Sử dụng định dạng có điều kiện để làm nổi bật các thông báo Outlook quan trọng

Outlook cho phép bạn tạo và tùy chỉnh chế độ xem thư mục theo nhiều cách, như thêm và xóa các cột hoặc nhóm và sắp xếp thư. Bạn cũng có thể áp dụng các quy tắc để làm cho Outlook hiển thị các thông báo theo các cách khác nhau dựa trên các thuộc tính của chúng (như người gửi, dòng chủ đề hoặc dấu thời gian). Cái này được gọi là định dạng có điều kiện. Hãy xem cách nó hoạt động.

Cập nhật: Một trong những độc giả của chúng tôi đã chú ý rằng định dạng có điều kiện chỉ có trên phiên bản Windows của Outlook và không phải phiên bản macOS. Cảm ơn, Christy!

Bắt đầu

Để bắt đầu thiết lập định dạng có điều kiện, hãy đi tới Xem> Xem Cài đặt.

Bạn cũng có thể truy cập Cài đặt Chế độ xem Nâng cao bằng cách nhấp chuột phải vào đầu thư mục và chọn lệnh Cài đặt Chế độ xem Chế độ xem.

Cửa sổ Cài đặt Chế độ xem Nâng cao cho phép bạn tùy chỉnh chế độ xem thư mục. Nhấp vào nút Định dạng có điều kiện.

Điều này đưa bạn đến cửa sổ Định dạng có điều kiện mà bạn sẽ sử dụng để thiết lập các quy tắc khác nhau về cách định dạng thư.

Các mục được hiển thị trong Quy tắc của chế độ xem cho danh sách này là các quy tắc mặc định đi kèm với chế độ xem thư mục không được tùy chỉnh. Ví dụ: bạn có thể thấy rằng các tin nhắn chưa đọc của Tử vi được hiển thị bằng phông chữ Segoe UI đậm, màu xanh lam với kích thước 11 điểm.

Quy tắc hoạt động như thế nào

Các quy tắc của NỀN TẢNG là các điều kiện mà một thông báo phải đáp ứng cho Outlook để áp dụng định dạng. Ví dụ, trong các quy tắc mặc định, quy tắc Tin nhắn chưa đọc của Quy tắc được kích hoạt khi một tin nhắn được đánh dấu là chưa đọc. Khi quy tắc đó được kích hoạt, Outlook sẽ sử dụng phông chữ Segoe UI 11 điểm đậm, màu xanh lam để hiển thị nó.

Outlook áp dụng các quy tắc theo thứ tự từ đầu danh sách. Các quy tắc cao hơn trong danh sách được ưu tiên hơn các quy tắc thấp hơn. Làm thế nào điều này làm việc trong thực tế? Giả sử bạn có hai quy tắc, một ở đầu danh sách thay đổi phông chữ thành màu xanh lá cây và một quy tắc thấp hơn trong danh sách thay đổi phông chữ thành màu đỏ. Nếu một thông báo đáp ứng các điều kiện của cả hai quy tắc, phông chữ sẽ được thay đổi thành màu xanh lá cây vì quy tắc đó cao hơn trong danh sách - quy tắc đặt phông chữ thành màu đỏ sẽ bị bỏ qua.

Với các quy tắc mặc định, bạn chỉ có thể thay đổi phông chữ. Bạn không thể xóa các quy tắc mặc định hoặc di chuyển thứ tự xung quanh hoặc thay đổi các điều kiện cho quy tắc. Mặc dù vậy, bạn có thể tắt các quy tắc mặc định bằng cách bỏ chọn chúng trong Quy tắc của chế độ xem cho danh sách này.

Cách thêm quy tắc mới

Trong cửa sổ Định dạng có điều kiện, nhấp vào nút Thêm Thêm. Một quy tắc mới có tên là Chưa có tiêu đề, sẽ được thêm vào danh sách. Đặt tên cho quy tắc của bạn và sau đó nhấp vào nút Điều kiện trực tuyến.

Cửa sổ Bộ lọc cho phép bạn quyết định điều kiện hoặc điều kiện mà thư phải đáp ứng để được định dạng.

Chúng ta sẽ sử dụng một ví dụ đơn giản ở đây và tìm kiếm các tin nhắn được gửi bởi (Rob Robgategate) và có chứa từ Outlook Outlook hồi trong trường Chủ đề.

Để thực hiện việc này, trước tiên, hãy nhấp vào nút Từ From, để mở sổ địa chỉ và chọn một liên hệ.

Sau đó, chúng tôi thêm trường Outlook Outlook vào danh sách Tìm kiếm từ (các) trường Từ, để đảm bảo rằng tùy chọn Chỉ chủ đề của Trường Chủ đề được chọn từ danh sách thả xuống của Trò chơi trong Trò chơi. Nhấp vào OK OK khi bạn hoàn thành.

Quay lại định dạng có điều kiện, nhấp vào nút Font Font.

Chúng tôi sẽ làm cho các thông báo khớp với bộ lọc chúng tôi thiết lập sẽ được hiển thị màu tím và đậm. Thiết lập tùy chọn của bạn theo bất kỳ cách nào bạn muốn, nhấp vào nút OK OK, nhấp vào nút OK OK lần nữa để đóng cửa sổ Định dạng có điều kiện và sau đó thêm một lần nữa để đóng cửa sổ Cài đặt Chế độ xem Nâng cao.

Các quy tắc được áp dụng ngay lập tức. Bạn có thể thấy bên dưới rằng các tin nhắn đáp ứng các điều kiện của chúng tôi hiện được in đậm và màu tím.

Đây chỉ là một ví dụ đơn giản - bạn có thể thêm nhiều điều kiện, thậm chí rất phức tạp. Quay lại cửa sổ Bộ lọc đó, bạn có thể chuyển sang tab Lựa chọn nhiều lựa chọn khác để xem một loạt các điều kiện bổ sung mà bạn có thể chọn.

Tại đây bạn có thể chọn khớp một thông báo về việc:

• Nó đã được chỉ định một danh mục cụ thể
• Nó đã đọc hoặc chưa đọc
• Nó có tệp đính kèm hoặc không có tệp đính kèm
• Nó được đánh dấu là ưu tiên cao, bình thường hoặc thấp
• Nó đã bị đánh dấu bởi bạn, bởi người khác, bởi không ai, hoặc được đánh dấu là hoàn thành
• Văn bản bạn đang tìm kiếm cần phải phù hợp với trường hợp
• Đó là một kích thước cụ thể, lớn hơn hoặc nhỏ hơn một kích thước cụ thể hoặc giữa hai kích thước

Chuyển sang tab Advanced Advanced và bạn có thể tạo các điều kiện phức tạp.

Tab Nâng cao cho phép bạn chọn bất kỳ trường nào từ bất kỳ đâu trong Outlook và chọn điều kiện bạn muốn khớp. Điều này có thể khá đơn giản, chẳng hạn như khớp người gửi với một địa chỉ chính xác, nhưng bạn có rất nhiều tùy chọn để lựa chọn. Giả sử bạn muốn quy tắc của mình khớp với các email mà bạn nhận được. Nhấp vào nút của Field Field, chỉ vào các trường Ngày / Giờ của Thời gian, và sau đó nhấp vào tùy chọn Nhận được Nhận.

Nhấp vào danh sách thả xuống Điều kiện trực tuyến để chọn điều kiện của bạn.

Các lựa chọn lớn hơn nhiều so với bạn mong đợi:

• Bất cứ lúc nào
• Hôm qua
• Hôm nay
• Ngày mai
• Trong 7 ngày qua
• Trong 7 ngày tới
• Tuần trước
• Tuần này
• Tuần tới
• Tháng trước
• Tháng này
• Tháng tiếp theo
• Trên
• Ở trên hoặc ở phía sau
• Vào hoặc trước
• Giữa
• Tồn tại
• Không tồn tại

Và các lĩnh vực khác bạn có thể chọn cung cấp số lượng tùy chọn tương tự.

Chọn Điều kiện của bạn, thêm một giá trị và nhấp vào nút Thêm vào danh sách.

Bạn có thể thêm bao nhiêu điều kiện vào danh sách tùy thích. Để cung cấp cho bạn một số ý tưởng về việc có bao nhiêu lĩnh vực, đây là một cái nhìn vào chỉ các trường của All All Mail.

Các lĩnh vực liên lạc giữa các liên kết của menu Menu có hơn bốn cột tùy chọn - vì vậy nhiều chúng tôi không thể điều chỉnh nó thành một ảnh chụp màn hình hợp lý. Vì vậy, chúng tôi sẽ không đi qua từng lĩnh vực và điều kiện, nhưng bây giờ bạn biết chúng ở đâu và làm thế nào để sử dụng chúng.

Bạn có thể thiết lập nhiều điều kiện trong một quy tắc để có được những thứ cụ thể như bạn muốn. Muốn có Outlook hiển thị thông báo bằng phông chữ 16pt màu đỏ nếu chúng từ một liên hệ nhất định, được nhận trong bảy ngày qua, có chứa một từ cụ thể trong chủ đề, và bao gồm một tập tin đính kèm? Không thành vấn đề.

Cách xóa một quy tắc

Nếu bạn đã tạo một quy tắc và bạn không còn muốn nó nữa, thật dễ dàng để xóa. Trong cửa sổ Định dạng có điều kiện, chọn quy tắc bạn muốn xóa và nhấp vào nút Xóa Xóa Xóa. Chỉ cần nhớ rằng bạn chỉ có thể xóa các quy tắc bạn đã tạo - không phải quy tắc mặc định tích hợp của Outlook.

Bạn có thể thêm bao nhiêu điều kiện tùy thích và có bao nhiêu quy tắc tùy thích. Và như chúng tôi đã chỉ cho bạn trước đây, khi bạn đã có các quy tắc định dạng có điều kiện được thiết lập theo cách bạn muốn thì bạn có thể sao chép chế độ xem sang thư mục khác hoặc vào tất cả các thư mục nếu bạn muốn.