Phiên bản, so sánh và kết hợp tài liệu

Đối với bài học cuối cùng trong loạt Geek School này, chúng ta sẽ nói về việc theo dõi các phiên bản trong Word và so sánh và kết hợp các tài liệu.

1. Sử dụng Mẫu để Đảm bảo Bố cục và Định dạng Chung
2. Theo dõi các thay đổi được thực hiện cho một tài liệu
3. Sử dụng Nhận xét để Chỉ ra Thay đổi trong Tài liệu
4. Hạn chế và bảo vệ tài liệu và mẫu
5. Phiên bản, so sánh và kết hợp tài liệu

Tính năng Phiên bản trong Word đã bị xóa trong các phiên bản Word gần đây. Trong Word 2013, cách duy nhất bạn có thể truy cập các phiên bản trước của tài liệu trong Word là mở các phiên bản tài liệu đã lưu tự động (đã lưu tự động) trước đó. Bạn cũng có thể mở các tài liệu chưa được lưu gần đây. Tuy nhiên, không có tính năng phiên bản chính thức trong Word. Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn một giải pháp thay thế mà bạn có thể dễ dàng thêm vào Word miễn phí sẽ cung cấp khả năng này.

Nếu nhiều người đã làm việc trên các bản sao khác nhau của cùng một tệp, thay vì sử dụng tính năng Theo dõi Thay đổi trên một bản sao của tệp, bạn có thể so sánh hai phiên bản của tệp để thấy sự khác biệt. Word chứa một công cụ so sánh cho phép bạn so sánh hai tệp, miễn là chúng có tên tệp khác nhau. Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách sử dụng tính năng này và cách đọc kết quả so sánh.

Ngoài việc so sánh các tài liệu, bạn có thể kết hợp các tài liệu sau khi so sánh chúng. Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách hợp nhất hai phiên bản của cùng một tài liệu và cũng là cách dễ dàng hợp nhất hai tài liệu khác nhau, trong trường hợp nhiều tác giả đã làm việc trên các phần riêng biệt của tài liệu.

Khi tất cả các thay đổi đã được thực hiện, các so sánh cần thiết được thực hiện và kết hợp các tài liệu được thực hiện, bạn có thể dễ dàng chia sẻ tài liệu của mình bằng Microsoft OneDrive. Bạn cũng có thể sử dụng OneDrive tại bất kỳ thời điểm nào trong quy trình cộng tác để cung cấp quyền truy cập vào tài liệu cho những người đánh giá khác.

Theo dõi các phiên bản của một tài liệu

Word đã từng có một tính năng phiên bản chính thức cho phép bạn lưu các phiên bản khác nhau của tài liệu trong chính tài liệu đó. Tính năng đó đã biến mất và cách duy nhất bạn có thể truy xuất các phiên bản trước của tài liệu là thông qua tính năng Tự động lưu hoặc bằng cách truy cập các tài liệu chưa được lưu, nếu có sẵn.

Theo mặc định, Word sẽ tự động lưu tài liệu của bạn theo các khoảng thời gian nhất định. Đây là tính năng Tự động lưu. Để quay lại bản sao tài liệu đã lưu trước đó, hãy tự động lưu vào tài liệu của bạn, nhấp vào tab Tập tin trên mạng và chọn một vật phẩm (tự động lưu) từ Danh sách trong các Phiên bản.

Bạn cũng có thể tăng hoặc giảm khoảng thời gian cho tính năng Tự động lưu trong Word.

Nếu bạn đã vô tình đóng tài liệu của mình mà không lưu, hoặc bạn bị mất điện và máy tính bị tắt đột ngột, bạn có thể khôi phục các tài liệu chưa được lưu. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào tab Tập tin trên mạng và nhấp vào nút Quản lý các phiên bản của người dùng trên màn hình. Chọn Phục hồi tài liệu chưa được lưu trong danh sách từ menu thả xuống.

Nếu có bất kỳ tệp nào chưa được lưu, chúng sẽ được liệt kê trong hộp thoại Mở Open của chế độ hiển thị.

Các lựa chọn thay thế để lưu các phiên bản của một tài liệu Word

Có những lựa chọn thay thế để thêm một hệ thống phiên bản vào Word. Một là một bổ trợ cho Word, được gọi là Lưu phiên bản và một là một plugin hoạt động với chương trình kiểm soát phiên bản bên ngoài có tên là Perforce.

Bổ trợ Lưu Phiên bản cho phép bạn dễ dàng lưu các phiên bản được đánh số của tài liệu Word từ trong tệp.

Perforce là chương trình kiểm soát phiên bản có sẵn miễn phí cho tối đa 20 người dùng. Họ cung cấp một plugin cho Microsoft Office cho phép các tệp Microsoft Word, Excel, PowerPoint và Project dễ dàng được lưu trữ và quản lý trong Perforce từ bên trong các chương trình.

So sánh hai phiên bản của cùng một tài liệu

Nếu người đánh giá đã quên sử dụng tính năng Thay đổi theo dõi của Wap và bạn không khóa nó trong tài liệu, bạn vẫn có thể so sánh hai phiên bản của tài liệu và chấp nhận và từ chối các thay đổi dựa trên so sánh. Tất cả bạn cần là tài liệu gốc của bạn và tài liệu sửa đổi. Mỗi tệp phải có một tên khác nhau.

Các tính năng của So sánh giữa các dòng và các tính năng kết hợp của nhau là tương tự nhau, nhưng mỗi tính năng đều có mục đích riêng. Nếu bạn chỉ có hai tài liệu bạn muốn so sánh và không có tài liệu nào có chứa các thay đổi được theo dõi, hãy sử dụng tính năng So sánh so sánh. Nếu bạn có hai hoặc nhiều tài liệu có chứa các thay đổi được theo dõi và bạn cần theo dõi xem ai đã thay đổi cái gì và khi nào, hãy sử dụng tính năng của Comb Combine, được mô tả sau trong bài học này.

Để so sánh các phiên bản gốc và sửa đổi của một tài liệu, hãy nhấp vào So sánh giữa các phần trong phần So sánh giữa các trang trong phần Xem lại của tab Xem lại và chọn Tải so sánh đối thủ từ menu thả xuống.

LƯU Ý: Bạn không thể so sánh hai tài liệu nếu một trong số chúng được bảo vệ cho các thay đổi được theo dõi hoặc có bất kỳ loại bảo vệ tài liệu nào được áp dụng. Hủy bỏ bảo vệ tài liệu để tiếp tục so sánh các tài liệu. Xem Bài 2 để biết thông tin về cách mở khóa tính năng thay đổi được theo dõi và Bài 4 để biết thông tin về cách loại bỏ các hạn chế định dạng và chỉnh sửa khỏi tài liệu và mật khẩu được gán cho tài liệu để mở..

Trên hộp thoại so sánh các tài liệu khác nhau, hãy chọn tài liệu gốc của Haiti từ danh sách thả xuống.

Chọn tài liệu Revised Revised từ danh sách thả xuống. Trong tài liệu Revised Revised, Tiết chỉ định một nhãn để áp dụng cho các thay đổi để bạn biết ai đã thực hiện chúng trong các thay đổi Nhãn Nhãn với hộp chỉnh sửa. Nó có thể là tên người dùng hoặc bất cứ thứ gì bạn thích.

Nhấp vào Thêm More More để truy cập nhiều tùy chọn hơn.

Trong phần Cài đặt so sánh trên mạng, hãy chọn các mục bạn muốn so sánh trong hai tài liệu. Theo mặc định, tất cả các mục được chọn.

LƯU Ý: Các mục chèn và xóa của mục Mục luôn có màu xám và luôn được kiểm tra. Khi bạn sử dụng tính năng so sánh trực tuyến hoặc kết hợp với nhau, thì việc chèn và xóa sẽ luôn được so sánh.

Trong phần Hiển thị thay đổi tại phần Giới thiệu, hãy chọn so sánh từng ký tự (Cấp độ nhân vật cấp độ) hoặc từng chữ (Cấp độ Word Lời). Cấp độ nhân vật của người nổi tiếng cho phép bạn xem những thay đổi chính xác đã được thực hiện. Ví dụ: nếu tài liệu gốc có chữ Từ đến thành và tài liệu được sửa đổi cũng có chữ Cam, thì đó là một chữ cái được thêm vào, cài đặt cấp độ Word Word sẽ cho bạn thấy rằng Thay đổi thành Thay đổi cũng vậy. Tuy nhiên, cài đặt Cấp độ nhân vật của người chơi sẽ cho thấy thực tế là một trò chơi đã được thêm vào.

Theo mặc định, tính năng của So sánh giữa các lượt đặt các thay đổi vào một tài liệu mới, như được hiển thị trong phần Hiển thị thay đổi trong phần Thay đổi. Tuy nhiên, bạn có thể chọn đưa các thay đổi vào tài liệu Ban đầu của Pháp, hoặc tài liệu được sửa đổi.

Nhấp vào OK OK khi bạn đã thực hiện các lựa chọn của mình.

So sánh giữa hai tài liệu được thực hiện và các thay đổi được hiển thị trong tài liệu được chỉ định. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi đã chọn chấp nhận mặc định hiển thị các thay đổi trong tài liệu mới. Cả hai tài liệu gốc của Cameron và các tài liệu đã được chỉnh sửa lại, cả hai đều hiển thị trong một khung bên phải của Tài liệu được so sánh với nhau để sử dụng để tham khảo. Chúng không thể được chỉnh sửa.

Nếu bạn không thấy khung chứa các tài liệu gốc và đã được sửa đổi, hãy nhấp vào So sánh chà trong phần So sánh trên đường trên của tab Xem lại trên đường. Sau đó, chọn Tài liệu hiển thị nguồn Hiển thị và sau đó là Hiển thị cả hai. Bạn cũng có thể chọn để hiển thị bản gốc Hiển thị bản gốc hoặc Hiển thị bản sửa đổi, nếu bạn không muốn xem cả hai.

Cửa sổ Đánh giá của Nhật Bản, được thảo luận ngắn gọn trong Bài 2 và chi tiết hơn trong Bài 3, cũng hiển thị ở bên trái của tài liệu So sánh.

Trong tài liệu So sánh, bạn có thể trải qua các thay đổi được theo dõi, giống như được thảo luận trong Bài 2, chấp nhận hoặc từ chối từng thay đổi.

Sau đó, lưu tài liệu được so sánh bằng một tên khác và bạn sẽ có một tài liệu chứa các thay đổi từ cả tài liệu gốc và tài liệu sửa đổi.