AutoArchive trong Outlook là gì và nó hoạt động như thế nào?

Nếu bạn đã sử dụng công cụ dọn dẹp hộp thư, thì bạn sẽ thấy nút AutoArchive, nhưng bạn có thể cảnh giác với cách thức hoạt động của nó và những gì nó sẽ làm. Đây là những gì nó làm và làm thế nào bạn có thể đưa nó vào sử dụng.

Nhấp vào nút AutoArchive khiến quá trình lướt qua tất cả các thư mục trong Outlook và áp dụng bất kỳ quy tắc AutoArchive nào bạn đã thiết lập (đừng lo lắng, quy tắc AutoArchive mặc định là không làm gì cả, vì vậy bạn không thể làm hại nhấn vào nút). Nhưng nếu bạn muốn chuyển các mục cũ hơn của mình sang một kho lưu trữ mà chúng không sử dụng, AutoArchive là cách bạn tự động hóa quy trình. Chúng ta hãy thiết lập và chạy nó.

Cách bật AutoArchive

Đầu tiên, bạn cần bật AutoArchive và chọn cài đặt của nó. Đi tới Tệp> Tùy chọn> Nâng cao và sau đó nhấp vào nút Cài đặt tự động.

Chừng nào tùy chọn của Run Run AutoArchive bị tắt (tất cả là mặc định), AutoArchive sẽ không bao giờ chạy.

Khi bạn bật tùy chọn Run Run AutoArchive mỗi tùy chọn, tất cả các tùy chọn đều khả dụng.

Không giống như Thư mục Dọn dẹp, có một cửa sổ cài đặt trong Tùy chọn tệp và sau đó cho phép bạn chạy các cài đặt đó với bất kỳ thư mục nào bạn muốn dưới dạng tác vụ thủ công, cài đặt AutoArchive hiển thị ở đây là cài đặt mặc định. Mỗi thư mục đã bật AutoArchive có thể sử dụng các cài đặt mặc định này hoặc bạn có thể sử dụng các cài đặt khác nhau cho các thư mục khác nhau nếu bạn muốn. Chúng ta sẽ tìm hiểu cách thực hiện điều đó sau, nhưng bây giờ, hãy xem các cài đặt mặc định.

Cách thiết lập AutoArchive

Điều đầu tiên cần chú ý là một khi AutoArchive được bật, nó sẽ chạy sau mỗi 14 ngày. Bạn có thể thay đổi bằng cách sử dụng mũi tên Lên và Xuống hoặc bằng cách nhập một số và bạn có thể chọn bất kỳ giá trị nào từ 1 đến 60 ngày. Bạn có thể nhập bất kỳ số có hai chữ số nào, nhưng nếu hơn 60, Outlook sẽ hiển thị thông báo lỗi khi bạn nhấp vào OK OK, Khăn và bạn sẽ phải thay đổi giá trị trước khi bạn có thể lưu.

Tùy chọn tiếp theo - Nhắc nhở trước khi AutoArchive chạy phạm vi - cho bạn lựa chọn có Outlook hiển thị cho bạn lời nhắc trước khi AutoArchive xảy ra. Lời nhắc này cho phép bạn xem lại các cài đặt hoặc hủy bỏ lần chạy AutoArchive này nếu bạn muốn.

Phần còn lại của cài đặt liên quan đến những mục nào sẽ được lưu trữ và những gì xảy ra trong quá trình lưu trữ. Tùy chọn đầu tiên ở đây- Xóa Xóa các mục đã hết hạn (chỉ thư mục email) - liên quan đến các email đã hết hạn sử dụng. Điều này sẽ không ảnh hưởng đến các tác vụ hoặc sự kiện, ngay cả khi bạn bật AutoArchive cho các thư mục đó.

Phần còn lại của cài đặt áp dụng cho tất cả các mục, không chỉ email. Điều này có nghĩa là sự kiện lịch, nhiệm vụ, ghi chú và mục nhật ký.

Giả sử bạn rời khỏi Lưu trữ hoặc xóa các mục cũ, đã bật, cài đặt mặc định là để Outlook chuyển các mục cũ hơn 6 tháng sang tệp .pst mới, riêng có tên Lưu trữ (theo mặc định) và hiển thị mục này trong ngăn điều hướng trong Outlook để bạn có thể truy cập các mục lưu trữ bất cứ khi nào bạn muốn. Bạn có thể thay đổi các mục Xóa sạch cũ hơn giá trị của Thay đổi thành bất kỳ thứ gì từ 1 ngày đến 60 tháng, chọn một tệp .pst khác để lưu trữ các mục đó hoặc chọn xóa Xóa vĩnh viễn các mục cũ.

Được cảnh báo rằng việc xóa này bỏ qua thư mục Các mục đã xóa và các mục của bạn sẽ bị xóa hoàn toàn khỏi Outlook. Bạn vẫn có thể truy cập nó trên máy chủ thư của mình, tùy thuộc vào cài đặt của bạn, nhưng bạn không nên dựa vào điều này. Chỉ chọn tùy chọn này nếu bạn muốn xóa các mục mãi mãi.

Khi bạn nhấp vào OK OK, thì Auto AutoArchive sẽ được bật. Nó sẽ chạy theo dòng Run RunArArive của mọi giá trị mà bạn đã chọn (cứ sau 14 ngày theo mặc định), bắt đầu từ hôm nay. Vì vậy, một khi bạn bật nó lên, bạn sẽ thấy nó chạy khá nhanh. Trong các thử nghiệm của chúng tôi, chỉ mất chưa đầy mười phút giữa khi bật và nhận lời nhắc cho chúng tôi biết AutoArchive sẽ chạy. AutoArchive chỉ chạy theo mặc định trên một vài thư mục, vì vậy nếu bạn muốn nó chạy trên các thư mục cụ thể - hoặc bạn muốn tùy chỉnh cách nó chạy trên các thư mục khác nhau - hãy tiếp tục đọc.

Cách bật và tùy chỉnh AutoArchive cho các thư mục khác nhau

Khi bạn bật AutoArchive, nó chỉ chạy theo mặc định đối với các thư mục sau:

Mục đã gửi
Các mục đã xóa
Bộ lịch
Nhiệm vụ

Nếu bạn muốn nó chạy trên bất kỳ thư mục nào khác, bạn sẽ cần bật nó cho từng thư mục (hoặc tắt nó trong bất kỳ bốn thư mục nào mà bạn không muốn nó chạy). Thực hiện việc này bằng cách nhấp chuột phải vào thư mục trong ngăn dẫn hướng và nhấp vào Thuộc tính.

Bạn cũng có thể truy cập các thuộc tính thư mục bằng cách chọn Thư mục> Thuộc tính thư mục trong ruy-băng. (Đối với các thư mục như Lịch và Tác vụ không hiển thị trong ngăn Điều hướng, đây là cách duy nhất để truy cập các thuộc tính thư mục.) Ngoài ra còn có tùy chọn để đi thẳng đến Cài đặt AutoArchive, giúp bạn tiết kiệm một bước khi bạn ' lại trong Thuộc tính thư mục.

Trong cửa sổ Thuộc tính thư mục, bấm vào tab AutoArchive để truy cập cài đặt cho thư mục đó.

Đối với hầu hết các thư mục, các chế độ lưu trữ không được lưu trữ trong thư mục này sẽ được bật theo mặc định. Điều này có nghĩa là khi quá trình AutoArchive chạy, thư mục sẽ bị bỏ qua và không có mục nào trong đó sẽ được lưu trữ. Nếu bạn muốn bao gồm thư mục, hãy bật các mục Lưu trữ trong thư mục này bằng tùy chọn cài đặt mặc định.

Ngoài ra, nếu bạn muốn cài đặt AutoArchive cho thư mục này khác với mặc định, hãy bật Lưu trữ thư mục này bằng cách sử dụng các cài đặt này, và sửa đổi cài đặt theo sở thích của bạn.

Nếu tại bất kỳ thời điểm nào bạn muốn trả lại tất cả các thư mục để sử dụng cài đặt mặc định, bạn có thể quay lại Tệp> Tùy chọn> Nâng cao> Cài đặt tự động và nhấp vào nút Áp dụng các cài đặt này cho tất cả các thư mục ngay nút Nút. Điều đó sẽ thay đổi tất cả các thư mục có Lưu trữ của Thư mục này bằng cách sử dụng các cài đặt này. Bật lên để có các mục Lưu trữ của Thư mục trong thư mục này bằng cách sử dụng cài đặt mặc định, Thay vào đó, bật.

Khi bạn đã có cài đặt mặc định AutoArchive và cài đặt cho mỗi thư mục, hãy thiết lập theo cách bạn muốn, bạn có thể để quá trình hoạt động lặng lẽ ở chế độ nền, giải phóng không gian cho bạn và giữ cho các thư mục của bạn không bị quá tải.