Định dạng các ô bằng cách sử dụng định dạng có điều kiện trong Excel

Nếu bạn quen sử dụng các phiên bản Excel cũ hơn, các tùy chọn định dạng có điều kiện trong Excel 2007, 2010 và 2013 sẽ làm bạn ngạc nhiên. Vậy tại sao bạn muốn bận tâm sử dụng định dạng có điều kiện? Chà, đây là một vài lý do khiến tôi thích sử dụng tính năng này của Excel:

1. Để làm cho dữ liệu của bạn hấp dẫn hơn.

2. Để làm cho bảng tính của bạn dễ hiểu hơn trong nháy mắt.

3. Để xác định một số loại số giúp đỡ trong việc giải quyết vấn đề.

4. Để giúp bạn rút ra kết luận từ dữ liệu của bạn.

5. Để hiển thị trực quan cho người dùng thế nào là tốt Good hay hay và xấu bằng cách sử dụng màu xanh lá cây và màu đỏ.

Bây giờ, bạn có thể sử dụng định dạng có điều kiện để định dạng mọi ô trong một phạm vi dựa trên tiêu chí của riêng bạn (và có rất nhiều tùy chọn định dạng để chọn). Ví dụ: nếu bạn có bảng lợi nhuận và bạn muốn mã màu tất cả lợi nhuận lớn hơn 200 đô la thành màu xanh lá cây và tất cả lợi nhuận dưới 200 đô la màu vàng và tất cả các khoản lỗ là màu đỏ, thì bạn có thể sử dụng định dạng có điều kiện để nhanh chóng thực hiện mọi công việc cho bạn.

Định dạng có điều kiện trong Excel

Định dạng có điều kiện cho phép bạn định dạng một lượng dữ liệu đáng kể một cách nhanh chóng và dễ dàng - trong khi vẫn có thể phân biệt các loại dữ liệu khác nhau. Bạn có thể tạo quy tắc cho các tùy chọn định dạng sẽ cho phép Microsoft Excel tự động định dạng cho bạn. Bạn thực sự chỉ phải làm theo ba bước đơn giản.

Bước 1: Chọn các ô bạn muốn định dạng.

Bước 2: Nhấn vào Định dạng có điều kiện nút trong menu Home, phần Styles.

Bước 3: Chọn quy tắc của bạn. Có Làm nổi bật quy tắc tế bào và Quy tắc trên / dưới ở đầu cho phép bạn so sánh với các giá trị. Đối với ví dụ này, chúng tôi áp đặt ba quy tắc. Đầu tiên là bất kỳ giá trị nào lớn hơn 200 đô la đều có màu xanh.

Điều đáng chú ý là chỉ có phần Quy tắc ô nổi bật cũng có thể được sử dụng để so sánh tập dữ liệu với tập dữ liệu khác. Mọi thứ khác sẽ chỉ sử dụng một tập dữ liệu mà bạn đã tô sáng và so sánh các giá trị với nhau. Ví dụ: khi sử dụng quy tắc Greater Than, tôi có thể so sánh các giá trị từ A1 đến A20 với một số cụ thể hoặc tôi có thể so sánh A1 với A20 với B1 với B20.

Logic tương tự đã được áp dụng cho các quy tắc thứ hai và thứ ba. Quy tắc thứ hai là mọi thứ trong khoảng từ 0 đến 200 đô la đều được định dạng màu vàng. Quy tắc thứ ba là mọi thứ dưới 0 đô la đều được định dạng màu đỏ. Đây là một phần của bảng tính đã hoàn thành trông như thế nào.

Nếu bạn không thích các tùy chọn định dạng này, Excel có nhiều tùy chọn Định dạng có điều kiện mới khác nhau mà bạn có thể sử dụng. Ví dụ: bạn có thể chèn các biểu tượng như mũi tên màu (Bộ biểu tượng), biểu đồ thanh như trong ví dụ thứ hai (Thanh dữ liệu) hoặc thậm chí một loạt các màu được chọn tự động như trong ví dụ trước (Vảy màu). Ba tùy chọn này chỉ so sánh các giá trị từ cùng một tập dữ liệu. Nếu bạn chọn A1 đến A20, nó sẽ chỉ so sánh các giá trị đó với nhau.

Nếu sau này bạn quyết định rằng bạn không muốn các ô của mình được định dạng có điều kiện, tất cả những gì bạn phải làm là xóa định dạng. Để thực hiện việc này, chọn nút Định dạng có điều kiện và chọn Xóa quy tắc. Sau đó, chọn xem bạn muốn xóa quy tắc chỉ từ các ô đã chọn hay từ toàn bộ trang tính.

Ngoài ra, nếu bạn đã tạo một số quy tắc, bạn có thể quên quy tắc nào bạn đã áp dụng cho các ô nào. Vì bạn có thể áp dụng nhiều quy tắc cho cùng một tập hợp các ô, nên nó có thể trở nên khá khó hiểu đặc biệt là nếu người khác tạo bảng tính. Để xem tất cả các quy tắc, nhấp vào nút Định dạng có điều kiện và sau đó nhấp vào Quản lý các quy tắc.

Khi bạn có nhiều quy tắc được áp dụng cho cùng một phạm vi ô, các quy tắc được đánh giá theo thứ tự từ ưu tiên cao hơn đến ưu tiên thấp hơn. Theo mặc định, quy tắc mới nhất được thêm vào sẽ có quyền ưu tiên cao hơn. Bạn có thể thay đổi điều đó bằng cách nhấp vào quy tắc và sau đó sử dụng các nút mũi tên lên và xuống để thay đổi thứ tự. Ngoài ra, bạn có thể nhấp vào menu thả xuống ở trên cùng và xem các quy tắc chỉ cho lựa chọn hiện tại hoặc cho mỗi trang tính trong sổ làm việc.

Ngoài ra còn có một hộp kiểm gọi là Dừng lại nếu đúng, mà tôi sẽ không đi vào chi tiết ở đây vì nó khá phức tạp. Tuy nhiên, bạn có thể đọc bài đăng này từ Microsoft giải thích nó rất chi tiết.

Tùy chọn định dạng có điều kiện mới Excel 2010

Mọi thứ đều giống nhau trong Excel 2010 khi nói đến Định dạng có điều kiện được bao gồm trong Excel 2007. Tuy nhiên, có một tính năng mới thực sự làm cho nó mạnh hơn nhiều.

Trước đó tôi đã đề cập rằng Làm nổi bật quy tắc tế bào phần cho phép bạn so sánh một bộ dữ liệu với một bộ dữ liệu khác trên cùng một bảng tính. Trong năm 2010, bây giờ bạn có thể tham chiếu một bảng tính khác trong cùng một sổ làm việc. Nếu bạn cố gắng thực hiện điều này trong Excel 2007, nó sẽ cho phép bạn chọn dữ liệu từ một bảng tính khác, nhưng sẽ cung cấp cho bạn một thông báo lỗi khi bạn cố gắng bấm OK ở cuối.

Trong Excel 2010, bây giờ bạn có thể làm điều này, nhưng nó hơi phức tạp vì vậy tôi sẽ giải thích từng bước một. Giả sử tôi có hai bảng tính và trên mỗi tờ tôi có dữ liệu từ B2 đến B12 cho một số thứ như lợi nhuận. Nếu tôi muốn xem giá trị nào trong B2 đến B12 từ trang 1 lớn hơn giá trị B2 đến B12 của trang 2, trước tiên tôi sẽ chọn giá trị B2 đến B12 trong trang 1 và sau đó nhấp vào Tốt hơn theo Quy tắc đánh dấu các ô.

Bây giờ bấm vào nút tham chiếu ô mà tôi đã hiển thị ở trên. Hộp sẽ thay đổi và biểu tượng con trỏ sẽ trở thành chữ thập màu trắng. Bây giờ hãy tiếp tục và nhấp vào bảng 2 và chọn CHỈ CÓ ô B2. Làm KHÔNG PHẢI chọn toàn bộ phạm vi từ B2 đến B12.

Bạn sẽ thấy rằng hộp bây giờ có giá trị là = Tờ2! $ B $ 2. Chúng ta sẽ cần phải thay đổi điều này thành = Tờ2! $ B2. Về cơ bản, chỉ cần thoát khỏi $ đi trước số 2. Điều này sẽ giữ cột cố định, nhưng cho phép số hàng thay đổi tự động. Vì lý do nào, nó sẽ không cho phép bạn chọn toàn bộ phạm vi.

Nhấp vào nút tham chiếu ô một lần nữa và sau đó nhấp vào OK. Bây giờ các giá trị trong trang 1 lớn hơn trang 2 sẽ được định dạng theo các tùy chọn định dạng bạn đã chọn.

Hy vọng rằng, tất cả có ý nghĩa! Khi xem xét Excel 2013, dường như không có bất kỳ tính năng mới nào khi nói đến định dạng có điều kiện. Như một mẹo cuối cùng, nếu bạn cảm thấy rằng các quy tắc mặc định không khớp với những gì bạn đang cố gắng thực hiện, bạn có thể nhấp vào Quy tắc mới tùy chọn và bắt đầu từ đầu. Điều tuyệt vời khi tạo quy tắc mới là bạn có thể sử dụng công thức để xác định ô nào cần định dạng, rất mạnh.

Mặc dù định dạng có điều kiện trông tương đối dễ dàng và đơn giản trên bề mặt, nó có thể trở nên khá phức tạp tùy thuộc vào dữ liệu và nhu cầu của bạn. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi, xin vui lòng gửi bình luận. Thưởng thức!