5 chiến thuật truyền thông hiệu quả / Lời khuyên cho các nhà thiết kế

Truyền thông đóng một vai trò quan trọng trong cuộc sống chuyên nghiệp của một nhà thiết kế. Tuy nhiên, có hai loại truyền thông mà một nhà thiết kế thực hiện. Đầu tiên đề cập đến loại khi một nhà thiết kế giao tiếp với khán giả thông qua các thiết kế của mình. Cái đó được gọi là 'giao tiếp thẩm mỹ'và được thực hiện một cách rất tinh tế, gián tiếp và nghệ thuật. Tuy nhiên, loại thứ hai liên quan đến giao tiếp mà một nhà thiết kế chuyên nghiệp thực hiện trong khi giải quyết các vấn đề chuyên môn. Kiểu giao tiếp này được gọi là 'giao tiếp chuyên nghiệp'và trực tiếp hơn, phức tạp và bằng lời nói.

Theo quan sát của tôi, các nhà thiết kế trên toàn thế giới chú ý nhiều đến kỹ năng giao tiếp thẩm mỹ của họ và tham gia hiệu quả vào việc cải thiện và hoàn thiện khả năng này. Mặt khác, khi nói đến vấn đề giao tiếp chuyên nghiệp, ngay cả chuyên gia thiết kế nhất cũng cắt giảm một con số đáng tiếc và hóa ra là những người giao tiếp tồi đối với doanh nghiệp của họ. Cho dù bạn thuộc về lĩnh vực thiết kế nào, bạn không thể làm giảm tầm quan trọng của giao tiếp hiệu quả ở bất kỳ giai đoạn nào.

Mặc dù giao tiếp hiệu quả cũng rất quan trọng đối với các nhà thiết kế có lương, tuy nhiên, để có thể giao tiếp hiệu quả là vô cùng quan trọng đối với các nhà thiết kế tự do vì họ thường phải đối mặt với các chuyên gia như khách hàng, nhà cung cấp và nhà thiết kế đồng nghiệp, v.v. Đối với tất cả các đồng nghiệp thiết kế của tôi, những người thiếu giao tiếp chuyên nghiệp hiệu quả, đây là một vài Chiến thuật giao tiếp hiệu quả cho các nhà thiết kế để giúp bạn đối phó với nó tốt hơn.

Vấn đề trung bình nhiều

Trong một chuỗi truyền thông, phương tiện quan trọng nhiều. Ngày nay có một số phương tiện truyền thông đang được thực hiện bởi các nhà thiết kế. Các phương tiện này bao gồm từ email, phương tiện truyền thông xã hội như Facebook và Twitter, các cuộc gọi điện thoại và thậm chí là một tin nhắn văn bản! Tuy nhiên, để sắp xếp thói quen giao tiếp của bạn, hãy bắt đầu bằng cách chọn một phương tiện cụ thể phù hợp với bạn và người mà bạn đang giao tiếp. Khi bạn đã chọn phương tiện, bạn nên theo sát phương tiện đó trong suốt quá trình và thỉnh thoảng không nhảy từ phương tiện này sang phương tiện khác.

(Nguồn hình ảnh: Fotolia)

Tôi cũng sẽ đề nghị giữ thông tin liên lạc cá nhân của bạn tách biệt với thông tin chuyên nghiệp. Ví dụ: nếu bạn đang sử dụng email làm phương tiện liên lạc, hãy tạo một địa chỉ email riêng cho mục đích giao tiếp kinh doanh. Bằng cách làm như vậy, các khách hàng và nhà cung cấp trẻ, v.v ... sẽ biết cách hiệu quả nhất để tiếp cận với bạn và bạn có thể tổ chức tốt mọi hoạt động giao tiếp của mình.

Đặt mô hình truyền thông

Bước đầu tiên để tổ chức bất kỳ hoạt động nào là thiết lập một mô hình cho chính bạn. Tương tự, để giao tiếp hiệu quả, hãy đặt các mẫu hoặc chính sách cho các hoạt động giao tiếp của bạn. Ngoài ra, một khi bạn đã thiết lập một mẫu, hãy đảm bảo rằng bạn cho người nhận biết về nó ngay khi bạn bắt đầu quá trình giao tiếp.

(Nguồn hình ảnh: Fotolia)

Mô hình giao tiếp của bạn có thể bao gồm; cách bạn muốn giải quyết người nhận, thời gian phản hồi của bạn, thời gian phản hồi mà bạn mong đợi từ người nhận và phương tiện giao tiếp thay thế, v.v ... Luôn luôn chuẩn bị trước cho người nhận về các kiểu giao tiếp của bạn để tránh nhầm lẫn.

Lập biên bản mọi thứ

Một trong những đặc điểm của tính chuyên nghiệp là đưa mọi thứ vào văn bản càng nhiều càng tốt. Đặc biệt là khi nói đến các nhà thiết kế có một số khách hàng và nhiều nhiệm vụ khác nhau để giải quyết, viết mọi thứ xuống giúp việc giao tiếp trở nên dễ dàng và ngăn nắp hơn rất nhiều. Những thứ như chi tiết liên lạc, thời gian họp, ngày và địa điểm, thanh toán và hóa đơn đang chờ xử lý và thậm chí phản hồi của khách hàng, tất cả những điều này đều tốt để được lưu giữ bằng văn bản.

(Nguồn hình ảnh: Fotolia)

Hơn nữa, khi bạn đặc biệt tham gia vào giao tiếp email với khách hàng của mình, một trong những thực tiễn tốt nhất là ghi lại từng bước giao tiếp trong một chuỗi các email. Điều này sẽ cho phép bạn cung cấp tài liệu tham khảo bằng văn bản về giao tiếp của họ với bạn trong trường hợp có vấn đề.

Chú thích: Cố gắng giữ tất cả thông tin liên lạc của bạn về một chủ đề hoặc chủ đề nhất định trong một chuỗi email. Điều này sẽ cho phép bạn và khách hàng của bạn bắt kịp ngay lịch sử của cuộc trò chuyện liên quan đến chủ đề đó.

Tâm trí cách cư xử của bạn

Cách cư xử và nghi thức là một phần quan trọng của giao tiếp hiệu quả. Không có vấn đề gì nếu giao tiếp của bạn bằng lời nói, bằng văn bản hoặc điện tử, điều quan trọng chung là mọi chuyên gia và đặc biệt là một nhà thiết kế để tâm đến cách cư xử của anh ta trong giao tiếp. Có những lúc khách hàng của bạn thực sự khó chịu và khá thô lỗ đối với bạn. Tuy nhiên, bất kỳ vấn đề nào cũng có thể được xử lý mà không mất bình tĩnh và đó là yếu tố cấu thành giao tiếp hiệu quả.

(Nguồn hình ảnh: Fotolia)

Vì tôi đã tập trung rất nhiều vào việc liên lạc qua email trong suốt bài đăng này, nên tôi cũng muốn chỉ ra tầm quan trọng của 'Nghi thức mạng'. Netiquettes là nghi thức giao tiếp qua email và bao gồm một số điều cần quan tâm trong khi viết email chuyên nghiệp.

Ví dụ: "Xin vui lòng" và "Cảm ơn" là hai từ đơn giản, nhưng chúng mang rất nhiều ý nghĩa và rất mạnh mẽ. Những từ này là nghi thức cơ bản của giao tiếp và có khả năng ảnh hưởng đến hình ảnh của người gửi.

Chú thích: Dành thời gian của bạn để tập hợp một thông điệp thích hợp và được viết tốt và đọc nó nhiều lần trước khi bạn nhấn 'Gửi'. Đôi khi, chỉ cần sắp xếp lại các đoạn văn của bạn sẽ giúp rất nhiều.

Tránh biệt ngữ thiết kế đặc biệt

Điều hoàn toàn dễ hiểu là trong khi làm việc theo dòng chảy, các nhà thiết kế có xu hướng giao tiếp trong biệt ngữ công nghiệp điển hình của họ. Nó không phải là vấn đề khi giao tiếp với các chuyên gia khác trong cùng ngành, tuy nhiên, khi nói đến giao tiếp với khách hàng của bạn, bạn nên tránh biệt ngữ thiết kế cụ thể. Luôn luôn xem xét mức độ giải thích của khách hàng đối với công việc của chúng tôi và tạo thói quen giao tiếp đơn giản nhất có thể.

(Nguồn hình ảnh: Fotolia)

Nếu trong một số trường hợp, giao tiếp của bạn yêu cầu bạn viết một số biệt ngữ thiết kế nhất định, hãy thử đặt ý nghĩa của nó trong ngoặc bên cạnh nó. Điều này sẽ cho phép người nhận hiểu rõ thông điệp của bạn.

Phần kết luận

Giao tiếp chuyên nghiệp luôn gây ồn ào cho các nghiên cứu sinh sáng tạo, và các nhà thiết kế cũng vậy. Tuy nhiên, nó không khó như nó cảm thấy. Với một chút tập trung và chú ý đến các chi tiết, bất kỳ nhà thiết kế nào cũng có thể thực hiện một giao tiếp hiệu quả và mở đường cho sự tiến bộ và thành công.

Chúc mừng giao tiếp!