Thông tin cơ bản về email POP3 đã lỗi thời; Vui lòng chuyển sang IMAP ngay hôm nay

Khi nói đến việc truy cập email của bạn, POP3 so với IMAP không chỉ là vấn đề ưu tiên. POP3 đã cũ, lỗi thời và không phù hợp với thế giới hiện đại. IMAP là thứ bạn nên sử dụng.

Trao đổi cũng tốt - nếu bạn có một số loại tài khoản email công việc và nó sử dụng Exchange, bạn vẫn ổn. Exchange hoạt động tương tự như IMAP, nhưng là một giao thức Microsoft độc quyền không có sẵn ở mọi nơi.

Khi vấn đề này

POP3 so với IMAP là lựa chọn bạn thực hiện khi bạn sử dụng ứng dụng email để truy cập thư của mình. Ứng dụng email đó thường là một chương trình máy tính để bàn trên Windows, Mac hoặc Linux, nhưng nó cũng có thể là một ứng dụng điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng.

Nếu bạn truy cập email của mình thông qua giao diện web hoặc ứng dụng di động chính thức - như truy cập Gmail bằng ứng dụng Gmail trên Android hoặc iOS hoặc truy cập thư Outlook của Microsoft từ triển vọng.com - bạn không phải lo lắng về điều này. Nó sẽ làm việc.

Microsoft từ chối hỗ trợ POP3 với ứng dụng Mail đi kèm của Windows 8, yêu cầu cách giải quyết để truy cập tài khoản email POP3. Mặc dù điều này còn gây tranh cãi, nhưng ít nhất họ cũng đang đẩy mọi người đi đúng hướng - tránh xa POP3 và hướng tới IMAP (hoặc Exchange.)

Tại sao POP3 là xấu

POP3 đã lỗi thời. Nó xuất phát từ thời điểm mọi người truy cập email của họ trong một chương trình email trên máy tính để bàn trên một máy tính. Bạn có thể đã có một địa chỉ email thông qua nhà cung cấp dịch vụ Internet của bạn và họ đã cung cấp một lượng lưu trữ email nhỏ không có máy chủ của họ - có thể là 10 MB hoặc hơn. Khi bạn mở chương trình email của mình, nó sẽ tải xuống tất cả các email mới từ nhà cung cấp email của bạn và lưu chúng vào máy tính của bạn. Sau đó sẽ xóa bỏ các email từ tài khoản email trực tuyến của bạn. Điều này là cần thiết vào thời điểm đó - bạn chỉ có một vài megabyte để lưu trữ email trên máy chủ và bạn cần giữ trống hoặc email được gửi đến địa chỉ của bạn sẽ bắt đầu gửi lại mật khẩu cho người gửi.

Điều này có ý nghĩa trong những năm 90 - với những hạn chế của công nghệ - nhưng nó là một vấn đề lớn ngày nay. Đây là lý do tại sao:

Bạn chỉ có thể truy cập email của mình trên một thiết bị. Sau khi bạn tải email xuống thiết bị đó, bạn không thể truy cập nó trên các thiết bị khác. Trong thời đại mà bạn có thể có ít nhất là điện thoại thông minh cũng như máy tính, điều này thật tệ.
POP3 dựa vào việc tải xuống tất cả các email của bạn. Vì vậy, nếu bạn có email mới với tệp đính kèm lớn, bạn phải ngồi đó và chờ trong khi chương trình của bạn tải tất cả email về máy tính của bạn.
Email của bạn được lưu trữ trên máy tính của bạn chứ không phải máy chủ web. Điều này có nghĩa là bạn phải lo lắng về việc sao lưu thủ công lưu trữ chương trình email của mình. Nếu ổ cứng của bạn chết, bạn sẽ mất những email đó!

Một số dịch vụ cố gắng bỏ qua giới hạn này bằng cách không thực sự xóa email khi bạn truy cập chúng từ POP3. Thay vào đó, các dịch vụ này chỉ đánh dấu chúng là đã đọc để chúng sẽ không được tải xuống lại. Đây là một hack bẩn và nó cũng có một vấn đề lớn:

Hành động email của bạn sẽ không đồng bộ hóa giữa các thiết bị của bạn. Ví dụ: nếu ứng dụng email của bạn tải xuống một email và bạn chưa đọc nó, nó có thể được đánh dấu là đã đọc trên máy chủ. Hoặc, nó có thể không bao giờ được đánh dấu là đã đọc trên máy chủ, ngay cả sau khi bạn đọc nó. Khi bạn thay đổi trạng thái đọc của email, đánh dấu sao, xóa nó hoặc sắp xếp nó vào các thư mục, những hành động này sẽ chỉ được lưu trong chương trình email trên máy tính của bạn. Chúng sẽ không được đồng bộ hóa trực tuyến với tất cả các thiết bị khác của bạn.

Tại sao IMAP tốt hơn

IMAP là một giao thức hiện đại hơn. Trong đó POP3 chỉ tải mọi thứ xuống thiết bị của bạn và quản lý cục bộ, IMAP giống như một giao thức đồng bộ hóa. IMAP đồng bộ hóa tất cả các thay đổi đối với máy chủ và xử lý máy chủ email của bạn - không phải máy tính cục bộ của bạn - là nơi chính mà email của bạn được lưu trữ.

Ví dụ: nếu bạn truy cập tài khoản email có 1000 email chưa đọc bằng IMAP, bạn có thể truy cập chúng ngay lập tức. Họ không thực sự tải xuống cho đến khi bạn mở chúng - tất nhiên, bạn có thể định cấu hình ứng dụng khách IMAP của mình để tự động tải xuống một số lượng email nhất định. Tệp đính kèm email không tải xuống cho đến khi bạn xem chúng, trừ khi bạn định cấu hình tài khoản email của mình. Khi bạn mở email, nó được đánh dấu ngay lập tức là đã đọc trên thiết bị của bạn, máy chủ IMAP (ví dụ: trong giao diện web của Gmail hoặc Outlook.com) và mọi ứng dụng khách IMAP khác mà bạn sử dụng. Nếu bạn sắp xếp email của mình vào các thư mục, tổ chức của bạn sẽ được đồng bộ hóa trực tuyến. Nếu bạn xóa một email, nó sẽ bị xóa ở mọi nơi - không chỉ trên thiết bị cục bộ của bạn.

Trong khi POP3 tải xuống tất cả các email của bạn và để bạn quản lý chúng trên thiết bị cục bộ của mình, IMAP chỉ cung cấp một cửa sổ trên giấy dán tường vào tài khoản email của bạn. Trong một thế giới nơi bạn có nhiều thiết bị - hoặc chỉ muốn để lại email trực tuyến để bạn không phải lo lắng về việc sao lưu và nhập lưu trữ email trên máy tính để bàn - IMAP là giải pháp tốt nhất.

Cách sử dụng IMAP

IMAP chỉ là một lựa chọn bạn chọn khi bạn thiết lập tài khoản email của mình trong chương trình email trên máy tính để bàn, điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng. Các chương trình email trên máy tính để bàn cũ hơn có thể được định cấu hình để sử dụng POP3 theo mặc định, nhưng ngay cả ứng dụng Thư trên iOS và ứng dụng Email trên Android hỗ trợ tài khoản email POP3.

Các chương trình email hiện đại sẽ tự động mặc định sử dụng IMAP thay vì POP3. Truy cập ứng dụng email của bạn và kiểm tra để đảm bảo ứng dụng sử dụng IMAP chứ không phải POP3 cho tài khoản email của bạn!

Nhưng Chương trình hoặc Dịch vụ Email của tôi không hỗ trợ IMAP!

Nếu bạn đang sử dụng ứng dụng email không hỗ trợ IMAP, thì đã quá lâu để nâng cấp. Nhận ứng dụng email hiện đại hơn ngày hôm nay - trên máy tính để bàn, Mozilla Thunderbird là ứng dụng email vững chắc của các nhà sản xuất Firefox và Microsoft Outlook là tùy chọn rất mạnh nếu bạn đã trả tiền cho Microsoft Office.

Nếu dịch vụ email của bạn không hỗ trợ IMAP và chỉ hỗ trợ POP3, thì đó cũng là một ý tưởng hay để tiếp tục. Ví dụ: nếu bạn có nhà cung cấp dịch vụ Internet vẫn cung cấp 10 MB dung lượng lưu trữ email, bạn chỉ có thể truy cập qua POP3, có lẽ họ đã không nâng cấp dịch vụ email của họ sau 15 năm. Bạn có lẽ nên chuyển sang một dịch vụ hiện đại hơn. Các dịch vụ như Gmail và Outlook.com có thể tìm nạp email từ tài khoản cũ của bạn qua POP3 để bạn có thể nhận tất cả ở một nơi.

Thực sự không có lý do chính đáng để sử dụng POP3 nữa khi bạn có thể sử dụng IMAP. Có, POP3 có thể đảm bảo email của bạn bị xóa khỏi tài khoản email và chỉ được lưu trữ trên thiết bị cục bộ của bạn, nhưng điều đó không giúp ích gì nhiều - dù sao email của bạn cũng được truyền trong bản rõ, vì vậy bất kỳ ai giám sát lưu lượng truy cập Internet đều có thể lưu trữ các bản sao của chúng. Email về cơ bản không an toàn theo cách đó và POP3 chắc chắn không làm cho nó an toàn hơn.

Tín dụng hình ảnh: Digitpedia Com trên Flickr (đã chỉnh sửa)