Cách xuất và nhập quy tắc trong Outlook

Nếu bạn đã sử dụng Outlook trong bất kỳ khoảng thời gian đáng kể nào, có lẽ bạn có một vài quy tắc được thiết lập để giúp bạn quản lý làn sóng email của mình. Nếu bạn có máy tính mới hoặc bạn đang cài đặt lại Windows, bạn không cần thiết lập lại tất cả - chỉ cần xuất chúng.

Quy tắc trong Outlook là một loạt các bước bạn thiết lập tự động thực hiện các hành động cụ thể đối với thư email khi chúng được nhận. Ví dụ: bạn có thể tự động hiển thị thông báo khi bạn nhận được các email quan trọng, di chuyển các email tương tự vào một thư mục cụ thể hoặc gắn cờ một tin nhắn để theo dõi tại một thời điểm cụ thể.

Rất may, Outlook có cách sao lưu các quy tắc này. Điều này hữu ích nếu bạn phải cài đặt lại Windows, thiết lập Outlook trên máy tính mới hoặc chia sẻ quy tắc của mình với người khác.

Cách xuất quy tắc Outlook của bạn

Để bắt đầu, hãy chắc chắn rằng tab Trang chủ của Nhà đang hoạt động. Trong phần Di chuyển trực tuyến, hãy nhấp vào Quy tắc của Đức và chọn Quản lý quy tắc & Cảnh báo từ menu thả xuống.

LƯU Ý: Bạn cũng có thể truy cập vào các quy tắc và cảnh báo bằng cách nhấp vào tab Tệp File, và sau đó nhấp vào nút Quản lý quy tắc & Cảnh báo trên màn hình trên màn hình Thông tin tài khoản.

Hộp thoại của Rules Rules và Alerts sắp xếp hiển thị. Trên tab Quy tắc email của E-mail, nhấp vào Tùy chọn của Cấm trên thanh công cụ phía trên danh sách các quy tắc bạn đã tạo.

LƯU Ý: Tất cả các quy tắc được liệt kê ở đây sẽ được sao lưu, không chỉ các quy tắc được chọn.

Trên hộp thoại Tùy chọn Quảng cáo, nhấp vào.

Hộp thoại Save Save Rules như hộp thoại hiển thị. Điều hướng đến thư mục mà bạn muốn lưu tệp sao lưu quy tắc của mình. Nhập tên cho tệp sao lưu của bạn vào hộp Chỉnh sửa tên Tập tin. Các quy tắc của Trình hướng dẫn quy tắc (* .rwz) Kiểu được chọn theo mặc định trong danh sách thả xuống của Lưu Lưu dưới dạng loại và phần mở rộng .rwz được tự động thêm vào tệp. Nếu bạn đang chia sẻ quy tắc của mình với những người khác bằng cùng một phiên bản Outlook với bạn, hãy nhấp vào Lưu Lưu. Nếu bạn đang chia sẻ tệp quy tắc của mình với ai đó bằng phiên bản Outlook cũ hơn, bạn sẽ cần chọn một loại tệp quy tắc khác trước khi lưu tệp, như được thảo luận bên dưới.

Ngoài định dạng tệp quy tắc cho phiên bản Outlook hiện tại, danh sách thả xuống của Lưu Lưu dưới dạng loại còn cung cấp ba định dạng bổ sung cho tệp quy tắc, cho những người vẫn đang sử dụng Outlook 2002, 2000 hoặc 98. Chọn một trong số các tùy chọn đó khi cần, sau đó nhấp vào OK OK OK để lưu tệp quy tắc.

LƯU Ý: Nếu bạn đang chia sẻ quy tắc của mình với nhiều người bằng các phiên bản Outlook cũ khác nhau, hãy chọn phiên bản sớm nhất, vì các tệp quy tắc cũ hơn luôn có thể được mở trong các phiên bản Outlook mới hơn.

Khi bạn đã xuất tệp quy tắc của mình, hãy nhấp vào hộp thư OK OK trên cả hai hộp thoại Tùy chọn và quy tắc và tùy chọn Cảnh báo để trở về màn hình chính của Thư (hoặc màn hình Thông tin tài khoản của bạn, tùy thuộc vào nơi bạn bắt đầu).

Bây giờ bạn có thể sao lưu tệp .rwz kết quả vào bất kỳ ổ đĩa ngoài hoặc mạng nào hoặc chia sẻ nó với người khác.

Cách nhập quy tắc Outlook của bạn

Bây giờ, giả sử bạn đã thiết lập máy tính mới, cài đặt Office, nhập tệp dữ liệu Outlook mà bạn đã sao lưu (quy tắc không được lưu trong tệp dữ liệu Outlook) từ máy tính cũ của bạn và bạn đã sẵn sàng kiểm tra email. Hãy nhập các quy tắc mà bạn đã tạo và sao lưu để Outlook có thể tự động thực hiện hành động đối với email khi có. Mở hộp thoại Quy tắc và Cảnh báo Cảnh báo theo một trong hai cách chúng ta đã thảo luận trước đó. Lưu ý rằng danh sách các quy tắc là trống rỗng. Để khắc phục điều đó và nhập quy tắc của bạn, nhấp vào Tùy chọn liên lạc.

Trên hộp thoại Tùy chọn Quảng cáo, hãy nhấp vào Quy tắc Nhập Nhập.

Các quy tắc nhập khẩu từ hộp thoại hiển thị. Điều hướng đến thư mục mà bạn đã lưu tệp sao lưu quy tắc của mình, chọn tệp .rwz, sau đó nhấp vào Mở Open.

Bạn sẽ nhận thấy rằng danh sách các quy tắc trên hộp thoại Quy tắc và Cảnh báo Cảnh báo, đằng sau hộp thoại Tùy chọn Tùy chọn vẫn mở, điền vào các quy tắc tùy chỉnh của bạn. Nhấp vào trong OK OK trên hộp thoại Tùy chọn liên kết để đóng nó và quay lại hộp thoại Quy tắc và Cảnh báo.

Nếu bạn đã kiểm tra email trước khi nhập quy tắc của mình, bạn có thể chạy quy tắc của mình ngay bây giờ trên email bạn đã nhận được. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào Quy tắc chạy ngay bây giờ trên thanh công cụ phía trên danh sách các quy tắc trên hộp thoại Quy tắc và Cảnh báo.

Trên hộp thoại của Run Run Rules Now, chọn các quy tắc bạn muốn chạy và nhấp vào Chạy Run ngay bây giờ. Khi các quy tắc đã chạy, hãy nhấp vào Đóng Đóng, và sau đó nhấp vào OK OK trên hộp thoại Quy tắc và Cảnh báo để đóng nó. Bây giờ, quy tắc của bạn sẽ tự động chạy, kiểm tra email bạn nhận được và thực hiện các hành động bạn đã chỉ định, tất cả đằng sau hậu trường.

GHI CHÚ: Một số quy tắc có thể không hoạt động trên các máy tính khác nếu có các thư mục, người cụ thể, v.v. được sử dụng trong các quy tắc được tạo trên máy tính gốc, nhưng không có sẵn trên các máy tính khác.