Hướng dẫn sử dụng thư mục dùng chung Dropbox
Dropbox là một công cụ cực kỳ hữu ích để giữ cho tất cả các tệp của bạn được đồng bộ hóa giữa máy tính của bạn và đám mây. Ở đây chúng tôi sẽ xem xét cách bạn có thể giữ tất cả nhóm của mình trên cùng một trang với các thư mục được chia sẻ Dropbox.
Tạo thư mục dùng chung
Thiết lập thư mục dùng chung trong Dropbox rất dễ dàng. Thêm các tệp bạn muốn chia sẻ vào một thư mục trong Dropbox trên máy tính của bạn, sau đó nhấp chuột phải vào thư mục, chọn Dropbox, sau đó chọn Chia sẻ thư mục này.
Thay phiên, đăng nhập vào tài khoản Dropbox trực tuyến của bạn, nhấp vào menu thả xuống bên cạnh thư mục bạn muốn chia sẻ và nhấp Chia sẻ thư mục này.
Bây giờ, nhập địa chỉ email của những người bạn muốn chia sẻ thư mục và tùy ý nhập tin nhắn giải thích lý do bạn chia sẻ thư mục.
Những người bạn mời sẽ nhận được email mời họ xem và tham gia thư mục dùng chung. Nếu họ chưa đăng ký Dropbox, họ có thể đăng ký trực tiếp; nếu không, họ có thể chỉ cần đăng nhập vào tài khoản Dropbox của họ và bắt đầu thêm hoặc chỉnh sửa tệp.
Các thư mục được chia sẻ có một biểu tượng hơi khác trong Dropbox của bạn. Lưu ý thư mục chia sẻ bên trái có biểu tượng có 2 người, trong khi thư mục bên phải không được chia sẻ, hiển thị xem trước nội dung của nó.
Xem Lịch sử thư mục dùng chung của bạn
Bất cứ khi nào cộng tác viên của bạn với các thư mục được chia sẻ thêm hoặc thay đổi tệp, bạn sẽ thấy thông báo chú giải công cụ cho bạn biết những gì đã thay đổi.
Bạn cũng có thể xem các thay đổi trực tuyến. Đăng nhập vào tài khoản Dropbox của bạn trong trình duyệt của bạn và chọn tab Sự kiện. Điều này cho thấy tất cả các thay đổi đối với Dropbox của bạn, nhưng bạn chỉ có thể xem các thay đổi trong thư mục dùng chung của mình bằng cách chọn tên của nó trên thanh bên trái.
Bây giờ bạn có thể thấy tất cả các thay đổi gần đây cho thư mục của mình và cũng có thể xem ai đã thêm hoặc xóa từng tệp.
Ở dưới cùng của trang, bạn thậm chí có thể thêm một nhận xét mà tất cả các cộng tác viên sẽ thấy.
Nếu ai đó đã xóa một tệp bạn vẫn cần, bạn có thể khôi phục nó bằng cách nhấp vào liên kết của nó trong lịch sử trực tuyến này. Hoặc, bạn có thể xem bất kỳ tệp đã xóa nào bằng cách nhấp chuột phải vào thư mục Dropbox của bạn trong Explorer. Chọn Dropbox, sau đó bấm Hiển thị tập tin đã xóa.
Nhận thông báo khi có thay đổi
Bạn không phải lúc nào cũng ở trước máy tính của bạn; Rốt cuộc, bạn đã có một cuộc sống vượt ra ngoài các dự án của bạn (ít nhất là hy vọng). Tuy nhiên, nếu bạn thực sự muốn duy trì kết nối với những gì đang xảy ra với dự án của mình, bạn có thể dễ dàng làm điều đó bất kể bạn đang ở đâu.
Trang lịch sử của thư mục Dropbox được chia sẻ của bạn cung cấp nguồn cấp dữ liệu RSS về tất cả các thay đổi đối với thư mục. Nhấn vào Theo dõi nguồn cấp dữ liệu này siêu liên kết.
Bây giờ, trong cửa sổ bật lên mở ra, hãy nhấp vào Sao chép vào Clip clipboard để bạn có thể sử dụng nguồn cấp RSS này.
Bạn có thể đăng ký nguồn cấp RSS thông qua nhiều trình duyệt web, ứng dụng email, trình đọc nguồn cấp dữ liệu chuyên dụng và hơn thế nữa. Trong Firefox, Internet Explorer 7/8 hoặc Opera, bạn có thể dán địa chỉ nguồn cấp dữ liệu vào thanh địa chỉ của mình và đăng ký nguồn cấp dữ liệu trực tiếp trong trình duyệt của bạn.
Tuy nhiên, đăng ký nguồn cấp dữ liệu trong ứng dụng máy tính để bàn sẽ không giúp bạn nhiều khi bạn rời khỏi máy tính của mình. Một lựa chọn tuyệt vời là đăng ký vào Google Reader phổ biến. Sau đó, bạn có thể kiểm tra nguồn cấp dữ liệu của mình từ bất kỳ trình duyệt nào, trên bất kỳ máy tính hoặc thiết bị di động nào.
Để thêm nguồn cấp Dropbox của bạn vào Google Reader, hãy đăng nhập vào Google Reader (đường dẫn phía dưới), nhấp chuột Thêm một thuê bao ở trên cùng bên trái, dán nguồn cấp RSS của bạn từ Dropbox và nhấp vào Thêm.
Bây giờ bạn có thể thấy bất kỳ thay đổi nào đối với các tệp hoặc thư mục trong Google Reader.
Bạn thậm chí có thể thêm nguồn cấp dữ liệu của mình vào trang chủ iGoogle của bạn. Nhấn vào Thêm nó ngay nút bên phải trong trang trước của Google Reader để thêm nguồn cấp dữ liệu của bạn vào iGoogle.
Bây giờ bạn có thể xem cập nhật trên các tập tin của bạn từ trang chủ của bạn. Nếu bạn đang sử dụng một máy tính khác, chỉ cần đăng nhập vào tài khoản Google của bạn để xem điều gì đang xảy ra.
Bạn cũng có thể truy cập nguồn cấp dữ liệu Google Reader của mình từ nhiều chương trình và ứng dụng cho hầu hết các điện thoại thông minh chính bao gồm iPhone, Windows Phone và Blackberry.
Nhận Tweet hoặc văn bản khi thay đổi được thực hiện
Nếu bạn là một cá nhân siêu kết nối, rất có thể bạn sẽ gửi và nhận tweet khi đang di chuyển. Nếu vậy, đây có thể là cách tốt nhất để bạn được thông báo khi có thay đổi đối với thư mục chia sẻ Dropbox của bạn. Để làm điều này, trước tiên hãy tạo một tài khoản Twitter mới để xuất bản các thay đổi của bạn thông qua. Nếu bạn không muốn cả thế giới thấy các cập nhật của mình, hãy nhấp vào Cài đặt và đặt tài khoản Twitter mới của bạn thành Riêng tư.
Khi tài khoản mới được tạo, hãy theo dõi nó bằng tài khoản Twitter thông thường của bạn để bạn sẽ thấy các bản cập nhật.
Bây giờ, hãy xuất bản nguồn cấp RSS Dropbox của chúng tôi lên Twitter. Tạo một tài khoản với Twitterfeed (đường dẫn phía dưới).
Khi tài khoản của bạn được thiết lập, hãy thêm nguồn cấp dữ liệu của bạn vào đó. Đặt tên cho nguồn cấp dữ liệu của bạn và nhập địa chỉ Nguồn cấp của bạn từ Dropbox. Nhấp vào Cài đặt nâng cao để làm cho nguồn cấp dữ liệu của bạn hoạt động như bạn muốn.
Trong Cài đặt nâng cao, hãy thay đổi tần số thành Sốt cứ sau 30 phút để đảm bảo bạn được cập nhật các thay đổi nhanh nhất có thể. Bạn cũng có thể thay đổi các cài đặt khác nếu bạn thích.
Nhấp vào Tiếp tục đến Bước 2, sau đó nhấp vào Twitter trong các dịch vụ có sẵn để thêm tài khoản của bạn.
Đảm bảo rằng bạn đã đăng nhập vào tài khoản Twitter mới của mình, sau đó bấm Xác thực Twitter.
Cho phép ứng dụng.
Bây giờ, cuối cùng, nhấp vào Tạo dịch vụ.
Bất cứ khi nào thay đổi được thực hiện, bạn sẽ nhận được một tweet thông qua tài khoản Twitter mới của bạn. Và vì bạn có thể nhận được tweet qua tin nhắn văn bản hoặc nhiều ứng dụng di động, bạn sẽ không bao giờ cách xa các thay đổi Dropbox của mình!
Phần kết luận
Thư mục chia sẻ Dropbox là một cách tuyệt vời để giữ cho cả nhóm của bạn làm việc cùng nhau trên cùng một tệp trong một dự án. Và với những thủ thuật tiện dụng này, bạn có thể theo kịp các tệp được chia sẻ của mình mọi lúc mọi nơi! Có rất nhiều điều thú vị bạn có thể làm với Dropbox, hãy đảm bảo kiểm tra các bài đăng của chúng tôi về việc thêm Dropbox vào menu Bắt đầu của Windows 7, Truy cập các tệp Dropbox từ Chrome và Đồng bộ hóa Hồ sơ Pidgin của bạn trên nhiều PC.
Liên kết
Đăng ký hoặc truy cập tài khoản Dropbox của bạn
người đọc Google
Tweet nguồn cấp dữ liệu của bạn với Twitterfeed
