6 lời khuyên hướng tới không có cuộc họp vô nghĩa
Cho dù đó là quảng cáo trực tuyến hay theo lịch trình, hầu hết các cuộc họp dường như không giúp ích gì khi hoàn thành công việc. Bạn sẽ nghĩ rằng để mọi người tham gia vào dự án ngồi xuống và nói chuyện về những vấn đề nảy sinh, sau đó động não tìm cách giải quyết chúng, sẽ hữu ích theo cách này hay cách khác. Chà, những kẻ này ở WebEx nói rằng các cuộc họp là vô nghĩa. Và tôi khá chắc chắn rằng hầu hết các bạn đều đồng ý, bởi vì ai đó đã đi và thực hiện điều này: một máy tính để tìm ra số tiền đã bị lãng phí chỉ bằng các cuộc họp!
Đùa sang một bên, một cuộc họp được quản lý tồi sẽ đưa nhân viên ra khỏi những gì họ được trả tiền để làm, khiến điện thoại không được giám sát, email không được trả lời. Và điều tồi tệ nhất là, hầu hết thời gian, mọi người rời khỏi cuộc họp với nhiều việc phải làm hơn là hoàn thành - tuyệt quá, chỉ cần những gì tôi cần, nhiều thứ để làm. Nhưng điều đó không có nghĩa là các cuộc họp nên được đưa ra khỏi nơi làm việc. Dưới đây là một số gợi ý để giúp tăng tốc mọi thứ trong cuộc họp.
1. Đi trong sáu mươi phút
Nó sẽ là một tội ác cho các cuộc họp kéo dài hơn một giờ. Heck, nó nên là một tội cho lên kế hoạch Các cuộc họp kéo dài đó. Logic rất đơn giản: Điểm nào khiến nhân viên của bạn rời xa công việc để họ có thể nói chuyện về những gì họ đang làm?
(Nguồn hình ảnh: Fotolia)
Nếu đó chỉ là một báo cáo, họ luôn có thể gửi cho bạn một đề xuất hoặc hoàn thành nó với tệp đính kèm email 23 KB. Nếu tất cả những gì bạn muốn là được giữ trong vòng lặp, hãy đưa trưởng phòng vào văn phòng của bạn hoặc đi lấy một tách với anh ấy hoặc cô ấy sau khi làm việc, lấy thông tin bạn cần sau đó thả chúng trở lại vào 15 phút sau.
Các cuộc họp tiến độ hàng tuần khó có thể hữu ích, vì hầu hết các công việc cần dài hơn một tuần để đi đến kết quả, và nó sẽ thật ngớ ngẩn khi chỉ ngồi một chỗ và nhìn chằm chằm vào nhau nếu chúng ta không có gì để báo cáo.
Điểm mấu chốt là: Các cuộc họp nên tăng năng suất, không trì hoãn các quá trình. Làm cho mọi cuộc họp quan trọng, và làm cho họ đếm.
2. Gật đầu, tránh xa
Có nhiều cuộc họp trong đó chủ yếu có một người nói chuyện và những người khác đồng ý với phát biểuer. Nếu các cuộc họp ở đó chỉ để nghe mọi người hỗ trợ tiếng vang, bạn cũng có thể đặt một bản ghi âm của người nói trong phòng họp để mọi người gật đầu.
(Nguồn hình ảnh: Fotolia)
Để khắc phục điều này, chỉ có những người ra quyết định trong phòng. Và bạn muốn những người không ngại nói lên suy nghĩ của họ. Bạn muốn giám đốc điều hành sẽ đấu tranh cho phần ngân sách của bộ phận bạn ở đó. Bạn muốn người quản lý có thể chống đỡ khối lượng công việc thêm và không liên quan thay mặt bạn nói. Bạn muốn người giám sát dũng cảm của bạn nói với sếp của bạn, "Không, cha. Chúng tôi là không phải giúp bạn có một chiếc xe mới. Đội muốn đến Bangkok năm nay và chúng ta sẽ uống rượu sâm banh trong chuyến bay! "
Điểm mấu chốt là: Nếu bạn sẽ bị mắc kẹt trong một cuộc họp, có một chút đa dạng trong các quyết định được đưa ra sẽ khiến nó đáng giá cho giờ của bạn.
3. Chúng ta đang nói về điều gì một lần nữa?
Đã bao nhiêu lần trong một cuộc họp, một trong những đồng nghiệp của bạn hỏi người quản lý của bạn một cái gì đó không liên quan đến chủ đề trong tay và họ dành ít nhất một giờ (khác) để cố gắng tìm ra nó trong khi bạn mân mê điện thoại của bạn, cố gắng không tỏ ra khó chịu?
Không có gì lạ khi có một luồng suy nghĩ bị trật bánh bởi một câu hỏi bất ngờ, nhưng nếu trả lời câu hỏi đó và tất cả các vấn đề khác trong danh sách chương trình nghị sự không được trả lời, điều này sẽ ảnh hưởng đến năng suất của các nhân viên còn lại.
(Nguồn hình ảnh: Fotolia)
Làm cho nó một điểm để có một hạn chế số lượng chương trình nghị sự để đạt được thông qua mỗi cuộc họp và đảm bảo rằng người chủ trì cuộc họp đạt được các chương trình nghị sự được thiết lập trước; không nhiều không ít. Sử dụng mốc sáu mươi phút làm động lực để xóa các chương trình nghị sự càng sớm càng tốt. Nếu có những thứ khác để tham dự, và nếu nó chỉ là giữa một vài người thay vì toàn bộ đội đang ngồi trong phòng họp, hãy yêu cầu họ mang nó ra ngoài, trước hoặc sau cuộc họp.
Điểm mấu chốt là: Theo dõi để làm cho cuộc họp của bạn có giá trị.
4. Ý tưởng là giá rẻ; đi kèm với giải pháp
Không có gì đánh vần một kết thúc tồi tệ cho một cuộc họp hơn là có những người tham dự đến với một tâm trí trống rỗng. Ngày nay, những đề xuất trống rỗng sẽ không cắt giảm. Các ông chủ muốn theo dõi hồ sơ. Các nhà quản lý muốn ROI. Giám đốc điều hành muốn khả thi. Và họ không chỉ muốn bóng đèn sáng, họ muốn bằng chứng rằng đó là một ý tưởng có thể và sẽ công việc. Để có được bằng chứng đó, trước tiên bạn nên thực hiện nghiên cứu của mình.
(Nguồn hình ảnh: Fotolia)
Khi bạn không, điều này xảy ra.
Ashkin Fureit: Bạn biết gì không, tôi nghĩ chúng ta nên thử chuyển sang một nhà cung cấp mới.Bạn: Bạn có ý nghĩ gì?Ashkin Fureit: Ồ, tôi không biết bất kỳ nhà cung cấp mới. Tôi chỉ nghĩ rằng sẽ là một ý tưởng tốt để chuyển sang một cái mới vì cái này luôn luôn muộn.
Cả nhóm bắt đầu chuyền bóng xung quanh, lãng phí thêm 15 phút nữa, trước khi nhảy sang chương trình nghị sự tiếp theo. Trong cuộc họp tiếp theo, nhà cung cấp tương tự vẫn được sử dụng.
Nếu Ashkin đã có trong tay các liên hệ của các nhà cung cấp thay thế, báo giá và ngày giao hàng được đề xuất của họ, nhóm có thể quyết định ở đó và sau đó sẽ cung cấp nhà cung cấp mới nào. Vấn đề này đã được giải quyết trong vòng chưa đầy năm phút.
Điểm mấu chốt là: Hãy sở hữu những ý tưởng của bạn và bắt đầu trước. Ngừng đề xuất những ý tưởng tuyệt vời chỉ để chờ người khác thực hiện nó.
5. Crystal rõ ràng chỉ có thể cắt nó
Bạn có thường xuyên đi ra khỏi một cuộc họp với suy nghĩ rằng người quản lý của bạn đã nói một điều nhưng đó không phải là những gì bạn nghe được? Nhận mọi thứ rõ ràng trước khi bạn xóa. Nếu giao tiếp là một vấn đề dai dẳng, thì nên để người quản lý của bạn lặp lại chính mình trong khi bạn có các nhân chứng khác trong phòng.
(Nguồn hình ảnh: Fotolia)
Điểm mấu chốt là: Làm rõ các mục tiêu của nhóm của bạn trước khi tất cả các bạn bắt đầu chạy ở các cột mục tiêu khác nhau.
Nếu điều này không hiệu quả, hãy thử mẹo tiếp theo.
6. Cho tôi một phút
Biên bản cuộc họp là công cụ tuyệt vời để vận hành mọi thứ nếu bạn biết cách thực hiện đúng. Đối với người mới bắt đầu, cần có một số điều: những gì đã được quyết định; những gì cần phải được thực hiện và ai chịu trách nhiệm thực hiện nó; và thời hạn cho nó. Điều đầu tiên sẽ đảm bảo rằng cuộc họp thực sự hữu ích cho một điều gì đó, điều thứ hai đảm bảo rằng mọi người đã được chỉ định vai trò tương ứng của họ và điều thứ ba theo nghĩa đen khiến họ đổ mồ hôi.
(Nguồn hình ảnh: Fotolia)
Nếu bạn đi ra ngoài không biết chuyện gì vừa xảy ra trong phòng họp, thì phút sẽ giúp bạn và mọi người khác có được vòng bi của bạn ngay. Nếu không, các cuộc họp là gì?
Điểm mấu chốt là: Không ai ngu ngốc khi mọi thứ trở nên tồi tệ.
Phần kết luận
Một người hiểu rõ hơn là khái quát hóa, đó là lý do tại sao tôi muốn biết quan điểm của bạn về các cuộc họp: họ có làm việc không? Họ có cần thiết ở nơi làm việc ngày nay không? Văn phòng của bạn đã từ bỏ các nghi thức hàng tuần hoặc hàng tháng căng thẳng đó là cuộc họp văn phòng? Chia sẻ ý kiến của bạn bằng cách bình luận xuống dưới.
