Cách sử dụng thước kẻ trong Microsoft Word

Những người cai trị của Word cho phép bạn kiểm soát lề của trang và việc thụt lề các đoạn văn. Chúng tuyệt vời để xếp chính xác hình ảnh, văn bản và các yếu tố khác. Nếu bạn đang in một tài liệu, những người cai trị có thể giúp đảm bảo rằng những gì bạn nhìn thấy trên màn hình sẽ chuyển thành những gì bạn sẽ nhận được trên trang in.

Vấn đề là, những người cai trị thậm chí không hiển thị theo mặc định trong Word nữa. Đây là cách bật chúng lên và cách tận dụng tối đa chúng.

Lưu ý: Chúng tôi đang làm việc với Office 2016 trong bài viết này. Tuy nhiên, những người cai trị đã tồn tại khá nhiều mãi mãi và hoạt động tương tự trong các phiên bản Word trước.

Kích hoạt thước kẻ

Trước tiên, hãy đảm bảo bạn đang ở chế độ xem Bố cục In. Trên ruy-băng, chuyển sang tab Chế độ xem trực tuyến (tất cả các cách bên phải). Nếu Giao diện In của In không được tô sáng, hãy nhấp vào nó ngay bây giờ.

Bây giờ hãy nhìn về phía trung tâm của Ribbon. Trong phần của chương trình giới thiệu, hãy kích hoạt tùy chọn của Rulers. Bạn sẽ thấy ngay thước kẻ ngang phía trên tài liệu của mình và thước dọc ở bên trái.

Lưu ý: Thước kẻ ngang cũng hiển thị trong Giao diện web và Bản nháp. Thước dọc không.

Truy cập cửa sổ thiết lập trang

Bấm đúp vào bất kỳ khoảng trống nào trên thước để mở cửa sổ Cài đặt trang. Đây là cùng một cửa sổ bạn có thể mở từ tab Bố cục trên Dải băng.

Cửa sổ Cài đặt Trang của Nhật Bản Hiển thị cho bạn hầu hết các thuộc tính bố cục vật lý của tài liệu. Tab Marg Margins cho phép bạn đặt lề cho đỉnh, đáy, trái và phải, mà bạn có thể xác minh bằng các điểm đánh dấu trên thước (xem bên dưới). Gutter là không gian thừa trên trang, thường được sử dụng như một khoảng trống thừa cho những thứ như ràng buộc lược (những nút chai nhựa nhỏ tạo ra một cuốn sổ tay giá rẻ). Nó được đặt là trống theo mặc định. Bạn cũng có thể sử dụng tab này để kiểm soát hướng trang.

Nếu bạn đang in tài liệu của mình, tab Giấy Giấy cho phép bạn có thể thay đổi kích thước vật lý của giấy để phù hợp với các kích cỡ giấy khác nhau trong máy in của bạn. Mặc định là 8,5 inch x 11 inch, kích thước tiêu chuẩn của Letter Letter cho in giấy của Hoa Kỳ (215,9 x 279,4mm). Bạn có thể thấy kết quả của cài đặt này trong các thước đo kỹ thuật số trên trang, với lề 1 inch mặc định dẫn đến thước ngang 7,5 inch và thước dọc 10 inch. Nếu bạn đang dự định in qua máy in gia đình tiêu chuẩn hoặc bạn đang sử dụng khay chính trong máy in văn phòng của mình, hãy để nguyên như vậy.

Thay đổi lợi nhuận khi đang bay

Các lề được chỉ định trên thước kẻ bởi các vùng màu xám và trắng. Các khu vực màu xám ở hai đầu của thước đo đại diện cho lề của bạn; các khu vực màu trắng trang hoạt động. Việc mở rộng quy mô của những người cai trị ban đầu có vẻ hơi lạ. Nó thực sự bắt đầu ở phía xa bên trái (hoặc trên cùng cho thước dọc) với một số chỉ kích thước lề của bạn và sau đó đếm ngược. Khi nó đạt đến vùng trắng, hoạt động, nó bắt đầu đếm lại. Bạn có thể thấy điều này trong hình ảnh bên dưới, nơi tôi đã đặt lề thành hai inch.

Trong thiết lập trang mặc định 8,5 x 11 inch của Word, thước kẻ ngang bắt đầu từ 1 (biểu thị lề một inch), sau đó đặt lại ở 0 khi lề kết thúc, sau đó đếm đến 7,5 cho không gian ngang còn lại. Ditto cho thước dọc: bắt đầu từ một cho lề một inch, khởi động lại ở 0 tại khoảng trắng và chỉ đi tối đa mười.

Lưu ý: Các thước đo của Word hiển thị bất kỳ phép đo nào bạn đã đặt trong Tệp> Tùy chọn> Nâng cao> Hiển thị các phép đo theo đơn vị. Bạn có thể thay đổi số đo thành centimet, milimét, điểm hoặc picas. Tuy nhiên, hãy lưu ý rằng cài đặt này kiểm soát các đơn vị đo lường được sử dụng trong toàn bộ Word - không chỉ là thước đo.

Bạn cũng có thể nhanh chóng điều chỉnh lề ngay từ thước. Giữ chuột trên đường ngăn cách khu vực màu trắng và màu xám. Bạn sẽ thấy con trỏ chuyển sang một mũi tên kép và có thể sẽ thấy một chú giải công cụ cho bạn biết bạn đang chỉ vào lề. Bây giờ, chỉ cần nhấp và kéo dòng đó sang trái hoặc phải để điều chỉnh lề đó.

Thay đổi thụt lề khi đang bay

Những điểm đánh dấu hình tam giác và hình hộp nhỏ trên thước kẻ khá tiện dụng. Họ kiểm soát thụt lề của các đoạn riêng lẻ. Chỉ cần định vị con trỏ của bạn trong đoạn bạn muốn điều chỉnh và trượt chúng xung quanh. Nếu bạn muốn thay đổi nhiều đoạn văn, hãy chọn các đoạn bạn muốn thay đổi. Và nếu bạn muốn thay đổi thụt lề trong toàn bộ tài liệu, chỉ cần nhấn Ctrl + A (để chọn mọi thứ), sau đó điều chỉnh thanh trượt.

Đây là cách mỗi thụt lề hoạt động.

Kéo dấu thụt lề trái thay đổi thụt lề cho tất cả các dòng của đoạn. Khi bạn trượt nó, hai điểm đánh dấu thụt khác cũng di chuyển. Ở đây, tôi đang di chuyển thụt lề trái nửa inch từ lề trái.

Kéo điểm đánh dấu thụt dòng đầu tiên thay đổi thụt lề chỉ cho dòng đầu tiên của đoạn.

Kéo điểm đánh dấu thụt lề thay đổi thụt lề của tất cả các dòng ngoại trừ dòng đầu tiên.

Ở phía bên phải của thước kẻ, bạn sẽ chỉ tìm thấy một điểm đánh dấu: Dấu ấn thụt lề phải. Kéo nó để hạn chế đoạn văn ở phía bên phải.

Thêm điểm dừng tab

Điểm dừng tab là vị trí con trỏ của bạn di chuyển đến khi bạn nhấn phím Tab. Tài liệu Word mặc định không có điểm dừng tab, vì vậy mỗi lần bạn nhấn phím Tab, con trỏ sẽ nhảy lên trước khoảng tám ký tự. Dừng cài đặt tab cho phép bạn kiểm soát tốt hơn và sắp xếp văn bản.

Tất nhiên, Word cung cấp đủ các tùy chọn để mọi thứ trở nên phức tạp hơn thế. Nếu bạn nhìn toàn bộ sang cạnh trái của tài liệu, ngay phía trên thước dọc, bạn sẽ thấy nút Dừng tab.

Nhấp vào nút này cho phép bạn chuyển qua các loại tab khác nhau, Word sẽ khả dụng. Họ đây rồi:

• Trái: Các tab bên trái là điểm dừng mặc định của Word. Chúng là những gì hầu hết mọi người nghĩ về khi họ nghĩ về việc dừng tab và những gì bạn có thể sẽ sử dụng hầu hết thời gian. Văn bản được căn chỉnh theo cạnh trái của điểm dừng tab.
• Trung tâm: Các tab trung tâm căn chỉnh văn bản xung quanh trung tâm của tab dừng.
• Đúng: Các tab bên phải căn chỉnh văn bản theo cạnh phải của tab và là một cách tuyệt vời để căn chỉnh các chữ số ngoài cùng bên phải của danh sách các số dài khi bạn nhập chúng.
• Số thập phân: Các tab thập phân sắp xếp các số (hoặc văn bản) dựa trên các dấu thập phân. Chúng là tuyệt vời để sắp xếp các số liệu tiền tệ. Hãy cẩn thận, mặc dù. Văn bản cũng được căn chỉnh theo số thập phân, vì vậy nếu bạn nhập một câu có dấu chấm, dấu chấm sẽ căn chỉnh trên tab dừng.
• Thanh tab: Các tab thanh không tạo ra một điểm dừng tab thực tế. Thay vào đó, họ tạo một đường thẳng đứng bất cứ nơi nào bạn chèn chúng. Bạn có thể sử dụng những thứ này để đặt các đường thẳng đứng giữa các cột được gắn thẻ trong trường hợp bạn không muốn sử dụng bảng.
• Ấn độ: Chọn dòng đầu tiên và treo tùy chọn thụt lề và sau đó nhấp vào bất cứ nơi nào trong không gian thước đo hoạt động (vùng màu trắng) để đặt thụt lề ở đó. Điều này hoạt động tương tự như kéo các dấu thụt lề theo cách chúng ta đã thảo luận trong phần trước.

Một mẹo nhỏ cho bạn. Nếu bạn đang đạp xe qua các điểm dừng tab và không nhớ ý nghĩa của từng biểu tượng, hãy di chuyển chuột ra khỏi nút và sau đó quay lại để kích hoạt mẹo công cụ mô tả điểm dừng tab đó.

Để chèn một điểm dừng tab, chỉ cần sử dụng nút để chọn loại điểm dừng bạn muốn. Bây giờ, trỏ chuột của bạn bất cứ nơi nào trên phần màu trắng của thước ngang (về phía dưới cùng của dòng thước), sau đó bấm. Một biểu tượng xuất hiện cho biết loại tab bạn đã đặt. Đây là điểm đánh dấu tab, hiển thị nơi văn bản sẽ nhảy tới nếu bạn nhấn nút Tab trên bàn phím của bạn.

Đây là một ví dụ. Trong đoạn này, thụt lề trái cách lề trái một nửa inch, thụt dòng đầu tiên là một nửa inch nữa và tôi đã đặt một điểm dừng ở hai inch. Tôi đã nhấn nút Tab bằng con trỏ của mình ở phía trước của Lor Lorem, vì vậy văn bản đã nhảy đến điểm tab được đặt thủ công của tôi.

Bạn có thể chèn nhiều điểm đánh dấu tab nếu bạn muốn và bạn có thể nhấp và kéo chúng xung quanh để định vị lại chúng một cách nhanh chóng.

Để thoát khỏi điểm đánh dấu tab, chỉ cần kéo nó xuống (cách xa thước kẻ) và nhả nút chuột.

Và, nếu bạn muốn thiết lập các tab của mình dừng theo cách thủ công (và chính xác hơn một chút), nhấp đúp vào bất kỳ điểm đánh dấu tab nào để mở cửa sổ Thẻ Tab.

Thước đo chỉ là một trong những tính năng nhỏ trong Word có nhiều chức năng hơn hầu hết mọi người nhận ra. Nó cung cấp một cách nhanh chóng để kiểm soát lề, đặt các mức thụt lề khác nhau cho một đoạn và giữ mọi thứ theo dòng bằng cách sử dụng các điểm dừng tab. Tại sao Word khiến nó bị tắt theo mặc định là ngoài chúng ta, nhưng ít nhất bây giờ bạn biết cách bật lại và đưa nó vào sử dụng.