Hướng dẫn cơ bản về Microsoft Excel - Học cách sử dụng Excel
Nếu bạn đã cài đặt Microsoft Office, nhưng chưa bao giờ chạm vào Excel trước đây vì bạn không biết cách sử dụng hoặc không biết những gì nó có thể làm cho bạn, thì bạn PHẢI đọc bài đăng này về việc học cách sử dụng Excel!
Microsoft Excel là một ứng dụng bảng tính mạnh mẽ có thể được sử dụng cho mọi thứ từ cơ sở dữ liệu đơn giản cho đến ứng dụng Windows đầy đủ với đầy đủ các biểu mẫu windows, macro và tiện ích bổ sung. Bạn có thể sử dụng Excel để tính toán thanh toán khoản vay mua ô tô, dữ liệu biểu đồ, quản lý hồ sơ khách hàng, giữ sổ địa chỉ, v.v..
Excel hiện đang được hầu hết các tổ chức tài chính lớn sử dụng để phân tích dữ liệu tài chính hàng ngày. Nó có một loạt các chức năng tài chính, công thức và tiện ích bổ sung cho phép bạn sử dụng Excel để lưu trữ và phân tích dữ liệu một cách đơn giản, nhanh chóng.
Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ tìm hiểu các kiến thức cơ bản về Excel: tạo sổ làm việc, sử dụng bảng tính, nhập dữ liệu, sử dụng công thức, v.v để bạn có thể trở nên thoải mái với phần mềm và bắt đầu tự học bằng cách chơi với nó.
Bước đầu tiên vào Excel
Trước tiên, hãy mở Excel và xem giao diện của chương trình. Mở Excel và một sổ làm việc mới sẽ tự động được tạo. Workbook là đối tượng cấp cao nhất trong Excel. Nó chứa các Bảng tính, chứa tất cả dữ liệu thực tế mà bạn sẽ làm việc với. Một bảng tính bắt đầu với ba bảng tính, nhưng bạn có thể thêm hoặc xóa bảng tính bất cứ lúc nào miễn là có ít nhất một bảng tính trong một sổ làm việc nhất định.
Bây giờ tùy thuộc vào phiên bản Excel bạn đang sử dụng, màn hình sau có thể trông hoàn toàn khác nhau. Microsoft đã thay đổi giao diện một cách mạnh mẽ từ Office 2003 sang 2007 thành 2010 và cuối cùng vào năm 2013. Thật không may, tôi phải chọn một phiên bản để viết hướng dẫn này và tôi hiện đang chọn Excel 2010 vì nó đúng vào giữa năm 2007 và 2013 và cả ba các phiên bản sử dụng giao diện ruy băng mới. Office 2013 chỉ làm cho vẻ ngoài gọn gàng hơn, nhưng bố cục tổng thể vẫn giống nhau.
Trên đầu trang, bạn có dải băng Excel với nhiều tab và cũng có một loạt các biểu tượng nhỏ ở đầu trong Thanh công cụ truy cập nhanh. Các biểu tượng nhỏ này cho phép bạn thực hiện các chức năng Excel rất phổ biến như thêm hoặc xóa các hàng trong bảng tính hoặc bảng đóng băng, v.v..
Nếu bạn muốn tùy chỉnh giao diện ruy băng, tức là thêm một nút hoặc tùy chọn mà bạn bỏ lỡ từ phiên bản Excel cũ hơn, bạn có thể làm điều đó bằng cách nhấp vào Tập tin và sau đó nhấp vào Tùy chọn.
Bây giờ bấm vào Tuy Biên ruy-băng ở phía dưới bên trái và bạn sẽ có thể thêm hoặc xóa bất kỳ tùy chọn nào bạn có thể muốn. Theo mặc định, nó hiển thị cho bạn các lệnh phổ biến, nhưng bạn có thể nhấp vào menu thả xuống để xem tất cả các tùy chọn có thể cho các tab khác nhau. Ngoài ra, một lựa chọn tôi thực sự thích là chọn Các lệnh không có trong Ribbon từ thả xuống. Bằng cách đó, bạn có thể dễ dàng xem những lệnh nào chưa có trên ruy-băng và sau đó thêm bất kỳ lệnh nào bạn cảm thấy cần.
Ở dưới cùng của màn hình, bạn sẽ thấy ba trang tính, được đặt tên là Sheet1, Sheet2 và Sheet3. Đây là số mặc định mà mọi sổ làm việc Excel bắt đầu bằng.
Trên các phiên bản Excel cũ hơn, ngăn tác vụ được đặt ở phía bên phải màn hình, tuy nhiên hiện đã bị xóa và tất cả các chức năng đã được chuyển sang tab Tệp. Đây là nơi bạn có thể thực hiện nhiều tác vụ phổ biến như mở sổ làm việc, tạo một công việc mới, in ấn và hơn thế nữa.
Bắt đầu với Excel
Cách tốt nhất để học bất cứ điều gì là thực sự làm điều gì đó hữu ích và Excel là ví dụ tốt nhất về điều này! Giả sử bạn là giáo viên trung học hoặc đại học và bạn muốn theo dõi điểm số của học sinh, tính điểm trung bình của chúng và cho chúng biết điểm thấp nhất mà chúng cần có trong bài kiểm tra cuối cùng để vượt qua lớp.
Nghe có vẻ như một vấn đề đơn giản và đó là (một khi bạn có được công thức trong đầu)! Excel có thể làm điều này cho bạn rất nhanh, vì vậy hãy xem cách.
Trước hết, hãy nhập một số dữ liệu vào các ô trong Excel. Trong Excel, các cột được gắn nhãn bắt đầu từ A và tiếp tục đến Z và hơn thế nữa. Một ô chỉ đơn giản là một số hàng và cột cụ thể, tức là A1 là ô đầu tiên trong bảng tính Excel.
Hãy gõ Sinh viên thành tốt A1 và sau đó gõ Một xuyên qua E như tên sinh viên tiếp tục xuống cột A như hình dưới đây:
Bây giờ hãy nhập Kiểm tra 1, Kiểm tra 2, và Bài kiểm tra 3 vào các ô B1, C1 và D1 tương ứng. Bây giờ chúng ta có lưới 5 × 4, vì vậy, hãy điền vào một số điểm kiểm tra giả mạo như dưới đây:
Bây giờ chúng ta hãy tìm hiểu một số điều cơ bản về định dạng các ô trong Excel. Ngay bây giờ bảng của chúng tôi trông không đẹp lắm vì văn bản và số được căn chỉnh khác nhau và các tiêu đề không tách biệt trực quan với dữ liệu. Đầu tiên, hãy tập trung tất cả dữ liệu để mọi thứ trông đẹp hơn. Bấm vào ô A1 và kéo chuột của bạn xuống ô D6 để làm nổi bật toàn bộ tập dữ liệu:
Sau đó bấm vào tab Home và bấm vào Trung tâm thanh minh nút. Lưới bây giờ được tập trung độc đáo với tất cả dữ liệu trực tiếp bên dưới các tiêu đề.
Bây giờ chúng ta hãy xem xét thêm về cách chúng ta có thể định dạng các ô Excel. Chúng ta hãy thay đổi màu của hàng đầu tiên thành một thứ khác để chúng ta có thể tách tiêu đề khỏi dữ liệu một cách rõ ràng. Bấm vào ô A1 và kéo chuột trong khi giữ nút xuống ô D1. Nhấp chuột phải và chọn Định dạng tế bào.
Bây giờ có hai lựa chọn bạn có tại thời điểm này. Bạn sẽ nhận thấy trong hình trên, một menu chuột phải bình thường bắt đầu bằng Cắt, Sao chép, v.v., nhưng bạn cũng sẽ nhận thấy một loại thanh công cụ nổi ngay phía trên menu. Menu nổi này là một loại thanh công cụ tùy chọn phổ biến cho phép bạn nhanh chóng thay đổi phông chữ, thay đổi kích thước văn bản, định dạng ô theo tiền hoặc tỷ lệ phần trăm, cho phép bạn thay đổi màu nền hoặc màu phông chữ và thêm viền vào ô. Thật tiện lợi vì bạn không phải mở hộp thoại Format Cells và làm điều đó ở đó.
Nếu bạn phải thực hiện một số định dạng nâng cao hơn không có sẵn trong thanh công cụ nhanh, thì hãy tiếp tục và mở hộp thoại. Trong hướng dẫn này, tôi sẽ chỉ cho bạn phương thức hộp thoại để chúng ta có thể thấy nó. Trong hộp thoại Định dạng ô, bấm vào Mẫu tab và chọn một màu từ bảng màu. Tôi đã chọn màu vàng để làm cho nó khác biệt.
Bấm OK và bây giờ bạn sẽ thấy màu đã được thay đổi cho các ô đã chọn.
Chúng ta cũng hãy thêm một số đường viền giữa các ô để nếu chúng ta quyết định in ra bảng Excel, sẽ có các đường màu đen giữa mọi thứ. Nếu bạn không thêm viền, các dòng bạn nhìn thấy trong Excel theo mặc định sẽ không in ra giấy. Chọn toàn bộ lưới và đi đến Định dạng tế bào lần nữa. Lần này đi đến Biên giới chuyển hướng. Bấm vào Ở ngoài và Phía trong các nút và bạn sẽ thấy hộp hiển thị nhỏ ngay bên dưới các nút thay đổi tương ứng với các đường viền.
Bấm OK và bây giờ bạn sẽ có các đường màu đen giữa tất cả các ô. Vì vậy, bây giờ chúng tôi đã định dạng lưới của chúng tôi để trông đẹp hơn nhiều! Bạn có thể thực hiện loại định dạng này cho dữ liệu của mình theo cách bạn cảm thấy phù hợp.
Sử dụng công thức và hàm trong Excel
Bây giờ chúng ta hãy đến phần thú vị: sử dụng các hàm và công thức Excel để thực sự làm một cái gì đó! Vì vậy, trước tiên chúng tôi muốn tính điểm trung bình cho 5 học sinh của chúng tôi sau ba kỳ thi đầu tiên. Excel có một hàm trung bình mà chúng ta có thể sử dụng để tự động tính toán giá trị này, nhưng chúng ta sẽ thực hiện nó một chút khác nhau để thể hiện các công thức và hàm.
Thêm một tiêu đề được gọi là Tổng trong cột F và Trung bình trong cột G và định dạng chúng giống như cách chúng ta đã làm với các ô tiêu đề khác.
Bây giờ, trước tiên chúng ta sẽ sử dụng hàm tổng của Excel để tính tổng của ba lớp cho mỗi học sinh. Bấm vào ô F2 và gõ vào= tổng (Không có dấu ngoặc kép. Dấu = cho Excel biết rằng chúng tôi dự định đưa một số loại công thức vào ô này. Khi bạn nhập dấu ngoặc đơn đầu tiên, Excel sẽ hiển thị một nhãn nhỏ cho bạn biết loại biến nào mà hàm này thực hiện.
Từ SUM là một hàm tích hợp trong Excel, tính toán tổng của một phạm vi ô đã chỉ định. Tại thời điểm này sau dấu ngoặc đơn đầu tiên, bạn có thể chọn phạm vi ô bạn muốn tổng hợp! Không cần phải gõ từng ô một! Đi trước và chọn các ô từ B2 đến D2 và bạn sẽ thấy rằng công thức được tự động cập nhật và có màu xanh lam.
Sau khi bạn chọn phạm vi, hãy nhập dấu ngoặc đơn đóng (Thay đổi + 0) và hãy nhấn Đi vào. Và bây giờ bạn có tổng của các số! Không quá khó đúng không!? Tuy nhiên, bạn có thể nói rằng sẽ là một nỗi đau của hoàng gia khi làm điều này cho một bộ gồm 100 hoặc 500 sinh viên! Chà, có một cách dễ dàng để tự động sao chép công thức của bạn cho các sinh viên khác.
Bấm vào ô F2 và sau đó di chuyển chuột từ từ đến cạnh dưới bên phải của ô. Bạn sẽ nhận thấy rằng con trỏ thay đổi từ chữ thập màu trắng béo sang chữ thập màu đen mỏng và phía dưới bên phải của ô là một hộp đen nhỏ.
Nhấp và giữ chuột của bạn xuống khi nó thay đổi và sau đó kéo nó đến hàng của học sinh cuối cùng. Và với điều đó, Excel sử dụng cùng một công thức, nhưng cập nhật các ô hàng hiện tại để tổng được tính cho mỗi hàng bằng dữ liệu của hàng đó.
Tiếp theo, nhấp vào ô G2 và nhập dấu = để biểu thị chúng ta đang bắt đầu một công thức. Vì chúng ta muốn chia tổng cho 3 để lấy trung bình, hãy nhập dấu = và sau đó chọn ô tổng F2. Tiếp tục với công thức bằng cách nhập vào / 3, nghĩa là chia cho 3.
Nhấn Enter và bây giờ bạn đã nhập forumla trung bình của riêng bạn! Bạn có thể sử dụng dấu ngoặc đơn và thực hiện tất cả các hàm toán học theo cùng một cách. Bây giờ làm điều tương tự như chúng ta đã làm với cột trung bình và nhấp vào hộp đen nhỏ ở góc dưới bên phải trong ô G2 và kéo nó xuống phía dưới. Excel sẽ tính trung bình cho các ô còn lại bằng công thức của bạn.
Và cuối cùng, chúng ta hãy đưa vào một công thức nữa để tính toán những gì mỗi học sinh sẽ có được vào trận chung kết để có được điểm A trong lớp! Chúng ta phải biết ba thông tin: lớp hiện tại của họ, điểm vượt qua cho lớp và bao nhiêu phần trăm cuối cùng có giá trị trong tổng số lớp. Chúng tôi đã có điểm hiện tại của họ mà chúng tôi đã tính toán và chúng tôi có thể giả sử 70 là điểm qua và trận chung kết có giá trị 25% trên tổng điểm. Đây là công thức, mà tôi đã nhận được từ trang web này.
Điểm cuối khóa = Giá trị bài kiểm tra x Điểm thi + (1 - Giá trị bài kiểm tra) x Lớp hiện tại
Điểm cuối cùng sẽ là 70 vì đó là điểm vượt qua mà chúng tôi đang giả định, Worth Worth là 0,25 và chúng tôi phải giải cho Điểm thi. Vì vậy, phương trình sẽ trở thành:
Điểm thi = (Lớp cuối cùng - (1 - Giá trị bài kiểm tra) x Điểm hiện tại) / Giá trị bài kiểm tra
Vì vậy, hãy tạo một tiêu đề mới trong cột I và trong ô I2, nhập vào gõ= (70- (1-.25) *Sau đó, hãy chọn ô G2 và sau đó tiếp tục với) /. 25Sau đó nhấn Enter. Bây giờ bạn sẽ thấy lớp được yêu cầu và cả công thức trong thanh công thức phía trên tên cột. Như bạn có thể thấy bên dưới, Học sinh A cần có ít nhất 49 điểm để đảm bảo họ đạt được 70 điểm cho lớp cuối cùng của mình.
Một lần nữa, lấy hộp đen dưới cùng của ô và kéo nó xuống dưới cùng của tập dữ liệu. Và viola! Bây giờ bạn đã sử dụng các hàm Excel, tạo các công thức của riêng bạn trong Excel và các ô được định dạng để làm cho chúng hấp dẫn trực quan.
Hy vọng điều này sẽ giúp! Tôi sẽ thử và viết nhiều hơn như thế này để biết các tính năng nâng cao hơn của Excel và các sản phẩm Office khác. Hãy để lại ý kiến của bạn về hướng dẫn Excel này! Thưởng thức!
