Tự mình kiểm tra email bắt buộc bằng phần thưởng tích cực

Ảnh của Esparta

Bạn có kiểm tra email của bạn thường xuyên hơn bạn cần không? Bạn có gặp các triệu chứng rút tiền khi bạn không kiểm tra email trong một thời gian không? Kiểm tra email bắt buộc là một thói quen không lành mạnh khiến bạn không thể làm những việc quan trọng hơn. Sử dụng phần thưởng tích cực để thiết lập mối quan hệ lành mạnh hơn với hộp thư đến của bạn.

Email không phải lúc nào cũng hiệu quả

Có ba lý do chính khiến email không phải lúc nào cũng hiệu quả.

1. Email làm mất thời gian từ những thứ khác: Có thể dễ dàng biện minh cho việc kiểm tra email bắt buộc vì cảm giác như bạn đang hoàn thành công việc. Rốt cuộc, đọc qua tin nhắn, trả lời một số và xóa hộp thư đến của bạn sẽ là một điều tốt. Nhưng nó chỉ hiệu quả khi nó được thực hiện có chủ ý - không phải trong thời gian đó đã đảo ngược cho các nhiệm vụ quan trọng hơn khác.

2. Email có thể không khác với chit-chat: Sử dụng email để liên lạc với bạn bè, đồng nghiệp hoặc người quen có thể không khác gì trò chuyện trong phòng ăn trưa. Nếu cuộc trò chuyện không quan trọng và vượt quá thời gian nghỉ hợp lý, nó sẽ khiến bạn mất tập trung vào công việc.

3. Email thường là về người khác: Email khuyến khích bạn phục vụ nhu cầu, yêu cầu và câu hỏi của người khác - thay vì của riêng bạn. Email có thời gian và địa điểm trong ngày của bạn, nhưng nó cần phải có thời gian và địa điểm được chỉ định. Không chỉ bất cứ lúc nào bạn cảm thấy muốn kiểm tra.

Chẩn đoán vấn đề của bạn

Mọi người làm những điều bắt buộc vì tất cả các loại lý do. Lý do phổ biến nhất là để tránh trải nghiệm một cái gì đó đặc biệt khó chịu. Nếu bạn đang kiểm tra email mười lần một ngày mà không có lý do chính đáng, có lẽ bạn đang cố gắng tránh ai đó hoặc điều gì đó.

Kiểm tra email bắt buộc có thể là cách trốn tránh của bạn:

• Một thời hạn thấp thoáng
• Khối nhà văn
• Không chắc chắn về những gì cần làm tiếp theo
• Chán
• Khắc phục sự cố quan trọng khiến bạn không thể làm việc
• Chuẩn bị cho một cuộc đính hôn theo kế hoạch
• Thực tế làm việc trên một cái gì đó

Khám phá những lý do tiềm năng mà bạn kiểm tra email thường xuyên hơn mức cần thiết để chẩn đoán vấn đề của bạn.

Công nhận thói quen bắt buộc của bạn

Bước tiếp theo trong việc thay đổi thói quen email bắt buộc của bạn là theo dõi nó. Giữ một kiểm đếm số lần bạn mở hộp thư đến của mình. Lưu ý trung bình bạn dành bao nhiêu thời gian trong mỗi lần truy cập.

Giữ một thái độ tích cực trong quá trình. Đừng đánh giá bản thân là không hiệu quả, không tập trung hoặc thất bại khi bạn xác định điểm yếu hoặc sai lầm. Tự trừng phạt sẽ không giúp bạn tạo ra những thay đổi tích cực. Đơn giản chỉ cần nhận ra mô hình của bạn và khám phá những động lực có thể là gì, như được đề cập ở trên.

Tiếp tục thừa nhận thói quen email bắt buộc của bạn cho đến khi bạn không còn chịu đựng được nữa - cho đến khi bạn không còn có thể đứng làm gì về nó. Bởi vì cách duy nhất để giải quyết hành vi cưỡng chế là:

1. Chấp nhận rằng nó tồn tại

2. Đủ tự tin để hiểu tại sao

3. Có đủ lý do thuyết phục để làm một cái gì đó về nó

Khi bạn thực sự có động lực để thực hiện thay đổi, việc bắt đầu với các bước bé tương đối dễ dàng.

Bắt đầu với các bước bé và phần thưởng tích cực

Ảnh của Ruthieki

Phần thưởng tích cực giúp bạn liên kết hành vi mong muốn của mình với cảm xúc tốt và / hoặc phản hồi tích cực. Thực hiện theo bảy bước dưới đây để làm cho việc truy cập hộp thư đến email của bạn trở nên tốt hơn, hiệu quả hơn.

Bước 1: Tạo một tài liệu trách nhiệm email

Tạo một tài liệu mà bạn sẽ tham khảo cho trách nhiệm email của bạn. Hãy chắc chắn rằng nó đủ trực quan và năng động để làm việc. Bạn sẽ thêm nội dung vào tài liệu này theo các bước sau, nhưng tùy chỉnh nội dung dựa trên tùy chọn của bạn.

Bước 2: Nêu thay đổi hành vi mong muốn của bạn (hoặc mục tiêu kết thúc)

Trên đầu tài liệu, hãy viết ra mức độ (thường xuyên) mà cuối cùng bạn muốn kiểm tra email của mình.

Điều này có thể chung chung như là Tôi không muốn kiểm tra email của mình thường xuyên, CỰC hay cụ thể như là Tôi chỉ muốn kiểm tra email của mình vào lúc 10 giờ sáng và 3 giờ chiều mỗi ngày trong tuần và lúc 4 giờ chiều trong những ngày cuối tuần.

Hãy cụ thể hơn về mục tiêu cuối cùng của bạn và nếu có thể cung cấp lý do của bạn để chọn nó.

Bước 3: Thừa nhận điểm yếu của bạn

Bên dưới tuyên bố của bạn, hãy liệt kê các lý do tại sao bạn chưa đạt được mục tiêu mong muốn đó trong các hàng tương ứng của họ.

Một lần nữa, hãy cụ thể và đừng sử dụng ngôn ngữ khắc nghiệt không cần thiết, chẳng hạn như, tôi rất tệ trong việc quản lý thời gian, hay tôi không thể kiểm soát bản thân.

Sử dụng ngôn ngữ khách quan giúp bạn tập trung vào những gì đang xảy ra và tại sao. Các báo cáo chức năng khác là:

• Tôi gặp khó khăn trong việc quản lý thời gian của mình khi tôi có những dự án quan trọng mà tôi không cảm thấy sẵn sàng để hoàn thành.
• Tôi gặp khó khăn trong việc chống lại sự thôi thúc kiểm tra email của mình, ngay cả khi tôi biết tôi không cần, vì tôi không muốn có một vài phút im lặng để nghĩ về những gì tôi thực sự nên làm.

Cố gắng liệt kê ra ít nhất năm điểm yếu của bạn.

Hãy nói rằng mục tiêu của bạn là kiểm tra hộp thư đến của bạn một lần vào buổi sáng và một lần vào cuối buổi chiều. Hiện tại, bạn kiểm tra khoảng hai mươi phút một lần trong khi trên máy tính.

Dưới đây là năm điểm yếu tiềm ẩn cản trở bạn:

• Bạn không hào hứng khi thực hiện các nhiệm vụ khác liên quan đến máy tính của bạn.
• Bạn cảm thấy nhàm chán khi đi lại và chờ đợi ở nơi công cộng, không muốn tương tác với những người xung quanh và thấy rằng việc kiểm tra thư trên iPhone của bạn đã qua thời gian.
• Bạn lo lắng về việc treo các câu hỏi hoặc cuộc trò chuyện qua email và muốn biết động thái tiếp theo là gì - ngay khi ông Smith quay lại với bạn.
• Bạn muốn làm hài lòng ông Smith bằng cách luôn trả lời ông ngay lập tức, mặc dù ông không viết ra tiền lương của bạn và không đặc biệt thân thiết với bạn.
• Bạn đang hy vọng nhận được thông báo qua email rằng ai đó sẽ tạo ra một cuộc trò chuyện với bạn trên Facebook, Twitter hoặc LinkedIn của bạn dưới dạng xác thực mà bạn đủ quan trọng để nói chuyện.

Có thể không vui khi khám phá điểm yếu của bạn khi kiểm tra email, nhưng sẽ hữu ích khi lập trình lại thói quen của bạn để tốt hơn.

Bước 4: Xác định các thách thức của bạn dựa trên điểm yếu của bạn

Bây giờ đi qua từng điểm yếu trong danh sách của bạn và thêm một cột thêm vào bên phải. Xác định các tình huống (thực tế hoặc tưởng tượng) trong đó bạn chứng minh những điểm yếu đó.

Giả sử bạn có một phần mềm Tôi phải vật lộn để quản lý thời gian của mình khi tôi có những dự án quan trọng mà tôi không cảm thấy sẵn sàng để hoàn thành việc ném vào cột bên trái.

Sau đó, trong cột bên phải, mô tả tình huống có vấn đề. Nó sẽ là một cái gì đó giống như, Có một dự án quan trọng để thực hiện, đó là một dự án quan trọng để làm việc mà tôi không cảm thấy sẵn sàng để hoàn thành, hay thậm chí là cảm thấy không chắc chắn về một dự án quan trọng.

Khi bạn nhận thức được các tình huống đầy thách thức, bạn sẽ được chuẩn bị tốt hơn để đối mặt với chúng.

Bước 5: Lập danh sách kiểm tra phần thưởng tích cực

Khi bạn thiết lập các cột mô tả các điểm yếu của bạn và cách chúng phát sinh, hãy thêm một cột thứ ba ở bên phải.

Sử dụng cột này để liệt kê các bước hành động bạn có thể thực hiện để khắc phục các tình huống có vấn đề gây ra các điểm yếu khiến bạn không kiểm tra email theo các điều khoản của mình, với tần suất mong muốn.

Sau đó thêm một cột thứ tư, nơi bạn sẽ có không gian để kiểm tra các trường hợp khi bạn thực hiện một trong các hành động từ cột thứ ba.

Đây là một cách bạn có thể định dạng tài liệu của mình:

Bạn sẽ nhận thấy chỉ có một hộp kiểm cho mỗi bước hành động. Trong suốt cả ngày của bạn, bạn có thể hoàn thành bước đó nhiều lần, vì vậy hãy thêm các cột hộp kiểm thêm nếu cần.

Bước 6: Tự thưởng cho bản thân khi tiếp tục nhiệm vụ

Khi bạn đã thiết lập tài liệu của mình, hãy in ra một bản sao hoặc giữ nó mở trên màn hình của bạn. Từ giờ trở đi, bạn sẽ tham khảo tài liệu này để kiểm tra lại cách bạn truy cập hộp thư đến của mình.

Mỗi khi bạn đánh dấu vào một ô ở cột ngoài cùng bên phải, bạn có thể kiểm tra email của mình - làm như vậy để biết rằng bạn đã kiếm được nó. Những cảm xúc tích cực liên quan đến việc kiểm tra email của bạn sau bạn hoàn thành một cái gì đó có ý nghĩa sẽ truyền cảm hứng cho bạn để xem hộp thư đến của bạn theo những cách khác nhau.

Đây là một ví dụ. Hãy rút ra một lần nữa từ điểm yếu: Cạn tôi đấu tranh quản lý thời gian của mình khi tôi có những dự án quan trọng mà tôi không cảm thấy sẵn sàng để hoàn thành. Bây giờ, đây là ba bước hành động tiềm năng giúp bạn vượt qua và / hoặc đạt được mục tiêu của mình:

1. In ra một bài viết / tài nguyên / tài liệu nhắc nhở bạn tại sao dự án của bạn lại quan trọng và / hoặc tại sao bạn có khả năng hoàn thành thành công nó.

2. Yêu cầu một người bạn hoặc đồng nghiệp giúp đỡ hoặc quan điểm khi bạn cảm thấy bế tắc.

3. Viết ra một lịch trình hoặc danh sách việc cần làm cho dự án của bạn.

4. Xem xét và / hoặc sửa đổi lịch trình hoặc danh sách công việc của bạn cho dự án của bạn.

5. Hoàn thành một mục trong lịch trình hoặc danh sách việc cần làm cho dự án của bạn.

Mỗi khi bạn hoàn thành một trong những bước này, hãy đánh dấu vào một hộp và biết rằng bạn có thể kiểm tra email của mình đã kiếm được nó chưa. Tất nhiên, nếu bạn không cảm thấy muốn kiểm tra email của mình, bạn có thể chuyển thẳng sang nhiệm vụ tiếp theo. Như bạn có thể thấy, mỗi bước trong số này bắt đầu như một cách để tránh kiểm tra email của bạn một cách bắt buộc và cuối cùng phục vụ các mục tiêu năng suất của bạn.

Bạn không cần phải hoàn hảo; Không sao nếu bạn kiểm tra hộp thư đến của mình mà không kiểm tra hộp trước. Nhưng ít nhất hãy chú ý đến những gì bạn làm. Và chú ý đến cảm giác khác nhau như thế nào khi kiểm tra hộp thư đến của bạn đã kiếm được nó, so với việc không có lý do thực sự để làm điều đó (ngoại trừ có thể không chịu nổi một tình huống có vấn đề gây ra thói quen bắt buộc).

Bước 7: Tiếp tục sử dụng danh sách kiểm tra cho đến khi bạn nhận thấy những thay đổi

Khi bạn sử dụng danh sách kiểm tra của mình đủ để cảm thấy tự tin rằng bạn có thể kiểm soát được tình trạng email của mình, bạn sẽ nhận thấy rằng mình giỏi hơn:

• Phát hiện sự nhàm chán
• Xác định các vấn đề với công việc có thể khó thừa nhận
• Nhận thấy khi bạn quá tải
• Thừa nhận những cảm xúc tiêu cực về công việc của bạn, mà bạn cần bày tỏ và giải quyết
• Nhận thức được các khối sáng tạo hoặc tinh thần
• Cho bản thân và đôi mắt của bạn nghỉ ngơi khi cần thiết
• Ở lại làm nhiệm vụ và cảm thấy tốt về việc hoàn thành công việc

Mỗi trong số này giúp bạn giải quyết các vấn đề mà khi không được giải quyết, dẫn đến các hành vi cưỡng chế khác nhau.

Làm cho kiểm tra email đặc biệt

Khi email đã trở thành thói quen bắt buộc của bạn, nó không còn là một công cụ hữu ích nữa. Làm cho việc kiểm tra email trở nên đặc biệt để nó trở nên hiệu quả trở lại.

Ngoài bài tập danh sách kiểm tra ở trên, bạn có thể khám phá các kỹ thuật khác để sử dụng phần thưởng tích cực. Bạn có thể chặn thời gian thường xuyên để dọn dẹp hộp thư đến sau khi bạn dành nhiều giờ làm việc và thiết lập thời gian đó thật thú vị, với một bữa ăn nhẹ gần đó và một vài bản nhạc hay. Bạn cũng có thể áp dụng các nguyên tắc tương tự cho công việc - rút phích cắm khỏi internet và / hoặc ẩn ứng dụng thư của bạn và sử dụng môi trường làm việc thoải mái để bù đắp.

.