Cách ngăn người khác chuyển tiếp yêu cầu họp trong Outlook

Nếu bạn đã từng gặp vấn đề với những người tham dự cuộc họp tiềm năng yêu cầu chuyển tiếp cho người khác, chúng tôi có tin tốt. Nếu bạn có phiên bản Outlook mới nhất (2016 hoặc 365) hoặc bạn là người đăng ký Office 365 bằng ứng dụng web Outlook, bạn có thể ngăn mọi người chuyển tiếp yêu cầu gặp mặt.

Có được một cuộc họp cùng với những người tham dự phù hợp có thể gây bực bội. Bạn phải tìm một thời gian có sẵn cho mọi người. Sau đó, bạn phải tìm một phòng miễn phí. Sau đó, hy vọng rằng những người tham dự không chuyển tiếp yêu cầu cuộc họp đến một người nào đó không cần phải tham dự, hoặc tệ hơn là chuyển tiếp cuộc họp cho cấp dưới để tham dự. Chúng tôi không thể buộc mọi người được tự do và chúng tôi không thể đưa bạn lên phòng họp, nhưng nếu bạn đang sử dụng Outlook, chúng tôi có thể chỉ cho bạn cách ngăn mọi người chuyển tiếp yêu cầu gặp mặt của bạn. Chúng ta hãy xem.

Cập nhật: Một trong những độc giả của chúng tôi đã chú ý rằng kỹ thuật này chỉ có trên phiên bản Windows của Outlook và không phải phiên bản macOS. Cảm ơn đã chỉ ra điều này, Floris!

Ngăn chặn yêu cầu được chuyển tiếp trong Outlook hoặc Outlook Web App

Dừng yêu cầu cuộc họp không được chuyển tiếp cũng đơn giản như lật một cài đặt trước khi bạn gửi yêu cầu.

Trong ứng dụng khách Outlook đầy đủ, với yêu cầu cuộc họp mở, hãy chuyển sang tab Cuộc họp trên mạng. Nhấp vào nút Tùy chọn Phản hồi của Nhóm và sau đó nhấp vào nút Cho phép Chuyển tiếp Chuyển đổi trên nút thả xuống để tắt (theo mặc định là bật).

Trong Ứng dụng Web Outlook, đảm bảo bạn có yêu cầu họp mở và ít nhất một người tham dự được thêm vào. Nhấp vào cog người tham dự trên mạng và sau đó nhấp vào nút Cho phép chuyển tiếp trực tiếp chuyển đổi để tắt nó cho cuộc họp này.

Thật không may, theo mặc định, không có cách nào để tắt tùy chọn Chuyển tiếp Cho phép Chuyển tiếp. Bạn phải tắt nó mỗi khi bạn tạo một yêu cầu mới.

Vậy chuyện gì sẽ xảy ra nếu ai đó cố gắng chuyển tiếp yêu cầu họp của tôi?

Có ba điều có thể xảy ra khi ai đó cố gắng chuyển tiếp một tin nhắn mà bạn đã tắt tùy chọn Cho phép chuyển tiếp trực tiếp:

• Nếu người tham dự của bạn đang sử dụng cùng một phiên bản Outlook như bạn (và nếu họ làm việc cho cùng một công ty thì rất có thể họ sẽ như vậy), thì họ sẽ không được cung cấp tùy chọn để chuyển tiếp yêu cầu gặp mặt.
• Nếu họ đang sử dụng phiên bản Outlook cũ hơn, thì họ sẽ có thể chuyển tiếp yêu cầu gặp mặt, nhưng Microsoft Exchange sẽ chặn việc gửi và gửi cho người tham dự của bạn một tin nhắn không thể gửi được.
• Nếu họ đang sử dụng hệ thống email không phải của Microsoft, như Gmail, thì họ sẽ có thể chuyển tiếp yêu cầu gặp mặt mà không có bất kỳ hạn chế nào. Điều này là do các hệ thống của bên thứ ba không có nghĩa vụ tôn trọng Microsoft mà không chuyển tiếp cờ. Trong tương lai, có thể họ sẽ bắt đầu tôn trọng nó (đây thường là một trò chơi mà bạn cào vào lưng tôi và tôi sẽ xem xét tình huống của bạn, nơi một người như Google muốn Outlook tôn trọng một lá cờ cụ thể của Gmail ), nhưng cũng hoàn toàn có thể là không có hệ thống nào ngoài Outlook sẽ tôn trọng cờ.

Tuy nhiên, miễn là bạn đang thiết lập các cuộc họp với mọi người trong tổ chức của mình, điều này sẽ hoạt động tốt.