Cách sử dụng Trello để làm cho việc quản lý dự án trở nên dễ dàng
Trello có thể là một cách tuyệt vời để quản lý các dự án, liên lạc với nhóm của bạn, sắp xếp các ý tưởng và phục vụ như một loại bảng trắng Internet Internet, nơi mọi người có thể cùng nhau động não và hợp tác trong một không gian chung.
Sau khi bạn đã tạo một bảng, bạn có thể bắt đầu thêm các thành viên của dự án sẽ tạo thành nhóm. Để thực hiện việc này, nhấp vào tab Hiển thị Menu Menu ở phía bên tay phải, xem tại đây.
Khi bạn đã thu thập tất cả các thành viên trong hội đồng quản trị của mình, bạn có thể bắt đầu thêm danh sách mới. Tiêu đề của các danh sách này có thể là bất cứ điều gì tùy thuộc vào loại dự án bạn đang tạo, quy trình làm việc về cách bạn muốn quản lý các bài tập riêng lẻ và cách bạn muốn quản lý tổng thể nội dung của mình.
Ví dụ, chúng tôi đã liệt kê một vài ý tưởng khác nhau bên dưới. Trong mỗi danh sách, bạn sẽ tìm thấy tùy chọn Thêm một thẻ Thẻ, bạn có thể nhấp vào đây.
Khi thẻ được tạo trong danh sách, nhấp vào thẻ và bạn sẽ thấy một cửa sổ trông như thế này:
Và đó là trong các thẻ nơi tổ chức thực sự bắt đầu. Mọi thứ từ việc thêm thành viên vào Đăng ký vào một thẻ Thẻ (có nghĩa là họ sẽ nhận được cảnh báo trên email hoặc điện thoại của họ khi có hành động mới), đến việc gắn thẻ cho phần phụ của nó xảy ra ở các nút ở bên cạnh.
Bạn có thể chỉnh sửa mô tả của một thẻ (tức là chỉ Brainstorm, một liên kết đến nghiên cứu thích hợp, các clip trên YouTube, v.v.), cũng như tạo ra một Danh sách kiểm tra Khắc, xem bên cạnh tại đây.
Danh sách kiểm tra là một cách tuyệt vời để quản lý các thẻ riêng lẻ và đảm bảo rằng tất cả các thành viên của nhóm luôn được cập nhật về nơi mà một phần nhất định của dự án tại bất kỳ thời điểm nào. Để thêm một danh sách kiểm tra và điền vào đó với các mục mới, chỉ cần di chuột qua nút Danh sách kiểm tra, hãy nhấp vào Thêm Add, và bắt đầu điền vào các nhiệm vụ.
Các cài đặt khác trong mỗi thẻ bao gồm tùy chọn thêm ngày đáo hạn, có thể được cập nhật hoặc thay đổi bởi bất kỳ thành viên nào đã được cấp phép trên thẻ.
Có thể tìm thấy nguồn cấp dữ liệu Hoạt động trong menu bên phải và miễn là thẻ không được đánh dấu là riêng tư, có thể nhìn thấy tất cả các hành động của nhóm của bạn từ một luồng đơn giản để theo dõi.
Một tính năng tuyệt vời khác của Trello là tất cả các tệp và thư mục của bạn có thể được gắn ngay vào thẻ. Không còn phải đào bới vô số thư mục Dropbox với mật khẩu phức tạp hoặc cố gắng để ai đó tổ chức quyền điều khiển Drive của họ đúng cách, với Trello mọi thứ bạn cần đều ở ngay đó và sẵn sàng tải xuống ngay từ máy chủ.
Tuy nhiên, trong trường hợp nhóm của bạn chưa sẵn sàng để thả Drop Drop Drop Drop của họ, dịch vụ sẽ tự động tích hợp với nhiều dịch vụ đám mây phổ biến nhất và sẽ cho phép bạn đính kèm nội dung trực tiếp từ tài khoản được liên kết của riêng bạn.
Tiếp theo, đây là nơi nhãn đến.
Nhãn là một biệt danh phổ quát có thể dễ dàng cho phép bạn tách các phần của bạn thành các phần phụ, v.v. Ví dụ, giả sử bạn có một cái gì đó trong danh sách Bài tập được gán của bạn nhưng bạn không biết bài viết đó thuộc về bộ phận nào?
Nhãn cho phép bạn nhanh chóng mã màu nội dung cụ thể, vì vậy bất kỳ ai được gắn vào thẻ đều có thể nhanh chóng nhận ra nó thuộc về ai và mục đích của nhiệm vụ là gì. Dấu hiệu trực quan này tạo ra một hệ thống tổ chức dễ dàng, không giống với các tab màu bạn sẽ thấy trên đầu các thư mục được xếp lại vào tủ tệp.
Cuối cùng, bạn có thể chọn để chia sẻ Thẻ chia sẻ thẻ với bất kỳ ai qua email hoặc chỉ liên kết nó trong không gian dòng công việc của bạn bên ngoài mạng Trello.
Một số tính năng bổ sung, thú vị hơn của Trello bao gồm tùy chọn thêm nhãn dán thân thiện vào thẻ hoặc thành viên, một số tính năng được bao gồm với tư cách thành viên Cơ bản và toàn bộ thư viện sẽ mở ra nếu bạn đăng ký Trello Gold đăng ký hàng tháng.
Hạng thương gia sẽ giúp bạn có cùng nhãn dán, nhưng thay vì trả toàn bộ 5 đô la mỗi tháng, thay vào đó, bạn có thể chọn cung cấp quyền thành viên cao cấp cho mỗi nhân viên của mình với mức giá chiết khấu chỉ 3,75 đô la mỗi người.
Các cài đặt bổ sung trong thanh Menu sẽ cho phép bạn kiểm soát cẩn thận các quyền cho các thành viên trong nhóm của bạn, bao gồm cả những người có thể đọc thẻ, ai có thể nhận xét về họ và ai có tùy chọn lưu trữ, xóa hoặc di chuyển các bài tập cũ hơn đã có phục vụ mục đích của họ.
Đây là nơi bạn cũng sẽ tìm thấy menu của Power Power Ups, bao gồm tùy chọn để xem tất cả các bài tập và chủ sở hữu của chúng ở định dạng lịch hoàn chỉnh với ngày đến hạn và lịch biểu phù hợp, cũng như tùy chọn cho phép các thành viên trong nhóm của bạn đến bỏ phiếu trên các thẻ cụ thể.
Ý tưởng đằng sau hệ thống bầu cử là nếu mọi người không thể đồng ý về một ý tưởng hoặc nhiệm vụ nào sẽ được thực hiện tiếp theo, bạn có thể mở ra một cuộc bỏ phiếu. Tùy chọn nào nhận được số phiếu bầu cao nhất là dự án tiếp theo được gửi qua.
Nếu một bảng không đủ, luôn có tùy chọn để tạo thêm. Cách ly lực lượng lao động của bạn theo cách này có thể giúp loại bỏ quá nhiều nhiễu xuyên âm giữa các bộ phận khác nhau và luôn là một lựa chọn tốt nếu bạn lo lắng về quyền hoặc mọi người thấy các dự án riêng tư hoạt động trước khi chúng sẵn sàng cho công chúng nói chung.
Khi một thẻ đã phục vụ mục đích của nó, bạn có thể cất gọn gàng trong Lưu trữ chỉ bằng một nút bấm. Lưu trữ sẽ giữ nội dung trong tối đa 30 ngày trước khi bị xóa vĩnh viễn, do đó hãy chắc chắn rằng bạn không bao giờ gửi bất cứ thứ gì vào khu vực này của Trello trừ khi bạn chắc chắn rằng bạn đã hoàn thành tốt với nó.
Trello có thể là một cách hữu ích, dễ dàng truy cập để bạn và các thành viên trong nhóm của bạn được tổ chức thông qua sự hỗn loạn bận rộn của ngày làm việc. Bằng cách sử dụng tất cả các tính năng và thủ thuật của nó, bạn có thể giữ cho đầu óc minh mẫn, các dự án của bạn đi đúng hướng và bề rộng các bài tập của bạn được xuất bản đúng lúc, mọi lúc.
