Tệp đính kèm, Chữ ký và Bảo mật

Trong bài học này, chúng tôi tập trung vào các tệp đính kèm và cách bạn có thể tạo ra các thông điệp email của mình bằng một chữ ký được cá nhân hóa.

CHUYỂN ĐỔI TRƯỜNG

1. Làm quen với Gmail
2. Ứng dụng dành cho thiết bị di động, soạn thư và trò chuyện
3. Quản lý hộp thư đến và nhãn
4. Bộ lọc thư và hệ thống sao
5. Tệp đính kèm, Chữ ký và Bảo mật
6. Lời mời và trả lời kỳ nghỉ
7. Sử dụng Gmail làm Danh sách nhiệm vụ
8. Nhiều tài khoản, Phím tắt và Đăng xuất từ ​​xa
9. Sử dụng tài khoản Gmail của bạn để truy cập các tài khoản khác
10. Power Tips và Gmail Labs

Chúng tôi kết thúc mọi thứ với thông tin về cách bảo vệ tốt nhất dữ liệu tài khoản của bạn và cũng sao lưu dữ liệu cục bộ để bạn luôn có nó, ngay cả khi bạn xóa tài khoản của mình.

Tài liệu đính kèm

Thêm tệp đính kèm vào email trong Gmail thật dễ dàng. Trên hết, với Gmail, bạn có thể tránh được sự ngại ngùng khi gửi email theo dõi nếu bạn quên đính kèm tệp.

LƯU Ý: Tin nhắn Gmail có thể có kích thước tối đa 25 megabyte (MB). Nếu bạn cần gửi tệp đính kèm trong tin nhắn khiến nó lớn hơn 25MB, bạn có thể chèn tệp từ Google Drive thay thế. Không có giới hạn về số lượng tệp đính kèm được phép cho mỗi tin nhắn, miễn là bạn không vượt quá giới hạn kích thước 25MB.

Một cách là nhấp vào tập tin đính kèm tập tin đính kèm ở phía dưới cửa sổ.

Chọn các tệp của bạn để đính kèm vào tin nhắn trên hộp thoại Mở Open. Bạn có thể đính kèm nhiều tệp cùng một lúc bằng cách chọn nhiều tệp giống như cách bạn làm trong Windows Explorer. Nhấp vào Mở Open Open để đính kèm các tệp đã chọn.

Tiến trình đính kèm của các tập tin hiển thị ở dưới cùng của tin nhắn.

Bây giờ, nếu bạn quên đính kèm tập tin của bạn thì sao? Gmail sẽ không để bạn quên. Gmail nhận ra khi bạn đã viết một số cụm từ nhất định trong nội dung thư của mình và trước khi nó gửi tin nhắn, một thông báo nhắc nhở sẽ bật lên.

Nhấp vào Hủy bỏ Hủy và đính kèm các tập tin trước khi gửi tin nhắn.

Bất kỳ cụm từ nào sau đây sẽ nhắc lời nhắc đính kèm hiển thị.

• xem tệp đính kèm
• xem đính kèm
• Xem các đính kèm
• đính kèm với email này
• tôi đã gắn liền
• Tôi đã đính kèm
• Tôi đã bao gồm
• Tôi đã bao gồm
• tập tin đính kèm

Sử dụng Kéo và Thả để Đính kèm Tệp

Bạn cũng có thể kéo và thả tệp vào thư bạn đang soạn để đính kèm. Chỉ cần kéo tệp từ cửa sổ Explorer vào thư bạn đang soạn.

Thiết lập Chữ ký email trong Gmail Mobile

Chữ ký email cho phép bạn tự động đưa một vài dòng thông tin liên hệ (hoặc bất kỳ thông tin nào khác) vào cuối mỗi email gửi đi, cho phép bạn dễ dàng quảng cáo doanh nghiệp hoặc chính mình.

Gmail cho phép bạn thiết lập chữ ký để bao gồm trong thư bạn soạn.

Để thiết lập chữ ký sẽ tự động được thêm vào bất kỳ email nào bạn soạn trong Gmail, hãy nhấp vào nút thiết bị cài đặt và chọn Cài đặt Cài đặt đường sắt từ menu thả xuống. Ở trên tab của General General, cuộn xuống phần Chữ ký của Cameron và chọn tùy chọn bên dưới là Không có chữ ký nào để bật tính năng này.

Nhập văn bản bạn muốn sử dụng làm chữ ký của bạn. Nếu bạn có logo, bạn có thể chèn nó dưới dạng hình ảnh với văn bản của mình hoặc trên chính nó. Bạn cũng có thể thêm siêu liên kết vào văn bản trong chữ ký của mình, bằng cách chọn văn bản cho liên kết và nhấp vào nút Liên kết liên kết trên thanh công cụ.

LƯU Ý: Nếu bạn muốn thêm một hình ảnh vào chữ ký của mình, bạn cần sử dụng một hình ảnh có sẵn công khai trên web. Ví dụ: để sử dụng logo của công ty bạn, bạn có thể tìm thấy nó trên trang web của công ty và sao chép URL từ đó. Bạn cần một URL web để bao gồm một hình ảnh trong chữ ký của bạn. Nếu hình ảnh bạn muốn sử dụng chưa có sẵn trên web, bạn có thể sử dụng các trang web như Blogger và Google Site để tạo một trang web đơn giản và tải hình ảnh của bạn lên đó. Hoặc, bạn có thể sử dụng dịch vụ lưu trữ hình ảnh.

Trong phần Liên kết với, liên kết, xác định xem liên kết đó có phải là địa chỉ Web hay không, hay địa chỉ Email., Nhập vào URL hoặc địa chỉ email trong liên kết Để liên kết này nên đi đến địa chỉ nào? Nếu bạn muốn kiểm tra liên kết để chắc chắn rằng nó hoạt động, hãy nhấp vào Kiểm tra liên kết này. Khi bạn hài lòng, hãy nhấp vào OK.

Các liên kết được chèn. Khi con trỏ ở trên bất kỳ văn bản được liên kết nào, các tùy chọn bổ sung sẽ hiển thị. Bạn có thể chuyển đến liên kết [liên kết], Thay đổi liên kết, hoặc Xóa Xóa liên kết. Để ẩn các tùy chọn này, hãy nhấp vào tên X X ở phía bên phải của hộp hoặc nhấp vào bất kỳ văn bản không liên kết nào khác trong chữ ký.

Gmail tự động chèn hai dấu gạch ngang (-) phía trên chữ ký của bạn, tách nó khỏi phần thân của thông báo email, như được hiển thị bên dưới.

Bạn có thể chọn để lại dấu gạch ngang. Để làm như vậy, hãy chọn Chèn Chèn chữ ký này trước khi trích dẫn văn bản trong câu trả lời và xóa dòng '-' trước hộp kiểm nó. Lưu ý rằng tùy chọn này cũng sẽ chèn chữ ký của bạn trước khi trích dẫn văn bản trong câu trả lời.

Nhấp vào Lưu Lưu Thay đổi.

Bạn có thể chỉnh sửa hoặc xóa chữ ký theo cách thủ công khi nó được chèn vào một tin nhắn mới.

Thiết lập Chữ ký email trong Gmail Mobile

Ứng dụng Gmail dành cho thiết bị di động cho phép bạn thiết lập chữ ký để sử dụng trong ứng dụng tách biệt với chữ ký bạn thiết lập trong Gmail trong trình duyệt.

Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách thiết lập chữ ký trên điện thoại Android. Để thêm chữ ký trong ứng dụng Gmail trên điện thoại Android, hãy nhấp vào nút menu điện thoại của bạn và chọn Cài đặt cài đặt trực tiếp từ menu bật lên.

Trên màn hình Cài đặt trên màn hình, hãy chạm vào địa chỉ email cho tài khoản mà bạn muốn thiết lập chữ ký.

Chạm vào tùy chọn Chữ ký của Wikipedia trên màn hình Cài đặt trực tuyến.

Nhập chữ ký của bạn vào hộp thoại bật lên Chữ ký của MSN và chạm vào OK OK.

LƯU Ý: Bạn có thể nhấn vào Enter Enter Enter trong chữ ký để đặt văn bản chữ ký của bạn trên nhiều dòng, tuy nhiên, bạn không thể thêm siêu liên kết vào văn bản trong chữ ký của mình trong ứng dụng Gmail.

Chữ ký hiển thị bên dưới tùy chọn Chữ ký của người dùng trên màn hình.

Nhấn nút Back Back trên điện thoại của bạn hai lần để quay lại hộp thư đến của bạn. Chạm vào nút Compose.

Chữ ký bạn xác định sẽ tự động được thêm vào thông báo email mới.

Thiết lập nhiều chữ ký

Bạn chỉ có thể thêm một chữ ký trong Gmail. Tuy nhiên, có một cách xung quanh giới hạn này trong trình duyệt. Nếu bạn cần nhiều chữ ký trong Gmail, bạn có thể tạo thêm chữ ký bằng tính năng Hồi đáp được đóng hộp trong phòng thí nghiệm của Gmail trong Gmail Labs.

Chúng tôi sẽ đề cập đến tính năng này trong Bài 10 khi chúng tôi nói về các tính năng nâng cao trong Gmail Labs.

Giữ tài khoản và dữ liệu của bạn an toàn

Chúng tôi muốn chuyển đổi một chút trong phần còn lại của bài học này để tập trung vào bảo mật tài khoản và sao lưu dữ liệu của bạn. Vì bạn sẽ giữ quá nhiều cuộc sống của mình trong (danh bạ, lịch, tác vụ, v.v.) tài khoản Gmail của bạn, nên bạn phải biết cách giữ an toàn, bảo mật và, nếu cần, làm thế nào để sao lưu dữ liệu của bạn trong trường hợp , ví dụ: bạn từng quyết định muốn xóa tài khoản của mình.

Bảo mật dữ liệu của bạn bằng cài đặt tài khoản Google

Bạn có thể thay đổi mật khẩu, tùy chọn khôi phục tài khoản và thông báo của mình trong phần Bảo mật trên mạng của phần Tài khoản trực tuyến.

Để truy cập vào màn hình của các tài khoản trên mạng, hãy nhấp vào nút Cài đặt của máy tính và cài đặt các chế độ khác nhau từ danh sách của Cài đặt. Nhấp vào các tài khoản trên mạng Cameron ở đầu màn hình Cài đặt trực tuyến.

Trong phần Cài đặt tài khoản Thay đổi của Phần cứng, bạn có thể thay đổi mật khẩu, thay đổi tùy chọn khôi phục mật khẩu và truy cập các cài đặt Tài khoản Google khác.

Thay đổi mật khẩu Gmail của bạn

Thỉnh thoảng nên thay đổi mật khẩu của bạn để ngăn chặn truy cập trái phép vào tài khoản trực tuyến của bạn, bao gồm cả Gmail. Nếu bạn nghi ngờ ai đó có thể có quyền truy cập vào tài khoản Gmail của mình, bạn nên thay đổi mật khẩu ngay lập tức.

Để thay đổi mật khẩu của bạn, hãy truy cập vào màn hình chính Tài khoản trực tuyến như mô tả ở trên. Trong phần Cài đặt tài khoản Thay đổi của người dùng, hãy nhấp vào liên kết Thay đổi mật khẩu.

Trên mạng Thay đổi mật khẩu của bạn Màn hình mật khẩu, nhập mật khẩu hiện tại của bạn và sau đó nhập mật khẩu Mới, nhập lại vào mật khẩu Xác nhận mật khẩu mới, mật khẩu và nhấp vào Thay đổi mật khẩu.

Khôi phục hoặc đặt lại mật khẩu Gmail của bạn nếu bạn đã quên nó

Nếu bạn quên mật khẩu Gmail, có một số cách bạn có thể khôi phục hoặc đặt lại mật khẩu.

Truy cập vào phần Tài khoản của người dùng trên màn hình, trên màn hình, như đã thảo luận trước đó. Nhấp vào tùy chọn khôi phục mật khẩu Thay đổi mật khẩu Liên kết trong liên kết Thay đổi tài khoản.

Sử dụng các tùy chọn khôi phục tài khoản trên màn hình của bạn để bảo mật tài khoản Google của bạn và cung cấp các cách truy cập tài khoản nếu bạn quên mật khẩu.

Bạn có thể cung cấp số điện thoại di động của điện thoại di động, để bảo vệ tài khoản của bạn, địa chỉ email Recovery Recovery, cho phép Google liên hệ với bạn về các thay đổi đối với tài khoản của bạn và một địa chỉ email Thay thế, một phương thức khác để đăng nhập vào tài khoản Google của bạn.

Bạn cũng có thể chỉ định một câu hỏi về bảo mật của người dùng trong một tài khoản của bạn để xác minh thêm rằng đây thực sự là tài khoản của bạn, khi liên hệ với Google về nó.

Thực hiện bất kỳ thay đổi nào bạn muốn đối với các tùy chọn khôi phục tài khoản của mình và nhấp vào Lưu Save Lưu khi bạn kết thúc.

Nhận thêm một lớp bảo mật bằng cách sử dụng xác minh 2 bước

Phần Bảo mật của Phần cứng trên màn hình của Tài khoản trên mạng cũng cho phép bạn áp dụng xác minh 2 bước cho tài khoản của mình để cung cấp thêm một lớp bảo mật bằng điện thoại di động của bạn.

Tóm lại, khi bạn chọn thêm xác minh 2 bước vào tài khoản Google của mình, khi nhập mật khẩu, Google sẽ nhắn tin mã số vào điện thoại di động của bạn. Sau đó, bạn xác minh danh tính của mình bằng cách nhập mã ở màn hình tiếp theo, tức là bước thứ hai.

Xem bài viết của chúng tôi về bảo mật tài khoản Google của bạn bằng xác minh 2 bước để biết thông tin chi tiết về cách thiết lập tính năng này.

Bảo vệ quyền riêng tư của bạn bằng các tùy chọn hình ảnh bên ngoài

Cho đến bây giờ theo mặc định, Gmail luôn hỏi bạn trước khi hiển thị hình ảnh trong email. Một số người gửi có thể cố gắng sử dụng hình ảnh để truyền vi-rút hoặc phần mềm độc hại vào máy tính hoặc thiết bị di động của bạn, làm tổn hại đến bảo mật của nó.

Kể từ tháng 12 năm 2013, Google đã thay đổi cách Gmail xử lý hình ảnh trong email. Trong trình duyệt của bạn, Gmail sẽ tự động hiển thị hình ảnh trong tin nhắn của bạn. Thay đổi này sẽ được triển khai cho Gmail dành cho Android và iOS vào đầu năm 2014.

Tuy nhiên, tin nhắn Gmail sẽ tiếp tục an toàn. Thông thường, hình ảnh được phục vụ trực tiếp từ các máy chủ lưu trữ bên ngoài ban đầu. Tuy nhiên, giờ đây Gmail sẽ phục vụ tất cả các hình ảnh thông qua các máy chủ proxy an toàn của chính Google. Điều này bảo vệ bạn theo những cách sau:

• Người gửi không thể sử dụng tải hình ảnh để nhận thông tin như địa chỉ IP hoặc vị trí của bạn.
• Người gửi không thể đặt hoặc đọc cookie trong trình duyệt của bạn.
• Gmail kiểm tra hình ảnh của bạn để biết virus hoặc phần mềm độc hại đã biết.

Gmail sẽ tiếp tục quét mọi tin nhắn để tìm nội dung đáng ngờ và nếu Gmail xem xét người gửi hoặc tin nhắn đáng ngờ hoặc có khả năng gây hại, hình ảnh sẽ không được hiển thị và bạn sẽ được hỏi liệu bạn có muốn xem hình ảnh không.

Vì vậy, Google vẫn sẽ chịu trách nhiệm về bảo mật hình ảnh nhận được thông qua Gmail. Theo Google, email của bạn giờ đây sẽ an toàn hơn, nhanh hơn và đẹp hơn bao giờ hết.

Chọn có hiển thị hình ảnh tự động trong Cài đặt không

Nếu bạn không muốn hình ảnh được hiển thị tự động, bạn vẫn có thể chọn hiển thị hình ảnh trên cơ sở mỗi tin nhắn.

Xem bài viết của chúng tôi về How-To Geek để tìm hiểu thêm về tính năng này và về cách thay đổi cài đặt để bạn có thể quyết định hiển thị hình ảnh cho từng thông báo một cách riêng biệt.

Sao lưu dữ liệu của bạn

Bạn luôn được dạy rằng nên sao lưu dữ liệu của mình, chẳng hạn như tài liệu, ghi chú, v.v., và điều tương tự cũng xảy ra với email, dữ liệu lịch và danh bạ.

Giờ đây, bạn có khả năng trong Gmail để xuất bản sao dữ liệu của mình từ nhiều sản phẩm khác nhau của Google, chẳng hạn như Lịch và Danh bạ và bạn sẽ sớm có khả năng xuất bản sao tin nhắn Gmail của mình.

Mỗi dịch vụ của Google được lưu trữ theo một định dạng khác nhau. Để biết thông tin về từng định dạng có sẵn cho các dịch vụ khác nhau, hãy xem trang trợ giúp của Google.

Để lưu trữ Dữ liệu Google của bạn, hãy nhấp vào nút Thiết bị cài đặt của chế độ ăn kiêng và chọn Cài đặt cài đặt trên mạng từ menu thả xuống và nhấp vào tab Tài khoản của người dùng trên màn hình.

Trong phần Cài đặt tài khoản Thay đổi của Phần trên màn hình trên Tài khoản của Google, hãy nhấp vào liên kết Cài đặt tài khoản Google.

Trên màn hình của Tài khoản trên mạng, hãy nhấp vào Tải xuống dữ liệu của bạn trên Tài khoản của bạn.

Trên Tải xuống Tải xuống một bản sao của màn hình dữ liệu của bạn, hãy nhấp vào Tạo một kho lưu trữ.

Màn hình tiếp theo cho phép bạn chọn các sản phẩm Google mà bạn muốn tải xuống dữ liệu của mình. Thực hiện theo các hướng dẫn trên màn hình để tạo kho lưu trữ của bạn.

Bạn cũng có thể nhấp vào liên kết lưu trữ của My My ở góc trên bên phải để truy cập vào kho lưu trữ của bạn và tải chúng xuống máy tính của bạn.

Sao lưu tài khoản Gmail của bạn bằng các phương pháp khác

Bạn cũng có thể sử dụng một công cụ nguồn mở có tên GMVault để tải xuống bản sao lưu tài khoản Gmail của bạn. Đây là một công cụ dòng lệnh có thể được sử dụng trong Windows, Linux và Mac OS X.

Nếu bạn không thoải mái khi sử dụng công cụ dòng lệnh, bạn có thể sử dụng ứng dụng email Thunderbird miễn phí để tải xuống và sao lưu email từ tài khoản Gmail của mình.

Nếu bạn sử dụng Ubuntu, chúng tôi đã mô tả cách sử dụng chương trình có tên Getmail để sao lưu tài khoản Gmail của bạn.

Bạn thậm chí có thể sao lưu thư Gmail của mình bằng cách tự động chuyển tiếp chúng đến một địa chỉ email khác. Trợ giúp của Google mô tả cách thực hiện việc này. Lưu ý rằng phương pháp này sẽ chỉ sao lưu email bạn nhận được, không phải thư bạn đã gửi.

Sắp tới tiếp theo

Thêm tệp đính kèm vào thư Gmail là một cách nhanh chóng và tốt nhất, nếu bạn là kiểu người hay quên, hệ thống sẽ nhắc nhở bạn. Đó là tin tốt, đặc biệt là nếu bạn đã thêm chữ ký chuyên nghiệp trông có vẻ chuyên nghiệp và bạn không muốn tự làm xấu mình bằng cách quên bao gồm một tệp.

Quan trọng hơn, giờ đây bạn đã hiểu rõ hơn về các tùy chọn bảo mật có sẵn cho mình và cách bạn có thể giữ an toàn nhất cho tài khoản của mình trong khi duy trì tính toàn vẹn của dữ liệu có giá trị của bạn.

Bài học tiếp theo sẽ thảo luận về lời mời và người trả lời kỳ nghỉ để bạn không bao giờ bỏ lỡ một sự kiện quan trọng nào và bạn có thể cho mọi người nhanh chóng biết khi nào bạn rời khỏi văn phòng và khi nào bạn sẽ trở lại.