Nhanh chóng thêm mục lục vào tài liệu Word
Bây giờ tôi trở lại trường sau một thời gian dài, tôi cũng quay lại việc phải tạo các bài thuyết trình PowerPoint khác nhau và viết báo cáo trong Word. Có rất nhiều tính năng trong Word mà hầu hết mọi người không bao giờ sử dụng trừ khi họ ở trường.
Một trong những tính năng đó là Mục lục. Word có một tính năng tuyệt vời cho phép bạn tự động tạo một bảng mục lục trông tuyệt vời nếu bạn biết loại tiêu đề nào sẽ sử dụng. Điều tuyệt vời là ngay cả khi bạn đã có một tài liệu Word có nhiều nội dung, việc chỉnh sửa nó rất dễ dàng để bạn có thể tự động tạo mục lục.
Trong bài viết này, tôi sẽ hướng dẫn bạn qua quy trình thiết lập tài liệu Word của bạn với các tiêu đề chính xác và sau đó nói về cách tạo mục lục. Tôi cũng sẽ nói về cách bạn có thể tùy chỉnh mục lục theo ý thích của bạn.
Thiết lập và xem tiêu đề trong Word
Điều đầu tiên bạn sẽ muốn làm trước khi bạn có thể tạo bất kỳ mục lục nào là thiết lập các tiêu đề của bạn. Theo mặc định, các tiêu đề được phép bạn có thể sử dụng là H1 (Nhóm 1), H2 (Nhóm 2) và H3 (Nhóm 3).
Bạn có thể tìm thấy những tiêu đề này trong Kiểu dáng hộp trên chính Nhà tab trong ruy băng. Đây là ba duy nhất bạn có thể sử dụng cho một TOC mặc định. Nếu bạn thêm TOC tùy chỉnh, bạn cũng có thể sử dụng H4 (Nhóm 4), H5 (Nhóm 5), H6 (Nhóm 6), Phụ đề, Chức vụ, và Tiêu đề TOC.
Khi bạn đang xem qua tài liệu của mình để thêm các tiêu đề khác nhau, vui lòng chọn từ bất kỳ tiêu đề nào nêu trên nếu chỉ có H1, H2 và H3 cảm thấy quá hạn chế. Bạn sẽ chỉ cần chèn TOC tùy chỉnh và thay đổi một vài cài đặt, tôi cũng sẽ đề cập đến.
Rất dễ dàng để áp dụng các tiêu đề cho văn bản trong Word. Chỉ cần nhấp vào dòng với văn bản và sau đó nhấp vào kiểu tiêu đề bạn muốn áp dụng.
Đi qua tài liệu và thêm nhiều tiêu đề như bạn muốn. Lưu ý rằng khi bạn thêm tiêu đề, sẽ khó thấy các tiêu đề, ngay cả khi bạn có dấu đoạn văn. Để xem nhanh tất cả các tiêu đề trong tài liệu Word, nhấp vào Lượt xem tab và sau đó kiểm tra hộp bên dưới Ngăn dẫn đường.
Khi bạn thực hiện việc này, một ngăn sẽ xuất hiện ở phía bên trái của tài liệu và bạn sẽ có thể thấy các tiêu đề khác nhau, các tiêu đề phụ, v.v..
Nhấp vào bất kỳ mục nào trong danh sách sẽ đưa bạn đến tiêu đề đó trong tài liệu Word. Đây là một cách tuyệt vời để nhanh chóng xem cấu trúc tiêu đề của bạn trước khi tạo TOC cuối cùng của bạn.
Thêm Mục lục trong Word
Bây giờ chúng ta đã thiết lập đúng tất cả các tiêu đề của mình, hãy tiếp tục và chèn một mục lục. Trước tiên, chúng tôi sẽ bắt đầu với thiết lập TOC mặc định trong Word. Trước khi bắt đầu, có thể nên thêm một trang trống vào đầu tài liệu của bạn.
Để làm điều đó, đi đầu trang đầu tiên hiện tại của bạn và sau đó nhấp vào Chèn và Trang trống. Bây giờ bấm vào Tài liệu tham khảo, Mục lục và chọn từ một trong Tự động lựa chọn ở trên cùng.
Một bảng thủ công sẽ chỉ là văn bản phụ theo định dạng của mục lục, nhưng bạn sẽ phải thực hiện tất cả các thay đổi theo cách thủ công. Khi bạn chèn TOC tự động, bạn sẽ thấy một cái gì đó như thế này:
Tuyệt vời! Bây giờ bạn có một TOC được định dạng độc đáo trong tài liệu Word của bạn! Khi bạn đã chèn TOC, bạn vẫn có thể thay đổi các tiêu đề trong tài liệu của mình, nhưng những thay đổi sẽ không được phản ánh tự động trong TOC.
Để cập nhật TOC, chỉ cần nhấp vào bên trong và sau đó nhấp vào Bảng cập nhật ở trên cùng.
Nó sẽ hỏi bạn nếu bạn chỉ muốn cập nhật số trang hoặc toàn bộ bảng. Nếu bạn đã sửa đổi, chèn hoặc xóa tiêu đề, bạn nên chọn toàn bộ bảng. Nếu bạn vừa thêm nhiều nội dung vào tài liệu của mình, nhưng chưa thêm hoặc xóa bất kỳ tiêu đề nào, bạn có thể chọn chỉ số trang.
Tùy chỉnh mục lục
Nếu bạn đã sử dụng các tiêu đề khác ngoài H1, H2 và H3, bạn sẽ thấy chúng sẽ không xuất hiện trong TOC. Để sử dụng các tiêu đề bổ sung này, bạn phải chọn Mục lục tùy chỉnh khi chèn TOC.
Điều này sẽ đưa ra hộp thoại tùy chọn cho TOC. Bạn có thể thay đổi một số cài đặt cơ bản như có hiển thị số trang hay không và có căn chỉnh đúng số hay không. Dưới Chung, bạn có thể chọn từ nhiều kiểu và bạn cũng có thể chọn hiển thị nhiều cấp độ hơn ba kiểu, đó là tiêu đề H3.
Nếu bạn nhấp vào Tùy chọn, bạn có thể chọn các mục bổ sung để xây dựng TOC. Nếu bạn cuộn xuống, bạn sẽ có thể chọn Phụ đề và Tiêu đề TOC.
Để tùy chỉnh giao diện của mục lục, bạn phải nhấp vào Sửa đổi nút. Nếu bạn chỉ cần nhấp chuột phải vào TOC và chọn Phông chữ hoặc là Đoạn văn, nó sẽ không định dạng TOC. Khi bạn nhấp vào Sửa đổi, bạn sẽ nhận được một hộp thoại khác nơi bạn có thể chỉnh sửa từng cấp TOC. TOC 1 là H1, TOC 2 là H2, v.v..
Bấm vào cái thứ hai Sửa đổi và bạn sẽ có thể thay đổi định dạng cho tiêu đề cụ thể đó. Vì vậy, nếu bạn muốn, bạn có thể làm cho tất cả các tiêu đề H1 được in đậm và một cỡ chữ khác.
Nếu bạn nhấp vào định dạng ở phía dưới, bạn có thể tùy chỉnh nhiều cài đặt hơn như đoạn, tab, đường viền, khung, đánh số, v.v ... Đây là TOC của tôi với chữ in đậm và có cỡ chữ lớn hơn.
Cuối cùng, nếu bạn nhấn phím CTRL và sau đó nhấp vào bất cứ thứ gì trong TOC, bạn sẽ được đưa đến trang đó. Tuy nhiên, nếu bạn thấy khó chịu khi phải nhấn phím CTRL, bạn có thể thay đổi điều này bằng cách đi đến Tập tin - Tùy chọn và sau đó nhấp vào Nâng cao.
Đi trước và bỏ chọn Sử dụng CTRL + Nhấp để theo dõi siêu liên kết cái hộp. Bây giờ bạn có thể chỉ cần nhấp vào các mục trong TOC dưới dạng liên kết mà không cần giữ phím CTRL. Thật không may, điều này chỉ hoạt động trên bản sao Word địa phương của bạn. Khi bạn gửi email cho ai đó và nếu họ không thay đổi cài đặt đó, họ sẽ phải nhấp CTRL +. Đó là về nó khi nói đến mục lục trong Word. Thưởng thức!
