Cách bảo vệ mật khẩu tài liệu và tệp PDF với Microsoft Office

Microsoft Office cho phép bạn mã hóa tài liệu Office và tệp PDF của mình, cho phép không ai có thể xem tệp trừ khi họ có mật khẩu. Các phiên bản hiện đại của Office sử dụng mã hóa an toàn mà bạn có thể dựa vào - giả sử bạn đặt mật khẩu mạnh.

Các hướng dẫn bên dưới áp dụng cho Microsoft Word, PowerPoint, Excel và Access 2016, nhưng quy trình này phải tương tự trong các phiên bản Office gần đây khác.

Bảo mật mật khẩu của Microsoft Office như thế nào?

Các tính năng bảo vệ mật khẩu của Microsoft Office đã nhận được một bản rap tệ trong quá khứ. Từ Office 95 đến Office 2003, sơ đồ mã hóa rất yếu. Nếu bạn có mật khẩu tài liệu được bảo vệ bằng Office 2003 hoặc phiên bản cũ hơn, mật khẩu có thể được bỏ qua dễ dàng và nhanh chóng với phần mềm bẻ khóa mật khẩu có sẵn rộng rãi.

Với Office 2007, Microsoft đã nghiêm túc hơn về bảo mật. Office 2007 đã chuyển sang Tiêu chuẩn mã hóa nâng cao (AES) với khóa 128 bit. Điều này được coi là an toàn và có nghĩa là Office hiện sử dụng mã hóa mạnh, thực để bảo vệ tài liệu của bạn khi bạn đặt mật khẩu. Chúng tôi đã thử nghiệm tính năng mã hóa PDF và thấy rằng nó cũng sử dụng mã hóa AES 128 bit trên Office 2016.

Có hai điều lớn bạn cần để ý. Đầu tiên, chỉ có mật khẩu mã hóa đầy đủ tài liệu là an toàn. Office cũng cho phép bạn đặt mật khẩu thành Chỉnh sửa giới hạn của một tập tin - về lý thuyết, cho phép mọi người xem một tập tin nhưng không chỉnh sửa nó mà không cần mật khẩu. Loại mật khẩu này có thể dễ dàng bẻ khóa và xóa, cho phép mọi người chỉnh sửa tệp.

Ngoài ra, mã hóa của Office chỉ hoạt động tốt nếu bạn lưu vào các định dạng tài liệu hiện đại như .docx. Nếu bạn lưu vào các định dạng tài liệu cũ hơn như .doc - tương thích với Office 2003 trở về trước - Office sẽ sử dụng phiên bản mã hóa cũ hơn, không bảo mật.

Nhưng, miễn là bạn đang lưu các tệp của mình ở các định dạng Office hiện đại và sử dụng tùy chọn Mật mã hóa mật khẩu với mật khẩu thay vì tùy chọn Chỉnh sửa hạn chế, các tài liệu của bạn phải được bảo mật.

Cách Mật khẩu Bảo vệ Tài liệu Office

Để mật khẩu bảo vệ tài liệu Office, trước tiên hãy mở nó trong Word, Excel, PowerPoint hoặc Access. Nhấp vào menu Tệp File ở góc trên bên trái của màn hình. Trên ngăn Thông tin, nhấp vào nút Tài liệu bảo vệ của người dùng và chọn Mã hóa mật khẩu với mật khẩu.

Nút này chỉ được đặt tên là Bảo vệ tài liệu trực tuyến trong Microsoft Word, nhưng nó được đặt tên tương tự trong các ứng dụng khác. Tìm kiếm Sổ tay bảo vệ làm việc trong phòng thí nghiệm của Microsoft Excel và Microsoft Bảo vệ bản trình bày trong Microsoft PowerPoint. Trong Microsoft Access, bạn sẽ chỉ thấy một nút Encrypt với mật khẩu mật khẩu trên tab Thông tin. Các bước sẽ làm việc như nhau.

LƯU Ý: Nếu bạn chỉ muốn hạn chế chỉnh sửa tài liệu, bạn có thể chọn Chỉnh sửa Giới hạn Chỉnh sửa tại đây, nhưng như chúng tôi đã nói, điều đó không an toàn và có thể dễ dàng bỏ qua. Tốt hơn hết là bạn nên mã hóa toàn bộ tài liệu, nếu bạn có thể.

Nhập mật khẩu bạn muốn mã hóa tài liệu. Bạn sẽ muốn chọn một mật khẩu tốt ở đây. Mật khẩu yếu có thể dễ dàng đoán được bằng cách bẻ khóa phần mềm nếu ai đó có quyền truy cập vào tài liệu.

Cảnh báo: Bạn sẽ mất quyền truy cập vào tài liệu nếu bạn quên mật khẩu, vì vậy hãy giữ an toàn! Microsoft khuyên bạn nên ghi lại tên tài liệu và mật khẩu của tài liệu đó và giữ nó ở nơi an toàn.

Khi một tài liệu được mã hóa, bạn sẽ thấy mật khẩu của người dùng bắt buộc phải mở tài liệu này trên màn hình Thông tin.

Lần tới khi bạn mở tài liệu, bạn sẽ thấy một mật khẩu Enter Enter để mở hộp tập tin. Nếu bạn không nhập đúng mật khẩu, bạn hoàn toàn không thể xem tài liệu.

Để xóa mật khẩu bảo vệ khỏi tài liệu, hãy nhấp vào nút Bảo vệ tài liệu trực tiếp và chọn Mã hóa mật mã với mật khẩu. Nhập mật khẩu trống và nhấp vào OK OK. Office Office sẽ xóa mật khẩu khỏi tài liệu.

Cách tạo một tệp PDF được bảo vệ bằng mật khẩu

Bạn cũng có thể xuất tài liệu Office sang tệp PDF và mật khẩu bảo vệ tệp PDF đó. Tài liệu PDF sẽ được mã hóa bằng mật khẩu bạn cung cấp. Điều này hoạt động trong Microsoft Word, Excel và PowerPoint.

Để thực hiện việc này, hãy mở tài liệu, nhấp vào nút menu Tệp File, và chọn Xuất xuất., Nhấp vào nút Tạo Tạo PDF / XPS, để xuất tài liệu dưới dạng tệp PDF.

Nhấp vào nút Tùy chọn Sốt ở phía dưới cửa sổ hộp thoại lưu xuất hiện. Ở dưới cùng của cửa sổ tùy chọn, kích hoạt mã hóa tài liệu bằng một tùy chọn mật khẩu và nhấp vào OK OK.

Nhập mật khẩu bạn muốn mã hóa tệp PDF và sau đó nhấp vào OK OK.

Khi bạn đã hoàn tất, hãy nhập tên cho tệp PDF và nhấp vào nút Xuất bản trực tuyến. Office sẽ xuất tài liệu sang tệp PDF được bảo vệ bằng mật khẩu.

Cảnh báo: Bạn sẽ không thể xem tệp PDF nếu bạn quên mật khẩu. Hãy chắc chắn theo dõi nó hoặc bạn sẽ mất quyền truy cập vào tệp PDF của bạn.

Bạn sẽ phải nhập mật khẩu của tệp PDF khi bạn mở nó. Ví dụ: nếu bạn mở tệp PDF trong Microsoft Edge - Trình xem PDF mặc định của Windows 10 - bạn sẽ được yêu cầu nhập mật khẩu trước khi bạn có thể xem nó. Điều này cũng hoạt động trong các trình đọc PDF khác.

Tính năng này có thể giúp bảo vệ các tài liệu đặc biệt nhạy cảm, đặc biệt là khi bạn lưu trữ chúng trên ổ USB hoặc trong dịch vụ lưu trữ trực tuyến như Microsoft OneDrive.

Mã hóa toàn bộ đĩa như Mã hóa thiết bị và BitLocker trên PC Windows hoặc FileVault trên máy Mac an toàn hơn và không gây đau đớn cho việc bảo vệ tất cả các tài liệu trên máy tính của bạn, tuy nhiên - đặc biệt nếu máy tính của bạn bị đánh cắp.