Tìm kiếm Email Outlook theo người gửi, ngày, từ khóa, kích thước và hơn thế nữa

Tìm kiếm qua email Outlook có thể chứng minh là một nhiệm vụ khó khăn nếu bạn là một người như tôi với nhiều tệp PST và hàng chục ngàn email trong nhiều thập kỷ. Hầu hết các môi trường doanh nghiệp sử dụng Outlook cho email và nhiều người cuối cùng có email cá nhân và doanh nghiệp được lưu trữ trong Outlook.

Trong các phiên bản cũ hơn của Outlook, bạn cần các tiện ích bổ sung của bên thứ ba như Xobni để tìm kiếm email của bạn một cách nhanh chóng. Rất may, kể từ Office 2010, Microsoft đã tạo ra một chức năng tìm kiếm có thể sử dụng thực sự hoạt động và cho phép bạn tìm email nhanh chóng bằng nhiều bộ lọc. Bạn có thể tìm kiếm văn bản, địa chỉ, tệp đính kèm, người gửi, v.v. và bạn có thể lọc theo ngày, kích thước, chủ đề, tầm quan trọng và hơn thế nữa.

Trong bài viết này, tôi sẽ chỉ cho bạn cách đảm bảo tất cả các email của bạn được Windows lập chỉ mục và sau đó làm thế nào để thực hiện các loại tìm kiếm khác nhau tùy thuộc vào những gì bạn đang tìm kiếm.

Lưu ý rằng bài viết này giả định rằng bạn đang làm việc trên Office 2010, 2013 hoặc 2016 vì các phiên bản đó là tốt nhất để tìm kiếm.

Bật chỉ mục

Trước khi bạn có thể thực hiện tìm kiếm nhanh như chớp trong Outlook, bạn cần đảm bảo tất cả các email của bạn đã được lập chỉ mục. Để kiểm tra điều này, hãy tiếp tục và nhấp vào hộp tìm kiếm mà bạn thấy ở đầu hộp thư email của bạn.

Khi bạn nhấp vào hộp tìm kiếm, bạn sẽ thấy Công cụ tìm kiếm tab xuất hiện trong ruy băng. Ở ngoài cùng bên phải, nhấp vào Công cụ tìm kiếm và sau đó bấm vào Tùy chọn tìm kiếm.

Dưới Nguồn, bấm vào Tùy chọn lập chỉ mục nút.

Điều này sẽ đưa bạn đến với Windows Tùy chọn lập chỉ mục màn hình nơi bạn có thể chọn và chọn các vị trí khác nhau mà bạn muốn lập chỉ mục. Nếu bạn không thấy Microsoft Outlook trong danh sách, bạn cần nhấp vào Sửa đổi nút.

Đi trước, kiểm tra Microsoft Outlook và sau đó bấm OK.

Windows sẽ bắt đầu lập chỉ mục các email ngay lập tức và bạn có thể kiểm tra xem khi nào xong bằng cách nhấp vào Trạng thái chỉ mục trong Công cụ tìm kiếm như được hiển thị ở trên.

Bạn sẽ thấy một thông báo cho biết có bao nhiêu mục còn lại để được lập chỉ mục và sau khi hoàn thành, nó sẽ nói rằng Outlook đã hoàn thành lập chỉ mục tất cả các mục của bạn. Bây giờ hãy tìm hiểu cách tìm kiếm trong Outlook.

Thực hiện tìm kiếm trong Outlook

Để bắt đầu tìm kiếm trong Outlook, nhấp vào Hộp thư đến hoặc nhấp vào một thư mục cụ thể. Nếu bạn nhấp vào Hộp thư đến, bạn sẽ nhận thấy rằng hộp sẽ có Tìm kiếm Hộp thư hiện tại liệt kê. Bạn có thể nhấp vào menu thả xuống nhỏ bên phải và chọn từ các tùy chọn khác như Thư mục hiện tại, Thư mục con, và Tất cả các mục Outlook.

Khi bạn nhấp vào Hộp thư đến, Hộp thư hiện tại được chọn tự động. Thao tác này sẽ tìm kiếm tất cả thư trong toàn bộ hộp thư, bao gồm mọi thứ trong Hộp thư đến, Mục đã gửi, Mục đã xóa, Hộp thư đi, v.v. Nếu bạn nhấp vào một thư mục cụ thể, hộp tìm kiếm sẽ mặc định Thư mục hiện tại, sẽ chỉ tìm kiếm email trong thư mục cụ thể đó, không bao gồm các thư mục con.

Nếu bạn có một thư mục có các thư mục con, hãy đảm bảo chọn Thư mục con từ danh sách thả xuống để chỉ tìm kiếm các thư mục con.

Bây giờ chúng tôi hiểu điều đó, hãy tìm hiểu cách thực hiện các loại tìm kiếm khác nhau trong Outlook. Có hai cách để thực hiện: sử dụng ruy băng Tìm kiếm hoặc sử dụng cú pháp truy vấn tìm kiếm. Như bạn có thể nói, tùy chọn thứ hai mang tính kỹ thuật hơn, nhưng cho phép bạn tạo một số tìm kiếm phức tạp.

Sử dụng Công cụ tìm kiếm trong Outlook

Hãy bắt đầu với phương pháp dễ dàng hơn sẽ hiệu quả với hầu hết mọi người. Nhấp vào hộp tìm kiếm khi bạn đã chọn Hộp thư đến hoặc thư mục và sau đó nhấp vào Công cụ tìm kiếm trong ruy băng. Chúng ta hãy xem tất cả các tùy chọn khác nhau.

Ở phía xa bên trái là Phạm vi, giống như hộp thả xuống mà tôi đã đề cập ở trên. Tiếp theo là Các kết quả, mà sẽ không hoạt động cho đến khi bạn thực hiện tìm kiếm. Theo mặc định, Outlook sẽ chỉ hiển thị cho bạn các mục gần đây nhất phù hợp với tìm kiếm và có thể không hiển thị cho bạn tất cả các kết quả. Bạn có thể nhấp Bao gồm các kết quả cũ hơn để hiển thị tất cả các kết quả hoặc cuộn xuống dưới cùng của kết quả tìm kiếm và chọn Cho xem nhiều hơn.

Lọc là nơi chúng ta thực sự có thể đi sâu và tìm ra chính xác những gì chúng ta đang tìm kiếm. Đầu tiên, làm thế nào để chúng ta tìm kiếm văn bản chính xác trong Outlook? Giả sử bạn muốn tìm tất cả các email có SSN của bạn hoặc bằng một từ cụ thể. Trong những trường hợp này, bạn chỉ cần sử dụng dấu ngoặc kép.

Ở trên, tôi đã tìm kiếm từ khóa bằng cách đặt nó bên trong dấu ngoặc kép. Nếu từ nằm trong dòng chủ đề, nó sẽ được tô sáng màu vàng. Khi bạn nhấp vào bất kỳ email nào, bạn cũng sẽ thấy từ được tô sáng cho bạn, rất tiện lợi.

Đó là một trong những loại tìm kiếm phổ biến nhất. Một tìm kiếm phổ biến khác là bởi người gửi. Điều này thực sự dễ dàng để làm trong Outlook. Chỉ cần nhấp vào Từ nút trong ruy-băng và bắt đầu nhập tên của người hoặc địa chỉ email.

Nếu bạn muốn thêm nhiều tiêu chí tìm kiếm như chỉ nhìn thấy email từ một người gửi cụ thể có tệp đính kèm, bạn chỉ cần nhấp vào Có tệp đính kèm nút.

Bạn có thể tiếp tục thêm nhiều bộ lọc để giảm tập kết quả của email. Hầu hết các tùy chọn khác đều khá tự giải thích như Chưa đọc, Được gắn cờ, Quan trọng, v.v. Nếu bạn muốn tìm kiếm theo ngày, bạn có thể nhấp vào Tuần này và bạn sẽ nhận được một vài tùy chọn như Tuần này, Tháng này, Tháng này Năm, vv, nhưng đó là về nó.

Nếu bạn muốn tìm kiếm theo ngày hoặc làm một cái gì đó như tìm các email cũ nhất trong Outlook, bạn phải sử dụng tùy chọn Tìm kiếm nâng cao hoặc cú pháp truy vấn. Hãy bắt đầu với Tìm kiếm nâng cao. Để truy cập nó, bạn phải nhấp lại vào Công cụ tìm kiếm và chọn Tìm nâng cao.

Lưu ý rằng tìm kiếm này chỉ tìm kiếm thư mục hiện tại bạn đã chọn theo mặc định. Nếu bạn muốn tìm kiếm mọi thứ, bạn phải bấm vào Duyệt nút ở trên cùng bên phải.

Nếu bạn muốn tìm kiếm mọi thứ, hãy chọn Hộp thư đến và sau đó kiểm tra Tìm kiếm thư mục con hộp ở phía dưới.

Bây giờ trên màn hình tìm kiếm chính, bạn sẽ thấy Thời gian ở dưới cùng, nhưng nó chỉ cung cấp cho bạn các tùy chọn tương tự như thả xuống trong ruy-băng. Để thực hiện tìm kiếm nâng cao hơn, bạn phải nhấp vào Nâng cao chuyển hướng.

Ở đây bạn phải xây dựng tiêu chí tìm kiếm của riêng bạn. Bấm vào Cánh đồng,sau đó đi đến Trường ngày / thời gian và chọn Nhận. Bây giờ bấm vào Điều kiện và cuộn xuống phía dưới cho đến khi bạn thấy các tùy chọn khác như ở trên hoặc ở phía sau, vào hoặc trước, và giữa.

Nếu bạn chọn giữa, sau đó bạn có thể nhập vào những ngày như 01/01/2005 và 31/12/2005 và sau đó nhấp Thêm vào danh sách. Đây là những gì tìm kiếm của tôi trông giống như.

Lưu ý rằng bạn có thể tiếp tục thêm nhiều tiêu chí vào danh sách để thu hẹp kết quả. Trong ví dụ của tôi ở trên, tôi sẽ nhận được tất cả các email trong phạm vi ngày đó, có thể sẽ có quá nhiều.

Nếu bạn muốn tìm email cũ nhất trong Outlook, hãy chọn vào hoặc trước điều kiện và sau đó chỉ cần nhập vào bất kỳ ngày nào mà bạn nghĩ là khá cũ.

Điều chỉnh ngày tùy thuộc vào số lượng email bạn nhận được. Khá dễ dàng để tìm email cũ nhất trong toàn bộ tệp Outlook của bạn bằng cách tìm kiếm này.

Một tìm kiếm phổ biến khác là tìm kiếm email lớn nhất trong tệp PST của bạn. Để làm điều này, bấm vào Thêm lựa chọn tab trong Tìm kiếm nâng cao và bạn sẽ thấy tùy chọn kích thước ở phía dưới. Chọn lớn hơn và sau đó nhập một giá trị tính bằng kilobyte. Ví dụ: nếu bạn muốn tìm email lớn hơn 5 MB, bạn sẽ nhập 5000.

Đây chỉ là một số tìm kiếm bạn có thể thực hiện bằng Tìm kiếm nâng cao. Ngoài ra, bạn có thể nhập tất cả những thứ này vào hộp tìm kiếm bằng cú pháp tìm kiếm và nhận được kết quả tương tự. Ví dụ, tôi có thể chỉ cần gõ tin nhắn hóa:> 5MB và nhận được kết quả tương tự.

Tôi sẽ không xem qua tất cả các tùy chọn tìm kiếm khác nhau trong bài đăng này vì Microsoft có một trang liệt kê tất cả các tùy chọn cú pháp tìm kiếm khác nhau. Hy vọng rằng, sử dụng các công cụ trên, bạn sẽ có thể tìm thấy email mà bạn đang tìm kiếm. Thưởng thức!