Tại sao bạn cần công thức và hàm?

Lớp học How-To Geek này dành cho những người sử dụng Excel hoặc cố gắng sử dụng Excel, nhưng bị đe dọa bởi khái niệm về công thức và hàm. Mục tiêu của nó là làm cho bạn trở thành một chuyên gia Excel hoặc ít nhất là một người nghiệp dư có năng lực chỉ trong một vài bài học.

CHUYỂN ĐỔI TRƯỜNG

1. Tại sao bạn cần công thức và hàm?
2. Xác định và tạo công thức
3. Tham chiếu ô tương đối và tuyệt đối và định dạng
4. Các chức năng hữu ích bạn nên biết
5. Tra cứu, Biểu đồ, Thống kê và Bảng Pivot

Chú thích: Đối với những người không quen biết, đây là bài học đầu tiên trong loạt bài đầu tiên cho Trường học How-To Geek. Chúng tôi sẽ thực hiện một bài học mới mỗi ngày trong tuần, từ thứ Hai đến thứ Sáu, từ giờ cho đến khi chúng tôi đề cập đến mọi chủ đề. Vì vậy, hãy theo dõi để biết thêm và chúng tôi sẽ đưa ra thông báo chính thức về cách thức hoạt động vào tuần tới.

Excel là gì và tại sao chúng ta cần nó?

Nếu bạn là quản trị viên văn phòng, bạn có thể sử dụng Excel. Ditto nếu bạn là một người bán hàng. Nếu bạn là một nhà phân tích tài chính, tất nhiên, bạn nhu cầu Excel. Đối với những ngành này và nhiều ngành nghề khác, làm việc với bảng tính là một công cụ thiết yếu trong thói quen hàng ngày.

Những người là phù thủy toán học có thể sẽ ngay lập tức sử dụng Excel và sử dụng nó như một phần mở rộng tự nhiên của các quy trình tính toán của họ. Hầu hết những người còn lại của chúng tôi có lẽ cần sự giúp đỡ trong bộ phận đó.

Nếu bạn không chú ý trong lớp đại số ở trường trung học, đừng băn khoăn! Tất cả những gì bạn cần làm là tìm hiểu một số kiến ​​thức cơ bản về công thức và chức năng từ loạt bài How-To Geek School này và áp dụng chúng vào công việc của bạn.

Nếu bạn không biết liệu bạn có cần Microsoft Excel hay không, thì có lẽ bạn chưa được hiển thị những gì nó có thể làm. Khi bạn đã biết, sau đó bạn có thể tìm cách sử dụng nó trong công việc của mình để thực hiện các nhiệm vụ phức tạp và tẻ nhạt dễ dàng hơn.

Microsoft Excel không chỉ là một chương trình để nhập tên và số. Ví dụ, nếu bạn chỉ muốn liệt kê tên của các sinh viên trong lớp thì bạn có thể tạo một tài liệu Word. Word rất tốt để viết bài luận và lập danh sách nhưng để thực hiện các phép tính, bạn cần các công thức và hàm của Excel.

Tham quan ngắn gọn về giao diện Excel

Trước khi chúng tôi đi sâu vào, hãy xem xét ngắn gọn giao diện Excel. Bạn có thể đã biết tất cả những thứ này, nhưng không bao giờ đau lòng để xem lại.

Khi bạn mở một bảng tính Excel trống, nó được biết đến như một sổ làm việc trực tuyến, một cuốn sách hay một cuốn sách và một bảng tính trong một cuốn sách được gọi là một bảng tính

Phần trên cùng của ứng dụng được chi phối bởi dải băng ruy băng (màu xám), được chia thành các tab Tab (màu đỏ), sau đó được chia thành các phần khác nhau (màu xanh).

Bên dưới ruy-băng là hộp tên, tên cho phép bạn đổi tên các ô di động, sau đó ở bên phải là khu vực cho phép bạn tạo các công thức quan trọng nhất của bạn. Chú ý Nếu bạn di chuột qua từng biểu tượng, bạn có thể thấy mục đích của mỗi nút, nhưng điều chúng tôi quan tâm nhất là khu vực rộng nơi các công thức và chức năng của chúng tôi sẽ được hiển thị.

Cuối cùng, bảng tính được sắp xếp trong các cột của người khác (được biểu thị bằng các chữ cái) và các hàng của nhóm (được biểu thị bằng số). Mỗi vị trí là một ô di động và một nhóm các ô được gọi là một phạm vi trên mạng. Nếu bạn có nhiều trang tính trong một cuốn sách, bạn có thể nhanh chóng lướt qua chúng bằng cách sử dụng các tab nhìn thấy bên dưới trang tính. Bên dưới đó, trong thanh trạng thái màu xám, bạn có thể điều chỉnh lượt xem trang và mức thu phóng của mình.

Điều đó khá đơn giản và chỉ là một tổng quan ngắn về một số thuật ngữ bạn sẽ gặp trong loạt Trường học HTG này.

Chức năng là gì?

Hàm là phép tính hoặc phép toán trả về kết quả. Các đầu vào trong một hàm được gọi là các đối số.

Tất cả các hàm bắt đầu bằng dấu bằng [=]. Bằng cách đó, Excel biết không coi các đối số là văn bản. Ví dụ: = AVERAGE (2,4) là một hàm nhưng AVERAGE (2,4) chỉ là một chuỗi văn bản. Nếu không có dấu bằng, Excel sẽ không tính kết quả. Các đối số trong hàm này là 2 và 4.

Lưu ý, Excel sử dụng chữ in hoa để liệt kê các hàm, nhưng bạn có thể sử dụng chữ thường hoặc chữ hoa khi bạn viết chúng.

Trong Excel, có thể tìm thấy Thư viện Hàm chức năng trên thẻ tab Công thức.

Có 13 loại chức năng, một số trong số đó là:

• Toán học: AVERAGE () - tính trung bình của một dãy số.
• Ngày và giờ: DATEVALUE () - chuyển đổi một chuỗi văn bản như xứ 30 tháng 11 năm 2013 thành một số để bạn có thể sử dụng số này trong các hàm ngày và giờ khác. Bạn không thể làm toán với ngày trừ khi bạn chuyển đổi chúng thành số trước. Chúng tôi giải thích điều này một cách chi tiết trong Bài 4.
• Văn bản: LEN () - trả về độ dài của chuỗi. Ví dụ = LEN (phiên bản Excel Excel) là 5.
• Logic: IF () - hàm IF () được viết như = IF (, sau đó A, khác B). Vì vậy, nếu thử nghiệm của Viking là đúng, thì kết quả là A; Nếu thử nghiệm thì Viking không đúng, thì B.
• Tra cứu và tham khảo: Những thứ này là cần thiết để tra cứu các giá trị ở nơi khác trong bảng tính. Ví dụ: VLOOKUP tìm trong một bảng các giá trị để tìm một ô.

Làm thế nào bạn có thể sử dụng cái cuối cùng này? Vâng, để có được ngày trong tuần bằng văn bản từ một chức năng ngày. Bạn có thể sử dụng VLOOKUP để quét một bảng để biến con số này thành một thứ dễ hiểu hơn, như Thứ Tư.

Ngoài ra còn có các chức năng đặc biệt cho tài chính, kỹ thuật và thống kê được liệt kê riêng trên menu của More More Chức năng.

Công thức là gì?

Một công thức là sự kết hợp giữa các toán tử của người khác

Ví dụ: hàm = SUM thêm danh sách các số (nó thường được sử dụng, được liệt kê trên menu đầu tiên trong Excel, viết tắt bằng chữ Hy Lạp Sigma (), đó là ký hiệu mà các nhà toán học sử dụng để tính tổng một chuỗi ).

Bạn sử dụng một công thức như làm một phép tính bằng tay. Ví dụ: bạn có thể đặt ngân sách gia đình của mình vào một công thức như thế này:

Tiền mặt còn lại = (4 * lương hàng tuần) - thế chấp - thực phẩm - tiện ích

Các toán tử được nhân [*] và trừ [-]. Các toán hạng là các giá trị tiền lương hàng tuần, một khoản tiền lương thế chấp, các món ăn thế chấp, các món ăn và các món ăn khác.

Tên và địa chỉ

Các giá trị cho các món ăn thực phẩm và các toán hạng khác là tên mà bạn xác định trong Excel. Nếu không có tên của người Viking, bạn sẽ phải sử dụng địa chỉ trên mạng.

Địa chỉ của một ô được viết bằng ký hiệu cột hàng. Các hàng được cho số và các cột, chữ cái. Ô đầu tiên trong bảng tính là A1. Khi bạn đã đạt đến cuối của bảng chữ cái, các hàng được đánh số AA, AB, BA, BB, v.v..

Các công thức có thể phức tạp hơn ví dụ ngân sách gia đình. Ở trường trung học, bạn đã học được rằng diện tích của một hình tròn là bán kính lần pi bình phương hoặc πr².

Trong Excel, bạn có thể viết điều này bằng cách sử dụng công thức = PI () * radius ^ 2.

Ở đây, PI () là chức năng trả về số 3.14 và bán kính trên đường thẳng là tên của tên mà chúng tôi đã đặt cho một ô có bán kính; các nhà khai thác trên mạng là các số mũ (^) và số nhân (*).

Thứ tự và ưu tiên

Dấu ngoặc đơn được sử dụng để chỉ ra thứ tự và quyền ưu tiên trong tính toán.

Diện tích của một vòng tròn cũng có thể chúng ta viết πrr nhưng không (πr)², Vì vậy, bạn cần phải hiểu thứ tự và ưu tiên để có câu trả lời đúng. Số mũ được đánh giá trước khi nhân, vì vậy không cần ngoặc đơn trong trường hợp này. Hàm bình phương bán kính trước sau đó nhân số đó với Pi.

Nếu bạn muốn loại bỏ mọi nghi ngờ có thể, bạn có thể nói rõ và viết = Pi * (bán kính ^ 2).

Chúng ta sẽ tìm hiểu thứ tự và ưu tiên hơn nữa trong Bài 2.

Sắp tới tiếp theo

Trong phần còn lại của loạt bài này, chúng tôi sẽ tập trung vào bốn lĩnh vực chính:

Bài 2: Xác định và tạo công thức

Để bắt đầu, mục đầu tiên để khám phá là cách tạo công thức và hiểu các quy tắc cơ bản:

• Cách tạo công thức
• Toán tử tính toán
• Thứ tự và ưu tiên
• Chứng minh cách một hàm được sử dụng trong một công thức

Bài 3: Tham chiếu và định dạng ô

Trong bài học này, chúng tôi thảo luận về ba loại tham chiếu ô (tương đối, tuyệt đối và hỗn hợp), định dạng, cách di chuyển hoặc sao chép và công thức và tham chiếu vòng tròn.

Giả sử bạn có một công thức trong ô B1 có ghi = A1 * 2. Nếu bạn sao chép công thức đó vào ô B2 (một ô bên phải), thì tham chiếu ô cũng thay đổi.

Công thức mới cho biết B1 * 2. Bạn có thể sử dụng ký hiệu đô la ($) để neo tham chiếu ô để sao chép nó không thay đổi vị trí của nó (đừng lo lắng, chúng tôi sẽ đề cập đến điều này một chút).

Bài học 4: Các chức năng hữu ích bạn nên biết

Bài học này giải thích một số hàm được sử dụng phổ biến nhất và cách chúng ta có thể áp dụng chúng trong các phép tính hữu ích và cách thực hiện các hàm lồng nhau..

Để lồng một chức năng có nghĩa là đặt một chức năng bên trong một chức năng khác. Ví dụ: nếu bạn muốn biết hôm nay là ngày gì, hãy viết = TUẦN (NGAY ()).

NOW () đưa ra ngày hôm nay và TUẦN () biến nó thành một số từ 1 đến 7. NOW () là kiểu lồng nhau được đặt trong TUẦN ().

Bài 5: Các hàm nâng cao: If, Nested-If và Tra cứu

Nếu bạn muốn tạo các mô hình hoặc thuật toán phức tạp, bạn sẽ cần biết cách kết hợp các hàm logic và tra cứu bao gồm các câu lệnh IF và lồng nhau IF và tra cứu bao gồm cả VLOOKUP và HLOOKUP.

Một ví dụ về chức năng tra cứu sẽ là = COLUMN (). Điều này đưa ra số cột của tham chiếu ô, ví dụ: A = COLUMN (A1).

Chúng tôi cũng sẽ nhanh chóng bao gồm các bảng trụ. Một bảng trụ được sử dụng để trích xuất ý nghĩa từ dữ liệu. Ví dụ: bạn có thể lấy danh sách bán hàng và nhóm chúng theo vùng hoặc nhân viên bán hàng để cung cấp cho bạn tổng số cho mỗi.