Cách kiểm tra khả năng đọc dễ đọc của văn bản của bạn trong Microsoft Word hoặc Outlook
Microsoft Word và Outlook từ lâu đã đề cao khả năng xem các số liệu thống kê về khả năng đọc được của Wap cho những gì bạn đang viết, vì vậy bạn biết bạn đang viết đơn giản hay phức tạp như thế nào. Điều này có thể giúp đảm bảo bài viết của bạn đủ dễ đọc cho đối tượng dự định của bạn.
Trong các phiên bản cũ hơn của Word, tính năng này chỉ là một cú nhấn chuột trên thanh trạng thái của bạn. Trong các phiên bản bắt đầu từ năm 2013, trước tiên bạn phải bật tính năng này và sau đó truy cập tính năng này bằng cách chạy kiểm tra chính tả và ngữ pháp.
Kiểm tra chính tả và ngữ pháp trong Word và Outlook xảy ra trong Bảng chứng minh và đưa ra một cách chứng minh tài liệu khá chắc chắn. Có một số bổ trợ kiểm tra ngữ pháp tốt hơn cho Office ngoài kia, nhưng ngay cả khi bạn đã bật chúng, bạn vẫn cần bật kiểm tra ngữ pháp tích hợp để có thể sử dụng số liệu thống kê dễ đọc. Cho dù đó là giá trị nó thực sự là tùy thuộc vào bạn. Và nếu bạn không bận tâm đến việc kiểm tra ngữ pháp đang hoạt động, nhưng chỉ muốn không bị phân tâm bởi các gạch chân nguệch ngoạc trong khi bạn làm việc, bạn luôn có thể tắt kiểm tra chính tả và ngữ pháp trong khi bạn nhập.
Cách bật Thống kê dễ đọc
Để truy cập số liệu thống kê về khả năng đọc trong Word, trước tiên bạn cần bật tính năng này. Trong Word, bấm vào tab Tệp, rồi bấm Tùy chọn. Trong cửa sổ Tùy chọn, chọn tab Chứng minh. Kích hoạt cả hai ngữ pháp Kiểm tra của Wikipedia với các cách đánh vần chính tả và các Hiển thị có thể đọc được. Nhấn OK khi bạn hoàn thành.
Quá trình này tương tự trong Outlook. Bấm vào tab Tệp và sau đó bấm Tùy chọn. Trong cửa sổ Tùy chọn, chọn tab Thư và sau đó nhấp vào nút Chính tả và Tự động sửa lỗi.
Trong cửa sổ Tùy chọn Trình chỉnh sửa, chọn tab Chứng minh. Kích hoạt cả ngữ pháp Kiểm tra tiếng Việt bằng cách đánh vần chính tả và Hiển thị số liệu thống kê về khả năng đọc.
Lưu ý rằng trong cả Word và Outlook, bạn có thể bỏ chọn các tùy chọn để kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp khi bạn nhập nếu bạn thấy điều đó gây mất tập trung.
Làm thế nào để xem thống kê khả năng đọc
Bây giờ bạn đã kích hoạt thống kê đọc, việc kiểm tra điểm dễ đọc của tài liệu hoặc lựa chọn văn bản là đơn giản. Tất cả bạn phải làm là chạy một kiểm tra chính tả và ngữ pháp. Bạn có thể chọn văn bản cụ thể để kiểm tra hoặc đảm bảo không có gì được chọn để kiểm tra toàn bộ tài liệu. Bắt đầu kiểm tra chính tả và ngữ pháp bằng cách nhấn F7 hoặc nhấp vào nút Proofing trong thanh trạng thái ở dưới cùng của cửa sổ.
Chạy qua kiểm tra chính tả và ngữ pháp và khi bạn hoàn thành, cửa sổ Thống kê khả năng đọc sẽ bật lên.
Cửa sổ hiển thị cho bạn một số thống kê cơ bản như số từ và số ký tự, cùng với một số trung bình như câu trên mỗi đoạn. Trong phần Khả năng đọc, bạn sẽ thấy hai điểm: Mức độ dễ đọc của Flesch và Cấp độ Flesch-Kincaid. Cả hai điểm số đều dựa trên các công thức chiếm độ dài câu trung bình (ASL) và âm tiết trung bình cho mỗi từ (ASW).
- Đọc dễ dàng. Điểm này đánh giá mức độ dễ đọc của văn bản của bạn theo thang điểm 100, với điểm cao hơn sẽ dễ đọc hơn. Điểm từ 0-60 thường được coi là trình độ cao đẳng hoặc đại học và khá khó đọc. Điểm từ 60-80 được coi là khá dễ đọc và viết bằng tiếng Anh. Hầu hết các tài liệu chuyên nghiệp rơi vào phạm vi này. Điểm cao hơn 80 được coi là dễ đọc cho trẻ em.
- Cấp độ Flesch-Kincaid. Điểm số này đánh giá mức độ dễ đọc của văn bản dựa trên các cấp lớp của Hoa Kỳ. Ví dụ, điểm 4.0 có nghĩa là bài viết có thể được hiểu bởi một học sinh lớp bốn. Hầu hết các tài liệu chuyên môn nằm ở đâu đó trong phạm vi 7.0-11.0.
Và nếu bạn muốn biết toán học đằng sau mọi thứ, công thức được sử dụng để xác định điểm Dễ đọc của Flesch là:
206.835 - (1.015 x ASL) - (84.6 x ASW)
Công thức được sử dụng để xác định điểm Cấp độ Flesch-Kincaid là:
(.39 x ASL) + (11.8 x ASW) - 15,59
Và đó là nó! Đây là một tính năng đơn giản để kích hoạt và sử dụng và, mặc dù bạn có thể không muốn dựa trên mọi thứ bạn viết dựa trên điểm số dễ đọc, chúng vẫn có thể là một công cụ hữu ích để đảm bảo bạn đánh đúng đối tượng bằng văn bản của mình.
