Cách chuyển đổi và tùy chỉnh chế độ xem cuộc hội thoại trong Outlook

Quay trở lại Outlook 2010, Microsoft đã giới thiệu Chế độ xem cuộc hội thoại, hoạt động giống như phân luồng cuộc trò chuyện của Gmail. Nó được bật theo mặc định trong các phiên bản mới hơn Outlook, nhưng không phải nếu bạn nâng cấp từ phiên bản cũ hơn, nơi nó bị tắt. Vì vậy, nếu bạn không biết nó ở đó, có lẽ đã đến lúc để xem.

Chế độ xem cuộc hội thoại là gì?

Mặc dù Microsoft đã nói về Chế độ hội thoại rất nhiều khi họ giới thiệu nó, nhưng hầu hết mọi người bên ngoài các bộ phận CNTT của công ty và độc giả của các trang web công nghệ chất lượng cao có thể không biết về nó. Rốt cuộc, lần cuối cùng bạn tìm kiếm và đọc qua bài viết về các tính năng mới của YouTube là gì trên một ứng dụng bạn sử dụng?

Điều này thật đáng tiếc vì Chế độ xem hội thoại là một tính năng tiện dụng mà rất nhiều người mong muốn sau khi xem chuỗi hội thoại trong Gmail mới của Google, được ra mắt vào năm 2004/5. Đó là nhu cầu mà đột nhiên mọi người đang nói về cách sử dụng cột Cuộc hội thoại trực tuyến để nhóm email trong Outlook 2003, mặc dù điều này chỉ nhận được thư trong cùng một thư mục. Vì vậy, một số cách giải quyết phức tạp đã được sử dụng bằng các thư mục tìm kiếm động, nhưng điều này hơi thô so với sự dễ dàng của AJAX do Gmail cung cấp.

Microsoft đã xử lý vụ việc và thêm Chế độ hội thoại phù hợp - một cuộc trò chuyện lấy email từ tất cả các thư mục - khi họ triển khai Outlook 2010. Điều này có vẻ hơi muộn, vì phiên bản trước của họ đã xuất hiện 3 năm trước (Outlook 2007), nhưng người ta chỉ có thể giả định rằng phải mất một thời gian, các nhà quản lý sản phẩm tại Microsoft mới nhận ra mức độ xem cuộc trò chuyện theo luồng của Gmail phổ biến như thế nào, đến lúc đó thì đã quá muộn để thêm nó vào năm 2007. nỗ lực tốt mà đã làm việc tốt trong tất cả các lần lặp lại kể từ đó.

Vì Outlook 2013, nó được bật theo mặc định, nhưng ở nhiều doanh nghiệp, nó vẫn bị tắt theo mặc định bởi bộ phận CNTT. Ngoài ra, nếu bạn tắt nó trong phiên bản Outlook cũ, nó sẽ tắt khi bạn nâng cấp lên phiên bản mới. Một trong những chuyên viên máy tính của chúng tôi đã tắt nó năm năm trước trong Outlook 2013 và hiện tại vẫn chưa có trên Outlook 2019. Nó cũng được bật theo mặc định trong ứng dụng web Outlook, vì vậy nó được sử dụng nhiều hơn ở đó, nhưng Nhiều người, ứng dụng khách Outlook là ứng dụng email chính của họ.

Chúng ta hãy xem làm thế nào để bật lại Chế độ xem hội thoại và bạn có các tùy chọn tùy chỉnh nào. Muộn còn hơn không!

Cách bật và tắt chế độ xem cuộc hội thoại

Bạn có thể bật và tắt Chế độ xem cuộc hội thoại thông qua một chuyển đổi đơn giản, vì vậy nếu bạn thử và không thích nó, thật dễ dàng để tắt nó. Để bật tính năng này, hãy bật tùy chọn Xem> Hiển thị dưới dạng Cuộc trò chuyện.

Outlook hiển thị thông báo xác nhận cung cấp cho bạn tùy chọn bật chế độ xem trong mọi thư mục (Nhật ký Tất cả các Hộp thư) hoặc chỉ thư mục hiện tại (Thư mục này Thư mục).

Hãy thử chuyển đổi trên Thư mục này, Thư mục sẽ cho bạn cơ hội để xem bạn có thích nó không trước khi bật nó ở mọi nơi. Để tắt hoàn toàn Chế độ xem hội thoại, hãy tắt tùy chọn Xem> Hiển thị dưới dạng hội thoại.

Xem cuộc hội thoại làm gì?

Chế độ xem hội thoại sắp xếp các tin nhắn của bạn thành một chuỗi theo thứ tự thời gian, với tin nhắn mới nhất ở trên cùng. Chúng ban đầu được ẩn dưới thông điệp trên cùng, với một hình tam giác ở bên trái để biểu thị rằng có một chủ đề bên dưới.

Nhấp vào hình tam giác sẽ mở rộng chuỗi và hiển thị các email.

Thông điệp hàng đầu là tiêu đề cuộc trò chuyện và nó không phải là một tin nhắn. Thay vào đó, nó chứa tên của người bắt đầu cuộc trò chuyện và chủ đề. Nếu bạn nhấp vào nó, bạn sẽ không thấy bất cứ điều gì trong Ngăn đọc.

Nếu bạn bấm vào bất kỳ thư nào dưới tiêu đề, Outlook sẽ hiển thị chúng trong Ngăn đọc như bình thường. Tin nhắn mới được tự động thêm vào đầu cuộc hội thoại dưới tiêu đề và được hiển thị bằng chữ in nghiêng đậm để cho biết chúng chưa được đọc.

Một cuộc trò chuyện với một tin nhắn mới sẽ tự động được gửi đến đầu thư mục, vì vậy các cuộc hội thoại gần đây nhất luôn ở trên cùng.

Điều này cũng thể hiện một trong những tính năng mạnh nhất của Chế độ hội thoại, cụ thể là nó nhận email từ bất kỳ đâu trong Outlook và hiển thị nó ở một nơi duy nhất, với tên của thư mục chứa thư được hiển thị nổi bật. Trong cuộc trò chuyện này, có thư trong thư mục hiện tại, Hộp thư đến và thư mục Mục đã gửi. Nếu chúng ta áp dụng Chế độ xem cuộc hội thoại vào Hộp thư đến, chúng ta sẽ thấy chính xác cuộc hội thoại đó.

Làm thế nào để bạn tùy chỉnh chế độ xem cuộc hội thoại

Trong tùy chọn Xem> Hiển thị dưới dạng Cuộc trò chuyện, có tùy chọn Cài đặt hội thoại. Nhấn vào đây để hiển thị các tùy chọn cuộc trò chuyện.

Các tùy chọn là:

• Hiển thị tin nhắn từ các thư mục khác: Hiển thị tin nhắn trong cuộc hội thoại cho dù chúng đang ở thư mục nào. Nếu điều này bị tắt, bạn sẽ chỉ thấy các tin nhắn cuộc trò chuyện trong thư mục bạn hiện đang xem.
• Hiển thị người gửi bên trên chủ đề: Hiển thị tên người gửi ở đầu cuộc hội thoại, thay vì chủ đề, khi ở chế độ nhỏ gọn (chế độ xem mặc định cho các thư mục trong Outlook). Các ảnh chụp màn hình bên dưới hiển thị khi bật và tắt cài đặt.

• Luôn mở rộng hội thoại được chọn: Hiển thị cuộc hội thoại hiện được chọn trong chế độ mở rộng mọi lúc, ngay cả khi bạn rời khỏi thư mục và quay lại nó. Nếu bạn muốn một cuộc trò chuyện cụ thể luôn xuất hiện ở chế độ mở rộng trong mọi thư mục chứa một trong các thư trong cuộc hội thoại, bạn sẽ phải bật tùy chọn này trong mỗi một trong các thư mục.
• Sử dụng Chế độ xem thụt cổ điển: Hiển thị các tin nhắn trong một thụt dốc, với thông điệp càng cũ thì thụt lề càng lớn. Đây là cài đặt thư mục sẽ áp dụng cho mọi cuộc hội thoại trong thư mục.

Có thêm một cài đặt tùy chỉnh mà bạn có thể tìm thấy trong Tệp> Tùy chọn. Chọn danh mục của Thư Thư ở bên trái, sau đó cuộn xuống phần Khác Khác để tìm thư mục Đừng tự động mở rộng các cuộc hội thoại khi sử dụng bàn phím để thay đổi tin nhắn Cài đặt.

Theo mặc định, cài đặt này bị tắt, vì vậy khi bạn sử dụng mũi tên Lên và Xuống trên bàn phím để điều hướng qua một thư mục, các cuộc hội thoại sẽ tự động được mở rộng khi bạn chọn chúng. Nếu bạn bật cài đặt này, các cuộc hội thoại sẽ được ký hợp đồng khi được chọn bằng bàn phím và bạn có thể sử dụng các phím mũi tên TRÁI và PHẢI để tự mở rộng và ký hợp đồng với chúng. Điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn là loại người thích sử dụng bàn phím bất cứ khi nào có thể.

Đó là Chế độ xem cuộc hội thoại, nỗ lực của Microsoft trong các cuộc hội thoại. Chúng tôi nghĩ rằng nó khá tốt, với đủ các tùy chỉnh để thu hút những người dùng khác nhau, nhưng không quá khó để sử dụng. Và nếu nó không phù hợp với bạn, bạn có thể tắt nó lại bằng cách tắt tùy chọn View> Show as Conversations.