất hiện trống cho đến khi bạn kết nối với mạng lại.
Vì vậy, bây giờ các tệp ngoại tuyến được thiết lập, bạn có thể mở các tệp của mình và thay đổi chúng.
Bắt đầu đồng bộ hóa thủ công
Mặc dù hầu hết thời gian bạn muốn đồng bộ hóa được thực hiện tự động, bạn luôn có thể thực hiện thủ công nếu bạn chọn, bằng cách nhấp chuột phải vào thư mục chứa tệp ngoại tuyến, chọn Đồng bộ hóa -> Đồng bộ hóa các tệp ngoại tuyến được chọn từ menu ngữ cảnh. Bạn có thể thay thế làm điều này trên cơ sở mỗi ổ đĩa.
Lập kế hoạch công việc đồng bộ hóa
Nếu bạn muốn tự động hóa mọi thứ, bạn có thể thiết lập đồng bộ hóa diễn ra tự động. Để thực hiện việc này, nhập Trung tâm đồng bộ hóa vào Menu bắt đầu và nhấn enter. Khi trung tâm đồng bộ mở, nhấp vào liên kết Xem đối tác đồng bộ hóa ở phía bên trái, sau đó nhấp đúp vào tệp ngoại tuyến xuất hiện ở phía bên phải để nhận danh sách các tệp bạn có sẵn ngoại tuyến.
Khi bạn đã chọn thư mục mà bạn muốn lên lịch đồng bộ hóa, nút Lịch biểu sẽ có sẵn trên thanh menu. Khi bạn chọn nó, một màn hình sẽ xuất hiện hỏi bạn muốn tạo lịch trình nào và trình hướng dẫn sẽ đưa bạn qua phần còn lại của quy trình để định cấu hình lịch biểu.
Giải quyết xung đột
Nếu bạn chỉnh sửa một tệp trong khi bạn ngoại tuyến và ai đó trên mạng của bạn cũng chỉnh sửa cùng một tệp, bạn sẽ có một xung đột cần được giải quyết. Windows sẽ bỏ qua việc đồng bộ hóa các tệp đó và đánh dấu chúng là xung đột, nhưng điều đó dễ khắc phục.
Nhập Trung tâm đồng bộ hóa vào Menu bắt đầu và nhấn enter.
Khi Trung tâm đồng bộ hóa mở ra, hãy nhấp vào liên kết Xem xung đột đồng bộ hóa ở phía bên trái, nơi bạn sẽ tìm thấy danh sách tất cả các tệp không đồng bộ hóa.
Để giải quyết xung đột, nhấp chuột phải vào tệp và chọn Xem tùy chọn để giải quyết từ menu ngữ cảnh.
Điều này sẽ cung cấp các tùy chọn để giữ phiên bản mà bạn đã tạo khi bạn đi vắng, giữ phiên bản trên máy chủ mà người khác đã chỉnh sửa khi bạn đi vắng hoặc giữ cả hai phiên bản và đổi tên phiên bản bạn đã tạo.
Thêm một số bảo mật
Bạn có thể thêm một lớp bảo mật cho các tệp ngoại tuyến của mình bằng cách sử dụng EFS (Hệ thống tệp mã hóa), được tắt theo mặc định và cần phải được bật. Lưu ý: Điều này sẽ chỉ mã hóa các tệp ngoại tuyến của bạn chứ không phải các tệp trên máy chủ.
Để bật tệp ngoại tuyến, nhập Sync Center vào menu bắt đầu và nhấn enter. Khi Trung tâm đồng bộ mở ra, nhấp vào liên kết Quản lý tệp ngoại tuyến ở phía bên trái, sẽ xuất hiện hộp thoại. Bạn sẽ cần chuyển sang tab Mã hóa và sau đó nhấp vào nút Mã hóa.
Mặc dù tính năng tệp ngoại tuyến không giống với Dropbox, nhưng đây chắc chắn là một tính năng hữu ích đáng xem nếu bạn sử dụng các thư mục được nối mạng.
