Sự khác biệt giữa Máy tính để bàn, Web và Ứng dụng di động của Microsoft Office là gì?

Microsoft cung cấp một số cách khác nhau để chạy các chương trình Office khác nhau - như ứng dụng trên máy tính để bàn, như ứng dụng di động cho Android hoặc iPhone / iPad và trực tuyến trong trình duyệt web. Như bạn có thể tưởng tượng, các phiên bản ứng dụng trực tuyến và di động không mạnh mẽ như phiên bản dành cho máy tính để bàn, nhưng bạn vẫn có thể thấy chúng hữu ích. Và đối với một số bạn, chúng có thể là tất cả những gì bạn cần. Đây là sự cố.

Các phiên bản khác nhau của Microsoft Office

Các dịch vụ của Microsoft đôi khi có thể là một chút, chúng ta sẽ nói, bối rối. Văn phòng cũng không ngoại lệ. Bạn có thể mua hoặc đăng ký phiên bản máy tính để bàn đầy đủ. Tùy chọn đăng ký cũng cung cấp quyền truy cập vào các ứng dụng di động của họ cho Chromebook, iPad, Android và (lần lượt) Chromebook. Và bạn có thể sử dụng phiên bản trực tuyến miễn phí trong trình duyệt của mình.

Máy tính để bàn Office 365 (hoặc Office 2016)

Phiên bản Office dành cho máy tính để bàn là phiên bản đầy đủ tính năng mà bạn rất có thể quen thuộc từ nhiều năm trước. Đây là những ứng dụng máy tính để bàn đầy đủ mà bạn cài đặt trên PC Windows hoặc Mac. Bạn có thể mua phiên bản này theo một trong hai cách:

Văn phòng 2016: Đây là ứng dụng độc lập truyền thống. Bạn trả chi phí trả trước, lấy giấy phép và cài đặt nó trên máy tính của bạn.
Văn phòng 365: Đây là mô hình đăng ký mới hơn. Bạn phải trả phí thuê bao hàng tháng (hoặc hàng năm). Miễn là bạn tiếp tục đăng ký, bạn luôn có phiên bản Office mới nhất - bao gồm các bản cập nhật mới. Việc đăng ký cũng đi kèm với một số đặc quyền bổ sung, như một lượng lớn dung lượng lưu trữ OneDrive, phân bổ hàng tháng số phút Skype và truy cập vào các phiên bản ứng dụng di động của ứng dụng Office.

Chúng tôi đã đề cập chi tiết về sự khác biệt giữa Office 365 và Office 2016 trước đây, vì vậy nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về phiên bản nào có thể tốt hơn cho bạn, chúng tôi khuyên bạn nên đọc hướng dẫn đó.

Ứng dụng Office 365 dành cho thiết bị di động (dành cho iPhone, Android và Chromebook)

Ứng dụng Office 365 dành cho thiết bị di động bao gồm các phiên bản Word, Excel, PowerPoint, OneNote và Outlook cho nền tảng iOS và Android. Bạn cũng có thể sử dụng hầu hết các Ứng dụng Office dành cho thiết bị di động dành cho Android trên Chromebook, giả sử bạn có Chromebook hỗ trợ ứng dụng Android (mặc dù một số không hỗ trợ PowerPoint).

Để sử dụng các ứng dụng dành cho thiết bị di động, bạn cần có thuê bao Office 365 trả phí. Đăng ký đó cung cấp cho bạn quyền truy cập vào cả ứng dụng dành cho máy tính để bàn và thiết bị di động - bạn không cần đăng ký riêng.

Các ứng dụng di động cung cấp một bộ tính năng hạn chế hơn so với các đối tác máy tính để bàn đầy đủ của chúng (nhiều hơn trong một khoảnh khắc), nhưng giao diện chủ yếu là giống nhau. Các ứng dụng di động cũng cung cấp quyền truy cập ngoại tuyến, nghĩa là bạn có thể xem và chỉnh sửa tài liệu ngay cả khi bạn không kết nối với Internet.

Office 365 trực tuyến

Office 365 Online cho phép bạn xem và chỉnh sửa tài liệu Office miễn phí trong trình duyệt web của bạn (như Google Docs, nhưng từ Microsoft). Tất cả các ứng dụng tương tự - Word, Excel, PowerPoint và OneNote - đều khả dụng. Bạn không cần đăng ký để sử dụng các ứng dụng trực tuyến, mặc dù bạn sẽ cần đăng nhập bằng tài khoản Microsoft miễn phí.

Các ứng dụng Office 365 Online cung cấp khá nhiều bộ tính năng bạn tìm thấy trong các ứng dụng di động. Sự khác biệt lớn (ngoài việc miễn phí) là Office 365 Online không cung cấp quyền truy cập ngoại tuyến; bạn phải kết nối với Internet để xem và chỉnh sửa tài liệu.

Tất cả ba phiên bản (máy tính để bàn, ứng dụng di động và trực tuyến) đều tích hợp liền mạch với OneDrive, vì vậy việc theo dõi tài liệu rất dễ dàng khi bạn di chuyển giữa các nền tảng.

Các phiên bản không dành cho máy tính để bàn có đủ tốt không?

Hãy làm rõ phía trước: các phiên bản Office không dành cho máy tính để bàn không thay thế cho phiên bản máy tính để bàn đầy đủ. Cả Office 365 Online và Office 365 Mobile Apps đều cung cấp một bộ tính năng tương tự như những gì bạn tìm thấy trong các đối tác Google Docs của họ. Chúng thật tuyệt nếu bạn chỉ cần các tính năng cơ bản hoặc đôi khi bạn cần xem hoặc thực hiện các chỉnh sửa nhỏ cho tài liệu (không có vấn đề tương thích mà bạn gặp phải khi sử dụng Google Docs, LibreOffice hoặc bộ chương trình khác).

Ví dụ: một số tính năng chính bạn sẽ thấy thiếu trong các ứng dụng trực tuyến và di động bao gồm:

Lời: Bạn không thể tạo chú thích, trích dẫn, thư mục, bảng nội dung. Bạn không thể tạo hoặc áp dụng các kiểu. Và bạn sẽ không có quyền truy cập vào một số công cụ đánh giá, kiểm chứng hoặc bố cục trang nâng cao hơn.
Excel: Bạn không thể tạo các bảng trụ, áp dụng định dạng có điều kiện, tạo các kết nối hoặc tham chiếu dữ liệu ngoài hoặc truy cập nhiều công thức nâng cao.
Một lưu ý: Bạn không thể chỉnh sửa các tệp được nhúng, sử dụng nhận dạng ký tự quang học (OCR) để dịch chữ viết tay thành văn bản, sử dụng tích hợp tác vụ Outlook hoặc tận dụng hỗ trợ mẫu.
PowerPoint: Bạn không thể tạo hình động tùy chỉnh, sử dụng đầu trang và chân trang hoặc tích hợp biểu đồ Excel. Bạn cũng không thể tận dụng các công cụ đánh giá hoặc thiết kế nâng cao.

Và còn nhiều tính năng khác, hơi nhỏ, bạn sẽ không thể tận dụng trong các phiên bản ứng dụng trực tuyến hoặc di động của Office. Để biết danh sách đầy đủ, hãy xem Mô tả Dịch vụ Office Online trên Microsoft TechNet. Mặc dù danh sách đó nói riêng về trải nghiệm Office 365 Online, nhưng hầu hết các loại trừ tương tự cũng áp dụng cho các ứng dụng di động..

LƯU Ý: Một số tính năng chúng tôi đã đề cập là có thể xem được trong các phiên bản ứng dụng trực tuyến và di động của Office; bạn không thể tạo chúng ở đó. Ví dụ: bạn không thể tạo biểu mẫu mục lục trong các phiên bản ứng dụng trực tuyến hoặc di động, nhưng bạn sẽ có thể xem một biểu mẫu đã được tạo trong phiên bản dành cho máy tính để bàn.

Bạn nên sử dụng phiên bản nào của Office?

Phiên bản nào của Office là tốt nhất cho bạn tùy thuộc vào nhu cầu của bạn. Nếu bạn cần phiên bản máy tính để bàn đầy đủ, hãy quyết định xem bạn muốn sử dụng Office 2016 độc lập hay Office 365 dựa trên đăng ký. Lưu ý rằng nếu bạn cũng muốn sử dụng các ứng dụng di động, dù sao bạn cũng sẽ cần đăng ký Office 365 đó.

Khi sử dụng Office 365 Online hoặc Office 365 Mobile Apps, chúng tôi thấy rằng chúng thực sự đủ tốt nếu bạn chỉ cần truy cập vào các tính năng cơ bản hoặc nếu bạn chủ yếu cần xem (và có thể thực hiện các chỉnh sửa nhỏ đối với) tài liệu được tạo bằng phiên bản máy tính để bàn đầy đủ.

Nếu bạn đã có đăng ký Office 365, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng các ứng dụng di động chủ yếu vì chúng cung cấp khả năng hoạt động ngoại tuyến. Bạn có thể sử dụng chúng tốt trên Android, iPhone hoặc iPad hoặc thậm chí trên Chromebook.

Nếu bạn chưa có đăng ký Office 365 và không thực sự quan tâm đến quyền truy cập ngoại tuyến, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng ứng dụng trực tuyến miễn phí - nó sẽ cho phép bạn ít nhất làm những điều cơ bản, miễn phí, không có gì ngoài trình duyệt web.