Lưu trữ, chỉnh sửa và chia sẻ tài liệu với các ứng dụng web của Microsoft

Một trong những tính năng thú vị hơn có sẵn trong bản phát hành Office 2010 mới từ Microsoft là khả năng chia sẻ và chỉnh sửa tài liệu với dịch vụ Office Web Apps của họ. Hôm nay chúng ta hãy xem cách nó hoạt động với Office 2010.

Cách đây một thời gian, chúng tôi đã có cái nhìn tổng quan về tính năng Ứng dụng web Office Live và những gì bạn có thể mong đợi. Ở đây chúng tôi sẽ xem xét kỹ hơn các tính năng của nó với Office 2010 và những gì bạn có thể thực hiện với dịch vụ mới.

Sử dụng ứng dụng Microsoft Live Web với Office 2010

Trong ví dụ này, chúng tôi xem việc chia sẻ các tài liệu MS Office và cũng chuẩn bị chúng để cộng tác trực tuyến. Trước khi chia sẻ tài liệu, bạn có thể nhấp vào tab Tệp mà họ gọi là dạng xem Backstage. Nó bao gồm các tính năng Chuẩn bị chia sẻ cho phép bạn kiểm tra tài liệu, kiểm tra Trợ năng và kiểm tra tính tương thích.

Trong Trình kiểm tra tài liệu, quyết định loại nội dung bạn muốn phân tích.

Nó cung cấp cho bạn kết quả và bạn có thể nhấp để xóa các khía cạnh khác nhau của tài liệu.

Lưu vào SkyDrive

Bấm vào tab Chia sẻ ở bên trái nơi nó cung cấp cho bạn các tùy chọn để chia sẻ tài liệu trên SkyDrive, SharePoint, xuất bản lên blog của bạn hoặc gửi dưới dạng email.

Khi bạn chia sẻ nó với SkyDrive, bạn được nhắc đăng nhập vào tài khoản Live của mình.

Sau khi đăng nhập, bạn có thể chọn thư mục nào trên SkyDrive để lưu tài liệu vào.

Phải mất một chút thời gian để kết nối được thiết lập, Explorer sẽ mở ra hiển thị các tệp bạn có trong thư mục SkyDrive và bạn có thể lưu nó như bình thường trên máy cục bộ của mình.

Trong khi tài liệu đang lưu, bạn sẽ thấy một thanh tiến trình ở dưới cùng của tài liệu cho thấy nó đang tải lên máy chủ.

Office 2010 có một tính năng gọi là Trung tâm tải lên cho phép bạn theo dõi các tài liệu bạn tải lên. Từ đây bạn có thể quản lý các tài liệu bạn tải lên máy chủ.

Nếu vì lý do nào đó, máy chủ MS không thể truy cập được, tài liệu sẽ được hiển thị dưới dạng tải lên đang chờ xử lý trong phần Backstage và bạn có thể thử tải lại hoặc hủy các thay đổi.

Truy cập và chỉnh sửa tài liệu trực tuyến

Để truy cập và chỉnh sửa các tài liệu đã tải lên từ web, bạn sẽ cần đăng nhập vào tài khoản Windows trực tiếp của mình và truy cập SkyDrive và chọn tài liệu bạn muốn làm việc trên đó.

Trong màn hình tiếp theo, bản thân bạn và các cộng tác viên khác có thể để lại nhận xét về tài liệu.

Để chia sẻ tài liệu với người khác, bạn cần đảm bảo rằng họ có quyền đối với thư mục mà tài liệu được lưu trữ, sau đó gửi cho họ liên kết địa chỉ Web.

Dịch vụ Ứng dụng web hiện có chức năng giới hạn so với ứng dụng dành cho máy tính để bàn, nhưng nó cho phép chỉnh sửa cơ bản và là một cách tốt để chia sẻ và cộng tác trên các tài liệu của bạn.

Ứng dụng Web PowerPoint cho phép bạn chỉnh sửa nhanh và tạo các bản trình bày cơ bản mới. Không có tùy chọn lưu vì các chỉnh sửa cho bản trình bày được lưu tự động.

Với bản trình bày PowerPoint, bạn có thể khởi động một trình chiếu. Điều này rất hữu ích nếu bạn muốn chia sẻ một bản trình bày ở chế độ chỉ đọc cho những người khác trên web.

Hiện tại bạn chỉ có thể đọc, in hoặc mở Ứng dụng web Word mà không có khả năng chỉnh sửa chúng trực tuyến, nhưng theo Microsoft thì tùy chọn đó đang được thực hiện.

Phần kết luận

Office Web Apps vẫn đang trong bản xem trước kỹ thuật và Office 2010 đang trong giai đoạn thử nghiệm, nhưng cả hai đều có sẵn cho bất kỳ ai và bạn có thể muốn bắt đầu ngay bây giờ. Có một số cách để chia sẻ và truy cập tài liệu trực tuyến thông qua Ứng dụng web và cũng sử dụng SharePoint rất phù hợp cho doanh nghiệp. Một điều thú vị khác về Ứng dụng web là chúng sẽ hoạt động với các trình duyệt khác ngoài Internet Explorer. Theo trang web, nó chính thức hỗ trợ Internet Explorer 7 & 8, Firefox 3.5 và Safari 4 trên Mac, mặc dù tôi đã có thể khiến nó hoạt động khá tốt trong Google Chrome. Nếu bạn đang tìm kiếm cách dễ dàng để lưu trữ, chỉnh sửa và chia sẻ tài liệu trực tuyến hoặc từ thiết bị di động, Ứng dụng web là một tính năng mới thú vị mà bạn có thể bắt đầu sử dụng ngay bây giờ.

Ứng dụng web của Microsoft Office