Email Sự khác biệt giữa POP3, IMAP và Exchange là gì?

Bạn đã sử dụng email mãi mãi, nhưng bạn có biết tất cả những gì biệt ngữ email đó không? Hãy đọc để tìm hiểu thêm về sự khác biệt giữa các cách khác nhau mà bạn có thể nhận email.

Cho dù bạn sử dụng email của công ty, dịch vụ web như Gmail hay Outlook.com hoặc máy chủ email của riêng bạn, sẽ có nhiều thứ để nhận email hơn bề ngoài. Nếu bạn đã thiết lập ứng dụng email, bạn chắc chắn sẽ gặp các tùy chọn như POP3, IMAP và Exchange. Chúng ta sẽ xem xét sự khác biệt giữa ứng dụng email và thư trên web và tại các giao thức khác nhau được sử dụng.

Email khách hàng vs Webmail

Trước khi chúng tôi giải thích các giao thức khác nhau được sử dụng để tải xuống email, hãy dành vài phút để hiểu nội dung đơn giản hơn - sự khác biệt giữa email khách hàng và webmail. Nếu bạn đã từng bắt đầu Gmail, Outlook.com hoặc tài khoản email trực tuyến khác, bạn đã sử dụng webmail. Nếu bạn sử dụng một ứng dụng như Microsoft Outlook, Windows Live Mail hoặc Mozilla Thunderbird để quản lý email của mình, bạn đang sử dụng ứng dụng email.

Cả webmail và email khách hàng gửi và nhận email, và họ sử dụng các phương pháp tương tự để làm như vậy. Webmail là một ứng dụng được viết để vận hành qua internet thông qua trình duyệt - thường không có ứng dụng tải xuống hoặc phần mềm bổ sung cần thiết. Tất cả các công việc, có thể nói, được thực hiện bởi các máy tính từ xa (tức là máy chủ và máy bạn kết nối qua Internet).

Ứng dụng email khách là các ứng dụng bạn cài đặt trên các thiết bị cục bộ (ví dụ: PC cá nhân hoặc PC làm việc, máy tính bảng hoặc điện thoại thông minh). Các ứng dụng khách tương tác với các máy chủ email từ xa để tải xuống và gửi email cho bất kỳ ai bạn có thể quan tâm. Một số công việc phía sau là gửi email và tất cả công việc tạo giao diện người dùng (những gì bạn nhìn để nhận email) được thực hiện trên thiết bị của bạn với ứng dụng đã cài đặt, thay vì trình duyệt của bạn có hướng dẫn từ máy chủ từ xa. Tuy nhiên, nhiều nhà cung cấp dịch vụ webmail cũng cho phép người dùng sử dụng ứng dụng email với dịch vụ của họ - và đây là nơi có thể bắt đầu gây nhầm lẫn. Hãy xem qua một ví dụ nhanh để giải thích sự khác biệt.

Giả sử bạn đăng ký một địa chỉ email mới với Gmail của Google. Bạn bắt đầu gửi và nhận email thông qua dịch vụ webmail bằng cách kết nối với nó trong trình duyệt của bạn. Google đang cung cấp hai thứ cho bạn. Đầu tiên là giao diện người dùng web nơi bạn có thể đọc, sắp xếp và soạn tin nhắn. Thứ hai là một máy chủ thư phía sau, nơi tất cả các lưu trữ và định tuyến thư tiếp tục.

Bây giờ, giả sử bạn quyết định bạn không thích giao diện Gmail của Google, vì vậy bạn quyết định chuyển sang ứng dụng email hỗ trợ Gmail - cho dù đó là giao diện Gmail chính thức hay thứ gì đó giống như ứng dụng thư tích hợp trên thiết bị của bạn. Giờ đây, thay vì sử dụng ứng dụng khách dựa trên web của bạn (giao diện web của Gmail) để tương tác với các máy chủ Gmail của Google, ứng dụng bạn đang sử dụng tương tác trực tiếp với các máy chủ thư, hoàn toàn bỏ qua webmail.

Tất cả các nhà cung cấp dịch vụ webmail cung cấp khả năng sử dụng trang web của họ để tiến hành công việc của bạn hoặc kết nối khách hàng với máy chủ của họ và thực hiện mọi việc theo cách đó.

Nếu bạn đang sử dụng ứng dụng email, cho dù đó là kết nối với máy chủ của nhà cung cấp dịch vụ webmail, máy chủ thư của riêng bạn hay máy chủ của công ty bạn, thì máy khách đó sẽ kết nối bằng một trong các giao thức email khác nhau như POP3, IMAP hoặc Exchange. Vì vậy, chúng ta hãy xem xét kỹ hơn về những.

POP3

Giao thức Bưu điện (POP) cung cấp cách tương tác với các máy chủ thư có từ Internet rất khác so với chúng ta sử dụng ngày nay. Máy tính có xu hướng không có truy cập Internet vĩnh viễn. Thay vào đó, bạn kết nối với Internet, làm những gì bạn cần làm và sau đó ngắt kết nối. Những kết nối đó cũng có băng thông khá thấp so với những gì chúng ta có quyền truy cập ngày nay.

Các kỹ sư đã tạo ra POP như một cách đơn giản để tải xuống các bản sao của email để đọc ngoại tuyến. Phiên bản POP đầu tiên được tạo ra vào năm 1984, với phiên bản POP2 được tạo vào đầu năm 1985. POP3 là phiên bản hiện tại của kiểu giao thức email đặc biệt này và vẫn là một trong những giao thức email phổ biến nhất. POP4 đã được đề xuất và có thể được phát triển một ngày, mặc dù đã không có nhiều tiến bộ trong vài năm.

POP3 hoạt động như thế này. Ứng dụng của bạn kết nối với máy chủ email, tải tất cả thư xuống PC chưa được tải xuống trước đó và sau đó xóa các email gốc khỏi máy chủ. Ngoài ra, bạn có thể định cấu hình ứng dụng và máy chủ của mình để không xóa email trong một khoảng thời gian cụ thể hoặc thậm chí không xóa email khỏi máy chủ - ngay cả khi chúng được khách hàng của bạn tải xuống.

Giả sử các email bị xóa khỏi máy chủ, thì các bản sao duy nhất của những thư đó sẽ ở trong máy khách của bạn. Bạn không thể đăng nhập từ thiết bị hoặc ứng dụng khách khác và xem những email đó.

Ngay cả khi bạn thiết lập máy chủ của mình để không xóa tin nhắn sau khi chúng được tải xuống, mọi thứ vẫn trở nên khá phức tạp khi bạn kiểm tra email từ nhiều thiết bị. Đây là vài ví dụ:

Khi bạn gửi email, email đã gửi sẽ được lưu trong ứng dụng khách mà bạn đã gửi nó. Bạn sẽ không thể thấy tin nhắn đã gửi của mình trên các thiết bị khác.
Khi bạn xóa một email trong một khách hàng, nó chỉ bị xóa trong khách hàng đó. Nó không bị xóa khỏi các máy khách khác đã tải xuống tin nhắn.
Mỗi khách hàng tải xuống tất cả các tin nhắn từ máy chủ. Bạn sẽ kết thúc với nhiều bản sao của tin nhắn trên các thiết bị khác nhau, không có cách nào tốt để phân loại những gì bạn đã đọc và khi nào. Ít nhất, không phải không thực hiện nhiều chuyển tiếp email hoặc chuyển xung quanh các tập tin hộp thư.

Mặc dù những hạn chế đó là đáng kể, POP3 vẫn là một giao thức nhanh, mạnh mẽ, đặc biệt hữu ích nếu bạn chỉ kiểm tra email từ một thiết bị. Ví dụ: nếu bạn chỉ kiểm tra thư từ PC bằng Windows Live Mail, thì không có lý do gì để không sử dụng POP3.

IMAP

Giao thức truy cập nhắn tin Internet (IMAP) được tạo ra vào năm 1986, nhưng phù hợp với thế giới hiện đại ở khắp mọi nơi, kết nối Internet luôn luôn hoạt động khá tốt. Ý tưởng đằng sau IMAP là giữ cho người dùng không bị ràng buộc với một ứng dụng email duy nhất, cho họ khả năng đọc email của họ như thể họ là trên mạng trong đám mây.

Không giống như POP3, IMAP lưu trữ tất cả các tin nhắn trên máy chủ. Khi bạn kết nối với máy chủ IMAP, ứng dụng khách cho phép bạn đọc các email đó (và thậm chí tải xuống các bản sao để đọc ngoại tuyến), nhưng tất cả các hoạt động kinh doanh thực sự xảy ra trên máy chủ. Khi bạn xóa một tin nhắn trong máy khách, tin nhắn đó sẽ bị xóa trên máy chủ, vì vậy bạn không nhìn thấy nó nếu bạn kết nối với máy chủ từ các thiết bị khác. Gửi tin nhắn cũng được lưu trữ trên máy chủ, cũng như thông tin về những tin nhắn đã được đọc.

Cuối cùng, IMAP là một giao thức tốt hơn để sử dụng nếu bạn đang kết nối với máy chủ thư của mình từ nhiều thiết bị. Và trong một thế giới nơi mọi người đã quen với việc kiểm tra thư từ PC, điện thoại và máy tính bảng của họ, đó là một sự khác biệt quan trọng.

IMAP không có vấn đề của nó, mặc dù.

Vì IMAP lưu trữ email trên máy chủ thư từ xa, bạn thường có kích thước hộp thư giới hạn (mặc dù điều đó phụ thuộc vào cài đặt được cung cấp bởi dịch vụ email). Nếu bạn có số lượng lớn email bạn muốn giữ, bạn có thể gặp phải vấn đề gửi và nhận thư khi hộp của bạn đầy. Một số người dùng khắc phục sự cố này bằng cách tạo các bản sao lưu trữ email cục bộ bằng ứng dụng email của họ và sau đó xóa chúng khỏi máy chủ từ xa.

Microsoft Exchange, MAPI và Exchange ActiveSync

Microsoft đã bắt đầu phát triển API Nhắn tin (MAPI) không lâu sau khi IMAP và POP được phát triển lần đầu tiên. Và nó thực sự được thiết kế cho nhiều hơn là chỉ email. So sánh triệt để IMAP và POP với MAPI là khá kỹ thuật và nằm ngoài phạm vi của bài viết này.

Nhưng nói một cách đơn giản, MAPI cung cấp một cách để ứng dụng email và các ứng dụng khác giao tiếp với máy chủ Microsoft Exchange. MAPI có khả năng đồng bộ hóa email, danh bạ, lịch và các tính năng khác theo phong cách IMAP, tất cả đều được gắn vào ứng dụng hoặc ứng dụng email cục bộ. Nếu bạn đã từng sử dụng Microsoft Outlook tại nơi làm việc, bạn đã sử dụng MAPI. Trên thực tế, tất cả những thứ Outlook làm - email, đồng bộ hóa lịch, tìm kiếm thông tin rảnh / bận, đồng bộ hóa danh bạ với công ty, v.v. - hoạt động trên MAPI.

Chức năng đồng bộ hóa này được Microsoft gắn nhãn hiệu là Exchange Exchange ActiveSync. Tùy thuộc vào thiết bị, điện thoại hoặc máy khách nào bạn sử dụng, công nghệ này có thể được gọi là bất kỳ trong ba giao thức Microsoft - Microsoft Exchange, MAPI hoặc Exchange ActiveSync đồng bộ hóa email dựa trên máy chủ rất giống như được cung cấp bởi IMAP.

Vì Exchange và MAPI là các sản phẩm của Microsoft, nên bạn chỉ có thể chạy vào giao thức này nếu bạn đang sử dụng email được cung cấp bởi một công ty sử dụng máy chủ thư Exchange. Nhiều ứng dụng email, bao gồm cả ứng dụng thư Android và iPhone mặc định, có khả năng Exchange ActiveSync.

Giao thức email khác

Có, có các giao thức khác để gửi, nhận và sử dụng email, nhưng đại đa số mọi người sử dụng một trong ba giao thức chính - POP3, IMAP hoặc Exchange. Vì ba công nghệ này có thể đáp ứng nhu cầu của gần như tất cả các độc giả của chúng tôi, chúng tôi sẽ không đi sâu vào chi tiết về các giao thức khác. Tuy nhiên, nếu bạn có bất kỳ kinh nghiệm nào khi sử dụng các giao thức email không được liệt kê ở đây, chúng tôi rất muốn nghe về nó - cứ thoải mái thảo luận về chúng trong các bình luận.

Tóm lại: Tôi nên sử dụng để thiết lập email của mình?

Tùy thuộc vào phong cách cá nhân của bạn trong việc liên lạc với nhà cung cấp email của bạn, bạn có thể nhanh chóng thu hẹp cách bạn nên sử dụng email của mình.

Nếu bạn sử dụng, hãy kiểm tra email của bạn từ nhiều thiết bị, điện thoại hoặc máy tính, sử dụng dịch vụ webmail hoặc thiết lập ứng dụng email của bạn để sử dụng IMAP.
Nếu bạn sử dụng chủ yếu là webmail và muốn điện thoại hoặc iPad đồng bộ hóa với webmail của mình, hãy sử dụng IMAP.
Nếu bạn đang sử dụng một ứng dụng email trên một máy chuyên dụng (giả sử trong văn phòng của bạn), bạn có thể ổn với POP3, nhưng chúng tôi vẫn khuyên dùng IMAP.
Nếu bạn có một lịch sử lớn về email và bạn đang sử dụng một nhà cung cấp thư cũ mà không có nhiều dung lượng ổ đĩa, bạn có thể muốn sử dụng POP3 để không bị hết dung lượng trên máy chủ email từ xa.
Nếu bạn sử dụng email của công ty và công ty của bạn sử dụng máy chủ Exchange, bạn sẽ phải sử dụng Exchange.

Đối với độc giả đam mê của chúng tôi, những người đã biết công cụ này, vui lòng tham gia vào cuộc thảo luận! Cho chúng tôi biết làm thế nào bạn giải thích cho người thân và đồng nghiệp thách thức công nghệ về sự khác biệt trong thiết lập email phổ biến. Tốt hơn hết, hãy giữ hướng dẫn này tiện dụng và tự cứu mình khỏi những rắc rối khi giải thích nó!