Hướng dẫn cho người mới bắt đầu với Microsoft Outlook 2013
Nhiều người trong chúng ta khao khát tổ chức và năng suất. Nếu bạn đã sử dụng Microsoft Office, thì bạn đã có công cụ tối ưu để đánh giá sự khao khát đó: Outlook 2013.
Outlook rất quan trọng trong nhiều tổ chức, không chỉ đơn giản là vì các kỹ năng email rõ ràng của nó, mà còn là tài năng lập lịch, nhiệm vụ và liên hệ. Một công ty điển hình có thể kết nối Outlook với máy chủ Exchange và mọi người có thể chia sẻ cùng một sổ địa chỉ và lịch, làm cho nó trở thành một công cụ tuyệt vời để cộng tác ở cấp doanh nghiệp.
Thật không may, hầu hết mọi người không có máy chủ Exchange được thiết lập tại nhà của họ và thậm chí có thể không biết đó là gì. Nhưng, không sao, Outlook cũng hoạt động tốt trên máy tính ở nhà của bạn và vẫn sẽ cung cấp tất cả các tính năng giúp nó trở thành một công cụ năng suất mạnh mẽ như vậy: e-mail, nhiệm vụ, cuộc hẹn, sổ địa chỉ và nhiều hơn nữa!
Làm việc với Outlook - Một Primer nhỏ
Outlook sẽ không làm bạn lóa mắt khi bạn mở nó lần đầu tiên. Đối với tất cả ý định và mục đích, đó là một ứng dụng khác trong hệ sinh thái Microsoft Office và do đó, nó sẽ có khá nhiều yếu tố quen thuộc.
Tuy nhiên, không giống như các ứng dụng Office phổ biến khác, Outlook được xây dựng chủ yếu xung quanh các chức năng khác nhau của nó - Word chủ yếu để tạo tài liệu văn bản, Excel là tất cả về bảng tính, PowerPoint trình bày - nhưng Outlook là một ứng dụng có nhiều mũ.
Chế độ xem mặc định của Outlook là hộp thư đến, dọc theo đỉnh là Dải băng, được ẩn trong chế độ xem này để tiết kiệm không gian màn hình.
Yêu họ hoặc ghét họ, Ruy băng có ở khắp mọi nơi trong Văn phòng. Chúng ta không cần phải dành thêm thời gian để vượt qua những giá trị tương đối của sự tồn tại của họ, rõ ràng họ đang ở đây. Điều đó nói rằng, luôn luôn nhớ, nếu bạn muốn nhanh chóng ẩn hoặc hiển thị Dải băng, chỉ cần sử dụng CTRL + F1.
Nếu bạn nhấp vào bất kỳ chức năng menu nào ở trên cùng, Ribbon sẽ hiển thị và bạn có thể chọn các chức năng và công cụ. Nếu bạn muốn Ribbon tồn tại, bạn có thể sử dụng CT CTRL + F1, hoặc nhấp vào biểu tượng đinh ghim nhỏ ở góc dưới bên phải.
Tab Trang chủ trên Dải băng thay đổi theo ngữ cảnh tùy thuộc vào chế độ bạn đang ở. Trong ảnh chụp màn hình ở trên, chúng tôi thấy các tùy chọn của chúng tôi cho Thư.
Bên dưới, tab Trang chủ đã thay đổi để phản ánh các tùy chọn của Lịch. Lưu ý, Ribbon được ghim để ghim đã thay đổi thành một mũi tên trong trường hợp bạn muốn thu gọn lại (hoặc sử dụng CT CTRL + F1).
Các tab Ribbon còn lại - Gửi / Nhận, Thư mục, Xem và dĩ nhiên là Tệp - hầu hết đều phù hợp với mọi chế độ bạn đang ở. Chúng tôi sẽ xem xét kỹ hơn tất cả chúng trong phần tiếp theo.
Hãy xem nhanh cách di chuyển giữa các chế độ và thay đổi chế độ xem của bạn. Dọc theo cạnh trái, bạn thấy khung thư mục. Ở dưới cùng của khung này là các phím tắt đến các chế độ của Outlook. Trong ví dụ này, bạn thấy các biểu tượng cho Hộp thư đến, Lịch, Mọi người, Nhiệm vụ, v.v..
Nếu bạn nhấp vào mũi tên ở đầu ngăn điều hướng, nó sẽ mở rộng khung, nó sẽ hiển thị cây thư mục cho tài khoản email của bạn.
Tương tự, nếu bạn chuyển sang chế độ Lịch, bạn sẽ thấy chế độ xem áp dụng trong ngăn thư mục.
Nhấp vào ba dấu chấm để truy cập các chế độ Outlook khác, chẳng hạn như Ghi chú, Thư mục và phím tắt Outlook. Chọn các tùy chọn điều hướng của người khác và bạn có thể thay đổi thứ tự xuất hiện các yếu tố điều hướng.
Tắt chức năng điều hướng nhỏ gọn của LINE sẽ thu hút người dùng với màn hình độ phân giải lớn hơn. Bạn cũng có thể tăng hoặc giảm số lượng mục xuất hiện và thứ tự chúng xuất hiện.
Gửi đi nhận lại
Tab Gửi / Nhận được dành riêng cho các chức năng Hộp thư đến nhưng nó cũng sẽ xuất hiện trong các chế độ khác (Lịch, Nhiệm vụ, v.v.), mặc dù chúng sẽ không có cùng chức năng.
Ví dụ: ở đây chúng tôi thấy tab Gửi / Nhận của Lịch, giúp tránh phần Máy chủ.
Tùy thuộc vào loại giao thức thư bạn đang sử dụng (trong ảnh chụp màn hình đầu tiên, chúng tôi đang làm việc với tài khoản IMAP), bạn có thể có hoặc không có khả năng chỉ tải xuống tiêu đề hoặc đánh dấu / bỏ đánh dấu thư để tải xuống, v.v..
Do đó, các tùy chọn Gửi / Nhận phụ thuộc vào cách bạn thiết lập tài khoản e-mail của mình, nhưng câu chuyện dài: chúng tôi khuyên bạn nên dùng IMAP.
Thư mục
Nhìn chung, tab Thư mục khá nhất quán trên tất cả các chế độ, ngoại trừ đáng chú ý là Lịch. Bên dưới, bạn thấy tab Thư mục Hộp thư đến, cho phép bạn thực hiện tất cả các loại quản trị thư mục (nếu bạn không sử dụng tài khoản IMAP, thì bạn sẽ không thấy tab IMAP).
Nút Cài đặt AutoArchive hơi khó hiểu vì nó không thực sự ảnh hưởng đến cách hộp thư đến của bạn tự động lưu trữ thư cũ. Nếu bạn muốn giữ cho dấu chân thư của mình nhỏ hơn và dễ quản lý hơn, bạn sẽ cần mở các tùy chọn và tham gia cài đặt AutoArchive ở đó. Mở Tùy chọn và chọn danh mục Advanced Advanced.
Khi bạn định vị tùy chọn AutoArchive, hãy nhấp vào nút Cài đặt AutoArchive Cài đặt để đặt hộp thoại hữu ích hơn nhiều so với những gì bạn được cung cấp từ Ribbon.
Như chúng tôi đã đề cập, hầu hết các tab Thư mục khá nhất quán trong toàn bộ Outlook, ngoại trừ Lịch, phục vụ cho các chức năng cụ thể theo lịch. Ví dụ: bạn không sao chép hoặc di chuyển các thư mục, bạn sao chép hoặc di chuyển lịch, v.v..
Đối với hầu hết các phần, bạn sẽ thực hiện rất nhiều việc quản trị thư mục liên quan đến hộp thư đến của mình vì rõ ràng e-mail có thể nhanh chóng trở nên khó sử dụng và quá tải nếu bạn không có cấu trúc và tổ chức thư mục tốt.
Lượt xem
Các tùy chọn View chứa các chức năng thiết yếu sau. Đây là tab Xem như được thấy từ Hộp thư đến.
Lưu ý nút Cửa sổ Nhắc nhở, mà bạn có thể mở bất cứ lúc nào để kiểm tra lời nhắc của mình, chẳng hạn như nếu bạn bỏ lỡ một hoặc đãng trí bỏ qua một cái khác. Nếu bạn có bất kỳ lời nhắc nào hiển thị, bạn có thể chọn loại bỏ từng cái, nhấn nút báo lại hoặc đơn giản là loại bỏ mọi thứ trong một lần.
Các tab Xem khác sẽ thay đổi tùy theo chế độ. Sau đây được quy cho Lịch, bổ sung khả năng thay đổi chế độ xem, sắp xếp, màu sắc và bố cục hiện tại. Một lần nữa, phần Bố cục thực hiện rất nhiều nội dung tương tự trong Outlook, nhưng điều quan trọng cần lưu ý là nó không phổ biến, do đó, những gì bạn kích hoạt trong Chế độ tác vụ hoặc Lịch hoặc Email sẽ không được sao chép trong toàn bộ ứng dụng.
Ngoài ra, điều quan trọng là phải chú ý đến phần Sắp xếp. Đây là phần Sắp xếp trông như thế nào trong chế độ Nhiệm vụ. Lưu ý cách bạn có thể sắp xếp và thay đổi chế độ xem Nhiệm vụ để có tác động tối đa.
Sử dụng tab Xem theo sở thích của bạn sẽ cho phép bạn cắt ngang và sắp xếp thông tin nhanh chóng khi nó tăng và xây dựng theo thời gian. Lịch của bạn sẽ không trống, các nhiệm vụ của bạn sẽ nhân lên, thư chồng chất, và vì vậy sử dụng các cách sắp xếp và bố cục khác nhau có thể giúp bạn làm việc hiệu quả hơn thay vì mù quáng về.
Ruy băng chức năng
Bây giờ chúng ta hãy thảo luận về cách các tùy chọn của bạn thay đổi từ chức năng này sang chức năng khác. Đây là tất cả mọi thứ bạn cần để khai thác một thông điệp email cơ bản, thêm tệp đính kèm, thẻ và định dạng văn bản của bạn. Không có gì quá phức tạp và bạn sẽ có thể tạo ra một thông điệp email tuyệt vời.
So sánh điều đó với Dải băng tác vụ, có thể truy cập bằng cách bắt đầu hoặc mở một tác vụ. Hãy dành một chút thời gian để lưu ý sự khác biệt của nó với Ribbon Tin nhắn.
So sánh với tab Chèn. Tab Chèn tĩnh trong toàn bộ Outlook, bạn sẽ có thể ảnh hưởng đến nội dung thư, tác vụ, sự kiện lịch, v.v. bằng cách sử dụng các tùy chọn và chức năng tương tự.
Tin nhắn email có thêm một tab Tùy chọn, có khá nhiều tính năng hữu ích. Ngoài Chủ đề, có thể có hoặc không hữu ích với bạn, có tùy chọn BCC (bản sao mù, khi bạn muốn ẩn người nhận khỏi tiêu đề email) và các chức năng Theo dõi. Nhìn chung, không có gì quan trọng ở đây, nhưng nếu bạn cần yêu cầu giao hàng hoặc đọc biên lai, tab Tùy chọn là nơi để đi.
Tab Định dạng Văn bản giống nhau cho dù bạn đang tham gia vào chức năng nào và không có nhiều điều để nói. Tab này có sự tương đồng đáng kinh ngạc với các chức năng định dạng được tìm thấy trong Word, vì vậy nếu bạn sử dụng Word để viết và định dạng tài liệu, các điều khiển này có thể sẽ quen thuộc với bạn.
Cuối cùng, tab Đánh giá là tab của bạn. Bạn có thể sử dụng các công cụ kiểm chứng của tab này để kiểm tra chính tả và ngữ pháp của bạn, tìm một từ tốt hơn và chỉ cần tìm hiểu có bao nhiêu từ trong email / tác vụ / cuộc họp của bạn.
Tab Xem lại giống nhau trong toàn bộ ứng dụng Outlook. Cũng lưu ý rằng nó có chứa các chức năng Ngôn ngữ, ở đây bạn có thể đặt tùy chọn ngôn ngữ và tùy chọn kiểm chứng. Bạn cũng có thể dịch các mục như nếu bạn tương ứng với đối tác nước ngoài hoặc ai đó gửi một chút văn bản bằng ngôn ngữ khác.
Đó là một mức độ lớn cho các chức năng hơn nữa trong Outlook. Rõ ràng, chúng tôi đã bỏ qua rất nhiều chi tiết cụ thể, nhưng chúng tôi cảm thấy rằng một khi bạn hiểu bản chất của hệ thống Ribbon. Khi bạn muốn sử dụng một chức năng, bạn biết nơi để tìm nó.
Thiết lập tài khoản email của bạn tự động và thủ công
Chúng ta hãy thảo luận ngắn gọn về việc thiết lập một tài khoản email tự động và thủ công. Khi bạn lần đầu tiên khởi động Outlook, nó sẽ khiến bạn phải thiết lập một tài khoản.
Bạn có một lựa chọn, bạn có thể thiết lập Outlook ngay lập tức bằng tài khoản email hoặc bạn có thể bỏ qua phần này và thêm tài khoản sau.
Nếu bạn chọn Số Không, thì một thông báo cảnh báo về cơ bản sẽ cho bạn biết rằng Outlook khá khập khiễng nếu không có ít nhất một tài khoản email. Tất nhiên, bạn vẫn có thể sử dụng nó để theo dõi các tác vụ, ghi chú, giữ lịch và những thứ khác, nhưng Outlook thực sự là một trải nghiệm tập trung vào email.
Với ý nghĩ đó, chúng tôi sẽ thiết lập Outlook bằng tài khoản email. Ban đầu, bạn có thể cố gắng làm điều đó một cách tự động, nơi bạn sẽ nhập một số thông tin khó hiểu về tài khoản của mình và ứng dụng sẽ cố gắng tự động phát hiện các cài đặt.
Đôi khi điều này hoạt động, một cái gì đó không. Nếu có, thì bạn thắng và bạn có thể bỏ qua phần tiếp theo. Nếu nó không hoặc bạn biết bạn cần thiết lập một loại máy chủ bổ sung, sau đó chọn tùy chọn Cài đặt thủ công của chế độ ăn uống và nhấp vào Tiếp theo để tiếp tục.
Vì lợi ích của sự nhanh chóng, chúng tôi sẽ thiết lập một tài khoản có sẵn bằng phương pháp tự động. Chúng tôi sẽ mô tả các phương pháp thủ công chỉ trong một chút. Nếu bạn cần thiết lập một tài khoản theo cách thủ công, chúng tôi khuyên bạn nên bỏ qua phần đó. Trong khi đó, chúng tôi chỉ cần sử dụng tài khoản Outlook.com, cung cấp mật khẩu của chúng tôi và bạn thấy kết quả bên dưới.
Sử dụng Outlook.com là một cách dễ dàng, nếu bạn muốn thiết lập thư không phải của Microsoft, có thể bạn sẽ cần phải định cấu hình thủ công. Nếu bạn không biết cách thực hiện điều đó, chúng tôi khuyên bạn nên tìm kiếm cách thiết lập Outlook với email cụ thể của mình.
Điều đó nói rằng, trong ví dụ đơn giản của chúng tôi, chúng tôi nhấp vào Kết thúc Điên và Outlook sau đó mở ra hộp thư đến mới, sáng bóng của chúng tôi.
Thiết lập tài khoản thủ công
Bây giờ bạn đã hiểu khá rõ về các tính năng cơ bản của Outlook, hãy quay lại và thảo luận về cách thiết lập các tài khoản email khác. Có một cơ hội tốt bạn giống như nhiều người khác và có hai hoặc nhiều tài khoản email. Rất may, bạn có thể thiết lập Outlook để hoạt động với nhiều tài khoản email khác nhau bao gồm cả POP và IMAP và bạn có thể có nhiều tài khoản như cá nhân bạn có thể xử lý.
POP và IMAP?
Vậy chúng ta muốn nói gì về POP và IMAP?
Giao thức POP hoặc Bưu điện đã tồn tại mãi mãi và nếu bạn đã từng sử dụng và ứng dụng email khách để kết nối với email do ISP cung cấp hoặc lấy thư của bạn từ dịch vụ webmail, bạn có thể đã kết nối bằng POP. POP rất tốt để tải xuống tin nhắn của bạn.
Nếu bạn thiết lập tài khoản của mình để hoạt động với IMAP, Outlook sẽ sao chép cấu trúc thư mục trực tuyến của bạn và thường sẽ chỉ đồng bộ hóa email có giá trị vài tuần một lần. Email của bạn sẽ không bị xóa khỏi máy chủ và bạn có thể chọn chỉ tải xuống các tiêu đề thư, thật tuyệt vời nếu bạn có 1000 thư trong thư mục của mình.
Vì vậy, bạn có POP, lỗi thời và một cái gì đó như lấy dao rựa vào email của bạn, sau đó có IMAP, được tinh chỉnh hơn, hiện đại hơn và phù hợp hơn nếu bạn muốn duy trì cùng hộp thư đến trực tuyến và ngoại tuyến.
Giống như chúng tôi đã nói, chúng tôi nghĩ IMAP là phương pháp vượt trội hơn nhiều.
Thêm và quản lý nhiều tài khoản email
Thêm và quản lý nhiều tài khoản e-mail trong Outlook rất đơn giản. Nếu bạn muốn thêm một tài khoản email mới, hãy nhấp vào tab Tệp File trên Dải băng và nhấp vào Thêm Thêm tài khoản. Màn hình Cài đặt tài khoản tự động sẽ xuất hiện. Nếu bạn muốn (hoặc cần) thiết lập thủ công tài khoản của mình, hãy chọn Cài đặt thủ công bằng tay và nhấp vào Tiếp theo.
Như chúng tôi đã đề cập trước đó, sự lựa chọn của bạn giữa các loại tài khoản có thể sẽ là POP hoặc IMAP và thiết lập tài khoản của bạn là một hoặc thường sẽ được chi tiết bởi nhà cung cấp email của bạn. Điều đó có nghĩa là, nếu bạn sử dụng Gmail hoặc Yahoo!, Hoặc thậm chí email mà nhà cung cấp dịch vụ Internet của bạn cung cấp cho bạn, bạn nên tham khảo ý kiến của họ hoặc Internet để biết các hướng dẫn và cài đặt cụ thể mà bạn sẽ cần sử dụng với Outlook.
Mặt khác, nếu bạn đang sử dụng Outlook.com hoặc dịch vụ loại Exchange ActiveSync khác, thì thông tin sẽ khá đơn giản để cung cấp.
Khi bạn đã thêm tài khoản của mình, nếu bạn cần quản lý chúng, bạn có thể chọn tài khoản bạn muốn xử lý từ bộ chọn thả xuống ở đầu trang Thông tin tài khoản được tìm thấy trên tab Tệp.
Nhấp vào Cài đặt tài khoản trên Cài đặt tài khoản và các ứng dụng khác, một lần nữa. Từ cửa sổ kết quả, bạn có thể tạo một tài khoản mới, sửa chữa một tài khoản hiện tại, xóa nó, đặt nó làm mặc định (nếu bạn có nhiều hơn một) và tất nhiên, thay đổi bất kỳ cài đặt nào nếu cần.
Ở đây chúng tôi thấy các cài đặt cho tài khoản Outlook.com. Chúng tôi không thể làm gì nhiều với nó, mặc dù nếu gần đây bạn đã thay đổi mật khẩu, bạn có thể nhanh chóng khắc phục điều đó tại đây.
Dưới đây là cài đặt IMAP, được định cấu hình bằng tay theo cài đặt do Google cung cấp.
Whoa, còn rất nhiều thứ nữa đang diễn ra ở đó, và chúng tôi thậm chí phải đào sâu vào cài đặt khác Cài đặt nhiều hơn nữa..
Hãy nhớ rằng, bạn chỉ phải làm loại công cụ này một lần, và sau đó quên nó. Trừ khi sau đó bạn thay đổi mật khẩu hoặc muốn thêm / xóa tài khoản, thì công việc của bạn với cài đặt tài khoản email sẽ kết thúc hiệu quả.
Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về cách thêm tài khoản Gmail IMAP vào Outlook, chúng tôi có một hướng dẫn nhỏ tiện dụng sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề đó.
Sẵn sàng, Cài đặt, E-mail!
Mặc dù bạn có thể hài lòng khi chỉ sử dụng Gmail hoặc chỉ Yahoo! Thư để sử dụng hàng ngày, nếu bạn sử dụng một số tài khoản email, chẳng hạn như tài khoản cá nhân, chuyên nghiệp và / hoặc công việc, thì việc có ứng dụng thư khách như Outlook có thể loại bỏ chuyển đổi giữa các tài khoản, cắm các cuộc hẹn vào lịch của bạn hoặc quản lý các tác vụ.
Đây là một giải pháp thực sự, khả thi, tất cả trong một năng suất và được Microsoft tập trung đổi mới vào bộ Office, vẫn là một phần có liên quan trong thói quen hàng ngày của nhiều người dùng.
Khi tài khoản email của bạn được thiết lập và sẵn sàng, bạn có thể bắt đầu sử dụng Outlook và khám phá tất cả các chức năng của nó. Bạn có thể sẽ thấy nó khá dễ sử dụng, và còn nhiều điều nữa mà How-to Geek có thể giúp bạn với các bài viết trước, hoặc chỉ cần tìm hiểu trong diễn đàn thảo luận của chúng tôi.
