5 tính năng Google Sheets bạn nên biết

Bạn có thể quen thuộc với những điều cơ bản của Google Sheets, nhưng bảng tính của Google cung cấp rất nhiều tính năng không rõ ràng ngay từ cái nhìn đầu tiên. Dưới đây là một số yêu thích của chúng tôi.

Tất nhiên, có lẽ bạn đã quen thuộc với một số công thức cơ bản, như SUM và AVERAGE. Và có khả năng bạn đã biết thanh công cụ khá tốt, nhưng thật tuyệt vời khi mọi thứ đi sâu đến đâu. Tôi yêu bảng tính, nhưng ngay cả cho đến ngày nay tôi vẫn đang khám phá các thủ thuật mới trong Google Sheets.

Nhập bảng dữ liệu

Điều này nghe có vẻ siêu nhàm chán, nhưng nó thực sự rất gọn gàng. Nếu một trang web có một bảng hoặc một danh sách thông tin mà bạn muốn theo dõi, bạn có thể sử dụng chức năng ImportHTML để cạo dữ liệu đó và dán vào bảng tính. Từ đó, dữ liệu sẽ tự động cập nhật bất cứ khi nào bạn mở bảng tính (tất nhiên nếu thay đổi bảng gốc được thực hiện). Các chức năng sẽ trông như thế này:

= ImportHTML (URL URL, "bảng", 0)

URL là trang web nơi chứa dữ liệu, Bảng bảng là cách hiển thị dữ liệu trên trang web (bạn cũng có thể sử dụng danh sách Danh sách nếu đó là một danh sách) và Khăn 0 biểu thị cho bảng nào bạn muốn nhập nếu có nhiều bảng trên trang web (0 là bảng đầu tiên, 1 là bảng thứ hai, v.v.).

Một ví dụ về điều này sẽ là theo dõi các số liệu thống kê thể thao cho một giải đấu giả tưởng. Bạn có thể nhập các số liệu thống kê khác nhau từ một trang web như Bóng chày Tham khảo vào bảng tính. Tất nhiên, bạn chỉ có thể đánh dấu trang, nhưng với ImportHTML, bạn có thể tùy chỉnh những thứ như chính xác số liệu thống kê nào xuất hiện (bằng cách thêm Col1, Col4, v.v. sau khi 0 0 0), cũng như tìm nạp dữ liệu từ các bảng khác trên một bảng khác trang web và có tất cả hiển thị trong một bảng tính.

Dữ liệu tham khảo từ các bảng tính khác

Nếu bạn có nhiều bảng tính (hoặc nhiều trang tính trong một bảng tính) tất cả đều liên quan đến nhau theo một cách nào đó, bạn có thể thấy mình thường xuyên qua lại giữa chúng. Có một cách để làm cho tất cả dễ dàng hơn một chút.

Bạn có thể tham chiếu các ô từ các trang tính khác (hoặc bảng tính khác hoàn toàn). Ví dụ: giả sử giữ hồ sơ về tất cả mọi thứ bạn chi tiêu cho cửa hàng tạp hóa trong một tờ và tờ đó cũng chứa tổng số tiền chi tiêu trong tháng. Và, giả sử bạn có một tờ khác cung cấp cho bạn một bản tóm tắt về những gì bạn chi tiêu mỗi tháng cho các danh mục khác nhau. Trong bảng tóm tắt của bạn, bạn có thể tham chiếu bảng tạp hóa đó và ô cụ thể chứa tổng số. Bất cứ khi nào bạn cập nhật bảng gốc, giá trị trong bảng tóm tắt sẽ tự động cập nhật.

Các chức năng sẽ trông như thế này:

= tờ1! B5

Trang tính11 sẽ là tên của trang tính với dữ liệu bạn muốn tham khảo và B5v là trang mà bạn muốn tham khảo. Các dấu chấm than đi ở giữa. Nếu bạn muốn tham chiếu dữ liệu từ một bảng tính hoàn toàn khác, bạn sẽ sử dụng chức năng QUAN TRỌNG, như vậy:

= QUAN TRỌNG ("URL", "sheet1! B5")

URL là liên kết đến bảng tính khác. Điều này liên kết ô trong bảng tính đó với ô mà bạn nhập công thức trên. Bất cứ khi nào ô được cập nhật với một giá trị khác, ô khác sẽ cập nhật cùng với nó. Như tên của hàm gợi ý, bạn cũng có thể tham chiếu một phạm vi ô, như B5: C10.

Định dạng có điều kiện

Tính năng này nổi tiếng hơn một chút so với một số tính năng khác mà tôi đã đề cập, nhưng tôi cảm thấy như nó vẫn chưa phổ biến như nó nên được.

Định dạng có điều kiện cho phép bạn thay đổi giao diện của một ô dựa trên dữ liệu mà ô chứa. Bạn có thể truy cập vào tính năng này bằng cách nhấp vào Định dạng định dạng trên đường trên thanh công cụ và sau đó chọn lệnh Định dạng điều kiện định hướng. Trong khung mở ra bên phải, bạn có thể thiết lập các tham số của mình. Ví dụ: bạn có thể muốn chuyển một ô (hoặc ô) màu xanh lục nếu số lượng chúng chứa lớn hơn 0.

Ngoài ra còn có chức năng IF, về mặt kỹ thuật không phải là một phần của tính năng Định dạng có điều kiện, nhưng theo cách này, nó có thể đưa nó lên cấp độ tiếp theo. Điều này cho phép bạn thực hiện những việc như thêm một giá trị nhất định vào một ô riêng biệt bất cứ khi nào giá trị trong ô hiện hoạt là một số cụ thể:

= NẾU (B4> = 63, "35", "0")

Vì vậy, trong ví dụ đó, nếu giá trị của ô B4 là 63 hoặc cao hơn, bạn có thể tự động tạo giá trị của ô hiện tại 35. Và sau đó hiển thị 0 nếu không. Tất nhiên, đó chỉ là một ví dụ, vì bạn có thể làm được nhiều hơn với nó.

Nhúng bảng tính trên một trang web

Nếu bạn đã tạo lịch biểu hoặc danh sách trong Google Sheets mà bạn muốn chia sẻ với người khác, bạn có thể chia sẻ tài liệu thực tế với họ bằng cách gửi cho họ lời mời email để xem. Tuy nhiên, nếu bạn cần bổ sung nó với thông tin khác trên blog hoặc trang web của mình, bạn thực sự có thể nhúng bảng tính vào các trang web.

Tất cả những gì bạn cần làm là điều hướng đến Tệp> Xuất bản lên Web. Từ đó, nhấp vào tab Nhúng Embed và sau đó chọn xem có xuất bản toàn bộ bảng tính hay chỉ một bảng cụ thể. Sau đó, chỉ cần sao chép và dán mã iFrame vào trang web của bạn.

Chơi xung quanh với các tập lệnh

Đối với mọi thứ mà Google Sheets không thể thực hiện được, thường có Tập lệnh Google Apps mà bạn có thể sử dụng cùng với bảng tính của mình để thực hiện bất kỳ điều gì xảy ra.

Chúng ta đã nói về Tập lệnh Google Apps trước đây và bạn có thể làm được rất nhiều với khả năng này. Bạn khám phá các tiện ích bổ sung có sẵn bằng cách đi tới Công cụ> Tiện ích bổ sung hoặc bạn có thể viết các tập lệnh của riêng mình bằng cách chọn Trình chỉnh sửa tập lệnh trong menu Công cụ.

Ví dụ: tôi có một tập lệnh tùy chỉnh cho phép tôi nhấn một nút duy nhất để ngay lập tức thêm các giá trị cụ thể vào các giá trị hiện có trong một số ô. Bạn không thể làm điều này với Google Sheets ngay lập tức, do đó, việc có trình chỉnh sửa tập lệnh ở đây mang lại cho Google Sheets một liều steroid tốt.