Cách tận dụng tối đa Google Drive

Trong năm gần đây, bạn đã được tắm với bộ lưu trữ đám mây miễn phí, bất kỳ ai cũng có thể sử dụng để lưu trữ tệp trực tuyến, mọi loại tệp để bạn có thể dễ dàng truy cập chúng ở mọi nơi trên mọi thiết bị. Đây là những điều tuyệt vời để bạn thực tế có thể gạt bỏ những lo lắng của bạn về việc không thể hoàn thành các dự án hoặc nhiệm vụ của bạn trong trường hợp bạn rời khỏi thiết bị của mình. Nhưng vì nhiều bạn đang sử dụng Gmail và sử dụng Google Docs nhiều nhất, giờ đây Google cũng sẵn sàng phục vụ nhu cầu của bạn với bộ lưu trữ đám mây 'Drive'.

Google Docs trước đây, Google Drive là một bộ lưu trữ đám mây khác mà bạn có thể sử dụng để lưu trữ các tệp của mình trên đám mây và truy cập mọi nơi trên các thiết bị. Nếu bạn đã quen thuộc với Google Docs, bạn sẽ có thể bắt đầu sử dụng Google Drive và bạn có thể chỉnh sửa thuận tiện 30 loại tệp khác nhau mà không phải cài đặt phần mềm trên thiết bị của chúng tôi.

Google đang tặng 5 GB dung lượng miễn phí trên Google Drive và bạn có thể tăng kích thước chỉ với 2,49 đô la một tháng cho 25 GB. Chúng tôi sẽ giới thiệu một số tính năng và hướng dẫn bạn qua các hướng dẫn để sử dụng Google Drive để bạn có thể bắt đầu sử dụng ngay hôm nay.

Đăng ký và truy cập mọi nơi

Để bắt đầu, hãy truy cập trang chính thức của Google Drive và truy cập vào bộ nhớ 5 GB miễn phí của bạn.

Cài đặt Google Drive trên thiết bị của bạn

Sau khi đăng ký, hãy truy cập trang tải xuống để cài đặt ứng dụng khách Google Drive trên các thiết bị Mac, PC và Android của bạn. Người dùng iOS sẽ phải đợi cho đến khi ứng dụng sẵn sàng.

Google Drive trên Android của bạn sẽ cho phép bạn xem tài liệu và chia sẻ chúng với bất kỳ ai. Bạn cũng có thể tạo các tệp định dạng mới của Google bao gồm Tài liệu và Bảng tính.

Google Drive cho máy Mac của bạn có các tính năng tương tự Dropbox, với các tùy chọn có liên quan khi bạn nhấp vào biểu tượng.

Và xem thư mục.

Google Drive trên web

Nếu bạn đã quen thuộc với Google Docs, thì việc truy cập Google Drive sẽ dễ dàng hơn vì tất cả các tính năng chia sẻ, kéo thả và nhận xét cũng có sẵn cho Google Drive của bạn. Để chia sẻ tệp, chỉ cần trỏ chuột vào tệp, nhấp chuột phải và chọn 'Chia sẻ'.

Menu chính luôn ở phía bên trái và chế độ xem tương tự như Google Docs của bạn.

Nhưng với Google Drive mới, bạn có thể thay đổi chế độ xem thành 'lưới' từ menu trên cùng.

Google Drive và Tìm kiếm bằng Goggles

Google Drive trên web có thanh tìm kiếm ở đầu trang cũng được tích hợp với Google Goggles và với tìm kiếm này, bạn có thể dễ dàng tìm thấy các tệp của mình bằng cách xác định loại tệp hoặc tìm kiếm dựa trên văn bản chứa trong tài liệu hoặc thậm chí hình ảnh và tập tin PDF. Chỉ cần nhập bất kỳ từ khóa nào và Google sẽ liệt kê tất cả các kết quả có liên quan dựa trên các tệp của bạn trên Google Drive.

Chỉnh sửa tệp trên Google Drive

Giờ đây với Google Drive, bạn có thể chỉnh sửa nhiều loại tệp trong số các loại khác, bao gồm AutoCAD, trên đường đi từ trình duyệt Chrome của bạn mà không phải cài đặt phần mềm cụ thể trên máy tính của bạn. Để có thể chỉnh sửa các loại tệp khác nhau, Google đã chuẩn bị trang tiện ích mở rộng Chrome của Google Drive chỉ cho mục đích này, vì vậy hãy truy cập trang và cài đặt các tiện ích mở rộng cần thiết cho trình duyệt Chrome của bạn.

Không phải cài đặt phần mềm cụ thể trên máy tính của bạn cũng có nghĩa là bạn chỉ có thể chỉnh sửa các tệp trên trình duyệt Chrome của mình và được kết nối với Internet.

Tạo tập tin mới, các loại khác nhau

Google Drive hiện cho phép bạn không chỉ chỉnh sửa nhiều loại tệp khác nhau mà còn tạo các tệp mới ngay từ đám mây. Để tạo tệp mới, nhấp vào nút 'Tạo' màu đỏ trên menu bên trái và chọn loại tệp bạn muốn tạo. Chọn 'Khác' nếu bạn muốn tạo tệp khác với tài liệu được định dạng của Google và bạn sẽ có nhiều lựa chọn hơn khi bạn cài đặt thêm tiện ích mở rộng cho Chrome của mình.

Truy cập và chỉnh sửa tập tin ngoại tuyến

Để có thể truy cập các tệp của bạn từ Google Drive khi bạn ngoại tuyến, hãy đảm bảo bạn tải xuống ứng dụng khách Google Drive cho máy Mac, PC hoặc Android. Tuy nhiên, có một số hạn chế khi bạn đang sử dụng Google Drive, biết rằng Google có các loại tệp được định dạng riêng của mình được gọi là tài liệu Google, bảng tính, bản trình bày, biểu mẫu và bản vẽ.

1. Bạn có thể mở các tệp không phải Google Docs, xem và chỉnh sửa ngoại tuyến, miễn là bạn đã cài đặt phần mềm cụ thể trên máy tính của mình theo các loại tệp.

2. Bạn có thể xem, nhưng chỉnh sửa bị vô hiệu hóa đối với tài liệu và bảng tính của Google.

3. Bạn không thể xem các bản trình bày, biểu mẫu và bản vẽ của Google khi ngoại tuyến.

Khi bạn chỉnh sửa tệp ngoại tuyến, các thay đổi sẽ được tự động đồng bộ hóa khi bạn kết nối thiết bị của mình với Internet và Google sẽ đặt dấu thời gian để bạn tham khảo.

Truy cập tài liệu và bảng tính Google ngoại tuyến

Bạn có thể truy cập các tài liệu và bảng tính của Google khi ngoại tuyến thông qua trình duyệt Chrome. Để bật tính năng này, đảm bảo bạn được kết nối với Internet và làm theo các bước sau;

1. Khởi chạy Chrome và truy cập trang chủ Google Drive.

2. Nhấn vào thiết bị thả xuống ở góc trên cùng bên phải của trang và chọn Thiết lập tài liệu ngoại tuyến.

   

3. Trong cửa sổ hộp thoại xuất hiện, chọn Cho phép tài liệu ngoại tuyến.

   

4. Nhấp chuột Cài đặt từ cửa hàng Chrome trực tuyến.

   

5. Nhấp chuột Thêm vào chrome để cài đặt từ trang tiện ích mở rộng của Chrome vào trình duyệt của bạn.

Bây giờ khi bạn nhấp vào mở tài liệu hoặc bảng tính của Google khi ngoại tuyến, nó sẽ được mở trong một tab mới trên trình duyệt Chrome của bạn. Bạn có thể truy cập tệp nhưng bạn sẽ không thể chỉnh sửa.

Phần kết luận

Mặc dù sự xuất hiện của Google Drive là muộn, nhưng nó vẫn có lợi cho nhiều người, xem xét việc sử dụng Google Docs, trước đây bạn chỉ có thể truy cập trên web, bây giờ bạn có thể truy cập chúng cục bộ trên máy tính của mình. Ngoài ra, với nhiều loại tệp được Google Drive hỗ trợ, bạn sẽ dễ dàng làm việc hơn ở mọi nơi trên mọi thiết bị vì giờ đây bạn có thể chỉnh sửa 30 loại tệp khác nhau từ trình duyệt Chrome của mình. Biết Google Drive là rẻ nhất trên thị trường so với nhiều người chơi khác, có lẽ có một số người nắm bắt, bạn nghĩ gì?