Cách sử dụng Công cụ dọn dẹp hội thoại trong Outlook

Một số người muốn giữ cho các thư mục Outlook của họ được kiểm soát hoàn hảo, với các email được phân loại và lưu trữ gọn gàng trong một cấu trúc thư mục hợp lý, tối thiểu. Hầu hết chúng ta không thích điều đó, vì vậy Microsoft đã cung cấp các công cụ để trợ giúp. Một trong những công cụ này là công cụ dọn dẹp hội thoại ít được biết đến, giúp xóa hoặc di chuyển các email dư thừa từ một cuộc trò chuyện. Đây là cách nó hoạt động.

Bạn có thể chạy công cụ Hội thoại Dọn dẹp đối với một cuộc hội thoại, thư mục hoặc thư mục và tất cả các thư mục con của nó. Nó tìm kiếm các email dư thừa, có nghĩa là những email được bao gồm đầy đủ trong một tin nhắn khác trong cuộc trò chuyện. Sau đó, nó sẽ xóa (theo mặc định) hoặc di chuyển các email này sang thư mục khác, tùy thuộc vào cách bạn thiết lập nó. Điều này giúp giữ cho hộp thư của bạn không bị lấp đầy bởi nhiều bản sao của cùng một tin nhắn.

Trước tiên, bạn cần đặt các tham số Dọn dẹp hội thoại. Đi tới Tệp> Tùy chọn> Thư và sau đó cuộn xuống phần Trò chuyện Dọn dẹp.

Theo mặc định, Dọn dẹp hội thoại sẽ xóa các mục, nhưng nếu bạn muốn di chuyển các mục dư thừa vào một thư mục thay vào đó, bạn có thể nhấp vào Duyệt Duyệt Duyệt và chọn thư mục mà bạn muốn di chuyển chúng. Điều này rất hữu ích nếu bạn muốn tự kiểm tra lại xem các thông điệp mà công cụ tìm thấy có thực sự dư thừa hay không. Công cụ dọn dẹp hội thoại đáng tin cậy theo kinh nghiệm của chúng tôi, nhưng đôi khi không có gì thay thế để tự kiểm tra mọi thứ.

Bạn có thể có thể để các tùy chọn mặc định khác vì chúng có nhiều ý nghĩa, nhưng nếu tình huống hoặc sở thích của bạn khác, hãy tiếp tục và bật hoặc tắt các tham số khi bạn thấy phù hợp. Khi bạn đã có các cài đặt theo cách bạn muốn, hãy nhấp vào OK OK OK để quay lại Outlook.

Bây giờ, bạn cần mở công cụ. Trên tab của Trang chủ, hãy nhấp vào nút Làm sạch sạch. Menu thả xuống cung cấp cho bạn tùy chọn để dọn sạch cuộc hội thoại hiện được chọn trong thư mục, toàn bộ thư mục hoặc toàn bộ thư mục và tất cả các thư mục phụ.

Bạn cũng có thể truy cập menu này bằng cách nhấp vào Thư mục> Thư mục Dọn dẹp nếu bạn không cần tùy chọn Xóa sạch trò chuyện.

Bây giờ chúng ta sẽ sử dụng thư mục Clean Clean Up, nhưng quá trình này giống nhau cho dù bạn có dọn dẹp một cuộc trò chuyện, một thư mục hoặc một thư mục và các thư mục con của nó. Và đối với tùy chọn một lần bấm, bạn luôn có thể nhấp chuột phải vào một thư mục trong ngăn dẫn hướng và chọn Thư mục dọn dẹp.

Lần đầu tiên bạn chạy công cụ này, một cảnh báo bật lên, cung cấp cho bạn tùy chọn thay đổi cài đặt, chạy công cụ hoặc hủy thao tác.

Nếu bạn muốn công cụ chạy mà không thấy cửa sổ bật lên này, hãy bật tùy chọn Don Do not hiển thị lại thông báo này.

Nhấp vào thư mục Clean Clean Up Thư mục để chạy công cụ (nếu bạn đã bật lại thì Đừng đừng hiển thị thông báo này nữa, tùy chọn này, từ lúc này trở đi, công cụ sẽ chạy ngay khi bạn chọn nó). Khi công cụ đang chạy, có thể mất một chút thời gian nếu bạn chạy nó lần đầu tiên trên một thư mục có nhiều thông báo, một thông báo trạng thái xuất hiện trong thanh ở cuối Outlook.

Bạn có thể tiếp tục sử dụng Outlook trong khi điều này đang chạy. Khi thông báo trạng thái biến mất, công cụ đã hoàn thành. Nó sẽ không cho bạn biết rằng nó đã hoàn thành - công cụ được thiết kế để chạy trong nền để giúp bạn, không bắn phá bạn bằng tin nhắn - nhưng nó sẽ cho bạn biết nếu nó không thể tìm thấy bất kỳ tin nhắn nào để dọn dẹp.

Thats tất cả để có nó. Khi chúng tôi chạy công cụ này trên một thư mục ví dụ chứa 2487 email, nó đã tìm thấy 502 thư có thể bị xóa. Hơn một phần năm số email trong thư mục là không cần thiết, do đó, đây là công cụ mở mắt và công cụ đáng để sử dụng nếu bạn hết dung lượng hoặc mệt mỏi khi lội qua các cuộc hội thoại.