Tại sao bạn không thể hoàn tác việc gửi email (và khi bạn có thể)
Thông thường, bạn không thể hoàn tác lại một email mà gửi nhầm. Một số ứng dụng email khách có các tính năng giống như hoàn tác, chẳng hạn như tính năng của Rec Recall trong Microsoft Outlook, nhưng chúng không hoạt động hầu hết thời gian.
Khi gửi email, đừng nhấp vào nút Gửi cho đến khi bạn chắc chắn muốn gửi email. Cho dù đó là một tin nhắn bạn muốn bạn đã gửi hoặc chỉ là một lỗi đánh máy, bạn thường không thể lấy lại.
Một email đã gửi nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn
Một email không giống như một nhận xét trên một trang web, mà bạn có thể xóa hoặc chỉnh sửa sau thực tế bởi vì nó được lưu trữ ở một nơi duy nhất cho phép chỉnh sửa - trên trang web đó. Khi bạn gửi email, ứng dụng email của bạn sẽ gửi một bản sao của email tới mọi người mà bạn gửi email. Máy chủ email của họ nhận được nó và hiển thị nó trong ứng dụng email của họ.
Không có cách nào để quay lại và hoàn tác một email đã được gửi đi. Bản sao trên máy chủ thư của người khác, hoàn toàn ngoài tầm kiểm soát của bạn.
Microsoft Outlook có chứa một tính năng của Recall, cho phép bạn gọi lại các email trong một số trường hợp nhất định. Các ứng dụng email khác - bao gồm cả Gmail với tính năng phòng thí nghiệm Send Undo Send của nó - cũng cho phép bạn hoàn tác một email mà bạn đã gửi, nhưng tính năng này chỉ là tiện lợi.
Tính năng thu hồi của Outlook hoạt động như thế nào
Microsoft Outlook chỉ cho phép bạn gọi lại hoặc rút lại tin nhắn trong những trường hợp hạn chế. Bạn phải sử dụng hệ thống email Microsoft Exchange và bạn phải ở cùng máy chủ Exchange với người nhận. Tính năng này có thể hoạt động khi bạn gửi email cho đồng nghiệp, nhưng bạn không thể sử dụng nó khi bạn gửi email cho ai đó bằng tài khoản email tại nhà hoặc gửi email đến các địa chỉ bên ngoài tổ chức của bạn.
Tính năng thu hồi của Outlook hoạt động bằng cách gửi tin nhắn đến hộp thư đến của người khác. Tin nhắn yêu cầu khách hàng email của họ vui lòng xóa email bạn vừa gửi. Theo mặc định, Outlook sẽ xóa thông báo email nếu họ chưa đọc nó. Tuy nhiên, người dùng có thể tắt tính năng này để Outlook có thể bỏ qua các yêu cầu này. Tính năng Recall chỉ là một cách để hỏi xem ứng dụng email của họ có giúp bạn xóa một email mà bạn đã gửi không.
Nếu người đó đã đọc tin nhắn của bạn, tin nhắn của bạn sẽ không bị xóa nhưng người nhận sẽ được thông báo rằng bạn muốn xóa tin nhắn. Nếu bạn gửi một email đặc biệt xấu hổ, cả email và yêu cầu theo dõi để xóa nó có thể hiển thị trong hộp thư đến của một người. Nếu email ban đầu của bạn có lỗi chính tả hoặc lỗi gây cười, yêu cầu theo dõi để xóa nó có thể khiến tình hình trở nên thú vị hơn.
Mặc dù tính năng này có thể hữu ích để xóa các tin nhắn có lỗi chính tả hoặc các lỗi khác và gửi cùng một bản sao được cập nhật, giảm sự lộn xộn trong hộp thư đến của đồng nghiệp, bạn không thể tin vào nó để rút lại email mà bạn muốn bạn không bao giờ gửi.
Thời gian trễ có thể cung cấp cho bạn một nút Undo
Một số ứng dụng thư khách có thể cung cấp cho bạn khả năng nhấn Hồi giáo sau khi gửi email - có lẽ bạn vừa nhận thấy một lỗi đánh máy hoặc một lỗi đáng xấu hổ khác, hoặc có lẽ bạn đã gửi email trong một khoảnh khắc đam mê và giờ bạn đang hối hận về ngôn ngữ bạn đã chọn.
Điều này hoạt động không phải bằng cách thực sự rút lại một email đã gửi, mà bằng cách thêm một độ trễ trước khi ứng dụng email của bạn thực sự gửi thư đi.
Ví dụ: nếu bạn là người dùng Gmail, bạn có thể mở cài đặt của Gmail, nhấp vào Phòng thí nghiệm và bật tính năng phòng thí nghiệm của Undo Sendo. Nó sẽ cho bạn một vài giây sau khi bạn gửi email, cho phép bạn nhấp vào Hoàn tác để ngăn email được gửi. Gmail chỉ chờ thêm vài giây sau khi bạn nhấp vào nút Gửi, cho bạn một chút thời gian để thay đổi suy nghĩ của bạn.
Các ứng dụng email khác có thể có các tính năng có thể hoạt động theo cách tương tự. Ví dụ: bạn có thể bỏ chọn tùy chọn Gửi Gửi ngay lập tức khi được kết nối trực tuyến trong phần Nâng cao trên màn hình Tùy chọn của Outlook. Việc này có thể cung cấp cho bạn một vài phút để hoàn tác tin nhắn bằng cách hủy hoạt động gửi đi trước khi thao tác gửi / nhận được hẹn giờ tiếp theo, khi tin nhắn sẽ được gửi đi.
Outlook và Gmail có thể có các tính năng cố gắng mang lại cho bạn sự an tâm hơn, nhưng đừng bị lừa dối. Chúng không hoạt động hoàn hảo - ngay cả trong trường hợp của Gmail, nếu bạn trễ thứ hai, email đó sẽ biến mất và bạn không thể lấy lại được. Khi gửi email, tạm dừng trước khi nhấp vào nút Gửi và chắc chắn rằng bạn đã sẵn sàng để email đó ra ngoài.
