Cách sử dụng tính năng so sánh của Microsoft Word
Nếu bạn thuộc nhóm công nhân hợp tác hoặc đơn giản là bạn đang xử lý một số phiên bản công việc của riêng bạn, điều quan trọng là có thể theo dõi các thay đổi gia tăng. Trong Microsoft Word, khả năng so sánh mọi khác biệt trong hai tài liệu gần giống nhau được tích hợp vào công cụ So sánh. Đây là cách sử dụng nó.
Đầu tiên, mở Word và bất kỳ tệp tài liệu nào. (Đây có thể là một trong những tài liệu bạn đang so sánh, hoàn toàn là một tài liệu khác hoặc đơn giản là một dự án trống.) Nhấp vào tab Đánh giá của Wap ở đầu màn hình để mở menu ruy băng, sau đó nhấp vào nút So sánh so sánh- nó sẽ ở gần bên phải của menu.
Nhấp vào so sánh một lần nữa nếu menu khác mở ra. Sau đó, trong cửa sổ mới, chọn hai tài liệu của bạn: tài liệu Ban đầu (hoặc trước đó) và tài liệu của Rev Rev Rev (hoặc sau đó). Nếu bạn không nhìn thấy trong menu thả xuống, hãy nhấp vào biểu tượng thư mục ở bên phải để duyệt đến tài liệu bằng trình duyệt tệp của bạn.
Trong các thay đổi của Nhãn Nhãn với, bạn có thể đặt một ghi chú để giúp bạn theo dõi sự khác biệt thuộc về tài liệu nào. Ở đây tôi sẽ gắn mác mỏ của tôi sau này vì đây là bản sửa đổi mới nhất của bản thảo. Bạn chỉ có thể thêm thẻ vào tài liệu đã sửa đổi, nhưng bạn có thể chuyển đổi giữa chúng bằng biểu tượng mũi tên kép.
Nhấp vào nút Thêm More More để xem tùy chọn nâng cao. Hầu hết trong số này là tự giải thích và tất cả các tùy chọn được bật theo mặc định. Lưu ý các thay đổi của Show Show tại tùy chọn, hiển thị các thay đổi riêng lẻ từng ký tự một (rất chậm) hoặc một từ tại một thời điểm.
Nhấp vào OK OK. Word Word sẽ mở ra một lựa chọn các ô trông phức tạp trong một tài liệu duy nhất. Từ trái sang phải, bạn có một danh sách các thay đổi được chia thành từng mục, chế độ xem đầy đủ của tài liệu Revised Rev với các dấu đỏ ở lề trái cho biết các thay đổi và một khung kép hiển thị các tài liệu gốc và sửa đổi được xếp chồng lên nhau. Cuộn bằng bánh xe chuột của bạn sẽ cuộn cả ba tấm chính cùng một lúc, nhưng bạn có thể sử dụng các thanh cuộn ở bên phải của mỗi thanh để cuộn từng tấm riêng lẻ vào từng ô.
Cửa sổ Sửa đổi là hữu ích nhất ở đây. Nó cho thấy từng thay đổi, những gì đã bị xóa và những gì đã được thêm vào, theo thứ tự từ đầu tài liệu đến cuối. Đó là một cách tuyệt vời để xem nhanh sự khác biệt trong văn bản và định dạng. Nhấp vào bất kỳ mục nào trong khung Sửa đổi sẽ ngay lập tức cuộn các bảng khác đến vị trí có liên quan. Khéo léo!
Khi bạn đã sử dụng tab Sửa đổi để tìm bản sửa đổi cụ thể, bạn có thể nhấp chuột phải vào văn bản có liên quan trong ngăn giữa. Nhấp vào Chấp nhận và hoặc từ chối từ chối (theo sau là hành động tương ứng) để giữ hoặc hoàn nguyên thay đổi, tương ứng.
Bạn có thể lưu tài liệu được so sánh này dưới dạng một tệp riêng biệt sẽ không ảnh hưởng đến một trong hai tài liệu bạn đang xem. Chỉ cần nhấp vào Tệp> Lưu dưới dạng và lưu nó như bất kỳ tài liệu Word nào khác.
Lưu ý rằng tính năng So sánh không khả dụng nếu tài liệu có bảo vệ mật khẩu hoặc các thay đổi của nó được bảo vệ trong Word. Bạn có thể thay đổi cài đặt này trong các tài liệu riêng lẻ bằng cách nhấp vào Xem lại> Theo dõi Thay đổi.
