Các chức năng hữu ích bạn nên biết

Trong bài học này, chúng ta sẽ thảo luận về các loại chức năng - những gì chúng làm và các ví dụ khác nhau - và để minh họa cách chúng hoạt động, chúng tôi sẽ cho bạn thấy một số bảng tính mẫu. Chúng tôi khuyến khích bạn làm theo cùng bằng cách tạo bảng tính của riêng bạn.

CHUYỂN ĐỔI TRƯỜNG

Tại sao bạn cần công thức và hàm?
Xác định và tạo công thức
Tham chiếu ô tương đối và tuyệt đối và định dạng
Các chức năng hữu ích bạn nên biết
Tra cứu, Biểu đồ, Thống kê và Bảng Pivot

Tất nhiên, có nhiều chức năng khác, và đây không phải là những chức năng duy nhất mà bạn nên học. Chúng tôi chỉ cung cấp cho bạn một bộ các chức năng thực sự hữu ích mà bạn sẽ cần sử dụng một cách thường xuyên. Bài học tiếp theo sẽ trình bày một số chức năng nâng cao hơn mà bạn có thể sử dụng, nhưng ít thường xuyên hơn.

Chức năng toán và tài chính

Một lần nữa, đây không phải là một danh sách đầy đủ các chức năng toán học hoặc tài chính, mà là một ví dụ về một số ít mà bạn nên biết. Chúng tôi khuyên bạn nên thử nghiệm chúng trong bảng tính của riêng bạn.

Chức năng	Mục đích
SQRT	Căn bậc hai, ví dụ: SQRT (4) = 2 vì 2 * 2 = 4
PMT	Thanh toán khoản vay
DEGREES	Ví dụ, được sử dụng bởi các kỹ sư để chuyển đổi độ (ví dụ: 360⁰) sang radian (ví dụ: 2π)
GCD	Tìm ước số chung lớn nhất giữa hai số. Ví dụ: GDC (5,15) = 5, vì 5 là số lớn nhất chia 15. 3 cũng chia 15, nhưng đó không phải là lớn nhất ước số họ có điểm chung.
RAND (23)	Tạo một số thập phân ngẫu nhiên giữa hoặc bằng 0 và 1. Bạn có thể sử dụng số này chẳng hạn, để chọn người chiến thắng cuộc thi (xem ví dụ bên dưới). RANDBETweEN dễ sử dụng hơn, vì bạn không chuyển đổi số thập phân này thành toàn bộ số, ví dụ: 3 dễ sử dụng hơn 0,3.

Ví dụ: Người chiến thắng cuộc thi ngẫu nhiên

Dưới đây là một ví dụ về cách bạn có thể sử dụng RANDBETweEN (). Giả sử chúng tôi có tám nhân viên trong văn phòng và ông chủ đang tặng một chiếc iPad thông qua một bản vẽ ngẫu nhiên.

Đừng sử dụng mũ và mẩu giấy để chọn người chiến thắng, hãy sử dụng công nghệ cao như Excel!

Tạo một bảng tính như bảng dưới đây:

Chúng tôi sử dụng = RANDBETweEN (1,8) trong ô B10 để tạo toàn bộ số từ 1 đến 8.

Tên của mỗi nhân viên nằm trong phạm vi A2: A9 vì có tám nhân viên, vì vậy chúng tôi cần chọn một số ngẫu nhiên trong khoảng từ 1 đến 8. Người có số xuất hiện sẽ thắng iPad.

Bạn biết vị trí của nhân viên trong danh sách - James là 1, Mark là 2, v.v ... Sử dụng hàm INDEX để lấy tên của nhân viên để gán số được tạo ngẫu nhiên cho tên tương ứng. Đây là cách chúng tôi chọn người chiến thắng.

A2: A9 là phạm vi.
B10 là số nhân viên đã thắng.

Trong ví dụ này, 1 có nghĩa là chọn cột đầu tiên trong phạm vi và = INDEX () là một hàm lấy giá trị của một ô (Jam.es = 1 để anh ta là người chiến thắng của chúng tôi).

Nếu bạn muốn chọn một tên khác - chẳng hạn như nếu người chiến thắng phải có mặt để giành chiến thắng - thì tất cả những gì bạn cần làm là thay đổi bảng tính. Bạn có thể tự thử, chỉ cần thay đổi độ rộng của cột hoặc thêm dữ liệu. Bất cứ khi nào bảng tính cập nhật, nó sẽ tạo lại một số ngẫu nhiên mới và chọn một người chiến thắng mới.

Chức năng logic

Các hàm logic được sử dụng để kiểm tra xem một cái gì đó là đúng hay sai.

Chức năng	Mục đích
NẾU	Nếu (, X, Y) Nếu là đúng, thì giá trị là X, nếu không thì giá trị là Y. Ví dụ: công thức này = IF (C2 = 5, 192 nếu C2 = 5, nếu không nó sẽ hiển thị C25
VÀ	= AND (C3 = 5, C4 = 5) Hiển thị TRUE, nếu cả C3 = 5 và C4 = 5
SAI	Đặt ô thành sai
THẬT	Đặt ô thành đúng

Hàm ngày và giờ

Ngày được lưu trữ trong excel dưới dạng số, có nghĩa là bạn có thể làm toán với chúng. Bạn có thể sử dụng +1 để tính ngày hôm sau và bạn có thể trừ đi một ngày từ ngày khác để tìm xem đã trôi qua bao nhiêu ngày giữa hai ngày.

Công thức	Kết quả	Mục đích
= NGAY BÂY GIỜ ()	16/9/2013	Nhận ngày giờ hiện tại
= DATEVALUE (Ngày 9/9/2013)	41533	Chuyển đổi ngày ở định dạng văn bản thành số. Số này được gọi là số serial serial. Số 1 là ngày 1 tháng 1 năm 1900. 41,533 là 41,532 ngày sau đó hoặc ngày 16/9/2013.
= TUẦN (NGAY ())	2	Trích ngày tháng dưới dạng số. 1 là chủ nhật và 7 là thứ bảy.
= BÂY GIỜ () + 1	17/9/2013	Vì ngày trong Excel được lưu trữ dưới dạng số, bạn có thể làm toán với chúng.

Ví dụ: Excel không thể chỉ cần thêm = 9/16/2013 + 1. Trước tiên, nó phải chuyển đổi nó thành một số có ý nghĩa với nó. Trong ảnh chụp màn hình, trước tiên bạn thấy chúng ta phải gán hàm DATEVALUE () cho công thức để Excel biết giá trị của văn bản là một ngày của văn bản.

Ví dụ: Khi nào nên đi nghỉ

Dưới đây là một ví dụ minh họa cách sử dụng các hàm ngày khác nhau.

Sếp nói rằng bạn có thể nghỉ phép dựa trên doanh số của bạn. Nếu bạn kiếm được 1 triệu đô la doanh số, bạn sẽ có hai tuần (10 ngày làm việc). Nếu bạn kiếm được 10 triệu đô la doanh số, bạn sẽ có ba tuần (15 ngày làm việc). Kiếm ít hơn 1 triệu đô la doanh số và bạn có một công việc mới ở nơi khác.

Bạn là một người bán hàng tuyệt vời, vì vậy bạn đang lên kế hoạch kiếm ít nhất 10 triệu đô la doanh số và thực hiện nhanh chóng. Bạn ước tính sẽ mất năm mươi ngày để đáp ứng hạn ngạch của bạn. Bạn muốn dự án khi bạn có thể đi nghỉ, vì vậy bạn tạo một bảng tính.

Để tìm ngày nghỉ, bạn không thể chỉ cần thêm 50 ngày vào ngày đầu tiên của năm. Nó phải là 50 ngày làm việc - không bao gồm ngày lễ. Hơn nữa, vì không ai muốn đi nghỉ vào giữa tuần, nên bạn phải tìm thứ bảy sau, trừ khi ngày tính toán đã là thứ bảy.

Làm thế nào để bạn thực hiện tính toán này? Hãy nhìn kỹ vào bảng tính dưới đây:

Nếu bạn dự kiến doanh số 15 triệu đô la, hãy nhập giá trị đó vào ô B2. Bạn cũng ước tính sẽ mất 50 ngày làm việc để đạt được mục tiêu đó, bạn nhập vào B3.

Từ đây, chúng tôi có thể tính ngày nào sẽ là 50 ngày làm việc kể từ ngày 1 tháng 1, và sau đó hiển thị ngày thứ bảy tiếp theo - ngày nghỉ đầu tiên của bạn!

Công thức = WORKDAY (B1, B3, A13: A20) thêm B3 (50 ngày làm việc) vào B1 (ngày 1 tháng 1) không kể các ngày nghỉ được liệt kê trong phạm vi A13: A20.

Tiếp theo, bạn phải tìm thứ bảy tiếp theo. Đây là một chút khó khăn. Toàn bộ công thức là = IF (TUẦN (B4) = 7,7,7-TUẦN (B4)) + B4.

Để giải thích, hãy nhớ rằng Thứ Sáu và Thứ Bảy là 6^thứ và 7^thứ ngày trong tuần, tương ứng. Ngày 14 tháng 3, đó là ngày đầu tiên dự kiến của chúng tôi, chúng tôi sẽ đủ điều kiện để đi nghỉ là ngày 14 tháng 3 (ô B4), tức là thứ Sáu (6).

Sau đó chúng tôi lấy số 7 (Thứ bảy) và trừ giá trị từ B4.

Khi Excel xác định có bao nhiêu sự khác biệt giữa ngày nghỉ dự kiến của bạn và thứ bảy tiếp theo, nó sẽ thêm sự khác biệt đó, trong trường hợp 1 này, vào giá trị trong B4 và hiển thị nó trong B5.

Một khi bạn xác định khi nào nên đi nghỉ, bạn có thể tìm ra khi nào nên quay lại. Nếu doanh số của bạn lớn hơn hoặc bằng 1.000.000 đô la thì bạn có 10 ngày nghỉ. Nếu chúng lớn hơn hoặc bằng 10.000.000 đô la, bạn có 15 ngày nghỉ.

Công thức chúng tôi sẽ sử dụng để xác định ngày trả lại của chúng tôi là = IF (B2> = A10, WORKDAY (B11, B5), WORKDAY (B11, B4)).

Ở đây trước tiên chúng tôi xác định giá trị của B2 (doanh số được thực hiện) và sau đó so sánh nó với giá trị trong A10 (10.000.000 đô la).

Nếu giá trị lớn hơn hoặc bằng 10.000.000 đô la, thì công thức sẽ thêm 15 ngày vào ô B5 và in kết quả trong B6, đó là ngày trả lại của bạn.

Nếu không, nó sẽ thêm giá trị trong B9 (10 ngày) và in nó trong B6.

Chúng tôi không quan tâm đến các ngày lễ vì chúng tôi sẽ đi nghỉ, vì vậy chúng tôi không đưa chúng vào hàm WORKDAY ().

Đáng buồn thay, hữu ích như thế này, Excel vẫn không thể cho bạn biết liệu bạn thậm chí có muốn quay lại làm việc hay không khi kỳ nghỉ của bạn kết thúc!

Sắp tới tiếp theo

Kết thúc ngày hôm nay, bạn nên có kiến thức làm việc tốt về các chức năng toán học và tài chính, chức năng logic và chức năng ngày và thời gian. Ngày mai, trong Bài học cuối cùng của lớp 5, chúng ta sẽ tìm hiểu các hàm tham chiếu, bộ giải, hàm tài chính và cách tạo bảng xoay.