Cách làm việc với các tệp Microsoft Office trong Google Drive
Các tệp Microsoft Office vẫn rất phổ biến, nhưng nếu bạn là người dùng Google Docs, Sheets và Slides, bạn vẫn có thể chỉnh sửa các tệp Word, Excel và PowerPoint trong Google Drive - nếu bạn biết cách.
Trên máy tính để bàn, bạn sẽ cần sử dụng trình duyệt Google Chrome và tiện ích mở rộng chính thức của Chrome để chỉnh sửa tài liệu Microsoft Office, sử dụng Chế độ tương thích Office của Google Drive (OCM). Bạn có thể chỉnh sửa chúng như thế hoặc chuyển đổi chúng sang định dạng Google Docs, sẽ cung cấp nhiều tính năng hơn. (Đừng lo lắng - ngay cả khi bạn chuyển đổi chúng sang định dạng Google Docs, bạn có thể tải xuống lại chúng ở định dạng Microsoft Office sau).
Bạn cũng có thể chỉnh sửa các tệp Microsoft Office bằng ứng dụng Google Drive và ứng dụng Google Docs, Google Sheets và Google Slides trên iOS hoặc Android. Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cả hai phương pháp trong hướng dẫn bên dưới.
Cách làm việc với Microsoft Office Files trên Google Drive trên PC hoặc Mac
Hãy bắt đầu với máy tính để bàn. Nếu tệp Office bạn muốn chỉnh sửa và chia sẻ vẫn còn trên ổ cứng của PC, bạn có thể dễ dàng tải nó lên Google Drive và mở tệp để chỉnh sửa trong Chrome bằng tiện ích mở rộng Chrome. Mở Chrome, truy cập trang Chỉnh sửa Office cho Tài liệu, trang mở rộng Trang tính & Trang trình bày, nhấp vào Thêm Thêm vào Chrome, và làm theo các hướng dẫn trên màn hình để cài đặt nó.
Khi tiện ích mở rộng được cài đặt, hãy kéo tệp Office lên cửa sổ Chrome cho đến khi bạn thấy biểu tượng sao chép như bên dưới. Ví dụ của tôi trong suốt bài viết này, tôi sẽ sử dụng tệp Word / Google Docs, nhưng quy trình này giống nhau đối với các tệp Excel / Google Sheets và các tệp PowerPoint / Google Slides.
Lần đầu tiên bạn kéo tệp Office vào cửa sổ Chrome, hộp thoại sau sẽ hiển thị. Click vào Có Got it để đóng cửa sổ. Bạn sẽ không thấy hộp thoại này nữa.
Tệp Office được tải lên tài khoản Google Drive của bạn và được mở trên tab hiện tại. Có một số tính năng giới hạn mà bạn có thể sử dụng để chỉnh sửa tệp Office trong tài khoản Google Drive của mình. Tuy nhiên, nếu bạn chuyển đổi tài liệu thành tài liệu Google, có nhiều tính năng khả dụng hơn và bạn có thể chia sẻ tài liệu với người khác.
Để chuyển đổi tệp Word của bạn thành tài liệu Google Docs, hãy chọn Lưu Lưu dưới dạng Google Docs, từ menu File File. Nếu bạn đã tải lên và mở tệp Excel (.xlsx hoặc .xls), tùy chọn sẽ là Lưu Lưu dưới dạng Google Sheets Khăn và nếu tệp là tệp PowerPoint (.pptx hoặc .ppt), tùy chọn sẽ là Lưu Lưu dưới dạng Google Slides.
Một hộp thoại hiển thị trong khi tài liệu được chuyển đổi và lưu vào tài khoản Google Drive của bạn. Bạn có thể dừng chuyển đổi bằng cách nhấp vào Hủy Hủy.
Khi bạn thực hiện các thay đổi của mình, bạn có thể tải xuống tài liệu Google dưới dạng tệp Office. Trong ví dụ của tôi, tôi chọn Tải xuống Tải xuống là Tải xuống từ menu của Tập tin và sau đó chọn Tải xuống Microsoft Word (.docx) từ thư mục con. Ngoài ra còn có các định dạng khác mà bạn có thể tải xuống tệp Word, chẳng hạn như .rtf, .pdf và thậm chí dưới dạng Sách điện tử (.epub).
Tên của tệp gốc được sử dụng theo mặc định, nhưng bạn có thể thay đổi nó trong hộp chỉnh sửa Tên tập tin tên lửa. Sau đó, nhấp vào Lưu Lưu.
Một cách khác để làm việc với các tệp Office trong tài khoản Google Drive của bạn là tải chúng lên tài khoản Google Drive của bạn bằng ứng dụng Google cho Windows, có thể tải xuống từ đây. Nếu bạn đã tải lên tệp Word của mình theo cách này, bạn có thể truy cập tài khoản Google Drive của mình từ trong trình duyệt và sau đó mở tệp Word trong Google Docs. Ví dụ của tôi, tôi sẽ mở tệp Word của mình bằng cách nhấp chuột phải vào tệp trong tài khoản Google Drive của mình, chọn Mở Open với tên lửa từ menu bật lên, sau đó chọn ra Google Google Docs từ menu phụ.
Tệp Word được mở trong một tab mới và bạn có thể chỉnh sửa tài liệu giống như khi bạn kéo tệp Word vào cửa sổ Chrome trước đó. Bạn cũng có thể tải xuống Tải xuống tập tin dưới dạng tập tin Word bằng cách sử dụng nút Tải xuống của Tải xuống ở góc trên bên phải của cửa sổ trình duyệt hoặc chia sẻ nó với những người khác bằng cách sử dụng nút Chia sẻ.
Tại thời điểm này, tệp vẫn là tệp Word và bạn đang làm việc ở Chế độ tương thích Office (OCM). Để chuyển đổi tệp đó thành tệp Google Docs, hãy chọn Lưu Lưu dưới dạng Google Docs, từ menu Tệp Tệp, giống như bạn đã làm sau khi kéo tệp Word vào cửa sổ Chrome.
Cách làm việc với Microsoft Office Files trên Google Drive trên thiết bị di động
Bạn cũng có thể mở và chỉnh sửa các tệp Office bằng ứng dụng Google Docs cho iOS hoặc Android (cho các tệp Word), ứng dụng Google Sheets cho iOS hoặc Android (cho các tệp Excel) hoặc ứng dụng Google Slides cho iOS hoặc Android (cho các tệp PowerPoint ). Tuy nhiên, bạn cũng cần cài đặt ứng dụng Google Drive trên iOS hoặc Android. Khi bạn chọn tệp Office để mở trong ứng dụng Google Drive, nó sẽ tự động mở trong ứng dụng tài liệu Google thích hợp.
Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách làm việc với tệp Word trong tài khoản Google Drive của bạn trên iPhone, nhưng quá trình này tương tự trên các nền tảng khác và với các tệp khác. Mở ứng dụng Google Drive trên thiết bị của bạn và điều hướng đến vị trí tệp Word bạn muốn mở. Nhấn vào tập tin.
Tệp Word của bạn được tự động mở trong Google Docs. Bạn có thể chỉnh sửa tệp Word bằng cách nhấn vào tài liệu (1) và thêm nội dung hoặc thay đổi nội dung hiện có và định dạng văn bản (2). Tùy chọn định dạng văn bản và đoạn văn bổ sung có sẵn bằng cách nhấp vào biểu tượng văn bản / đoạn văn trên thanh công cụ ở trên cùng (3). Khi bạn chỉnh sửa tài liệu xong, hãy nhấn vào dấu kiểm ở góc trên bên trái màn hình (4).
Nếu bất cứ lúc nào, bạn không chắc mình đang làm việc trong tệp có định dạng Word hay tệp có định dạng Google Docs, hãy nhấn vào nút menu (ba dấu chấm dọc).
Khi bạn đang làm việc trong tệp Word (hoặc tệp Excel hoặc tệp PowerPoint), bạn sẽ thấy Chế độ tương thích Office ở đầu trình đơn.
Lưu ý trong hình trên là có tùy chọn Chia sẻ & Xuất trên menu, nhưng khi bạn nhấn vào tùy chọn Chia sẻ & Xuất khẩu, bạn sẽ thấy rằng không có tùy chọn Chia sẻ nào (ở bên trái trong hình bên dưới) . Giống như trong trình duyệt trên PC, bạn không thể chia sẻ tệp Word trong tài khoản Google Drive của mình. Bạn phải lưu tệp Word dưới dạng tệp Google Docs nếu bạn muốn chia sẻ tệp. Thuận tiện, menu con Chia sẻ & Xuất cũng cho phép bạn Lưu Lưu dưới dạng tệp Google Docs.
Khi bạn đã lưu tệp dưới dạng tệp Google Docs (chúng tôi sẽ thực hiện tiếp theo), menu con Chia sẻ & xuất xuất bao gồm tùy chọn Chia sẻ (ở bên phải trong hình ảnh bên dưới), cho phép bạn chia sẻ tài liệu hiện tại với người khác . Menu con này cũng bao gồm tùy chọn Save as Word (.docx), cho phép bạn chuyển đổi tài liệu trở lại tệp Word.
Khi bạn nhấn tùy chọn Lưu Lưu dưới dạng tệp Google Docs trên menu con Chia sẻ & Xuất trong tài liệu Word, một hộp thoại sẽ hiển thị trong khi tài liệu đang được lưu dưới dạng tệp Google Docs.
Khi tài liệu đã được chuyển đổi, Chế độ tương thích của Office Office không còn trên menu chính và một số tùy chọn khác nhau, chẳng hạn như menu con Chia sẻ & Xuất khẩu mà chúng tôi đã thảo luận ở trên. Bây giờ bạn có thể chỉnh sửa và chia sẻ tài liệu Google Docs của mình và chuyển đổi lại thành tài liệu Word, nếu bạn chọn.
Quay lại ứng dụng Google Drive, phiên bản Google Docs của tệp Word của tôi hiện đã có sẵn.
Bạn cũng có thể mở tài liệu Google Docs trong trình duyệt trên PC và tải xuống tệp dưới dạng tệp Word, như chúng ta đã thảo luận trong phần đầu tiên. Tài liệu Google Docs, Sheets và Slides chỉ được lưu trữ trong tài khoản Google Drive của bạn. Nếu bạn sử dụng ứng dụng Google Drive cho Windows, bạn sẽ thấy những gì trông giống như các tệp cục bộ cho các tài liệu này, nhưng chúng thực sự là các liên kết đến các tài liệu trực tuyến. Vì vậy, để truy cập chúng, bạn phải có kết nối internet. Bạn có thể đọc thêm về cách sử dụng ứng dụng Google Drive cho Windows.
Trang web trợ giúp của Google về Google Docs liệt kê các loại tệp Office tương thích với Google Drive.
