Chuẩn bị tài liệu Word của bạn để phân phối hàng loạt
Bài viết của khách này được viết bởi Askar, người đam mê đằng sau trang web công nghệ DemoGeek.
Nếu bạn làm việc trong nhóm hoặc khi bạn giao dịch với khách hàng, bạn có thể muốn đảm bảo rằng bạn phân phối tài liệu của mình đúng cách để thông tin trong tài liệu đến đúng đối tượng và bảo mật thông tin được tôn trọng.
Word 2007 có một tính năng mà bạn có thể chính thức chuẩn bị tài liệu Word của mình để phân phối hợp lý cho một nhóm người hoặc thậm chí cho bất kỳ cá nhân nào có yếu tố tin cậy nhất định.
Chuẩn bị
Khởi chạy Word 2007 và tạo tài liệu theo cách bạn muốn.
Khi bạn hài lòng với tài liệu và sẵn sàng phân phối, hãy tạm dừng một lát trước khi nhấn ứng dụng email và làm theo các bước đơn giản này để tài liệu sẵn sàng phân phối. Hãy nhớ rằng các bước này được cách ly và điều đó có nghĩa là bạn có thể chọn và chọn các bước mà bạn muốn làm theo.
Bấm vào Nút văn phòng và nhấp vào trên mạngChuẩn bịTùy chọn thực đơn. Có 7 tùy chọn khác nhau mà bạn có thể nhìn thấy. Tôi sẽ giải thích từng tùy chọn đó để bạn có thể chọn và chọn kết hợp các tùy chọn phù hợp cho yêu cầu phân phối của mình.
Thuộc tính tài liệu
Người đầu tiên trong danh sách là người VikingTính chất' tùy chọn mà bạn có thể nhập thông tin siêu dữ liệu về tài liệu.
Bạn có thể nhập tên của tác giả tài liệu, tiêu đề, chủ đề, từ khóa, thể loại, trạng thái và ý kiến.
Một số trong số này có thể được xem qua Tập tin >> Tính chất hộp thoại.
Hãy nhớ rằng một khi bạn hoàn thành tài liệu, bạn sẽ không thể thấy các thuộc tính này nhưng cho đến lúc đó bạn có thể liên kết các thuộc tính với tài liệu của mình để người khác biết ý tưởng về tài liệu trước khi mở nó.
Kiểm tra tài liệu
Tùy chọn thứ hai trong danh sách là các ứng dụngKiểm tra tài liệu" Tùy chọn. Là một phần của việc chuẩn bị để phân phối tài liệu của bạn, bạn có thể kiểm tra tài liệu để nhận xét, sửa đổi, đánh dấu sửa đổi, chú thích mực. Bạn có thể kiểm tra siêu dữ liệu ẩn hoặc bất kỳ thông tin cá nhân nào được lưu cùng với tài liệu. Bạn có thể kiểm tra mọi dữ liệu XML tùy chỉnh được lưu trữ cùng với tài liệu. Bạn cũng có thể kiểm tra bất kỳ thông tin nào về tiêu đề, chân trang và xem có bất kỳ hình mờ nào không. Cuối cùng, bạn cũng có thể kiểm tra bất kỳ văn bản ẩn nào trong tài liệu.
Chọn các tùy chọn kiểm tra mà bạn muốn đảm bảo trước khi phân phối tài liệu và khi bạn nhấn vàoThanh traNút nút Word sẽ kiểm tra tài liệu và sẽ thông báo cho bạn về bất kỳ mục nào mà nó tìm thấy khi kiểm tra.
Các mục cần chú ý của bạn sẽ được đánh dấu bằng dấu chấm than và bạn có thể chọn kiểm tra lại nếu bạn muốn.
Tài liệu mã hóa
Đứng thứ ba trong danh sách này là người VikingTài liệu mã hóa" Tùy chọn. Chọn tùy chọn này nếu bạn muốn tài liệu chỉ được xem bởi một số người mà bạn tin tưởng. Nó cho phép bạn mã hóa tài liệu bằng mật khẩu bạn chọn và người dùng phải nhập mật khẩu này để xem tài liệu.
Chọn một mật khẩu mà bạn có thể phân phối cho nhóm. Lời khuyên của tôi là không chọn mật khẩu mà cá nhân bạn sử dụng mà là mật khẩu mà không ai có thể sử dụng để truy xuất lại tài khoản trực tuyến của bạn hoặc bất kỳ tài khoản nhạy cảm nào mà bạn sử dụng cá nhân.
Xác nhận mật khẩu một lần nữa. Mật khẩu phân biệt chữ hoa chữ thường và đảm bảo lưu / nhớ mật khẩu vì không có cách nào để khôi phục mật khẩu nếu bạn quên và không có cách nào để mở tệp nếu bạn quên mật khẩu.
Sau khi được mã hóa, bạn sẽ có thể thấy tùy chọn menu có một chút màu nền để cho biết rằng tài liệu này được mã hóa.
Khi những người trong nhóm phân phối của bạn cố gắng mở một tài liệu được mã hóa, họ sẽ được nhắc nhập mật khẩu.
Nếu không có mật khẩu, họ sẽ không thể mở tài liệu.
Hạn chế cho phép
Thứ tư trong danh sách này là người VikingHạn chế cho phép" Tùy chọn. Bạn có thể sử dụng tùy chọn Giới hạn quyền hạn chế của Giới hạn để hạn chế những gì mọi người có thể làm với tài liệu. Nếu tài liệu nhạy cảm thì bạn có thể sử dụng Giấy phép Hạn chế của Giới hạn để hạn chế chúng trong việc chỉnh sửa, sao chép và in tài liệu.
Quyền hạn chế sử dụng máy khách Windows Rights Management để thực hiện các hạn chế.
Bạn có thể được nhắc cài đặt Quản lý quyền Windows dụng cụ. Đừng lo lắng, hãy tiếp tục và cài đặt nó, đó là từ nguồn đáng tin cậy. Sau khi cài đặt, bạn sẽ có thể định cấu hình những gì mọi người có thể làm với tài liệu.
Thêm chữ ký số
Thứ năm trong danh sách này là người VikingThêm chữ ký số" Tùy chọn. Chữ ký số đảm bảo tính toàn vẹn của tài liệu. Hãy nghĩ về Chữ ký số như một chữ ký giấy nhưng được thực hiện dưới dạng điện tử để thuận tiện. Khi một tài liệu có chữ ký số, nó biểu thị sự toàn vẹn và tin cậy của tài liệu. Điều này sẽ có ích nếu bạn đang phân phối tài liệu cho một nhóm đối tượng rất lớn.
Nhấp vào trên mạngThêm chữ ký sốTùy chọn và Word sẽ nhắc bạn với hộp thoại trên để tìm kiếm nhà cung cấp Chữ ký số trên Office Marketplace.
Trên Office Online Marketplace, bạn sẽ có thể tìm thấy nhà cung cấp Chữ ký số mà bạn có thể sử dụng để ký tài liệu.
Chạy Trình kiểm tra Tương thích
Hãy bỏ qua tùy chọn cuối cùngChạy Trình kiểm tra Tương thích" Đầu tiên. Nếu bạn đã sử dụng bất kỳ tính năng nào dành riêng cho Word 2007 và nếu bạn nghi ngờ khán giả của mình có thể đang sử dụng các phiên bản Word cũ hơn thì bạn có thể muốn chạy Trình kiểm tra tương thích để đảm bảo toàn bộ tài liệu của bạn có thể đọc được.
Word 2007 sẽ chạy một tập hợp các kiểm tra tương thích được xác định trước và nếu tìm thấy bất kỳ vấn đề tương thích nào, nó sẽ liệt kê chúng trên hộp thoại ở trên, nếu không, bạn nên chuyển sang bước cuối cùng trước khi phân phối tài liệu.
Đánh dấu là Chung kết
Đây phải là bước cuối cùng bạn muốn theo dõi trước khi phân phối tài liệu cho nhóm. Như tên cho thấy hành động này sẽ đánh dấu tài liệu là tất cả được đặt để phân phối.
Vì điều này tạo ra những thay đổi đáng kể cho tài liệu, bạn sẽ được nhắc đảm bảo rằng bạn muốn đánh dấu tài liệu là cuối cùng.
Khi một tài liệu được đánh dấu là Final, tài liệu không thể được chỉnh sửa và sẽ được xóa sạch mọi bằng chứng, bình luận, vv.
Tài liệu đã hoàn thành có một biểu tượng mới trên thanh trạng thái trông giống như một miếng cao su trên giấy.
Chuẩn bị một tài liệu để phân phối có thể giúp bạn tránh một số sai lầm rõ ràng mà bạn mắc phải khi phân phối tài liệu cho một nhóm lớn người. Bạn không phải làm theo tất cả các bước; thay vào đó bạn có thể chọn và chọn cái nào bạn muốn / thích. Word 2007 đủ linh hoạt để làm những gì bạn yêu cầu khi chuẩn bị tài liệu để phân phối.
Tôi hy vọng bạn thấy điều này hữu ích và tôi hy vọng bạn sử dụng khả năng của Word 2007 để hoàn thiện đúng tài liệu trước khi phân phối. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc ý kiến xin vui lòng cho tôi biết trong các ý kiến.
