Cách sử dụng quy tắc để quản lý email Outlook.com của bạn

Nếu bạn là người dùng Outlook.com, bạn có thể muốn biết rằng việc thiết lập các quy tắc để quản lý email đến và đi có thể giúp cuộc sống của bạn đơn giản hơn rất nhiều.

Quy tắc là gì?

Ở dạng đơn giản nhất, quy tắc Outlook là các hành động mà tài khoản email của bạn sẽ tự động thực hiện dựa trên các nguyên tắc mà bạn đã chỉ định. Có hai loại quy tắc chính mà bạn có thể tạo. Đây là các quy tắc tổ chức và quy tắc dựa trên thông báo. Các quy tắc này sẽ không hồi tố, có nghĩa là chúng sẽ chỉ áp dụng cho các tin nhắn chưa đọc.

1. Sắp xếp email của bạn - Các quy tắc này tập trung vào việc gửi và sắp xếp thư dựa trên người gửi, từ khóa chủ đề và thư mục trong tài khoản Outlook của bạn. Đây là hữu ích để đưa email vào các thư mục hoặc danh mục có liên quan.
2. Giữ nguyên hiện tại - Các quy tắc này sẽ gửi cho bạn thông báo dựa trên các tin nhắn đến của bạn. Đây là hữu ích nếu bạn muốn nhận thông báo về email mới đến thiết bị di động của bạn.

Tạo quy tắc mới trong Outlook.com

Khi bạn đã đăng nhập vào tài khoản email Outlook.com của mình, hãy nhấp vào nút Cài đặt cài đặt, sau đó vào tùy chọn Quy tắc quản lý quy tắc để tạo quy tắc mới.

Bây giờ, nhấp vào nút New New để tạo quy tắc đầu tiên của bạn. Như bạn có thể thấy, có hai phần chính. Ở bên trái, bạn sẽ chỉ định một điều kiện hoặc nhiều điều kiện để xác định các email mà quy tắc mới của bạn sẽ áp dụng. Phía bên phải là nơi bạn sẽ xác định hành động nào Outlook sẽ thực hiện với email của mình.

Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ chọn hai trong số chín điều kiện mà email phải đáp ứng, cũng như hai trong số tám hành động.

HÀNH ĐỘNG ĐIỀU KIỆN

Đầu tiên chúng ta sẽ nhấp vào liên kết điều kiện để thêm điều kiện thứ hai. Hãy để chúng tôi nói rằng bất kỳ email nào từ người gửi của người gử[email protected]. Có chữ "táo táo" trong dòng chủ đề nên được gửi đến một thư mục có tên là Apple Apple Email và phải được phân loại là QUAN TRỌNG !!!

Thực hiện điều này bằng cách chỉnh sửa quy tắc của bạn cho đến khi hai phần trông giống như hình ảnh bên dưới.

Cuối cùng, nhấp vào Tạo Tạo Quy tắc và để nó có hiệu lực. Từ giờ trở đi, mọi email từ [email protected] có ​​chữ apple trong đó sẽ được phân loại là quan trọng và được chuyển đến thư mục Apple Apple Emails của bạn.

Nếu bạn muốn chỉnh sửa bất kỳ quy tắc nào được tạo trước đây, tất cả những gì bạn cần làm là nhấp vào quy tắc và chỉnh sửa quy tắc đó trong cửa sổ bật lên. Để xóa quy tắc, chỉ cần nhấp vào thùng rác nhỏ bên cạnh quy tắc.

Tạo quy tắc từ tin nhắn email

Trang quản lý quy tắc của người dùng không phải là cách duy nhất để tạo quy tắc cho email của bạn. Ngoài ra, nếu bạn muốn tạo quy tắc dựa trên email bạn nhận được, chỉ cần tìm nó trong Hộp thư đến của bạn và nhấp chuột phải vào nó. Tiếp theo, chọn tùy chọn Tạo tạo quy tắc.

Ngoài ra, bạn có thể nhấp vào email để mở email và tạo quy tắc bằng cách chọn tùy chọn từ Menu Extended Extended.

Khi bạn đã hoàn thành việc này, bạn sẽ thấy một cửa sổ bật lên như bên dưới, trong đó bạn có thể tùy chỉnh quy tắc khi cần.

Tổ chức các quy tắc của bạn

Điều quan trọng cần nhớ là Outlook.com sẽ tự động chọn các quy tắc bạn xác định và triển khai chúng dựa trên thứ tự xuất hiện trong danh sách quy tắc của bạn. Đây là lý do tại sao điều quan trọng là tổ chức các quy tắc của bạn theo thứ tự quan trọng của họ. Chỉ cần nhấp vào mũi tên lên và xuống bên cạnh các quy tắc để đặt chúng theo thứ tự khi cần thiết.

Giới hạn quy tắc

Bây giờ bạn đã biết cách tạo và sắp xếp các quy tắc của mình, bạn cần biết rằng cũng có một số hạn chế đối với các quy tắc trong Ứng dụng web Outlook.com. Có giới hạn về số lượng quy tắc bạn có thể tạo. Vì một số lý do, bạn chỉ được phân bổ 64 KB cho các quy tắc Outlook.com của mình. Không có câu trả lời dứt khoát về số lượng quy tắc bạn có thể tạo vì kích thước của quy tắc sẽ thay đổi dựa trên độ dài của quy tắc và số lượng điều kiện và hành động bạn đã xác định. Khi bạn đã đạt đến giới hạn của mình, Outlook.com sẽ cho bạn biết rằng bạn không thể tạo thêm bất kỳ quy tắc nào. Đây là khi bạn sẽ cần củng cố các quy tắc hoặc xóa các quy tắc cũ không còn cần thiết.

Ngoài giới hạn về số lượng quy tắc bạn được phép tạo, nếu bạn cũng sử dụng ứng dụng Microsoft Outlook dành cho máy tính để bàn với các quy tắc, bạn có thể nhận được cảnh báo rằng quy tắc của bạn mâu thuẫn với các quy tắc trên ứng dụng máy tính để bàn. Bạn sẽ cần kiểm tra lại để đảm bảo bạn có thể vô hiệu hóa các quy tắc xung đột hoặc xóa chúng nếu cần thiết.

Xin chúc mừng, bây giờ bạn đã biết khá nhiều thứ bạn cần biết về cách tạo, thao tác và sử dụng các quy tắc trong Ứng dụng Web của Microsoft Outlook. Vui vẻ quản lý giao tiếp kỹ thuật số của bạn một cách dễ dàng trên Outlook.com.