Cách tạo và quản lý danh bạ trong Outlook 2013

Outlook không được sử dụng nhiều nếu bạn không có liên hệ. Chắc chắn, bạn có thể nhập địa chỉ email khi bạn đi, nhưng điều đó tốn thời gian và dễ bị lỗi. Tốt hơn là bạn nên có các liên hệ của mình trong Outlook, vì vậy bạn có thể tắt một tin nhắn nhanh chóng chỉ bằng vài cú nhấp chuột.

Trong một bài viết gần đây, chúng tôi đã thảo luận về cách bắt đầu sử dụng Outlook và hôm nay chúng tôi muốn mở rộng điều đó để bao gồm làm việc với các liên hệ. Các liên hệ của bạn sẽ là trung tâm của trải nghiệm Outlook của bạn, những người bạn tương ứng và cách bạn sử dụng ứng dụng.

Như bạn có thể mong đợi, bạn có thể thực hiện nhiều thao tác quản lý liên hệ với Outlook và có một sổ địa chỉ được thiết lập trước khi bạn bắt đầu sử dụng nó có ý nghĩa rất lớn.

Tạo sổ địa chỉ

Để bắt đầu quản lý danh bạ của bạn, điều đầu tiên bạn muốn làm là mở chế độ Mọi người để bạn có thể bắt tay vào làm việc. Có khá nhiều cách để thêm danh bạ vào sổ địa chỉ của bạn. Ban đầu, bạn có thể nhập sổ địa chỉ của mình từ một nguồn khác như webmail hoặc chương trình email khác.

Lưu ý, đối với mỗi tài khoản email bạn có, bạn sẽ có một sổ địa chỉ. Trong tình huống cụ thể này, chúng tôi có một sổ địa chỉ cục bộ cho tệp dữ liệu Outlook cục bộ của chúng tôi và chúng tôi có một sổ địa chỉ khác được liên kết với tài khoản email của chúng tôi.

Trong mọi trường hợp, hãy bao gồm những điều cơ bản để nếu bạn không có sổ địa chỉ để nhập, bạn có thể bắt đầu thêm liên hệ theo cách thủ công. Trong ảnh chụp màn hình sau đây, chúng tôi thấy một phần của sổ địa chỉ mới, hiện hoàn toàn trống.

Để bắt đầu, chỉ cần nhấp vào nút Liên hệ mới của Nhật Bản và nó sẽ mở một cửa sổ liên hệ mới. Điều đầu tiên có thể xảy ra với bạn là nó xuất hiện bận rộn như thế nào nhưng đừng sợ, nếu bạn nhìn qua nhiều tính năng trên Ribbon, bạn sẽ thấy đó là một hình thức liên lạc khá chuẩn, khá chuẩn.

Sau đó, hãy cắt theo đuổi và tạo một liên hệ cho How-To Geek bằng cách điền vào các giá trị thích hợp. Bạn cũng có thể thêm một hình ảnh, không cần thiết, nhưng vẫn là một điểm nhấn đẹp cho sổ địa chỉ nhàm chán, nhạt nhẽo.

Sau khi nhập xong số liên lạc hoặc danh bạ của bạn, bạn sẽ muốn nhấp vào Lưu Lưu & Đóng, hoặc bạn có thể nhấp vào Lưu Lưu & Mới để tạo một liên hệ khác. Hãy làm điều đó. Chúng tôi có lựa chọn giữa việc tạo một liên hệ hoàn toàn mới hoặc một liên hệ mới cho cùng một công ty.

Trong trường hợp này, chúng tôi sẽ chọn cách sau để tiết kiệm thời gian khi nhập, sau đó chúng tôi sẽ nhấp vào Lưu Lưu & Đóng hình chữ nhật để tiết lộ các mục trong sổ địa chỉ mới của chúng tôi.

Không tệ, chúng tôi đã có hai địa chỉ liên hệ mà chúng tôi có thể gửi email, nhưng, anh bạn, việc này rất tốn thời gian. Sẽ dễ dàng hơn rất nhiều nếu chúng ta có thể chuyển thông tin liên hệ từ một nguồn khác sang Outlook.

Nếu bạn sử dụng dịch vụ webmail hoặc dịch vụ khác, các liên hệ của bạn rất có thể ở đó và sẽ cần phải được nhập vào Outlook. Nếu bạn muốn nhập từng liên hệ một, thì bạn chắc chắn hoan nghênh làm như vậy, nhưng chúng tôi khuyên bạn nên nhập danh sách liên hệ chính của mình, cho dù đó là từ Thunderbird, hay Gmail hoặc dịch vụ email khác.

Nhập và xuất hồ sơ liên hệ

Bất kể bạn sử dụng Gmail hay Yahoo Mail!, Hoặc bạn có tài khoản email từ năm 1997 mà bạn đã giữ và bảo quản cẩn thận, danh bạ và tất cả, chắc chắn bạn có thể cần phải đặt danh bạ vào danh bạ Outlook của mình.

Để làm điều này, bạn có thể xuất danh bạ từ một nguồn khác và sau đó nhập chúng vào Outlook. Thông thường, điều này được thực hiện dễ dàng bằng cách truy cập các cài đặt hoặc tùy chọn từ tài khoản email hoặc ứng dụng khách của bạn và sau đó chọn tùy chọn xuất danh bạ.

Thông thường sau đó, tất cả những gì bạn cần làm là nhập chúng vào Outlook. Đây là một quá trình khá đơn giản và nó sẽ tương tự trong hầu hết các ứng dụng email. Chúng tôi khuyên bạn nên đọc bài viết của chúng tôi, giải thích cách xuất và nhập danh bạ vào Outlook và ngược lại.

vCard? Thẻ vCard là gì?

Bạn có thể đã nghe vCards (Tệp thẻ ảo hoặc .VCF), thậm chí bạn có thể đã nhận được một hoặc sử dụng một. vCards, là một định dạng danh thiếp điện tử tiêu chuẩn mà bạn có thể trao đổi với người khác, chẳng hạn như thông qua chữ ký email hoặc tệp đính kèm.

Bất kể, có một số cách bạn có thể xử lý vCards trong Outlook. Kịch bản rất có thể là nơi bạn có thể cần nhập một liên hệ từ hoặc xuất sang vCard. How-To Geek có một mô tả đầy đủ về quy trình này, nó sẽ nhanh chóng đưa bạn đến với tốc độ trên đó.

Đôi khi, bạn có thể có nhiều vCards được lưu trữ trong một tệp vCard. Tuy nhiên, nếu bạn cố gắng chuyển đổi tệp này, chỉ vCard đầu tiên trong tệp sẽ được nhập. Để khắc phục hạn chế này, trước tiên bạn cần chuyển đổi thành tệp .CSV và sau đó nhập tệp đó vào Outlook. Chúng tôi khuyên bạn nên đọc bài viết này để biết mô tả đầy đủ về quy trình đó.

Cuối cùng, bạn có thể xuất tất cả các liên hệ của mình sang các vCards riêng lẻ hoặc một vCard chính duy nhất, như được mô tả trong đoạn trước. Một lần nữa, chúng tôi có một hướng dẫn nhỏ tuyệt vời về cách thực hiện việc này, do đó, bạn nên tăng tốc về cách đưa vCards vào và ra khỏi Outlook một cách dễ dàng.

Tạo và quản lý các nhóm liên hệ

Bây giờ chúng ta hãy thảo luận về các nhóm vì có thể nhanh chóng gửi một tin nhắn đến một nhóm linh hồn được chọn đảm bảo bạn không quên bao gồm bất kỳ ai và cứu bạn khỏi việc nhập từng tên vào trường Đến:.

Để thiết lập một nhóm liên lạc, nhấp vào Nhóm liên hệ mới trên Liên kết trên Ribbon.

Sau khi mở, trước tiên bạn cần quyết định những gì bạn muốn gọi cho nhóm của mình (ở đây chúng tôi đặt tên cho chúng tôi là CES 2015 của chúng tôi) và sau đó nhấp vào Thêm Thêm thành viên và chọn Từ danh bạ của Outlook. bay hoặc chọn sổ địa chỉ khác, chẳng hạn như nếu bạn muốn bao gồm mọi người từ thư mục của công ty bạn.

Từ danh sách, chúng tôi chọn thành viên nhóm của chúng tôi. Hãy nhớ rằng, bạn có thể chọn thành viên bằng cách giữ CẮT CTRL và nhấp chuột trái vào từng thành viên. Bất kể, bất cứ khi nào bạn muốn thêm thành viên mới, bạn chọn tên hoặc tên và nhấp vào nút Thành viên -> Nút, sẽ thêm họ vào nhóm.

Khi bạn kết thúc, nhấp vào OK OK.

Bạn sẽ được đưa trở lại màn hình quản lý nhóm, nơi bạn có thể xem xét các thành viên của nhóm mới của mình và thực hiện các thay đổi khác. Ví dụ: bạn có thể chuyển tiếp nhóm dưới dạng liên hệ Vcard hoặc Outlook, thêm ghi chú về nhóm, gửi email cho toàn bộ nhóm hoặc tạo một cuộc họp chỉ với các thành viên nhóm đó.

Trong trường hợp của chúng tôi, chúng tôi sẽ nhấp vào Lưu Lưu & Đóng phạm vi để chính thức tạo nhóm và quay lại cửa sổ Outlook chính. Bây giờ chúng tôi thấy nhóm mới của chúng tôi trong danh sách liên lạc của chúng tôi, biểu thị bằng biểu tượng nhóm. Ở bên phải, bạn có thể thấy thành viên của nhóm và có các biểu tượng để thực hiện hành động. Trong ví dụ này, chỉ có biểu tượng e-mail khả dụng, cũng như nút Chỉnh sửa.

Bạn nên lưu ý rằng cách nhanh nhất để gửi email cho một nhóm là chỉ cần nhập tên của nhóm đó vào trường To: vì vậy, trong trường hợp này, chúng tôi có thể nhập vào CES 2015 2015 và Outlook sẽ biết để gửi tin nhắn cho mọi người trong nhóm đó.

Tùy chọn người

Nếu bạn nhấp vào Tệp Tệp -> Tùy chọn, bạn có thể định cấu hình Outlook theo một số cách trong một số danh mục khác nhau.

Dưới đây là những người bạn lựa chọn. Không giống như các danh mục khác trong tùy chọn Outlook, các tùy chọn Mọi người rất ít và khá dễ dàng để sắp xếp.

Các tùy chọn bạn sẽ tìm thấy ở đây sẽ cho phép bạn quyết định cách đặt tên, có hiển thị chỉ mục bổ sung hay không và hiển thị trạng thái và ảnh trực tuyến.

Quản lý danh bạ Outlook khá đơn giản, nhưng như bạn đã thấy, bạn có thể làm rất nhiều việc để họ duy trì chúng đúng cách. Nó sẽ cho vay nhiều hơn để làm tròn trải nghiệm Outlook của bạn nếu bạn có nhiều thông tin hơn trong danh bạ của mình thay vì chỉ có tên và địa chỉ email.

Điều đó nói rằng, nếu bạn vẫn sử dụng một phần như Gmail làm nhà cung cấp email chính của mình, thì bạn vẫn có thể sử dụng Outlook để giúp bạn quản lý danh bạ của mình, trong khi vẫn giữ chúng được đồng bộ hóa với tài khoản Gmail của bạn.