5 cách hiệu quả để giữ tập tin của bạn dưới sự kiểm soát

Máy tính của bạn là một khu rừng kỹ thuật số. Thật dễ dàng để có một nơi làm việc thiết kế sạch sẽ và gọn gàng và biến nó thành một mớ hỗn độn lớn. Có quá nhiều tệp và chúng ở khắp mọi nơi. Thiết kế tập tin bạn cần trở nên gần như không thể tìm thấy. Vì vậy, làm thế nào để bạn giữ cho các tập tin của bạn ra khỏi tầm kiểm soát? Chà, bạn thật may mắn, vì có 5 cách hiệu quả để giữ các tệp của bạn trong tầm kiểm soát.

Nhưng trước tiên: tại sao các tập tin máy tính và thiết kế của chúng ta vượt khỏi tầm kiểm soát một cách dễ dàng như vậy? Lý do tương tự rất nhiều người có phòng lộn xộn và tủ quần áo vô tổ chức và không gian làm việc vật lý. Ngoại trừ nhân với 100, vì thật dễ dàng để tạo các tệp thiết kế máy tính không chiếm không gian vật lý.

May mắn thay, không khó để giữ cho máy tính của bạn và thiết kế các tệp được kiểm soát. Thêm một chút ý nghĩa thông thường, trộn với một chút kỷ luật tự giác, và lặp lại, lặp lại, lặp lại. Đừng lo lắng - nghe có vẻ nhiều việc hơn nó. Chỉ cần đánh đồng nó với việc đánh răng: một khi bạn có thói quen làm những việc này, bạn thậm chí sẽ không nhận ra điều đó. Bạn sẽ tự nhiên giữ máy tính và thiết kế các tập tin trong tầm kiểm soát.

Được rồi, không cần phải quảng cáo thêm, đây là 5 cách hiệu quả để giữ các tệp của bạn trong tầm kiểm soát.

1. Xóa một cách tàn nhẫn các tập tin cũ và không cần thiết

(Ảnh của Mixy Lorenzo)

Điều này có vẻ như tát trán rõ ràng, nhưng đôi khi các bước ý nghĩa phổ biến nhất bị bỏ qua. Quên bất kỳ phần mềm năng suất và quy trình công việc hợp lý hóa tập tin, và bất kỳ sự vô nghĩa năng suất vỗ lưng nào khác: đơn giản xóa các tập tin cũ và không cần thiết.

Nó giống như làm sạch phòng của bạn hoặc sắp xếp các tập tin vật lý của bạn. Bạn xem qua nội dung của mình và khi xem một mục, bạn quyết định: điều này có liên quan đến điều gì quan trọng không? Nếu không, bạn nhẫn tâm vứt nó đi. Đó là cách bạn giữ ngăn nắp: bằng cách giảm thiểu số lượng thứ bạn có. Không có mánh khóe hay bí mật.

Phương pháp này không khác gì khi nói đến các tệp thiết kế máy tính của bạn. Khi xem qua các tập tin của bạn, hãy quyết định xem mỗi người có còn liên quan đến điều gì quan trọng không. Nếu không, hãy xóa nó một cách tàn nhẫn - bạn sẽ không cần nó nữa và nó chỉ làm lộn xộn nơi làm việc kỹ thuật số của bạn. Thông thường các tệp này là các tệp dự án cũ, chẳng hạn như bản nháp đồ họa và thiết kế trước đó và các tệp trang web lỗi thời.

Đó là tất cả tốt đẹp, nhưng khi nào bạn nên tàn nhẫn xóa các tập tin cũ và không cần thiết? Rốt cuộc, thực tế ai cũng ghét dọn phòng.

Chà, giống như cách bạn có thể giảm thiểu việc phải lên lịch dọn dẹp phòng của mình bằng cách chăm sóc một vật ngay khi bạn gặp nó, do đó, bạn cũng nên quyết định xem bạn có cần xóa một tệp khi bạn gặp phải nó không. Điều này dẫn chúng tôi đến # 2

2. Thực hiện hành động ngay lập tức đối với các tệp bạn gặp phải

(Ảnh của John Britton)

Cách tốt nhất để tránh phải sắp xếp lịch trình sắp xếp và làm sạch các tệp thiết kế máy tính của bạn là không cần thiết. Mỗi khi bạn gặp một tập tin, hãy hành động ngay lập tức.

Nhưng bạn không nghi ngờ gì một anh chàng bận rộn hoặc gal. Bạn có việc phải làm, nơi để được. Bạn không thể bỏ mọi thứ bạn đang làm và chăm sóc từng tệp bạn gặp phải. Vậy làm thế nào để bạn quyết định khi nào hành động? Sử dụng quy tắc 5 phút: Nếu thực hiện hành động ngay lập tức trên tệp sẽ mất 5 phút hoặc ít hơn, hãy chăm sóc nó ngay khi bạn gặp phải nó.

Nghe có vẻ quen? Đó là bởi vì đây là “ảnh hưởng” bởi cuốn sách nổi tiếng của David Allen GTD: Hoàn thành công việc. Trong đó, ông nói rằng bạn có thể tránh tích lũy một danh sách việc cần làm dài bằng cách ngay lập tức thực hiện một nhiệm vụ mà bạn gặp phải miễn là nó sẽ mất không quá vài phút.

Điều này cũng áp dụng cho các tệp thiết kế máy tính của bạn:

• Tìm thấy một logo đã hoàn thành một nửa? Gói lại và gửi đi.
• Hầu như được thực hiện với một đoạn mã? Hoàn thành nó.
• Có một nhóm các tập tin mà bạn không chắc chắn bạn cần nữa? Đi qua chúng, quyết định và xóa nếu cần thiết.

Vì vậy, # 1 và # 2 giúp kiểm soát các tệp của bạn. Nhưng có một yếu tố thiết yếu khác, đó là bạn

3. Có càng ít thư mục càng tốt

(Ảnh của Steve Ryan)

Chỉ tạo một vài thư mục cho loại công việc của bạn và càng chung chung với danh mục càng tốt. Thay vì nhận được thích hợp với vô số thư mục bị phá vỡ (chẳng hạn như 'vectơ' hoặc 'photoshop' hoặc bất cứ điều gì), chỉ cần có những thứ như 'logo' và 'trang web'. Hoặc bạn có thể có các thư mục cho từng dự án và bất kỳ loại tệp nào có liên quan đến nó trong đó.

Tại sao làm điều này? Hai lý do:

1. Không tê liệt do dự: tập tin là logo, nội dung trang web hay một phần của dự án? Chỉ cần ném nó vào thư mục tương ứng và được thực hiện với nó.
2. Bộ lọc chống quá nhiều tệp: khi bạn thấy thư mục chứa quá nhiều tệp, bạn sẽ có xu hướng xóa những tệp cũ và không cần thiết. Tương tự như nhìn thấy quá nhiều thứ trong phòng của bạn, thay vì giấu nó trong ngăn kéo và các phòng khác.

Tránh quá cụ thể với tên và danh mục thư mục. Bạn đặt tên thư mục càng cụ thể, bạn càng có nhiều danh mục. Và với nhiều danh mục hơn, bạn sẽ phải quyết định nơi tệp mới đi. Rất có thể nó sẽ không vừa vặn với một trong số chúng, vì vậy bạn sẽ tùy ý chọn một. Sau đó, đã đến lúc tổ chức nhiều tệp hơn, bạn sẽ nghĩ lại về loại bạn chọn với một tệp tương tự lần trước. Chưa kể không biết rõ mỗi loại thuộc về loại nào.

Tại sao không chỉ sử dụng một số hệ thống gắn thẻ? Sau đó, bạn có thể làm hoàn toàn với các thư mục, phải không? Mặc dù về lý thuyết, nó sẽ hoạt động, nhưng thực tế nó sẽ khuyến khích bạn tạo và giữ quá nhiều tệp.

Đây là những gì sẽ xảy ra:

1. Bạn gắn thẻ các tệp ban đầu của mình, cảm thấy tốt rằng bạn sẽ có thể dễ dàng tìm thấy chúng sau này bằng cách tìm kiếm qua các thẻ.
2. Bạn trở nên tự do với các thẻ bằng cách tạo quá nhiều thẻ quá cụ thể - điều này là do tê liệt do thiếu quyết đoán, vì bạn không thể chọn giữa hai thẻ và quyết định tạo một thẻ mới cụ thể cho một tệp đó.
3. Bạn cuối cùng có quá nhiều thẻ trở nên quá tải để tìm nội dung.
4. Điều tồi tệ hơn là vì bạn không cảm thấy cần phải giữ số lượng tệp của mình thấp, giờ đây bạn có nhiều tệp hơn nếu chúng liên tục hiển thị trong một thư mục chung mà bạn đã xem.

4. Mương tính năng tự động tổ chức

(Ảnh của Mark Sebastian)

Các tính năng tự động tổ chức (nghĩ rằng tính năng tự động đổi tên và sắp xếp của iTunes nhưng được áp dụng cho tất cả các tệp) là nguyên nhân để giữ cho các tệp được kiểm soát. Họ khuyến khích tạo và tiết kiệm tập tin tự do. Mặc dù ban đầu có vẻ ổn, bạn càng có nhiều tệp, bạn sẽ càng ít biết mọi thứ ở đâu.

Tại sao không xóa các tập tin khi chúng cũ hoặc không cần thiết? Tính năng tự động tổ chức sẽ khuyến khích bạn không xóa. Loại giống như tính năng không bao giờ xóa của Gmail. Nhưng không giống như email, nơi bạn chỉ có một loại nội dung (văn bản) và do đó dễ tìm kiếm, các tệp của bạn khó tìm kiếm theo cách này. Không có cách đơn giản nào để tìm kiếm bên trong nội dung, đặc biệt là các tệp hình ảnh và âm thanh. Vì vậy, điều duy nhất bạn sẽ phải làm việc là tên tệp và có thể một số mô tả meta được gắn thẻ lên nó. Đó là một công thức cho quá tải tập tin.

Bằng cách không sử dụng bất kỳ tính năng tự động tổ chức nào, bạn sẽ chịu trách nhiệm cho mọi tệp bạn tạo. Bạn sẽ thấy nó và chú ý đến nó ít nhất một lần, vì vậy bạn sẽ có ý thức hơn về từng tệp trên máy tính của mình. Bằng cách này, bạn sẽ có cảm giác tốt hơn khi các tệp của bạn vượt khỏi tầm kiểm soát - và khi bạn cần xóa một cách tàn nhẫn.

5. Hợp nhất các tập tin khi có thể

(Ảnh của Aldo Gonzalez)

Đây là một trong những đơn giản. Nếu bạn bằng cách nào đó có thể hợp nhất hai hoặc nhiều tệp thành một, thì đương nhiên bạn sẽ có ít tệp hơn. Và ít tập tin tương đương với ít lộn xộn hơn.

Lợi ích khác của việc hợp nhất các tệp là việc tìm kiếm những gì bạn đang tìm kiếm trở nên dễ dàng hơn. Các tập tin của bạn trở nên có tổ chức hơn. Làm sao? Tự nhiên bạn sẽ có tất cả nội dung có liên quan trong một tệp, vì vậy không cần phải săn nhiều tệp liên quan đến cùng một dự án.

Làm thế nào để bạn đi về hợp nhất các tập tin của bạn?

• Đối với văn bản, chỉ cần sao chép / dán nội dung liên quan từ nhiều tệp vào một tệp văn bản chính.
• Đối với thiết kế trực quan, bạn có thể sao chép / dán các yếu tố và biến thể khác nhau vào một tệp đồ họa chính.

Mỗi ứng dụng đồ họa lớn và nhỏ đều hỗ trợ các lớp và ghi nhãn và nhóm chúng, vì vậy hãy tận dụng điều đó. Nó có thể là các biến thể của logo hoặc nhiều khía cạnh của một thiết kế lớn hơn - tất cả trong một tệp đồ họa.

Cấp, không phải mọi loại tập tin hoặc nội dung có thể được hợp nhất. Mã, ví dụ. Vì vậy, đó là lý do tại sao ở trên có tiêu đề “khi có thể” - làm tốt nhất có thể, và bất kỳ số tiền nào giúp giảm số lượng tệp là lợi ích ròng.

Hiệu quả giữ các tập tin của bạn dưới sự kiểm soát

Hy vọng rằng 5 cách này không chỉ là một số nội dung khiêu dâm: những điều cần đọc để tránh làm công việc thực tế mang lại cho bạn kết quả mong muốn trong cuộc sống. Không, chúng được viết với mục đích trở thành những thứ có thể hành động mà bạn có thể bắt đầu áp dụng ngay bây giờ để giữ cho máy tính và thiết kế các tệp của bạn không bị mất kiểm soát.

Không ai chủ động muốn tổ chức và quản lý các tập tin máy tính và thiết kế của họ. Vì vậy, 5 cách này sẽ giúp bạn hình thành thói quen sẽ không cần phải làm điều đó. Và như với bất kỳ thói quen nào, điều quan trọng nhất là hãy bắt đầu thực hiện chúng.

Để tóm tắt lại, đây là 5 cách hiệu quả để giữ cho các tệp của bạn được kiểm soát:

1. Tàn nhẫn xóa các tập tin cũ và không cần thiết
2. Hãy hành động ngay lập tức trên các tập tin bạn gặp phải
3. Có càng ít thư mục càng tốt
4. Mương tính năng tự động tổ chức
5. Hợp nhất các tập tin khi có thể

Đến lượt bạn: những cách khác đã giúp bạn kiểm soát hiệu quả máy tính và thiết kế tệp của mình?

Ghi chú của biên tập viên: Bài này được viết bởi Oleg Mokhov cho Hongkiat.com. Oleg Mokhov là nhạc sĩ điện tử di động nhất thế giới, một người đam mê thiết kế web và hình ảnh, và đồng sáng lập của cửa hàng âm nhạc miễn phí bản quyền cao cấp Soundtrackster.