Người mới bắt đầu Cách tạo, quản lý và chia sẻ lịch trong Outlook 2013
Trừ khi bạn sống một cuộc sống không có trách nhiệm, mặt trời có thể mọc lên và ổn định trên lịch hàng ngày của bạn. Nếu bạn không biết những gì đang diễn ra hàng ngày, bạn có thể nhanh chóng thấy mình bị lạc trong một mê cung của những cuộc hẹn bị bỏ lỡ và những cuộc họp bất ngờ.
Chúng ta hãy nói về Lịch của Outlook bởi vì bên ngoài e-mail, (đôi khi thậm chí còn hơn thế), được tổ chức và sản xuất phụ thuộc vào khả năng quản lý các sự kiện và hoàn thành công việc. Một trong những điều mà Outlook thực hiện với sự tự tin tuyệt vời, có lẽ tốt hơn hầu hết các ứng dụng khác, là lập lịch. Các chức năng lịch của Outlook là độc nhất khi tạo, sửa đổi và chia sẻ các sự kiện.
Bài viết này sẽ tập trung chủ yếu vào những thứ đơn giản. Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách tạo và quản lý lịch của bạn, thêm các cuộc hẹn, cuộc họp và cũng chia sẻ chúng với những người khác trong sổ địa chỉ của bạn để dễ dàng hợp tác. Khi chúng tôi hoàn thành, chúng tôi sẽ chỉ ra cách sử dụng Outlook cho những điều cơ bản như e-mail hoặc danh bạ và sổ địa chỉ, bạn có thể kết hợp lịch vào cuộc sống bận rộn của mình và cải thiện nhà hoặc văn phòng nhỏ của bạn.
Lịch cơ bản
Bất cứ khi nào bạn sử dụng Outlook, bạn sẽ có khả năng lập lịch theo ý của mình. Ngay cả khi bạn không thiết lập tài khoản email, bạn vẫn có thể sử dụng Outlook cho các tính năng còn lại của nó. Tuy nhiên, lịch hoạt động tốt nhất, nếu bạn có thể tận dụng các khả năng hợp tác của nó, vì vậy sử dụng tài khoản email đảm bảo bạn có thể gửi lời mời họp và nhận thông báo của người tham dự.
Bất kể, đây là lịch cơ bản, hàng ngày của bạn, tức là lịch mặc định được liên kết với hồ sơ Outlook mặc định của bạn. Đây là chế độ xem hàng tháng, nhưng bạn có thể sử dụng các chức năng trên tab Sắp xếp để thay đổi chế độ xem.
Ví dụ: bên dưới là chế độ xem tuần làm việc (so với chế độ xem cả tuần). Điều đó rất đơn giản, với thời tiết (bạn có thể đặt nó vào thị trấn của bạn) và một hộp tìm kiếm. Nếu bạn có bất kỳ cuộc họp hoặc cuộc hẹn nào, bạn sẽ thấy chúng ở đây và bạn có thể bỏ qua tuần trước hoặc tuần sau bằng cách nhấp vào nút Nút Trước Cuộc hẹn trước hoặc Cuộc hẹn tiếp theo, lần lượt, dọc theo các cạnh lịch.
Hãy tiếp tục một chút và tập trung vào cách thay đổi cách sắp xếp lịch của bạn để phù hợp hơn với nhu cầu cụ thể hoặc cụ thể của bạn.
Co giãn cơ bắp của lịch của bạn
Bạn có thể làm một chút để thay đổi sự sắp xếp và diện mạo lịch của bạn. Nếu bạn kiểm tra tab Xem bên dưới, bạn sẽ thấy toàn bộ các kiểu mà bạn có thể sử dụng cho một lịch phù hợp với nhu cầu tổ chức của bạn.
Kiểm tra lịch sau. Chúng tôi đã thực hiện một số thay đổi nhỏ cho sự xuất hiện của nó. Đối với một, bạn có thể thay đổi màu sắc, đó là một liên lạc tinh tế nhưng tốt đẹp.
Tab Chế độ xem cho phép bạn thêm một số chế độ xem khác để làm nổi bật chế độ bạn đang ở. Ví dụ: có Thanh việc cần làm, cho phép bạn thêm lịch, người và tác vụ vào cột bên phải (xem bên trên). Thanh việc cần làm này có thể tùy chỉnh theo chế độ bạn đang ở, vì vậy ngay cả khi bạn đã bật tác vụ và lịch, như trong ảnh chụp màn hình ở trên, nếu bạn chuyển sang hộp thư đến của mình, bạn sẽ cần bật lại -Do Bar.
Bạn nên chơi xung quanh với tab Xem ở mỗi chế độ vì chúng sẽ không hoàn toàn giống nhau. Ví dụ: Ngăn đọc không được sử dụng nhiều trong chế độ xem lịch, nhưng đây chắc chắn là một bổ sung tuyệt vời cho hộp thư đến của bạn.
Tương tự, hãy xem chế độ xem lịch hàng ngày với Chế độ xem tác vụ hàng ngày được bật. Bạn có thể thấy ở đây lịch hàng ngày của bạn với các nhiệm vụ do bạn dưới đây.
Chúng ta sẽ nói nhiều hơn về các nhiệm vụ trong một bài viết sắp tới, nhưng bây giờ hãy tập trung vào tất cả mọi thứ bạn có thể muốn biết về các cuộc hẹn và cuộc họp.
Thêm các cuộc hẹn và các cuộc họp
Hãy nhìn vào việc thiết lập các cuộc hẹn và các cuộc họp. Trong ví dụ sau, chúng tôi sẽ tổ chức một bữa tiệc pizza. Tất nhiên, chủ đề là bản chất của cuộc hẹn, và trong khi một bữa tiệc pizza không nhất thiết phải là một cuộc hẹn trên, thì bạn có ý tưởng. Sau đó, bạn có thể thêm các chi tiết cụ thể khác như nơi diễn ra bữa tiệc pizza và thời gian bắt đầu và kết thúc của nó.
Có rất nhiều không gian (không giới hạn về mặt kỹ thuật) để thêm ghi chú, hướng dẫn hoặc chỉ đường cho sự kiện. Tất nhiên, đó không phải là một bữa tiệc nhiều nếu bạn không có người khác ở đó. Vì vậy, chúng tôi sẽ cần phải mời một số người tham dự. Khi bạn mời mọi người, nó không còn được coi là một cuộc hẹn. Thay vào đó, Outlook thay đổi nó thành một cuộc họp. Trong ảnh chụp màn hình sau đây, chúng tôi thấy cuộc hẹn mới của chúng tôi đã chuyển cuộc họp.
Bạn có thể nhập tên bằng tay hoặc nhấp vào nút Kiểu Đến Để thêm người tham dự từ sổ địa chỉ của bạn. Nếu bạn chưa thiết lập sổ địa chỉ, chúng tôi có thể cho bạn biết cách thêm và quản lý danh bạ cũng như nhập danh bạ từ các nguồn khác, như Gmail.
Bạn có thể cắt thẳng vào cuộc rượt đuổi và chỉ cần nhấp vào Cuộc họp mới của Mới từ tab Trang chủ của Ribbon. Khi bạn mời người tham dự, bạn có tùy chọn yêu cầu thêm Tùy chọn phản hồi.
Nếu bạn yêu cầu một câu trả lời (thay vì chỉ đơn giản là đưa ra từ đó và để nó ở đó), thì những người được mời sẽ có cơ hội RSVP. Lưu ý, điều này hoạt động tuyệt vời với một sản phẩm của Microsoft như tài khoản email Outlook.com, nơi bạn được cung cấp tùy chọn trả lời trực tiếp trong tin nhắn.
Trong Gmail, bạn sẽ có thể thực hiện lời mời theo cách tương tự. Tuy nhiên, bạn trả lời, nó sẽ được gửi đến người tổ chức sự kiện và tự động thêm vào Outlook của họ.
Bây giờ chúng tôi đã rõ về các cuộc hẹn và cuộc họp, chúng tôi sẽ chuyển sang sửa đổi và hủy bỏ chúng vì thay đổi là không thể tránh khỏi, và đôi khi các kế hoạch được đặt ra tốt nhất của chúng tôi rơi vào.
Sửa đổi hoặc hủy các cuộc họp và theo dõi phản hồi
Một cái gì đó đã xuất hiện, và chúng tôi cần chuyển bữa tiệc pizza của chúng tôi đến tối thứ bảy. Điều này không có vấn đề gì với chúng tôi nhưng những người tham dự của chúng tôi thì sao? Chà, kế hoạch của họ hoàn toàn phụ thuộc vào họ, nhưng ít nhất Outlook cũng giúp dễ dàng cảnh báo họ về những thay đổi.
Để sửa đổi cuộc họp và thông báo cho những người tham dự của bạn, trước tiên hãy mở sự kiện từ lịch Outlook của bạn và thực hiện các thay đổi bạn cần. Trong trường hợp này, chúng tôi sẽ chuyển cuộc họp trở lại vào một ngày nào đó. Lưu ý rằng bạn có thể nhấp vào Cập nhật Gửi Gửi Cập nhật và những người được mời của bạn sẽ được cập nhật khi thay đổi.
Tại thời điểm này, nếu bất kỳ người tham dự nào trước đó đã chấp nhận lời mời của bạn, họ sẽ cần phải chấp nhận lại.
Bây giờ có thể là thời điểm tốt để chỉ ra cách theo dõi tiến trình cuộc họp của bạn. Nhấp vào nút Theo dõi trực tuyến và từ đây bạn có thể thấy tiến trình cuộc họp của mình. Ngay bây giờ, chỉ có một người được mời đã chấp nhận vì vậy có lẽ thứ bảy này không phải là thời điểm tốt.
Uh oh, một lần nữa một cái gì đó vừa xuất hiện và chúng tôi cần phải hủy cuộc họp. Đơn giản chỉ cần nhấp vào nút Hủy bỏ cuộc họp. Lời mời của bạn bây giờ sẽ thay đổi và bạn sẽ nhận được một nút Gửi Gửi Hủy bỏ miễn phí để nhấp và gửi tin xấu.
Dễ dàng như vậy, những người được mời trước của bạn sẽ nhận được email cập nhật và sự kiện sẽ bị xóa khỏi lịch Outlook của bạn.
Sự kiện
Với các cuộc họp đã được chuyển và các cuộc họp của bạn được nhập và lưu, bạn sẽ thấy nó trên lịch của mình. Khi bạn di chuột qua nó, bạn sẽ thấy các chi tiết thích hợp. Tại thời điểm này, nếu mọi thứ đều tốt, bạn có thể rời khỏi nó và chuyển sang những thứ khác.
Tuy nhiên, nếu bạn muốn thay đổi hoặc xóa nó, bạn có thể mở nó bằng cách nhấp đúp vào nó hoặc sử dụng hành động thích hợp trên Ribbon, ở đây là nút Open Open.
Bạn cũng có thể truy cập nhiều điều khiển ruy băng giống nhau từ menu ngữ cảnh nhấp chuột phải.
Khi cuộc họp hoặc cuộc hẹn của bạn mở, hãy lưu ý tab Tùy chọn, điều này sẽ cho phép bạn ảnh hưởng đến một số thay đổi, chẳng hạn như thay đổi trạng thái của bạn (Bận, tạm dừng, ngoài văn phòng, v.v.), đặt lời nhắc, thay đổi múi giờ và cuối cùng là đặt sự kiện như một sự kiện định kỳ.
Các sự kiện định kỳ là phổ biến, chẳng hạn như một cuộc họp hàng tuần hoặc sự kiện thu nhập hàng quý hoặc chỉ ăn trưa với một người bạn, vì vậy thật tốt khi biết cách đặt chúng. Như bạn có thể thấy từ ảnh chụp màn hình, điều này sẽ khá dễ dàng để làm việc. Bạn có thể đặt thời gian của cuộc hẹn, mẫu và tất nhiên là phạm vi hoặc thời gian tái diễn sẽ kéo dài bao lâu.
Bạn thấy trong hình ảnh sau, chúng tôi đã thiết lập một sự kiện định kỳ vào mỗi thứ Hai lúc 1:00 chiều, sẽ tiếp tục vô tận.
Điều quan trọng cần nhớ là trong khi các cuộc họp và cuộc hẹn có một số điểm khác biệt chính, chúng vẫn nhìn và có thể được sửa đổi theo cùng một cách, vì vậy tất cả các tùy chọn bạn thấy cho các cuộc hẹn sẽ giống nhau cho các cuộc họp.
Đính kèm tệp hoặc tài liệu vào mục lịch
Hãy tưởng tượng bạn đã đặt một cuộc hẹn, chẳng hạn như đưa thú cưng của bạn đến bác sĩ thú y hoặc để thay dầu, và trong cả hai trường hợp, bạn có một tài liệu hoặc hình ảnh bạn muốn đính kèm để bạn không quên.
Trong ví dụ sau, cuối cùng chúng ta sẽ thay dầu và chúng ta đã có phiếu giảm giá cho nó. Bạn có thể in phiếu giảm giá và cố gắng ghi nhớ trước hoặc đơn giản là bạn có thể đính kèm vào cuộc hẹn để khi Outlook nhắc bạn, phiếu giảm giá ở ngay đó để bạn có thể in nó trong khi bạn nghĩ về nó.
Để thực hiện việc này, bạn muốn nhấp vào Tập tin đính kèm tập tin đính kèm và sau đó duyệt đến vị trí lưu nó. Bạn có thể chèn tệp như hiện tại, dán nội tuyến dưới dạng văn bản hoặc chèn vị trí của tệp dưới dạng siêu liên kết. Trong trường hợp này, chúng tôi sẽ đính kèm bản PDF.
Tất nhiên, đây sẽ là một tính năng rất hữu ích nếu bạn cần chia sẻ tài liệu cho một cuộc họp kinh doanh, gửi tài liệu học tập cho sinh viên hoặc bất cứ khi nào tình huống có thể gọi để biết thêm thông tin.
Quản lý và chia sẻ lịch
Quản lý lịch sẽ cho phép bạn hoàn thành hai điều. Bạn có thể mở lịch từ nhiều nguồn khác nhau và bạn có thể tạo và lưu các nhóm lịch.
Nếu bạn nhấp vào nút Lịch mở của Nhật Bản, bạn có thể tạo lịch từ nhiều nguồn bao gồm từ Internet hoặc bạn có thể tạo lịch trống. Một lợi thế của việc tạo lịch trống là bạn có thể tách biệt công việc và cuộc sống gia đình.
Trong ảnh chụp màn hình sau, bạn thấy một số lịch đã được tạo và chúng tôi cũng đã tạo một nhóm đặc biệt cho công việc. Bạn thực sự có thể kéo các sự kiện từ lịch này sang lịch khác; bạn thấy cách chúng tôi có một mục cho một cuộc họp hàng tuần trong hai lịch chúng tôi đã chọn để hiển thị.
Có thể kéo các sự kiện trên lịch có nghĩa là nếu bạn đã dành thời gian thêm cuộc hẹn hoặc cuộc họp, nếu sau đó bạn quyết định nó cần phải ở trên một lịch khác, bạn không cần phải tạo lại các sự kiện.
Cuối cùng, bạn có thể chia sẻ lịch, điều này khá tự giải thích, lưu ý là khả năng gửi e-mail một lịch. Chúng tôi đã đề cập ngắn gọn về điều này trong một bài viết trước, đây đơn giản là một cách khác để thực hiện nó. Ở đây trong ảnh chụp màn hình sau, bạn sẽ thấy điều gì xảy ra khi bạn sử dụng tùy chọn này.
Bạn có thể chỉ định lịch nào bạn chia sẻ, phạm vi ngày (từ một ngày đến toàn bộ lịch), mức độ chi tiết để chia sẻ (tính khả dụng đơn giản, giới hạn và chi tiết đầy đủ), sau đó có một vài tùy chọn Nâng cao bạn có thể sử dụng.
Chia sẻ theo cách này có nghĩa là bạn có thể nhanh chóng, dễ dàng và phổ biến liền mạch thông tin lịch của mình với những người dùng Outlook khác, cũng như tích hợp lịch gửi cho bạn.
Tùy chọn lịch
Có khá nhiều tùy chọn lịch để sắp xếp (mặc dù không nhiều như với e-mail). Hầu hết các tùy chọn này nhằm mục đích định cấu hình lịch để hoạt động hiệu quả hơn với nhu cầu cá nhân và chuyên nghiệp của bạn.
Ví dụ: bạn có thể thay đổi giờ làm việc và tuần làm việc, thêm ngày nghỉ, thay đổi múi giờ, đặt màu mặc định và thậm chí chọn giữa Fahrenheit và Celsius. Làm việc theo cách của bạn thông qua chúng lúc rảnh rỗi và thử những gì tốt nhất cho bạn.
Các tính năng lịch trong Outlook là đỉnh cao và nếu bạn làm việc trong một tổ chức có máy chủ Exchange trung tâm, thì bạn có thể quen với cách bạn có thể cộng tác trên các lịch được chia sẻ, xem các sự kiện và hơn thế nữa. Tất cả điều này hoạt động trơn tru trong cài đặt Outlook cục bộ của bạn để tăng thêm sức mạnh và sự thuận tiện.
Ở nhà, thật tuyệt khi có một lịch với rất nhiều tính năng trong cùng một chương trình. Không cần phải chuyển từ ứng dụng email sang ứng dụng lịch của bạn, bạn có thể lên lịch các sự kiện và nhanh chóng mời người tham gia chỉ bằng vài cú nhấp chuột và hơn thế nữa.
Nhưng, đó là đủ nói từ chúng tôi. Tại sao chúng tôi không nghe thấy từ bạn bây giờ? Cho chúng tôi biết suy nghĩ của bạn hoặc cho mượn ý kiến của bạn trong diễn đàn thảo luận của chúng tôi.
