Cách tìm và thay thế định dạng trong Microsoft Word
Tính năng Tìm và Thay thế của Microsoft Word không chỉ để thay thế văn bản. Bạn cũng có thể sử dụng Tìm và Thay thế để định vị các loại định dạng cụ thể trong toàn bộ tài liệu của mình và thậm chí thay thế định dạng đó bằng một định dạng khác.
Khi tìm và thay thế định dạng hữu ích?
Có nhiều cách để sử dụng Tìm và Thay thế để định dạng, nhưng khi nào bạn nên cân nhắc sử dụng Tìm và Thay thế thay vì áp dụng các thay đổi định dạng thủ công hoặc sử dụng các tùy chọn khác như Định dạng Họa sĩ?
Đôi khi, nó có ý nghĩa để áp dụng thay đổi định dạng bằng tay. Ví dụ: nếu bạn cần thay đổi màu của tất cả văn bản hoặc xóa tất cả các trường hợp văn bản in đậm trong tài liệu của bạn, bạn có thể thực hiện việc này bằng cách chọn tất cả (Ctrl + A) và sau đó áp dụng thay đổi bạn muốn. Nếu bạn cần kiểm soát những gì được thay đổi và những gì không chính xác hơn, bạn có thể nên xem qua tài liệu của mình và thực hiện những thay đổi đó bằng tay.
Tuy nhiên, đôi khi Tìm và Thay thế có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian bằng cách áp dụng các thay đổi định dạng nhanh hơn và dễ dàng hơn so với định dạng thủ công. Bạn có thể sử dụng Tìm và Thay thế để tìm kiếm và thay đổi cả định dạng ký tự và đoạn văn.
Dưới đây là một vài ví dụ khi nó có thể hữu ích:
- Bạn đã sử dụng một loại định dạng ký tự trong toàn bộ tài liệu của mình và muốn thay đổi nó thành một loại định dạng khác. Ví dụ: giả sử bạn đã sử dụng chữ nghiêng để nhấn mạnh và bây giờ bạn muốn xóa định dạng đó.
- Bạn có một từ hoặc cụm từ cụ thể mà bạn muốn áp dụng (hoặc thay đổi) định dạng ký tự. Ví dụ: giả sử bạn lặp lại cụm từ Ít Cô bé quàng khăn đỏ trong toàn bộ tài liệu của bạn và giờ bạn đã quyết định bạn muốn cụm từ đó sử dụng một phông chữ và văn bản màu đỏ khác.
- Bạn đã sử dụng một định dạng đoạn văn cụ thể (căn chỉnh, thụt lề, giãn cách, v.v.) và bạn muốn thay đổi điều đó. Ví dụ: giả sử bạn đặt các đoạn cụ thể được căn lề sang trái và có một vết lõm cụ thể, và bây giờ bạn muốn loại bỏ vết lõm đó và căn giữa căn chỉnh các đoạn đó.
Bây giờ, vâng, với một số tầm nhìn xa, bạn có thể đã thiết lập các kiểu ký tự và đoạn văn và sau đó áp dụng chặt chẽ chúng trong toàn bộ tài liệu của bạn. Điều đó sẽ làm thay đổi một số trong những điều này dễ quản lý hơn. Nhưng khi tầm nhìn xa chuyển sang nhận thức muộn, Tìm và Thay thế có thể giúp bạn hoàn thành công việc.
Sẵn sàng để xem nó trong hành động?
Sử dụng Tìm và Thay thế để Thay đổi Định dạng Ký tự
Khi tìm và thay thế định dạng, bạn có thể tạo một tìm kiếm cho các loại định dạng cụ thể hoặc bạn có thể thực hiện kết hợp với tìm kiếm văn bản (thậm chí bạn có thể nhận được ưa thích và kết hợp nó với các ký tự đại diện để tinh chỉnh thêm các tìm kiếm của bạn).
Nếu bạn chỉ muốn làm việc với định dạng ký tự
Nếu bạn muốn tìm kiếm định dạng mà không kèm theo văn bản, thật dễ dàng. Hãy lấy ví dụ từ trước đó, nơi chúng tôi đã quyết định chúng tôi muốn xóa các lần xuất hiện của văn bản in nghiêng. Bật hộp thoại Tìm và Thay thế bằng cách vào Trang chủ> Thay thế hoặc nhấn Ctrl + H.
Trên tab Thay thế, nhấp để đặt điểm chèn của bạn vào hộp Tìm Tìm những gì. Tiếp theo, nhấp vào trình đơn thả xuống của Format Format.
Trong cửa sổ Tìm kiếm Phông chữ, nhấp vào tùy chọn của It Iticic (hoặc bất kỳ định dạng nào bạn muốn tìm kiếm) và sau đó nhấp vào OK OK.
Quay lại cửa sổ Tìm và Thay thế, bạn có thể thấy rằng lựa chọn định dạng hiện được liệt kê trong hộp Tìm Tìm Cái gì để giúp bạn theo dõi những gì bạn đang tìm kiếm.
Bây giờ hãy đặt điểm chèn của bạn vào hộp Thay thế bằng Thay đổi, quay lại Định dạng> Phông chữ và lần này chọn tùy chọn Thông thường. Khi bạn đã hoàn tất, bạn sẽ thấy định dạng đó xuất hiện trong hộp Thay thế bằng.
Lưu ý rằng cách nói đó không phải là Bold và Bold Không in nghiêng. Bạn không thể sử dụng kỹ thuật này để thay đổi từ một loại định dạng sang loại khác - chỉ để thêm hoặc xóa định dạng.
Bằng mọi giá, bây giờ bạn đã sẵn sàng để tìm kiếm. Nhấn nút Tìm Tìm tiếp theo để có Word định vị và làm nổi bật sự xuất hiện tiếp theo của bất cứ điều gì bạn đang tìm kiếm. Ở đây, nó tìm thấy từ in nghiêng tiếp theo của chúng tôi. Nhấp vào nút Thay thế Thay thế để thực hiện thay đổi. Nhấn vào Tìm Tìm Tiếp theo để tìm sự xuất hiện tiếp theo và lặp lại. Nếu bạn cảm thấy may mắn, bạn cũng có thể nhấn nút Thay thế tất cả các ứng dụng để Word đi trước và thay thế mọi thứ nó tìm thấy mà bạn không phải kiểm tra từng cái, nhưng chúng tôi khuyên bạn nên lưu hoặc tạo một bản sao tài liệu của mình trước khi thực hiện việc này.
Nếu bạn muốn làm việc với định dạng ký tự và văn bản
Đủ dễ dàng, nhưng nếu bạn muốn làm việc với cả định dạng và văn bản cùng một lúc thì sao? Hãy lấy một ví dụ lớn hơn.
Giả sử bạn vừa nhập xong và định dạng một báo cáo, và đối với tên công ty, Lor Lor Incorporated, bạn đã áp dụng chữ đậm, chữ nghiêng và màu phông chữ màu xanh để nhấn mạnh. Tài liệu của bạn trông giống như thế này:
Người quản lý của bạn xem xét báo cáo của bạn và yêu cầu bạn xóa màu xanh lam, đậm và in nghiêng. Ngoài ra, bạn cần thay đổi mối quan hệ hợp tác giữa Loremememem thành nhóm Lorem Inc., bạn cần nhanh chóng thực hiện các thay đổi và sau đó gửi email báo cáo sửa đổi cho người quản lý của bạn càng sớm càng tốt. Bạn có thể thực hiện tất cả điều này một cách dễ dàng thông qua Tìm và Thay thế.
Bật hộp thoại Tìm và Thay thế bằng cách vào Trang chủ> Thay thế hoặc nhấn Ctrl + H.
Nhập loại Lor Lorem Incorporated vào hộp Tìm kiếm những gì. Nhấp vào nút Thêm More More để mở rộng các tùy chọn Tìm và Thay thế nếu chúng chưa được hiển thị.
Tiếp theo, nhấp vào nút Định dạng hình chữ nhật ở phía dưới bên trái, sau đó nhấp vào tùy chọn Phông chữ Phông chữ.
Trong cửa sổ Tìm Phông chữ, bấm vào kiểu phông chữ Bold Bold Italic. Trên menu thả xuống của Font Font Color, chọn màu xanh lam (hiện đang được áp dụng cho văn bản). Nhấp vào OK OK khi bạn hoàn thành.
Lưu ý rằng các lựa chọn định dạng bạn vừa thực hiện xuất hiện trong hộp Tìm kiếm những gì.
Kiểu tiếp theo của Lor Lor Inc. Inc. vào hộp Thay thế với. Nhấp vào nút Định dạng định dạng lại một lần nữa và sau đó nhấp vào Phông chữ.
Chọn kiểu phông chữ Thường xuyên và trên menu thả xuống của Phông chữ Phông chữ, hãy chọn Chế độ tự động xóa phông chữ (mặc định thành màu đen). Nhấp vào OK OK khi bạn hoàn thành.
Bây giờ, bạn có thể lần lượt sử dụng các nút của nút Find Find Tiếp theo và Thay thế, để bước qua từng lần xuất hiện trong tài liệu của bạn hoặc bạn có thể nhấp vào nút Thay thế tất cả các nút để thay đổi tất cả các lần xuất hiện cùng một lúc. Nếu bạn sử dụng Thay thế Tất cả, chúng tôi khuyên bạn nên lưu hoặc tạo bản sao tài liệu của mình trước.
Sử dụng Tìm và Thay thế để Thay đổi Định dạng Đoạn
Bạn cũng có thể sử dụng Tìm và Thay thế để làm việc với định dạng cấp độ đoạn văn và nó hoạt động khá giống với cách làm việc với định dạng cấp độ ký tự. Bạn thậm chí có thể sử dụng nó để tìm và thay thế định dạng ký tự và đoạn văn cùng một lúc nếu bạn muốn.
Nhưng hãy lấy một ví dụ đơn giản hơn để xem nó hoạt động như thế nào. Giả sử rằng chúng tôi đã sao chép và dán một số đoạn từ tài liệu Word khác để sử dụng trong tài liệu của mình. Trong tài liệu của chúng tôi, chúng tôi đang sử dụng khoảng cách dòng tiêu chuẩn trong đó không có khoảng trắng được thêm vào trước đoạn văn và khoảng cách 8pt sau đoạn văn bản.
Vì một số lý do, tài liệu chúng tôi lấy các đoạn từ được thiết lập để sử dụng khoảng cách 18pt cả hai trước đó và sau đoạn văn. Chúng tôi đang dán văn bản với định dạng vì chúng tôi muốn giữ lại định dạng cấp ký tự như văn bản in đậm.
Kết quả trông không tuyệt vời vì đoạn chúng tôi đã sao chép và dán có nhiều khoảng trống trước và sau nó hơn các đoạn khác..
Bây giờ, một cách để khắc phục điều này là nhấn Ctrl + A để chọn toàn bộ tài liệu và sau đó đặt khoảng cách dòng cho tất cả các đoạn trong tài liệu về các giá trị mặc định của chúng. Nhưng, điều gì sẽ xảy ra nếu chúng ta có một số đoạn mà chúng ta đã điều chỉnh khoảng cách dòng và muốn giữ điều đó?
Bạn đoán nó-Tìm và Thay thế để giải cứu. Bật lại từ Trang chủ> Thay thế hoặc bằng cách nhấn Ctrl + H.
Đặt điểm chèn của bạn vào hộp Tìm Tìm Cái, xếp, mở trình đơn thả xuống Định dạng của Cảnh định và chọn tùy chọn Đoạn văn bản.
Trong cửa sổ Tìm đoạn, chọn định dạng mà bạn muốn tìm kiếm. Trong trường hợp của chúng tôi, chúng tôi đang tìm kiếm các đoạn trong đó khoảng cách trước và sau là 18pt. Khi bạn đã thiết lập, hãy nhấp vào OK OK.
Bây giờ bạn sẽ thấy định dạng được liệt kê trong hộp Tìm Tìm gì.
Bây giờ hãy đặt điểm chèn của bạn vào hộp Thay thế với Thay đổi, mở lại menu thả xuống Định dạng của Chế độ, và nhấp vào Đoạn văn bản.
Lần này, hãy thiết lập định dạng bạn muốn sử dụng để thay thế. Chúng tôi sẽ sử dụng mặc định của Word không có khoảng cách trước và 8 phút sau - giống như trong phần còn lại của tài liệu của chúng tôi. Nhấp vào OK OK khi bạn đã thiết lập xong.
Bây giờ bạn đã sẵn sàng để tìm kiếm. Nhấn nút Tìm Tìm tiếp theo để có Word định vị và làm nổi bật sự xuất hiện tiếp theo của bất cứ điều gì bạn đang tìm kiếm. Ở đây, nó tìm thấy đoạn văn kỳ lạ của chúng tôi. Nhấp vào nút Thay thế Thay thế để thực hiện thay đổi. Nhấn vào Tìm Tìm Tiếp theo để tìm sự xuất hiện tiếp theo và lặp lại. Bạn cũng có thể nhấn nút Thay thế tất cả các ứng dụng để có Word đi trước và thay thế mọi thứ nó tìm thấy mà không cần bạn phải kiểm tra từng cái, nhưng chúng tôi khuyên bạn nên lưu hoặc tạo một bản sao tài liệu của mình trước khi thực hiện việc này.
Và sau khi thực hiện thay thế, giờ chúng ta đã có một đoạn cách nhau giống như những đoạn khác.
Bạn có thể tinh vi hơn rất nhiều với các tìm kiếm của mình so với các ví dụ đơn giản chúng tôi đã cung cấp ở đây. Bạn có thể kết hợp nhiều loại định dạng ký tự và đoạn văn khác nhau vào một tìm kiếm. Bạn thậm chí có thể sử dụng ký tự đại diện và các ký tự đặc biệt khác để sáng tạo hơn với văn bản cụ thể bạn tìm thấy. Nhưng thế là đủ để bạn bắt đầu!
