Cách lưu email (và các mục khác) dưới dạng tệp trong Microsoft Outlook

Bạn có thể lưu email Outlook, danh bạ và cuộc hẹn dưới dạng tệp riêng lẻ. Lưu các mục này có thể giúp bạn truy cập chúng nhanh hơn và dễ dàng hơn sau này. Đây là một cách thuận tiện để sao lưu hoặc chia sẻ một số tin nhắn nhất định hoặc chỉ cần làm cho chúng dễ dàng truy cập.

Cách lưu email dưới dạng tệp

Trước tiên, hãy xem cách lưu thư dưới dạng tệp trong Outlook. Điều này có thể hữu ích nếu bạn muốn sao lưu email trên máy tính của mình (hoặc sao chép sang máy tính khác) hoặc nếu bạn muốn sử dụng tin nhắn làm mẫu cho các tin nhắn trong tương lai sau.

Bắt đầu bằng cách mở tin nhắn bạn muốn lưu. Trong cửa sổ email, nhấp vào menu Tệp File trên Ribbon.

Chọn lệnh Lưu Lưu Như As.

Trong menu Lưu Lưu Như As, điều hướng đến vị trí bạn muốn lưu tệp, sau đó nhập tên cho tệp. Theo mặc định, Outlook đặt tên nó theo dòng chủ đề của tin nhắn, nhưng bạn có thể thay đổi nó thành bất cứ điều gì bạn muốn.

Bạn cũng có thể lưu tin nhắn dưới dạng các loại tệp khác nhau bằng cách sử dụng menu thả xuống của Save Save As Type. Mặc định là Định dạng Thông báo Outlook. Nếu bạn chọn điều đó, bạn có thể chỉ cần bấm đúp vào tệp để mở lại trong Outlook. Nhưng, có một vài tùy chọn khác bạn cũng có thể chọn:

Chỉ văn bản: Khi bạn lưu tin nhắn của mình dưới dạng tệp Chỉ văn bản, bạn chỉ lưu các từ, không phải bất kỳ định dạng hoặc hình ảnh nào.
Mẫu Outlook: Lưu tin nhắn của bạn dưới dạng Mẫu Outlook có nghĩa là bạn có thể áp dụng định dạng cho các email trong tương lai. Khi bạn mở tệp, Outlook sẽ tạo một thông báo mới với nội dung của tệp mà sau đó bạn có thể xử lý và gửi trên đường đi.
HTML: Lưu tin nhắn của bạn dưới dạng tài liệu HTML có nghĩa là bạn đang lưu email của mình để được xem trong trang web. Bạn sẽ có thể mở tin nhắn trong bất kỳ trình duyệt web nào.
MHT: Tệp MHT là tệp lưu trữ trang web. Giống như một tệp HTML, nó được thiết kế để được xem trong trình duyệt web. Không giống như tệp MHT, tệp HTML lưu tất cả văn bản, mã, hình ảnh và phương tiện khác vào một tệp duy nhất.

Khi bạn đã hoàn tất, hãy nhấp vào nút Lưu Lưu.

Và tin nhắn của bạn hiện được lưu dưới dạng tệp.

Cách lưu email dưới dạng PDF

Bạn cũng có thể lưu email dưới dạng PDF bằng máy in PDF tích hợp của Microsoft Office. Lưu dưới dạng PDF là một cách tuyệt vời để lưu bản sao dự phòng của tin nhắn mà bạn có thể đọc với tất cả các định dạng phù hợp.

Trong cửa sổ thông báo, nhấp vào menu Tệp File trên Ribbon.

Nhấp vào lệnh In In.

Nhấp vào menu thả xuống của Máy in trực tuyến, sau đó chọn tùy chọn Microsoft Microsoft In sang PDF..

Lưu ý rằng nếu bạn đã cài đặt một ứng dụng tạo PDF khác trên máy tính của mình (hoặc nếu bạn đang sử dụng macOS), các tùy chọn ở đây có thể khác. Ví dụ: nếu bạn đã cài đặt Adobe, bạn có thể sẽ thấy tùy chọn Adobe Adobe PDF. Điều đó cũng sẽ làm việc tốt.

Tiếp theo, nhấp vào nút In.

Trong cửa sổ Lưu Lưu PDF Như cửa sổ mở ra, chọn nơi bạn muốn lưu tệp PDF của mình, nhập tên tệp và sau đó nhấp vào nút Lưu Lưu.

Bây giờ bạn đã lưu email của bạn dưới dạng PDF.

Và lưu ý rằng, vì bạn chỉ in bằng công cụ kết xuất PDF, nên cùng một mẹo đó hoạt động chính xác theo cùng một cách để lưu bất kỳ mục nào trong Outlook (danh bạ, cuộc hẹn, v.v.) vào PDF.

Cách lưu một liên hệ dưới dạng tệp

Bạn cũng có thể lưu danh bạ dưới dạng tệp bằng Outlook. Nó hoạt động gần giống như lưu tin nhắn và có thể hữu ích để sao lưu các liên hệ riêng lẻ hoặc di chuyển chúng sang một máy tính mới. Danh bạ cũng được lưu dưới dạng Tệp Vcard (CVF) - một định dạng được sử dụng bởi nhiều ứng dụng khác hoạt động với danh bạ. Điều này cũng giúp bạn dễ dàng chuyển một liên hệ sang một ứng dụng khác hoặc gửi thông tin của một liên hệ cho người khác để họ có thể nhập nó vào bất kỳ ứng dụng nào họ sử dụng.

Từ cửa sổ Liên hệ, nhấp vào Tập tin Tập tin trên băng chính.

Nhấp vào lệnh Lưu Lưu Như As.

Trong cửa sổ Lưu Lưu Như As, điều hướng đến nơi bạn muốn lưu tệp liên hệ và thay đổi tên nếu bạn muốn.

Cũng giống như với tin nhắn, bạn có thể chọn một vài định dạng tệp khác nhau ở đây từ menu thả xuống của Save Save As Type:

Chỉ văn bản: Khi bạn lưu liên hệ của mình dưới dạng tệp Chỉ văn bản, bạn chỉ lưu các từ, không phải bất kỳ định dạng hoặc hình ảnh nào.
Định dạng văn bản phong phú: Lưu liên hệ của bạn dưới dạng tệp Rich Text có nghĩa là bạn có thể lưu một số loại định dạng khác nhau, như in đậm và in nghiêng, cùng với hình ảnh, trong tệp của bạn. Định dạng này có thể hữu ích nếu bạn có một hình ảnh với thẻ liên lạc của bạn.
Định dạng tin nhắn Outlook: Khi bạn lưu liên hệ của mình ở Định dạng Thông báo Outlook, bạn có thể mở liên hệ đó trong Outlook (ngay cả trên một máy tính khác) và nó sẽ hoạt động như mọi liên hệ Outlook khác. Nhưng sau đó, nó sẽ hoạt động theo cách tương tự nếu bạn lưu nó ở định dạng VCF mặc định, vì vậy không có nhiều lợi thế ở đây.

Khi bạn đã hoàn tất, hãy nhấp vào nút Lưu Lưu.

Bây giờ bạn đã lưu liên hệ của bạn dưới dạng một tập tin.

Cách lưu một cuộc hẹn (hoặc toàn bộ lịch của bạn) dưới dạng tệp

Và cũng giống như với các mục Outlook khác, bạn cũng có thể lưu các cuộc hẹn của mình dưới dạng tệp. Mặc dù gần như không hữu ích để sao lưu các bản sao của các cuộc hẹn riêng lẻ, Outlook hỗ trợ tiêu chuẩn vCalWiki, nghĩa là bạn có thể lưu một cuộc hẹn, gửi cho người khác và sau đó họ có thể nhập nó vào một ứng dụng được hỗ trợ khác.

Mở cuộc hẹn bạn muốn lưu. Trong cửa sổ cuộc hẹn, nhấp vào menu File File trên Ribbon.

Nhấp vào lệnh Lưu Lưu Như As.

Điều hướng đến nơi bạn muốn lưu tệp cuộc hẹn và sau đó đặt tên cho nó.

Cũng giống như với tin nhắn và danh bạ, bạn có thể chọn một vài định dạng tệp khác nhau ở đây từ menu thả xuống của Save Save As Type:

Chỉ văn bản: Khi bạn lưu cuộc hẹn dưới dạng tệp Chỉ văn bản, bạn chỉ lưu các từ, không phải bất kỳ định dạng hoặc hình ảnh nào.
Mẫu Outlook: Lưu cuộc hẹn của bạn dưới dạng Mẫu Outlook có nghĩa là bạn có thể áp dụng định dạng cho lịch hoặc lịch hẹn trong tương lai.
Định dạng tin nhắn Outlook: Khi bạn lưu cuộc hẹn ở định dạng Tin nhắn Outlook, bạn có thể mở lại trong Outlook, ngay cả trên một máy tính khác.
HTML: Lưu tin nhắn của bạn dưới dạng tài liệu HTML có nghĩa là bạn đang lưu cuộc hẹn của mình để được xem trong trang web.
MHT: Tệp MHT là tệp lưu trữ trang web. Giống như một tệp HTML, nó được thiết kế để được xem trong trình duyệt web. Không giống như tệp MHT, tệp HTML lưu tất cả văn bản, mã, hình ảnh và phương tiện khác vào một tệp duy nhất.
Định dạng iCalWiki: iCalWiki là một tiêu chuẩn lịch khác cho phép bạn chuyển thông tin lịch sang các ứng dụng lịch khác nhau.

Chọn nếu bạn muốn lưu một cuộc hẹn hoặc toàn bộ lịch của bạn. Lưu toàn bộ lịch của bạn sẽ lưu tất cả dữ liệu trong lịch Outlook hiện tại của bạn.

Khi bạn đã hoàn tất, hãy nhấp vào nút Lưu Lưu.

Và bây giờ bạn đã lưu thành công cuộc hẹn hoặc lịch của bạn.