Sử dụng các hàm Tóm tắt để Tóm tắt Dữ liệu trong Excel

Đối với những người sử dụng Excel thường xuyên, số lượng công thức và hàm tích hợp để tóm tắt và thao tác dữ liệu là đáng kinh ngạc. Excel được mọi người sử dụng theo nghĩa đen: từ sinh viên trong một lớp tài chính đến các nhà quản lý quỹ phòng hộ ở Phố Wall. Nó cực kỳ mạnh mẽ, nhưng đồng thời cũng rất đơn giản.

Đối với những người mới bắt đầu với Excel, một trong những nhóm chức năng đầu tiên bạn nên tìm hiểu là các hàm tóm tắt. Chúng bao gồm SUM, AVERAGE, MAX, MIN, MODE, MEDIAN, COUNT, STDEV, LARGE, SMALL và AGGREGATE. Các hàm này được sử dụng tốt nhất trên dữ liệu số.

Trong bài viết này, tôi sẽ chỉ cho bạn cách tạo công thức và chèn hàm vào bảng tính Excel. Mỗi hàm trong Excel mất lập luận, đó là những giá trị mà các hàm cần để tính toán một đầu ra.

Hiểu công thức & chức năng

Ví dụ: nếu bạn cần thêm 2 và 2 lại với nhau, hàm sẽ là TÓM TẮT và các đối số sẽ là các con số 2 và 2. Chúng ta thường viết nó là 2 + 2, nhưng trong Excel bạn sẽ viết nó dưới dạng = SUM (2 + 2). Ở đây bạn có thể thấy kết quả của việc thêm hai chữ số đơn giản này.

Mặc dù không có gì sai với công thức này, nó thực sự không cần thiết. Bạn chỉ có thể gõ = 2 + 2 trong Excel và điều đó cũng sẽ làm việc. Trong Excel, khi bạn sử dụng một hàm như TÓM TẮT, nó có ý nghĩa hơn để sử dụng các đối số. Với TÓM TẮT Hàm, Excel đang mong đợi ít nhất hai đối số, sẽ là các tham chiếu đến các ô trên bảng tính.

Làm thế nào để chúng ta tham chiếu một ô bên trong công thức Excel? Chà, điều đó khá dễ. Mỗi hàng có một số và mỗi cột có một chữ cái. A1 là ô đầu tiên trên bảng tính ở trên cùng bên trái. B1 sẽ là ô bên phải của A1. A2 là ô trực tiếp bên dưới A1. Đủ dễ dàng phải không?

Trước khi chúng tôi viết công thức mới, hãy thêm một số dữ liệu vào cột A và B để làm việc. Đi trước và nhập số ngẫu nhiên từ A1 đến A10 và B1 đến B10 cho tập dữ liệu của chúng tôi. Bây giờ đi đến D1 và nhập = SUM (A1, B1). Bạn sẽ thấy kết quả đơn giản là giá trị của A1 + B1.

Có một vài điều cần lưu ý khi nhập công thức trong Excel. Đầu tiên, bạn sẽ nhận thấy rằng khi bạn nhập dấu ngoặc đơn mở đầu tiên ( sau tên hàm, Excel sẽ tự động cho bạn biết đối số mà hàm đó sử dụng. Trong ví dụ của chúng tôi, nó cho thấy số 1, số 2, v.v ... Bạn tách các đối số bằng dấu phẩy. Hàm đặc biệt này có thể lấy vô số giá trị vì đó là cách hàm SUM hoạt động.

Thứ hai, bạn có thể nhập tham chiếu ô theo cách thủ công (A1) hoặc bạn có thể nhấp vào ô A1 sau khi bạn nhập dấu ngoặc đơn mở. Excel cũng sẽ làm nổi bật ô có cùng màu với tham chiếu ô để bạn có thể thấy chính xác các giá trị tương ứng. Vì vậy, chúng tôi đã tổng hợp một hàng với nhau, nhưng làm thế nào chúng tôi có thể tổng hợp tất cả các hàng khác mà không cần nhập lại công thức hoặc sao chép và dán? May mắn thay, Excel làm cho điều này dễ dàng.

Di chuyển con trỏ chuột đến góc dưới cùng bên phải của ô D1 và bạn sẽ thấy nó thay đổi từ chữ thập màu trắng sang dấu cộng màu đen.

Bây giờ bấm và giữ nút chuột của bạn xuống. Kéo con trỏ xuống hàng cuối cùng với dữ liệu và sau đó cho đi ở cuối.

Excel đủ thông minh để biết rằng công thức sẽ thay đổi và phản ánh các giá trị trong các hàng khác thay vì chỉ hiển thị cho bạn cùng một A1 + B1. Thay vào đó, bạn sẽ thấy A2 + B2, A3 + B3, v.v..

Ngoài ra còn có một cách khác để sử dụng TÓM TẮT điều đó giải thích một khái niệm khác đằng sau các đối số trong Excel. Giả sử chúng ta muốn tổng hợp tất cả các giá trị từ A1 đến A12, vậy chúng ta sẽ thực hiện nó như thế nào? Chúng ta có thể gõ một cái gì đó như = SUM (A1, A2, A3, v.v.), nhưng điều đó rất tốn thời gian Cách tốt hơn là sử dụng phạm vi Excel.

Để tính tổng A1 đến A12, tất cả những gì chúng ta phải làm là gõ = SUM (A1: A12) với dấu hai chấm ngăn cách hai tham chiếu ô thay vì dấu phẩy. Bạn thậm chí có thể gõ một cái gì đó như = SUM (A1: B12) và nó sẽ tổng hợp tất cả các giá trị trong A1 qua A12 và B1 qua B12.

Đây là một tổng quan rất cơ bản về cách sử dụng các hàm và công thức trong Excel, nhưng nó đủ để bạn có thể bắt đầu sử dụng tất cả các hàm tổng hợp dữ liệu.

Hàm tóm tắt

Sử dụng cùng một bộ dữ liệu, chúng ta sẽ sử dụng phần còn lại của các hàm tóm tắt để xem loại số nào chúng ta có thể tính toán. Hãy bắt đầu với ĐẾM và QUỐC GIA chức năng.

Ở đây tôi đã nhập ĐẾM chức năng vào D2 và QUỐC GIA hoạt động thành E2, sử dụng A2: A12 phạm vi như tập dữ liệu cho cả hai chức năng. Tôi cũng đã thay đổi giá trị trong A9 thành chuỗi văn bản xin chào để thể hiện sự khác biệt. ĐẾM chỉ đếm các ô có số trong khi QUỐC GIA đếm các ô có chứa văn bản và số. Cả hai chức năng không tính các ô trống. Nếu bạn muốn đếm các ô trống, hãy sử dụng QUỐC GIA chức năng.

Tiếp theo là TRUNG BÌNH CỘNG, TRUNG TÂM và CHẾ ĐỘ chức năng. Trung bình là tự giải thích, trung vị là số giữa trong một tập hợp số và chế độ là số hoặc số phổ biến nhất trong một tập hợp số. Trong các phiên bản Excel mới hơn, bạn có MODE.SNGL và MODE.MULT bởi vì có thể có nhiều hơn một số là số phổ biến nhất trong một tập hợp số. Tôi đã sử dụng B2: B12 cho phạm vi trong ví dụ bên dưới.

Tiếp tục, chúng ta có thể tính toán MIN, MAX và STDEV cho tập hợp các số B2: B12. Hàm STDEV sẽ tính toán mức độ phân tán của các giá trị từ giá trị trung bình. Trong các phiên bản Excel mới hơn, bạn có STDEV.P và STDEV.S, tính toán dựa trên toàn bộ dân số hoặc dựa trên một mẫu tương ứng.

Cuối cùng, hai chức năng hữu ích khác là LỚN và NHỎ BÉ. Họ có hai đối số: phạm vi ô và giá trị lớn nhất thứ k bạn muốn trả về. Vì vậy, nếu bạn muốn giá trị lớn thứ hai trong tập hợp, bạn sẽ sử dụng 2 cho đối số thứ hai, 3 cho số lớn thứ ba, v.v.. NHỎ BÉ hoạt động theo cùng một cách, nhưng cung cấp cho bạn số nhỏ nhất thứ k.

Cuối cùng, có một chức năng gọi là ĐỒNG Ý, cho phép bạn áp dụng bất kỳ chức năng nào khác được đề cập ở trên, nhưng cũng cho phép bạn thực hiện những việc như bỏ qua các hàng ẩn, bỏ qua các giá trị lỗi, v.v. Bạn có thể sẽ không cần sử dụng nó thường xuyên, nhưng bạn có thể tìm hiểu thêm về nó ở đây trong trường hợp bạn cần nó.

Vì vậy, đó là tổng quan cơ bản về một số hàm tóm tắt phổ biến nhất trong Excel. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi, xin vui lòng gửi bình luận. Thưởng thức!