Không cần giấy dừng in mọi thứ và tận hưởng cuộc sống số

Văn phòng không giấy tờ của người Viking, chúng tôi được hứa hẹn sẽ không bao giờ đến với nhiều người. Tuy nhiên, thực tế là một văn phòng không giấy tờ có mặt ở đây ngày hôm nay nếu bạn muốn tận dụng lợi thế của nó.

Nếu bạn vẫn là người in email, trang web và các tài liệu khác, bạn có thể dừng ngay bây giờ. Có nhiều cách tốt hơn để theo dõi thông tin của bạn và truy cập thông tin nhanh hơn - sau tất cả, bạn không thể tìm kiếm từ trên mẩu giấy vật lý.

Các trường hợp chống lại in ấn

In ấn rất tốn kém và bất tiện, đòi hỏi hộp mực thường đắt tiền, giấy in và máy in mới khi máy in phun giá rẻ đó chắc chắn bị hỏng. Tất cả giấy đó trở nên lộn xộn phải được sắp xếp hợp lý hoặc bạn sẽ không bao giờ có thể tìm thấy những gì bạn đang tìm kiếm. Bạn không thể truy cập nó khi bạn rời khỏi văn phòng của bạn, bạn không thể tìm kiếm trên đó và bạn chỉ có một bản sao để bạn gặp rắc rối nếu có bất cứ điều gì xảy ra với nó.

In ấn là cần thiết khi máy tính là những viên gạch nặng đặt trên bàn. Bây giờ chúng tôi đi bộ xung quanh với máy tính trong túi, máy tính bảng có thể xấp xỉ kích thước của một mảnh giấy và dịch vụ đám mây có thể sao lưu và đồng bộ hóa tất cả tài liệu của bạn trên tất cả các thiết bị của bạn. Bạn có thể tìm kiếm các tài liệu bạn đã lưu bằng các từ mà chúng chứa để bạn không phải thiết lập và làm chủ một hệ thống lưu trữ phức tạp.

Cách không in

Chúng tôi có thể đã ngừng in từ lâu, nhưng có rất nhiều người vẫn in email và trang web thường xuyên. Chúng tôi sẽ cố gắng cung cấp một số mẹo để hướng dẫn bạn ra khỏi máy in và chuyển sang một cách mới để lưu và sắp xếp thông tin hợp lý.

• Tạo một tủ hồ sơ kỹ thuật số: Đầu tiên, bạn sẽ muốn quyết định nơi bạn sẽ lưu đồ thay vì in chúng. Nó giúp có một vị trí nhất quán nơi bạn lưu tất cả mọi thứ. Chúng tôi khuyên dùng một số loại dịch vụ đám mây đồng bộ hóa trên tất cả các thiết bị của bạn để bạn có thể truy cập chúng trên điện thoại thông minh và máy tính bảng cũng như PC. Nhiều người sử dụng Evernote làm kho lưu trữ cho tất cả các ghi chú và tài liệu của họ, nhưng bạn cũng có thể chọn lưu vào dịch vụ lưu trữ đám mây như Dropbox, Google Drive hoặc Microsoft OneDrive. Nếu bạn thực sự thích lưu trữ cục bộ, bạn có thể lưu các tệp của mình vào một thư mục duy nhất trên PC - nhưng hãy chắc chắn sao lưu nó. Điều này sẽ không thuận tiện vì bạn sẽ phải sao chép thủ công các tệp vào các thiết bị khác của mình nếu bạn muốn xem chúng ở nơi khác.
• In ra PDF: Bất cứ điều gì bạn có thể muốn in - cho dù đó là biên lai, tài liệu, email hoặc trang web - đều có thể được in thành tệp PDF. Trước tiên, bạn sẽ cần cài đặt máy in PDF trên máy tính Windows của mình. Sau đó, bạn có thể trải qua quá trình in như bình thường, chọn máy in PDF ảo. Bạn sẽ nhận được một tệp mà bạn có thể lưu trữ trong một cái gì đó như Evernote hoặc Dropbox.

• In email: Email có thể được in ra PDF theo cùng một cách. Bạn cũng có thể thử gắn dấu sao cho chúng (nếu bạn sử dụng Gmail) hoặc thêm chúng vào một thư mục hoặc nhãn đặc biệt nơi bạn có thể tham khảo chúng sau này. Bạn có thể truy cập các email này sau từ bất kỳ thiết bị nào có ứng dụng email - không cần in.
• In trang web: Nếu bạn in các trang web để tham khảo sau, bạn có thể in chúng sang PDF thay thế. Bạn cũng có thể đánh dấu chúng để xem chúng sau (dấu trang của bạn có thể đồng bộ hóa trên tất cả các thiết bị của bạn). Nếu bạn muốn đọc trang web sau, hãy sử dụng một dịch vụ như Pocket hoặc Instapaper để tạo danh sách những thứ bạn muốn đọc. Các dịch vụ như thế này lấy một trang web, chuyển đổi nó thành một bài viết có thể đọc được, chỉ đọc văn bản và thậm chí lưu trữ ngoại tuyến trên thiết bị di động để bạn có thể đọc trang web sau mà không phải in.
• In bản đồ: Bạn không cần phải in bản đồ nếu bạn có điện thoại thông minh có GPS. Nếu bạn đang sử dụng Google Maps, bạn có thể đăng nhập vào ứng dụng Google Maps và xem danh sách các tìm kiếm bạn đã thực hiện trên trang web Google Maps trên PC. Bạn cũng có thể chỉ cần in bản đồ sang PDF, tất nhiên.
• Tài liệu fax: Một số doanh nghiệp cũ bị vôi hóa vẫn yêu cầu fax. Bạn có thể sử dụng một dịch vụ như HelloFax để gửi fax qua web. HelloFax cung cấp năm bản fax miễn phí mỗi tháng - điều này là quá đủ cho người dùng gia đình mà đôi khi chỉ cần fax một doanh nghiệp.
• Khi ai đó khăng khăng đòi in tài liệu: Đáng buồn thay, một số tổ chức vẫn nhấn mạnh vào các tài liệu in. Không có xung quanh này. Nếu họ sẽ không lấy bản PDF qua email, bạn có thể phải in.
• Phải làm gì với tài liệu giấy cũ của bạn: Dễ dàng hơn để bắt đầu tiến lên một cách không giấy tờ thay vì quyết định chuyển đổi một cách có phương pháp tất cả các tài liệu giấy cũ của bạn sang các phiên bản kỹ thuật số - đó có thể là rất nhiều công việc. Tuy nhiên, bạn có thể quét các tài liệu cũ của mình sang tệp PDF bằng máy quét.

Sử dụng tệp kỹ thuật số của bạn

Không gian làm việc kỹ thuật số của bạn hiện có một số lợi thế mà giấy không có:

• Sao lưu: Các tệp của bạn được sao lưu nếu bạn đã lưu trữ chúng với một dịch vụ như Evernote, Dropbox, Google Drive hoặc SkyDrive. Nếu ngôi nhà của bạn bị cháy, bạn sẽ không mất tài liệu quan trọng của mình.
• Tìm kiếm: Bạn có thể dễ dàng tìm kiếm trên tất cả các tài liệu điện tử của mình để tìm các tài liệu bạn cần mà không cần rây qua hàng núi giấy. Evernote, Dropbox, Google Drive, SkyDrive, thậm chí Windows - tất cả chúng đều có các tính năng tìm kiếm toàn văn.
• Truy cập mọi nơi: Giấy tờ của bạn có thể được truy cập mọi lúc mọi nơi từ PC, điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng. Nếu bạn ra ngoài và cần tìm kiếm thứ gì đó, bạn có thể làm điều đó từ điện thoại thông minh của mình thay vì về nhà và đào bới giấy tờ của bạn.
• Không lộn xộn: Bạn không phải lo lắng về việc lưu trữ, sắp xếp, tạo không gian cho và giải mã tài liệu của bạn.
• Không có chi phí in ấn: Nếu bạn không cần mua mực đắt tiền, máy in giá rẻ và đống giấy máy in, bạn sẽ tiết kiệm được tiền.

Tất nhiên, một số tài liệu có thể quá nhạy cảm để được lưu trữ trực tuyến. Trong những tình huống như thế này, bạn luôn có thể sử dụng mã hóa - tạo một thùng chứa được mã hóa và lưu trữ nó trong một dịch vụ như Dropbox, Google Drive hoặc SkyDrive. Mọi người sẽ cần mật khẩu trước khi họ có thể truy cập tài liệu của bạn.

Tín dụng hình ảnh: Sarah Kolb-Williams trên Flickr, cellanr trên Flickr, jeremyfoo trên Flickr