Bộ lọc thư và hệ thống sao
Bài học hôm nay của Trường Geek sẽ mở rộng cuộc thảo luận của chúng tôi về các nhãn trong Gmail để bao gồm các bộ lọc và sau đó chuyển sang theo dõi các email quan trọng bằng các ngôi sao.
CHUYỂN ĐỔI TRƯỜNG- Làm quen với Gmail
- Ứng dụng dành cho thiết bị di động, soạn thư và trò chuyện
- Quản lý hộp thư đến và nhãn
- Bộ lọc thư và hệ thống sao
- Tệp đính kèm, Chữ ký và Bảo mật
- Lời mời và trả lời kỳ nghỉ
- Sử dụng Gmail làm Danh sách nhiệm vụ
- Nhiều tài khoản, Phím tắt và Đăng xuất từ xa
- Sử dụng tài khoản Gmail của bạn để truy cập các tài khoản khác
- Power Tips và Gmail Labs
Nhãn rất tuyệt nhưng chúng có thể được sử dụng hiệu quả hơn nhiều bằng cách kết hợp các bộ lọc, do đó, các thư đến đáp ứng một số tiêu chí nhất định sẽ tự động áp dụng nhãn hoặc nhãn. Điều này giúp ích rất nhiều cho tổ chức và có thể giảm đáng kể sự hỗn loạn của hộp thư đến.
Tạo bộ lọc mới bằng hộp tìm kiếm
Để tạo bộ lọc mới, chúng tôi sẽ chỉ định các tùy chọn tìm kiếm trong hộp Tìm kiếm trên mạng và tạo bộ lọc từ tìm kiếm. Để thực hiện việc này, nhấp vào mũi tên xuống trên hộp Tìm kiếm trực tuyến.
Nhập tiêu chí tìm kiếm của bạn vào hộp tùy chọn tìm kiếm. Bạn có thể chọn tìm kiếm tin nhắn từ một người cụ thể hoặc toàn bộ tên miền (@ example.com), với một số từ nhất định trong chủ đề, cũng như các điều kiện khác.
Để tạo bộ lọc dựa trên tìm kiếm này, hãy nhấp vào bộ lọc Tạo Tạo với liên kết tìm kiếm này.
Các tùy chọn bộ lọc hiển thị. Chọn hộp kiểm cho biết bạn muốn làm gì với các thư phù hợp với tiêu chí tìm kiếm.
Ví dụ: chúng tôi đã chọn luôn đánh dấu các tin nhắn đến từ địa chỉ email được chỉ định bằng nhãn của Trường HTG School và luôn luôn đánh dấu các tin nhắn đó là quan trọng..
LƯU Ý: Nếu bạn muốn nhãn của mình hoạt động giống như các thư mục, bạn có thể chọn Bỏ qua Hộp thư đến (Lưu trữ)) để tự động chuyển email vào nhãn khi chúng đến. Điều này giúp email của bạn ngăn nắp hơn, mặc dù bạn có thể có nguy cơ bỏ lỡ một thư quan trọng vì nó sẽ không tự động xuất hiện trong hộp thư đến của bạn.
Khi bạn đã chỉ định tiêu chí bộ lọc của mình, hãy nhấp vào Tạo bộ lọc.
LƯU Ý: Khi bạn chọn chuyển tiếp tin nhắn dưới dạng hành động trong bộ lọc, chỉ những tin nhắn mới sẽ bị ảnh hưởng. Mọi thông báo hiện có mà bộ lọc áp dụng sẽ không được chuyển tiếp.
Một thông báo hiển thị nói rằng bộ lọc của bạn đã được tạo. Lưu ý trong ảnh chụp màn hình đó, tất cả các tin nhắn từ người đó được dán nhãn Nhãn HTG School '.
Các tin nhắn cũng được đánh dấu là quan trọng tự động (các biểu tượng thẻ ở bên trái của người gửi được điền màu vàng).
Tạo bộ lọc mới bằng màn hình cài đặt
Bạn cũng có thể tạo bộ lọc trong Cài đặt trên mạng.
Truy cập vào màn hình Cài đặt của các ứng dụng trên mạng như mô tả trước đây và nhấp vào liên kết Bộ lọc Bộ lọc ở trên cùng.
Nhấp vào liên kết Tạo bộ lọc mới.
Chỉ định tiêu chí tìm kiếm và bộ lọc của bạn theo cùng một cách được đề cập trong phương pháp trước đó và nhấp vào Tạo Tạo bộ lọc trên hộp thoại tùy chọn bộ lọc.
Thay vì kết thúc trở lại trong hộp thư đến của bạn, bạn được đưa trở lại màn hình Bộ lọc Bộ lọc và bộ lọc mới của bạn được liệt kê. Bạn có thể chỉnh sửa, xóa hoặc chọn nó để xuất (bộ lọc xuất sẽ được thảo luận sau trong bài học này).
Nhấp vào nhãn Hộp thư đến của video để quay lại hộp thư đến của bạn.
Sử dụng một thông điệp cụ thể để tạo bộ lọc mới
Bạn cũng có thể tạo bộ lọc dựa trên thông báo hiện có. Để làm điều này, chọn một tin nhắn trong danh sách tin nhắn của bạn hoặc trong một nhãn.
Nhấp vào nút hành động của More More và chọn các tin nhắn Bộ lọc như thế này từ menu thả xuống.
Lưu ý rằng trường Từ From vào trên hộp thoại Bộ lọc Bộ lọc được tự động điền vào. Nhập bất kỳ tiêu chí bộ lọc nào khác bạn muốn và nhấp vào Bộ lọc Tạo với tìm kiếm này.
Chỉ định tiêu chí lọc của bạn bằng cách chọn tùy chọn bộ lọc trên hộp thoại tiếp theo như được mô tả trước đó.
LƯU Ý: Bạn có thể sử dụng phương pháp này để thiết lập các bộ lọc để tự động xóa các email không mong muốn khi bạn nhận được chúng.
Áp dụng cùng một bộ lọc cho nhiều người gửi
Bạn có thể sử dụng một bộ lọc để quản lý thư từ một số địa chỉ email khác nhau. Ví dụ: chúng tôi có thể chỉ định ghi nhãn tin nhắn từ nhiều người bằng nhãn Trường HTG của trường. Để thực hiện việc này, hãy mở hộp thoại tùy chọn tìm kiếm bằng cách sử dụng mũi tên xuống trên hộp Tìm kiếm trực tuyến.
Thêm từng địa chỉ email trong trường Từ From, được phân tách bằng từ "OR", xóa và nhấp vào Tạo bộ lọc với tìm kiếm này.
Để áp dụng cùng nhãn cho các thư từ một trong hai địa chỉ email này, hãy chọn hộp kiểm Áp dụng nhãn Áp dụng nhãn và chọn nhãn mong muốn từ danh sách bật lên. Áp dụng bất kỳ hành động nào khác cho bộ lọc này và nhấp vào Tạo bộ lọc.
LƯU Ý: Hãy nhớ chọn Bộ lọc cũng áp dụng bộ lọc cho các cuộc hội thoại phù hợp Hộp kiểm của nếu bạn muốn áp dụng bộ lọc này cho các thư bạn đã nhận được từ hai địa chỉ email này.
Bộ lọc xuất và nhập
Bây giờ bạn đã học cách thiết lập các bộ lọc, có lẽ bạn đã tạo một số bộ lọc rất hữu ích mà bạn có thể muốn sử dụng trong các tài khoản Gmail khác. Bạn có thể xuất các bộ lọc từ một tài khoản và nhập chúng vào tài khoản khác.
Xuất bộ lọc
Để xuất bộ lọc, trước tiên, hãy truy cập vào màn hình Bộ lọc Bộ lọc trên màn hình Cài đặt trên màn hình trực tuyến (sử dụng nút bánh răng Cài đặt của bộ cài đặt). Sau đó, chọn bộ lọc bạn muốn xuất trong danh sách và nhấp vào Xuất xuất.
LƯU Ý: Bạn có thể chọn nhiều bộ lọc để xuất cùng một lúc.
Trên hộp thoại Save Save As, hãy điều hướng nơi bạn muốn lưu bộ lọc. Bộ lọc được lưu dưới dạng tệp XML với tên mặc định mà bạn có thể thay đổi nếu muốn, chỉ cần đảm bảo để lại phần mở rộng dưới dạng .xml và nhấp vào Lưu Lưu.
Bây giờ bạn có một tệp bạn có thể sao lưu, chuyển sang máy tính khác, chia sẻ với bạn bè hoặc nhập vào tài khoản Gmail khác.
Nhập bộ lọc
Để nhập bộ lọc vào tài khoản Gmail của bạn, hãy truy cập vào Bộ lọc Bộ lọc trên màn hình Cài đặt trên mạng và cài đặt liên kết Bộ lọc Nhập vào.
Bên dưới bộ lọc nhập khẩu, hãy nhấp vào, chọn tập tin.
LƯU Ý: Nếu bạn thay đổi ý định về việc nhập bộ lọc, hãy nhấp vào liên kết Hủy Hủy nhập.
Trên hộp thoại của Open Open, điều hướng đến vị trí bạn đã lưu bộ lọc đã xuất. Chọn tệp và nhấp vào Mở.
Tên tệp được liệt kê bên cạnh nút Chọn tệp Tệp. Nhấp vào tập tin mở tệp mở rộng để mở tập tin và nhập các bộ lọc trong đó.
Một thông báo hiển thị dưới hộp Tìm kiếm trên mạng trong khi tệp bộ lọc đang được mở. Điều này có thể mất một lúc, tùy thuộc vào số lượng bộ lọc trong tệp.
Tất cả các bộ lọc trong tập tin đã chọn được liệt kê bên dưới Bộ lọc nhập khẩu. Bộ lọc Chọn bộ lọc bạn muốn nhập. Nếu bạn muốn áp dụng các bộ lọc đã nhập cho các thư email hiện có (giống như khi bạn tạo bộ lọc mới), hãy chọn hộp thư Áp dụng bộ lọc mới cho hộp thư Thư hiện có và nhấp vào Tạo bộ lọc.
Một hộp thoại hiển thị hiển thị tiến trình của quá trình tạo bộ lọc. Bạn có thể hủy việc tạo bộ lọc bằng cách nhấp vào Dừng Dừng.
Khi các bộ lọc đã được tạo, chúng sẽ hiển thị trong danh sách của bạn trên màn hình Bộ lọc Bộ lọc.
Theo dõi các email quan trọng bằng hệ thống sao
Hệ thống sao của Gmail cho phép bạn đánh dấu các email quan trọng nhất của mình để bạn có thể dễ dàng tìm thấy chúng sau này. Theo mặc định, tin nhắn được gắn dấu sao được gắn nhãn bằng một ngôi sao màu vàng, nhưng bạn có thể thêm các màu và loại sao khác.
Sao hiển thị bên trái tên người gửi trong hộp thư đến của bạn.
Thêm một ngôi sao vào tin nhắn
Để thêm một ngôi sao vào một tin nhắn trong hộp thư đến của bạn, hãy nhấp vào biểu tượng ngôi sao bên cạnh tên người gửi, như hình trên.
Bạn cũng có thể thêm một ngôi sao vào tin nhắn trong khi nó đang mở. Để thực hiện việc này, nhấp vào biểu tượng ngôi sao ở góc trên bên phải của tin nhắn ở bên phải của ngày. Trong các cuộc hội thoại, nó sẽ ở bên phải của tin nhắn đầu tiên ở đầu cuộc trò chuyện.
Để thêm một ngôi sao vào một tin nhắn bạn đang soạn, hãy nhấp vào mũi tên Thêm tùy chọn khác Mũi tên ở góc dưới bên phải của cửa sổ Composees.
Di chuyển chuột của bạn qua tùy chọn Nhãn Nhãn, và sau đó chọn Thêm Thêm ngôi sao từ menu phụ.
Trong nhãn Sent Sent Mail của bạn, tin nhắn bạn đã gửi được gắn dấu sao.
Sử dụng thiết kế nhiều sao trên tin nhắn của bạn
Gmail cho phép bạn sử dụng nhiều màu sắc và loại hình ngôi sao Ngôi sao để phân biệt các thông điệp với nhau.
Tính năng này rất hữu ích nếu bạn muốn đánh dấu nhiều tin nhắn với mức độ quan trọng khác nhau. Ví dụ: bạn có thể sử dụng ngôi sao màu tím cho các tin nhắn bạn muốn đọc lại và dấu chấm than màu đỏ cho các tin nhắn bạn cần theo dõi.
Nhấp vào nút Cài đặt cài đặt của Nhật Bản và chọn Cài đặt cài đặt trên mạng từ menu thả xuống. Trên tab General General, hãy cuộn xuống phần của Stars Stars. Kéo các biểu tượng từ phần Không được sử dụng trên mục vào Phần cứng trong phần Sử dụng để thêm các loại sao khác nhau. Nếu bạn có nhiều loại sao đang sử dụng, hãy nhấp vào biểu tượng ngôi sao bên cạnh thông báo email sẽ chuyển qua tất cả các ngôi sao đang sử dụng. Nếu bạn gắn dấu sao cho tin nhắn trong khi nó mở, chỉ có loại sao đầu tiên được áp dụng.
Tìm tin nhắn được gắn dấu sao
Để xem tất cả các tin nhắn được gắn dấu sao của bạn, hãy nhấp vào nhãn Ngôi sao đã được dán ở phía bên trái của cửa sổ Gmail chính. Bạn cũng có thể tìm kiếm các tin nhắn được gắn dấu sao bằng cách gõ vào là:.
Tìm tin nhắn với một loại sao đặc biệt
Nếu bạn đã sử dụng một số loại sao khác nhau để đánh dấu thư của mình, bạn có thể tìm kiếm một loại sao cụ thể. Để thực hiện việc này, tìm kiếm bằng cách sử dụng, có tên: Ngôi sao với tên của ngôi sao (ví dụ: Có có: màu đỏ bang bang).
Để tìm ra tên của một ngôi sao cụ thể, hãy truy cập vào tab General General trên màn hình Cài đặt Cài đặt và di chuột qua loại sao bạn muốn. Tên của ngôi sao hiển thị trong cửa sổ bật lên.
Ngoài ra còn có một danh sách các tên ngôi sao trong chủ đề trợ giúp tìm kiếm nâng cao trong trợ giúp của Gmail.
Giữ các tin nhắn được gắn dấu sao ra khỏi tab chính
Nếu bạn sắp xếp hộp thư đến của mình bằng các tab có thể định cấu hình được đề cập trước đó trong bài học này, các tin nhắn từ các tab khác được đánh dấu sao cũng được bao gồm trong tab Chính sơ cấp. Nếu bạn không muốn xem các tin nhắn được gắn dấu sao từ các tab khác trên tab Chính Sơ cấp, bạn có thể tắt tin nhắn này.
Nhấp vào biểu tượng Số + + ở bên phải của các tab.
Trên các tab Chọn Chọn để bật hộp thoại, hãy bỏ chọn Hộp thư được gắn dấu sao trong hộp kiểm Chính và nhấp vào Lưu Lưu.
Sắp tới tiếp theo
Bây giờ chúng ta đang ở đây vào cuối Bài 4 nhưng bạn đã sẵn sàng trở thành một chuyên gia Gmail! Chỉ trong bốn ngày ngắn ngủi, giờ đây bạn đã biết nhiều như bạn cần biết để thực sự làm cho hộp thư đến của bạn tỏa sáng và các tin nhắn sẽ tự động tìm đường đến nhãn được chỉ định của chúng mà không cần điền vào hộp thư đến của bạn.
.
