Cách sử dụng nhiều tiêu đề và chân trang trong một tài liệu

Word có một vài cách tích hợp để thay đổi tiêu đề và chân trang của bạn trong tài liệu. Ví dụ: bạn có thể dễ dàng có các tiêu đề và chân trang khác nhau cho các trang lẻ và chẵn hoặc bạn có thể có một tiêu đề và chân trang khác nhau trên trang đầu tiên. Để vượt xa điều đó, bạn sẽ cần tạo nhiều phần trong tài liệu của mình và tìm hiểu cách liên kết và hủy liên kết các tiêu đề và chân trang từ phần trước.

Với mục đích trình diễn, chúng tôi đã tạo một tài liệu đơn giản sử dụng tiêu đề văn bản đơn giản với dòng chữ How How To To Geek, và chân trang văn bản đơn giản có số trang (như trong hình ở đầu bài viết).

Lưu ý: Chúng tôi đang sử dụng Word 2016 cho các ví dụ của chúng tôi trong bài viết này, nhưng các kỹ thuật mà chúng tôi đang nói đến áp dụng cho hầu hết mọi phiên bản Word.

Tạo một tiêu đề và chân trang khác nhau trên trang đầu tiên

Một quy ước tài liệu điển hình là có một tiêu đề và chân trang khác nhau trên trang đầu tiên của tài liệu so với phần còn lại của tài liệu. Có lẽ bạn có một trang tiêu đề mà bạn không muốn có tiêu đề hoặc chân trang nào cả. Hoặc, có lẽ bạn muốn phần chân trang đầu tiên hiển thị một số văn bản từ chối chính thức cho công ty của bạn và phần chân trang trong phần còn lại của tài liệu để hiển thị số trang. Dù lý do của bạn là gì, Word làm cho điều này trở nên dễ dàng.

Đầu tiên, nhấp đúp vào bất cứ nơi nào trong khu vực đầu trang hoặc chân trang của trang để làm cho các khu vực đó hoạt động.

Vùng đầu trang / chân trang sẽ hoạt động và bạn sẽ thấy tab Thiết kế mới của Nhà xuất hiện trên Dải băng của bạn với các điều khiển để xử lý các tiêu đề và chân trang. Trên tab đó, chọn tùy chọn Trang khác.

Khi bạn chọn tùy chọn đó, mọi văn bản đã có trong đầu trang và chân trang trên trang đầu tiên sẽ bị xóa. Cũng lưu ý rằng tên của các khu vực trên trang đầu tiên thay đổi thành Đầu trang Trang đầu tiên và Trang chân trang đầu tiên. Bạn có thể để trống chúng hoặc bạn có thể điền vào chỗ trống bằng văn bản khác sẽ không ảnh hưởng đến tiêu đề và chân trang các trang tiếp theo.

Tạo các tiêu đề và chân trang khác nhau trên các trang lẻ và chẵn

Word cũng có một tùy chọn tích hợp để tạo các tiêu đề và chân trang khác nhau cho các trang lẻ và chẵn. Cho đến nay, việc sử dụng phổ biến nhất của tính năng này là để số trang xuất hiện ở các cạnh bên ngoài của các trang đối diện - cách bạn thấy nó được thực hiện trong hầu hết các sách.

Để thực hiện việc này, bấm đúp vào bất cứ nơi nào trong khu vực đầu trang hoặc chân trang của trang để kích hoạt các khu vực đó.

Khi bạn chọn tùy chọn đó, mọi thứ bạn có trong phần cuối của các trang được đánh số chẵn sẽ bị xóa. Sau đó, bạn có thể đặt bất cứ thứ gì bạn muốn ở đó và căn chỉnh nó theo cách bạn muốn.

Tạo các tiêu đề và chân trang khác nhau cho các phần khác nhau của tài liệu của bạn

Thật không may, đó là nơi dễ dàng kiểm soát các tiêu đề và chân trang trong Word. Nếu bạn muốn thay đổi tiêu đề và chân trang trong tài liệu nhiều hơn những gì chúng tôi đã đề cập, bạn sẽ phải chia tài liệu của mình thành các phần. Có tất cả các loại lý do bạn có thể muốn làm điều này. Ví dụ:

Bạn có một số đồ họa hoặc bảng tính trong tài liệu của mình mà bạn muốn trên các trang theo chiều ngang, khi phần còn lại của tài liệu được định hướng theo chiều dọc. Mặc dù vậy, bạn vẫn muốn các tiêu đề và chân trang ở đầu và cuối trang dọc.
Bạn đang tạo một tài liệu dài với nhiều chương và không muốn phần đầu trang và chân trang (hoặc muốn chúng trông khác nhau) trên các trang tiêu đề của mỗi chương.
Bạn muốn đánh số một số trang khác nhau. Ví dụ: có thể bạn muốn trang giới thiệu và mục lục được đánh số bằng chữ số La Mã, nhưng văn bản chính của tài liệu của bạn được đánh số bằng chữ số Ả Rập.

Dù lý do của bạn là gì, mẹo là tạo các phần khác nhau mà bạn muốn các tiêu đề và chân trang trông khác nhau. Cá nhân, tôi thấy dễ dàng nhất để suy nghĩ về tài liệu trước thời hạn và tạo tất cả các phần tôi cần trước khi tôi bắt đầu điền tài liệu. Điều này thường ngăn chặn các trục trặc bố cục kỳ lạ mà bạn có thể nhận được (và sau đó phải giải quyết) khi phân đoạn một tài liệu đã đầy đủ. Điều đó nói rằng, bạn vẫn có thể tạo các phần trong tài liệu hiện có và quy trình là như nhau.

Đặt con trỏ của bạn bất cứ nơi nào bạn muốn tạo ngắt phần (thông thường, phần này sẽ ở cuối trang), sau đó chuyển sang tab Bố cục Giao diện trên Dải băng. Nhấp vào nút Breaks Breaks, sau đó chọn loại nghỉ bạn muốn. Thông thường, đây sẽ là một ngắt trang, vì vậy đó là những gì chúng tôi đang sử dụng ở đây.

Bây giờ, bấm đúp vào khu vực đầu trang hoặc chân trang trên trang sau sự phá vỡ bạn chèn. Trên tab Liên kết Thiết kế của Ruy băng, nhấp vào nút Liên kết đến Trước đó để tắt tùy chọn đó. Điều này phá vỡ liên kết giữa đầu trang hoặc chân trang (bất cứ điều gì bạn đã chọn) của phần này và phần trước. Nếu bạn muốn ngắt liên kết cho cả đầu trang và chân trang, bạn sẽ cần thực hiện lần lượt từng liên kết theo cách này.

Hủy liên kết không xóa bất kỳ văn bản hoặc hình ảnh hiện có trong đầu trang hoặc chân trang. Bạn có thể xóa, sửa đổi hoặc thay thế những gì đã có trong đầu trang hoặc chân trang của bạn và những thay đổi của bạn sẽ không ảnh hưởng đến các tiêu đề và chân trang trong phần trước.

Tuy nhiên, nếu bạn quyết định thiết lập lại một liên kết đến phần đầu trang hoặc chân trang trước đó, thì hành động đó là phá hoại. Khi bạn xem lại các phần, phần đầu trang và chân trang trong phần hoạt động sẽ bị xóa và được thay thế bằng bất cứ thứ gì trong phần trước. Để làm điều đó, chỉ cần nhấp đúp vào tiêu đề hoặc chân trang trên trang sau giờ nghỉ. Trên tab Rác Thiết kế của Ruy băng, nhấp vào nút Liên kết đến Liên kết trước đó để bật lại tùy chọn đó.

Word cảnh báo bạn rằng bạn sẽ xóa đầu trang hoặc chân trang hiện tại và thay thế nó bằng đầu trang hoặc chân trang từ phần trước. Nhấp vào Có Có để làm cho nó xảy ra.

Và cứ như thế, tiêu đề hoặc chân trang của bạn được kết nối lại với phần trước. Chỉ cần nhớ rằng bạn sẽ phải liên kết hoặc hủy liên kết cả đầu trang và chân trang dưới dạng các hành động riêng biệt.