Tạo Báo cáo trong MS Access 2003 bằng Trình hướng dẫn Báo cáo

Microsoft Access được sử dụng trong nhiều doanh nghiệp để lưu trữ và truy cập thông tin. Bạn cũng có thể dễ dàng tạo một báo cáo đơn giản bằng Trình hướng dẫn báo cáo.

Mở Cơ sở dữ liệu truy cập của bạn và nhấp vào Báo cáo nằm dưới trường Đối tượng ở phía bên trái. Trên thanh công cụ trên cùng, nhấp vào nút Mới để bắt đầu một báo cáo mới.

Trong cửa sổ Báo cáo mới, chọn Trình hướng dẫn báo cáo và bên dưới chọn từ danh sách thả xuống truy vấn hoặc bảng bạn muốn thu thập dữ liệu để tạo báo cáo. Trong trường hợp này, tôi muốn tạo một báo cáo về Khách hàng của Tech_Company. Sau khi bạn có dữ liệu chính xác được chọn, nhấp vào OK.

Phần tiếp theo này của trình hướng dẫn cho phép bạn chọn các trường khác nhau từ bảng hoặc truy vấn bạn đã chọn. Điều này thật tuyệt khi bạn chỉ muốn tạo một báo cáo dựa trên dữ liệu cụ thể trong một bảng. Đánh dấu thông tin trong Trường có sẵn và nhấn nút mũi tên để di chuyển nó vào Trường đã chọn. Ở đây tôi đã chọn khách hàng Tên, Họ, Thành phố và Số điện thoại. Tại thời điểm này, bạn có thể chọn Kết thúc, nhưng hãy sử dụng thêm một chút chức năng của trình hướng dẫn, nhấp vào Tiếp theo.

Trong cửa sổ này, bạn có thể chọn để thêm nhóm vào các phần khác nhau của dữ liệu của mình. Bởi vì tôi đang trình bày một báo cáo đơn giản (hướng dẫn bổ sung về cách viết báo cáo tùy chỉnh sắp ra mắt), chỉ cần nhấp vào Tiếp theo.

Tại đây bạn chọn thứ tự dữ liệu sẽ xuất hiện trong báo cáo. Đây là một tùy chỉnh bạn sẽ cần phải quyết định dựa trên cách bạn muốn trình bày dữ liệu. Ở đây tôi chọn sắp xếp Họ của mỗi khách hàng theo thứ tự tăng dần.

Đây là nơi bạn sẽ chọn bố cục của báo cáo. Một lần nữa tùy thuộc vào cách bạn muốn trình bày dữ liệu sẽ xác định bố cục. Đối với báo cáo này, tôi chọn Bố cục = Bảng, Định hướng = Chân dung và tôi thường thấy tốt nhất để đảm bảo kiểm tra hộp Điều chỉnh độ rộng trường sao cho tất cả các trường phù hợp trên một trang. Điều này đảm bảo tất cả các dữ liệu liên quan có trên mỗi trang và không bị phân tán trên nhiều trang. Bấm vào Tiếp theo.

Tiếp theo bạn sẽ chọn phong cách hoặc sự xuất hiện của báo cáo. Một lần nữa sử dụng phán đoán sáng tạo tốt nhất của bạn. Đối với báo cáo này, tôi đang chọn Bold. Bấm vào Tiếp theo.

Bạn sắp hoàn thành! Chọn một tên cho báo cáo của bạn. Nếu đây sẽ là một báo cáo bạn có kế hoạch lưu và chạy theo thời gian, hãy đảm bảo và sử dụng quy ước đặt tên tốt để bạn và những người dùng cơ sở dữ liệu khác có thể dễ dàng tìm thấy báo cáo và chạy nó. Sau khi bạn đã đặt tên cho báo cáo của mình, nhấp vào Kết thúc.

Bây giờ bạn sẽ thấy kết quả của báo cáo bạn đã tạo. Từ đây bạn có thể in báo cáo, quay lại và thực hiện thay đổi thiết kế hoặc có thể thêm các bảng hoặc trường bổ sung. Nếu bạn hài lòng với cách báo cáo trông thì hãy lưu nó và sau đó bạn sẽ có thể kéo nó lên khi bạn cần.

Nếu bạn không quen thuộc với Access, tôi khuyên bạn nên đi đến Lộ trình để đào tạo 2003.