Người mới bắt đầu Cách tạo và quản lý tác vụ trong Outlook 2013
Nếu bạn là một trong những người có bảng trắng hoặc notepad với danh sách việc cần làm đang phát triển, hoặc bàn và màn hình của bạn được trang trí bằng Post-it® nhắc nhở bạn về các sự kiện quan trọng, sau đó đây là bài viết cho bạn.
Outlook sẽ cho phép bạn lập danh sách việc cần làm bao gồm các nhiệm vụ mà bạn có thể thực hiện tất cả các loại việc, chẳng hạn như đặt ngày đến hạn, lời nhắc, danh mục và hơn thế nữa. Toàn bộ vấn đề là tạo ra một loại danh sách nhiệm vụ tích cực hơn mà bạn có thể tương tác và sẽ giữ cho bạn trung thực.
Làm việc trong Chế độ xem Nhiệm vụ
Gần đây chúng tôi đã thảo luận về những rắc rối khác nhau của Outlook 2013, vì vậy nếu bạn chưa quen với nó, chúng tôi khuyên bạn nên đọc phần giới thiệu của chúng tôi.
Nếu không, hãy mở Outlook lên để xem Nhiệm vụ và xem xét xung quanh. Thoạt nhìn, bạn sẽ thấy nó khá trống rỗng và cằn cỗi. Đó là bởi vì chúng tôi vẫn chưa lấp đầy nó với vô số thứ chúng tôi cần phải làm và việc vặt để chạy.
Hãy cùng xem và chỉ cho bạn cách sử dụng Tác vụ như một người chuyên nghiệp và tiếp tục tổ chức cuộc sống của bạn với Outlook. Với một chút thời gian và công việc, bạn sẽ có một bộ nhiệm vụ toàn diện, bạn có thể thiết lập để nhắc nhở bạn khi đến hạn hoặc thậm chí bạn có thể giao chúng cho người khác!
Thêm nhiệm vụ
Để bắt đầu, bạn sẽ muốn thêm các nhiệm vụ. Bạn sẽ nhận thấy rằng có ngăn thư mục quen thuộc dọc theo phía bên trái. Bạn có thể thêm các thư mục mới vào chế độ xem này, sau đó sắp xếp các nhiệm vụ của bạn thành các danh mục một cách hiệu quả. Bạn thậm chí có thể tạo một nhóm thư mục mới để bạn có thể phân tách lại các nhiệm vụ của mình giữa cuộc sống chuyên nghiệp và cá nhân, nếu cần thiết.
Để bắt đầu, bạn sẽ nhận thấy rằng có một nhóm thư mục tác vụ gọi Nhiệm vụ của tôi và hai thư mục tác vụ phụ: Danh sách việc cần làm và Nhiệm vụ. Nếu chúng ta nhấp chuột phải vào thư mục trên cùng, chúng ta có thể tạo một nhóm Thư mục mới của nhóm mà chúng ta sẽ đặt tên cho Nhiệm vụ công việc.
Bạn có thể thêm một tác vụ nhanh bằng cách nhấp vào trên Bấm vào đây để thêm một Nhiệm vụ mới hoặc bạn có thể nhấp vào nhiệm vụ Mới trên đường ruy-băng. Kiểm tra tác vụ không có tiêu đề sau, bạn có thể áp dụng một số tùy chọn, hiển thị Nhiệm vụ, Chi tiết của nó, cũng như quản lý nó.
Chúng ta hãy điền vào nhiệm vụ của chúng tôi một chút với một số chi tiết cơ bản và sau đó nhấp vào Lưu và Đóng. Bạn có thể chọn ngày bắt đầu, ngày kết thúc (nếu có), trạng thái, mức độ ưu tiên và tỷ lệ hoàn thành. Bạn cũng có thể kiểm tra hộp Lời nhắc nhở của Wikipedia và yêu cầu Outlook cho bạn biết khi nào nhiệm vụ của bạn đến hạn.
Xem, sửa đổi và cập nhật tác vụ
Sau khi tạo một vài tác vụ, chúng ta có thể thấy chúng được liệt kê trong chế độ xem Nhiệm vụ. Bạn có thể thực hiện một số sửa đổi cơ bản ở đây như thay đổi ngày đáo hạn hoặc chỉ định một danh mục, nhưng nếu bạn thực sự muốn xem và chỉnh sửa, bạn cần nhấp đúp để mở nó.
Đây là nhiệm vụ của chúng tôi một lần nữa. Chúng tôi có thể thay đổi nó như trạng thái hoặc mức độ ưu tiên hoặc chúng tôi có thể nhấp vào nút Chi tiết về.
Nếu có các chi tiết khác liên quan đến nhiệm vụ, bạn có thể điền chúng vào đây. Mặc dù điều này có thể không phù hợp với hầu hết mọi người, nhưng nếu bạn giao dịch với các nhà thầu hoặc nhà tư vấn độc lập, thì đây là một nơi tuyệt vời để theo dõi xem họ tốn bao nhiêu tiền cho bạn.
Có một vài điều khác chúng ta có thể đề cập trước khi chuyển sang tái phát. Trong khi bạn đang nói về giao diện tác vụ, hãy dành một chút thời gian để lưu ý rằng bạn có thể xóa hoặc chuyển tiếp tác vụ nếu bạn quyết định nó không đáng để theo đuổi, hoặc bạn cần đầu vào từ người khác trên đó, tương ứng.
Bạn cũng có thể quản lý tác vụ, chẳng hạn như đánh dấu nó hoàn thành, gán nó và gửi báo cáo trạng thái. Chúng tôi sẽ nói thêm về điều đó trong thời gian ngắn. Hiện tại, chúng ta hãy kiểm tra ngắn gọn cách thiết lập các nhiệm vụ định kỳ.
Làm việc với các nhiệm vụ định kỳ
Tạo một nhiệm vụ định kỳ cũng giống như tạo một cuộc hẹn định kỳ hoặc cuộc họp định kỳ. Hộp thoại bạn nhìn thấy khi bạn nhấp vào nút Tái phát lại có thể trông khá quen thuộc.
Vì vậy, đây là cuộc nói chuyện của chúng tôi về công việc nhiệm vụ của nhiệm vụ, lặp lại mỗi tuần vào thứ Tư, không có kết thúc trước mắt. Cũng lưu ý rằng ngay cả khi bạn không hoàn thành nhiệm vụ vào thời điểm nhiệm vụ được lặp lại, một nhiệm vụ khác vẫn sẽ được tạo.
Bạn có thể ghi đè lên điều này bằng cách chọn tùy chọn Tái tạo nhiệm vụ mới, thay vì tự động lặp lại vào ngày x, sẽ không tạo lại nhiệm vụ cho đến khi hoàn thành nhiệm vụ hiện tại.
Giao nhiệm vụ cho người khác
Chúng tôi có bài nói chuyện về công việc của chúng tôi! Tất cả các nhiệm vụ được thiết lập, bây giờ chúng tôi chỉ cần cầm đồ nó lên người khác! Nhấp vào nút Assign Nhiệm vụ của nhiệm vụ trong phần Quản lý tác vụ của Ribbon.
Điều này sẽ mở nhiệm vụ dưới dạng một e-mail, sau đó bạn có thể giải quyết cho người khác. Trong trường hợp này, chúng tôi sẽ giao nhiệm vụ nói về công việc cho người khác, vì vậy chúng tôi sẽ gửi email cho họ.
Nếu bạn muốn nhập địa chỉ vào trường Cấm To, bạn có thể, hoặc bạn có thể lấy tên may mắn từ sổ địa chỉ của mình. Không có sổ địa chỉ được thiết lập? Đọc về cách tạo và quản lý danh bạ, bao gồm cách nhập danh bạ của bạn từ Gmail ngay vào Outlook.
Người nhận đó sẽ nhận được e-mail sau đó với tùy chọn để Chấp nhận Quy định hoặc Từ chối. 'Chúng tôi không muốn làm ông chủ buồn, vì vậy chúng tôi sẽ tiếp tục và chấp nhận nhiệm vụ. Bên cạnh đó, nói về công việc không bao giờ là một ý tưởng tồi!
Cuối cùng, nếu các quyền hạn muốn biết tiến trình (hoặc thiếu nó) trong nhiệm vụ hiện tại được giao. Bạn có thể gửi cho họ một báo cáo trạng thái.
Nhìn chung, người dùng Outlook tại nhà trung bình có nhiều khả năng sử dụng các tác vụ như một phương tiện để hoàn thành công việc hoặc đánh dấu công việc ở nhà, nhưng thật hữu ích khi biết toàn bộ khả năng thực hiện nhiệm vụ của bạn. Bây giờ chúng ta hãy chuyển sang phần còn lại của dải băng Home và nói về những gì bạn có thể làm để quản lý công việc từ đó.
Quản lý tác vụ và sắp xếp theo chế độ xem
Trong suốt tuần của bạn, một số nhiệm vụ sẽ được hoàn thành và một số thì không. Những cái mà bạn hoàn thành, bạn có thể đánh dấu là hoàn thành và quên đi. Nhưng những cái mà bạn không nhận được sẽ cần phải được quản lý bằng cách nào đó hoặc bạn sẽ có một danh sách các nhiệm vụ được thổi ngày càng tăng.
Có một vài cách để quản lý chúng. Hãy xem khu vực đó của Ribbon và sau đó chỉ cho bạn cách tận dụng tối đa các công cụ này.
Nhấp vào nút Xóa Xóa khỏi Danh sách Nút sẽ đánh dấu là hoàn thành và xóa nó khỏi danh sách. Nếu Outlook gặp sự cố, chẳng hạn như nếu tác vụ đang lặp lại hoặc chưa hoàn thành, nó sẽ hỏi bạn muốn làm gì về nó.
Bạn cũng có thể làm việc trực tiếp với các nhiệm vụ bạn thấy trong danh sách nhiệm vụ của mình. Kiểm tra ảnh chụp màn hình sau để biết thêm chi tiết. Bạn thấy rằng bạn chỉ cần nhấp vào biểu tượng cờ để đánh dấu là hoàn thành hoặc bạn có thể nhấp chuột phải để xem các tùy chọn tiếp theo của mình.
Bạn sẽ thấy ở đây trong ảnh chụp màn hình tiếp theo, rằng nhiệm vụ của chúng tôi là ngồi xem bóng đá với đôi chân của chúng tôi sẽ đến vào ngày mai, nhưng chúng tôi cũng đã đánh dấu nó để theo dõi vào tuần tới. Tạo một tác vụ tiếp theo về cơ bản sẽ nhân đôi nó trong thời gian phù hợp nhất với bạn để có thể hoàn thành nó. Trong trường hợp này, chúng tôi có thể đánh dấu nhiệm vụ của ngày mai là hoàn thành hoặc xóa nó, nhưng nhiệm vụ trùng lặp đó vẫn sẽ đến hạn vào tuần tới.
Lưu ý, bạn có thể theo dõi các tác vụ từ một trong năm khoảng thời gian định sẵn hoặc bạn có thể tạo một theo dõi tùy chỉnh.
Cuối cùng, thay đổi chế độ xem của bạn có thể giúp cắt giảm một lượng lớn các nhiệm vụ. Nếu nó không được hiển thị trên Dải băng, bạn có thể nhấp vào nút Thay đổi Chế độ xem và bạn sẽ thấy các tùy chọn này.
Đây là một danh sách đơn giản có thể trông như thế nào. Khung nhìn không phân biệt giữa các trạng thái hoàn thành hoặc danh mục, hoặc bất cứ điều gì khác. Nó chỉ trình bày tất cả các nhiệm vụ trong quá khứ, hiện tại và tương lai của bạn trong một cái nhìn đơn giản.
Mặt khác, nếu chúng ta sắp xếp quan điểm của mình theo các nhiệm vụ đang hoạt động, chúng ta sẽ thấy mọi thứ bị thu hẹp rất nhiều cho chúng ta.
Luôn nhớ thay đổi chế độ xem nhiệm vụ của bạn để bạn nhanh chóng sắp xếp hoặc ẩn chúng để có tiềm năng năng suất tối đa!
Tùy chọn nhiệm vụ
Cuối cùng, hãy làm quen hoặc làm lại bản thân với các tùy chọn nhiệm vụ. Các tùy chọn tác vụ sẽ cho phép bạn thay đổi cài đặt và thay đổi hành vi và diện mạo của chúng. Bạn có thể tiếp cận chúng từ menu Tệp, bằng cách nhấp vào Tùy chọn của NỀN -> Nhiệm vụ.
Bạn có thể đặt các tùy chọn cho lời nhắc về các nhiệm vụ với ngày đáo hạn, quá hạn và màu nhiệm vụ đã hoàn thành, giờ làm việc và các điều chỉnh đơn giản khác. Vì vậy, bây giờ, nếu bạn muốn các tác vụ quá hạn có màu xanh sáng hoặc bạn muốn lời nhắc mặc định vào cuối ngày thay vì bắt đầu, bạn có thể thực hiện các thay đổi tại đây.
Như bạn có thể nói, Outlook đang tiết lộ mình là một ứng dụng rất hoàn hảo và chúng tôi thậm chí chưa nói về lịch và ghi chú nào! Chúng tôi hy vọng bạn có thể sử dụng Nhiệm vụ để nâng cao kỹ năng tổ chức của mình một vài bậc. Chúng thực sự dễ cài đặt và gán, và thật tuyệt khi có những lời nhắc đó và để xem tất cả những thứ trong danh sách của bạn dần dần được kiểm tra.
Trong khi đó, chúng tôi muốn nghe từ bạn. Có một câu hỏi hoặc nhận xét bạn muốn để lại với chúng tôi? Tham gia vào diễn đàn thảo luận của chúng tôi và bắn đi.
